Право подписи первичного документа
Какие должностные лица, кроме руководителя, могут подписывать первичные документы? В каком порядке могут передаваться такие полномочия? Какими могут быть последствия подписания первичного документа не уполномоченным на это лицом?
(г. Харьков)
Подпись лиц
, ответственных за совершение хозяйственной операции и составление первичного документа, является обязательным его реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88).По общему правилу, ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет
руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).В то же время, как указано в
абзаце втором п. 2.13 Положения № 88, «руководителем предприятия утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особенно дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено». Из данного предписания следует, что в приказе, которым утверждается перечень уполномоченных на подписание документов лиц, необходимо указывать конкретных людей, а не просто названия должностей, занятие которых дает право на подписание первичных документов. Оптимальным на практике признается вариант, когда в приказе указывается название должности и фамилия, имя, отчество лица, которое ее занимает и имеет право подписывать определенные первичные документы. В этом случае соблюдаются требования и других нормативных актов, закрепляющих специальные требования к оформлению первичных документов. Например, согласно абзацу второму п. 5 Инструкции № 99, руководителем предприятия утверждается перечень должностей, занятие которых дает право соответствующим работникам право подписывать доверенность на получение ценностей.В отношении совершения ряда хозяйственных операций
ответственные за их совершение лица, которые соответственно и должны ставить подпись на первичном документе, прямо называются в нормативно-правовых актах. Таким образом, усмотрение руководителя при составлении перечня уполномоченных подписывать первичные документы лиц ограничено такими законодательными требованиями. Например, Положение № 637 называет в качестве должностных лиц, уполномоченных на подписание расходных кассовых ордеров, руководителя и главного бухгалтера либо работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (п. 3.4). Как видим, Положение № 637 закрепляет общее требование, оставляя возможность для руководителя сделать из него исключения. Следует отметить, что данное предписание вызвало противоречивое толкование в той части, касается ли полномочие руководителя на передачу полномочий по подписанию расходных кассовых ордеров только подписи бухгалтера или и подписи самого руководителя. Нацбанк, который вначале придерживался позиции, согласно которой подпись руководителя на расходном кассовом ордере является обязательным реквизитом и совершаться другим лицом не должна (письмо от 07.04.2008 г. № 11-113/1441-4464), позже признал, что определенные обязанности руководителя могут возлагаться в порядке, предусмотренном законодательством о труде и гражданским законодательством, на других работников приказом (распоряжением) руководителя, доверенностью и т. д. (письмо от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 82). Упомянутые письма дают основания сделать вывод, что при условии наделения соответствующими полномочиями и закрепления этих полномочий в установленном законодательством порядке (в учредительных документах, приказе руководителя, доверенности) подписывать документ может не только руководитель, но и другие лица, в частности его заместитель.Приведенный пример еще раз показывает, что наиболее часто проблемы при решении вопроса об уполномоченных на подписание первичных документов лиц возникают в тех случаях, когда лицо, в полномочия которого входит подписание того или иного документа, отсутствует на работе. Если, например, речь идет о руководителе предприятия, то полномочия на подписание документов в случае его отсутствия могут быть возложены на его заместителя или другое должностное лицо приказом самого руководителя либо путем включения специальной оговорки в учредительных документах юридического лица (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 83, с. 55).
ГСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
также предусматривает, что при отсутствии должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В этом случае обязательно указываются должность и фамилия лица, которое подписало документ, например: «Исполняющий обязанности», «Заместитель».Безусловно, описанного выше механизма будет недостаточно, если законодательством предусмотрен специальный порядок уведомления контрагента в отношениях либо госорган о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу. Наиболее яркий пример такой ситуации приведен в
Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 12.11.2003 г. № 492. Она, в частности, предусматривает механизм уведомления банка о временной передаче полномочий на подписание документов, связанных с использованием банковского счета, другим лицам вместо руководителя или главного бухгалтера, чьи подписи изначально были указаны в карточке с образцами подписей. В этом случае в банк подается удостоверенная нотариально новая временная карточка только с образцом подписи лица, которое временно исполняет обязанности руководителя или главного бухгалтера (п. 18.15 Инструкции).В целом, в отношениях государственный орган — субъект хозяйствования должна действовать презумпция того, что документ подписан уполномоченными на это должностными лицами (особенно, если подпись заверена печатью предприятия // об этом реквизите см. на с. 34). Если сомнения все же возникают, госорган может обратиться к предприятию с предложением предоставить документы, подтверждающие наличие у лиц, подписавших первичный документ, соответствующих полномочий. И
если предприятие предоставляет такие документы, документ не может считаться оформленным ненадлежащим образом. Из такой презумпции исходят в своей практике суды, указывая, что если у суда возникают сомнения в отношении полномочий должностного лица предприятия на подписание того или иного документа, он истребует соответствующие доказательства у предприятия (п. 14 письма ВХСУ от 14.12.2007 г. № 01-8/973, п. 1.9 рекомендаций ВХСУ от 09.12.2004 г. № 04-5/3358).Если все же первичный документ был подписан не уполномоченным на это должностным лицом, то в договорных отношениях это может привести к невозможности доказать осуществление той или иной хозяйственной операции, имеющей юридическое значение (например, поставщик в случае подписания ТТН лицом, не уполномоченным на принятие товаров от имени предприятия-заказчика, фактически лишается возможности доказать, что договор поставки был им исполнен). Даже если спора между контрагентами не возникнет, обратить внимание на подписание первичного документа не уполномоченным на это лицом могут налоговые органы. Подпись на документе неуполномоченного лица будет квалифицирована как неправильное оформление первичного документа, что даст основания поставить под сомнение правильность отражения хозяйственных операций в налоговом и бухгалтерском учете. В части бухгалтерского учета это грозит штрафом для ответственных за его ведение лиц в размере от 8 до 15 ннмдг (
от 136 до 255 грн.) согласно ст. 1642 Кодекса об административных правонарушениях, в части налогового учета последствия могут быть намного серьезнее — в виде снятия валовых расходов, подтвержденных такими не надлежащим образом оформленными документами.
Елена Уварова, юрист
