Документ без печатки — документ чи ні?

Редакція ПБО
Податки & бухоблік Березень, 2009/№ 19
В обраному У обране
Друк
Стаття

Документ без печатки — документ чи ні?

 

Іноді деякі речі стають настільки звичними, що в якийсь момент починають сприйматися як обов’язкові. Спробуємо з’ясувати, чи не сталося те ж саме з печаткою на первинному документі та чи не є цей реквізит простою даниною «усталеній практиці».

Олена КАБАЛЬСЬКА, юрист Видавничого будинку «Фактор»

 

Печатка як атрибут будь-якого підприємства

Звичку до необхідності наявності печатки на документі часто називають відмітною ознакою пострадянських держав, оскільки в інших країнах вона використовується набагато рідше. Проте від цієї звички не поспішає відмовлятися насамперед вітчизняний законодавець, називаючи печатку обов’язковим атрибутом будь-якого підприємства. Нагадаємо: згідно з

ч. 4 ст. 62 Господарського кодексу України підприємство є юридичною особою, яка має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку зі своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом. Серед суб’єктів господарювання виняток із правила про обов’язкову наявність печатки зроблено для фізичних осіб — підприємців.

Що ж таке печатка? Характеристики на рівні нормативно-правового акта немає. Традиційно ж під печаткою розуміють відбиток

кліше на документі для підтвердження автентичності його джерела.

Дізнатися про те, які види печаток сьогодні існують і яким є порядок їх отримання та використання, можна з

Інструкції № 17. Зокрема, у ній названо такі види печаток:

із зображенням Державного Герба України: такі печатки можуть використовуватися тільки органами державної влади та державного управління, а також при дотриманні передбачених законодавством вимог державними вищими навчальними закладами та професійно-технічними навчальними закладами (п.п. 3.2.1 Інструкції № 17);

основна каучукова або металева печатка: використовується підприємствами, установами, організаціями, суб’єктами підприємницької діяльності. Така печатка в юридичної особи може бути тільки в одному примірнику (п.п. 3.2.6 Інструкції № 17). Водночас Інструкція № 17 допускає в окремих випадках виготовлення додаткових каучукових чи металевих печаток з цифрами «1», «2» тощо, а також простих круглих печаток або штампів для секретаріатів, канцелярій, управлінь справами, адміністративно-господарських управлінь (відділів), управлінь (відділів) кадрів, а також для інших структурних підрозділів підприємства;

каучукова або металева печатка для філії чи іншого відокремленого підрозділу: у цьому випадку до тексту печатки поміщається слово «Філія» (п.п. 3.2.7 Інструкції № 17);

кругла печатка для пакетів: таку печатку можуть замовляти управління справами та канцелярії, секретаріати;

трикутні печатки: виготовляються для організацій, в яких немає рахунків в установах Національного та комерційних банків України (п.п. 3.2.9 Інструкції № 17).

При цьому

Інструкція № 17 висуває вимоги до оформлення кожної із зазначених видів печаток, зокрема:

— емблеми, товарні знаки можуть використовуватися для розміщення на печатці тільки в тому випадку, якщо їх зареєстровано в установленому законодавством України порядку або передбачено у статуті підприємства (

п.п. 3.3.2 Інструкції № 17);

— написи на печатках та штампах повинні відповідати назві, зазначеній у свідоцтві про державну реєстрацію (

п.п. 3.3.3 Інструкції № 17);

— реквізити печатки зазначаються українською або одночасно українською та російською мовами. Інші мови можуть використовуватися в передбачених законодавством та міжнародними договорами випадках (

п.п. 3.3.4 Інструкції № 17);

на печатках та штампах має зазначатися ідентифікаційний код суб’єкта підприємницької діяльності — юридичної особи або ідентифікаційний номер фізичної особи (п.п. 3.3.7 Інструкції № 17).

 

Документи з печаткою і без

ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів»

зараховує печатку до необов’язкових реквізитів документа, зазначаючи при цьому, що відбитком печатки засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на яких проставляється відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Він наводиться в інструкції з діловодства організації (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003). Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні декілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Як бачимо, щоб визначитися, на яких документах необхідно проставляти печатку, слід звернутися до нормативно-правових актів. Так, перелік обов’язкових для первинних документів реквізитів наведено в

ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення № 88. І в ньому такого реквізиту, як печатка, не названо. Однак необхідно врахувати ще два важливі нюанси:

— чи не передбачено наявність печатки як реквізиту первинного документа у бланках типових форм, затверджених Мінстатом, або у бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами та відомствами (

п. 2.7 Положення № 88), за наявності таких затверджених форм бланків;

— чи не зазначено печатку в переліку реквізитів первинних документів про касові та банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, які передбачено іншими нормативно-правовими актами (

п. 2.8 Положення № 88), спеціально присвяченими вимогам до оформлення того чи іншого первинного документа. Так, наприклад, згідно з п. 7.12 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління Нацбанку від 21.01.2004 р. № 22, чек скріплюється відбитком печатки чекодавця (за винятком чеків, що видаються фізичними особами). Проставляння печатки підприємства на відривній частині прибуткового ордера вимагає, наприклад, Положення № 637 (абзац другий п. 3.3).

Аналогічно міркують і автори однієї з консультацій «Вісника податкової служби України», 2007, № 30, які вказують на те, що

п. 2.4 Положення № 88 та ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік наявність відбитка печатки на первинному документі не передбачена як загальне правило. Водночас печатка стає обов’язковою, якщо її вказано як обов’язковий реквізит у затвердженій типовій формі.

Отже, як і у випадку з факсиміле (див. на с. 27), слід насамперед упевнитися, що вимоги про наявність печатки на документі не висуває спеціальний нормативно-правовий акт.

Варто звернути увагу: навіть за відсутності додаткових вимог до наявності печатки на первинному документі не слід забувати, що відсутність цього реквізиту може стати додатковим приводом для спору з податковим органом. Безумовно, це не повинно призводити до відмови суб’єктом господарювання від своїх законних можливостей, але все-таки радимо тверезо оцінити, чи варта зручність у певних випадках не використовувати печатку зусиль, які потім може бути витрачено на такий спір. Традиційно податкові органи в цих випадках посилаються на

п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток, відповідно до якого «не відносяться до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку». Первинний документ, на якому, на думку податкового органу, має стояти печатка, у разі її відсутності не визнається документом, що підтверджує валові витрати. Однак суб’єкт господарювання завжди може розраховувати на підтримку суду в такому спорі (див. ухвалу ВАСУ від 04.10.2006 р.).

Крім того, в історії відносин платників податків та податкових органів виникало запитання: чи обов’язково, щоб на документі стояв відбиток саме

основної печатки? Результатом цієї дискусії стало визнання ДПАУ можливості завірення підписів посадових осіб на документах не тільки основною, а й іншими печатками за умови, що вони відповідають передбаченим Інструкцією № 17 вимогам (див. «Вісник податкової служби України», 2002, № 13, с. 26, листи ДПАУ від 04.08.99 р. № 11497/7/16-1120, від 26.11.99 р. № 17621/7/16-1220-27).

Окремим питанням є дискусія про необхідність проставляння печатки фізичними особами — підприємцями. Те, що на договорах та актах приймання-передачі цей реквізит не обов’язковий, Держкомпідприємництва визнав досить давно (

лист від 11.11.2005 р. № 10006). І якщо виходити з того, що держоргани слідом за Держкомпідприємництва поширюють дію ст. 207 ЦКУ, присвяченої вимогам до оформлення правочинів, і на первинні документи, було б логічно визнати, що на первинних документах, які виписуються фізичною особою — підприємцем, такий реквізит, як печатка, не обов’язковий. Однак податкові органи вибіркові у своїх висновках і продовжують наполягати на тому, що, якщо необхідність проставляння печатки передбачена, ця вимога поширюється на всіх суб’єктів господарювання, у тому числі фізосіб-підприємців. Про це свідчить, зокрема, уже усталена позиція ДПАУ щодо оформлення податкових накладних (див. лист від 21.12.2005 р. № 12922/6/16-1116), що викликає низку обґрунтованих заперечень. Не робить винятку для підприємців і Мінфін (у листі від 15.04.2004 р. № 31-03170-07-29/6353 він поширює вимогу про проставляння печатки на посвідченнях про відрядження і на фізичних осіб — підприємців).

Наостанок залишається ще раз закликати суб’єктів господарювання бути максимально уважними при оформленні первинних документів, у тому числі до такого їх реквізиту, як печатка!

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд