Право підпису первинного документа
Які посадові особи, крім керівника, можуть підписувати первинні документи? В якому порядку можуть передаватися такі повноваження? Якими можуть бути наслідки підписання первинного документа не уповноваженою на це особою?
(м. Харків)
Підпис осіб
, відповідальних за здійснення господарської операції та складання первинного документа, є обов’язковим його реквізитом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88).За загальним правилом, відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе
керівник підприємства (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).Водночас, як зазначено в
абзаці другому п. 2.13 Положення № 88, «керівником підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів та документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності має бути обмежена». Із цього припису можна зробити висновок, що в наказі, яким затверджується перелік уповноважених на підписання документів осіб, необхідно зазначати конкретних осіб, а не просто назви посад, обіймання яких дає право на підписання первинних документів. Оптимальним на практиці визнається варіант, коли в наказі зазначається назва посади і прізвище, ім’я, по батькові особи, яка її обіймає і має право підписувати певні первинні документи. У цьому випадку дотримуються вимоги й інших нормативних актів, що закріплюють спеціальні вимоги до оформлення документів. Наприклад, згідно з абзацом другим п. 5 Інструкції № 99 керівником підприємства затверджується перелік посад, обіймання яких дає право відповідним працівникам право підписувати довіреності на одержання цінностей.Щодо здійснення деяких господарських операцій
відповідальні за їх здійснення особи, які й повинні ставити підпис на первинному документі, прямо називаються в нормативно-правових актах. Отже, розсуд керівника при складанні переліку уповноважених підписувати первинні документи осіб обмежено такими законодавчими вимогами. Наприклад, Положення № 637, називає як посадових осіб, уповноважених на підписання видаткових касових ордерів, керівника та головного бухгалтера або працівника підприємства, уповноваженого на це керівником (п. 3.4). Як бачимо, Положення № 637 закріплює загальну вимогу, залишаючи можливість для керівника зробити з неї виняток. Слід зауважити, що цей припис викликав суперечливе тлумачення щодо того, стосується повноваження керівника на передачу повноважень з підписання видаткових касових ордерів тільки підпису бухгалтера чи й підпису самого керівника. Нацбанк, який спочатку дотримувався позиції, згідно з якою підпис керівника на видатковому касовому ордері є обов’язковим реквізитом і здійснюватися іншою особою не повинен (лист від 07.04.2008 р. № 11-113/1441-4464), пізніше визнав, що певні обов’язки керівника можуть покладатися в порядку, передбаченому законодавством про працю та цивільним законодавством, на інших працівників наказом (розпорядженням) керівника, довіреністю тощо (лист від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75 // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 82). Згадані листи дають підстави зробити висновок, що за умови наділення відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень у встановленому законодавством порядку (в установчих документах, наказі керівника, довіреності) підписувати документ може не тільки керівник, а й інші особи, зокрема, його заступник.Наведений приклад ще раз показує, що найчастіше проблеми при вирішенні питання про уповноважених на підписання первинних документів осіб виникають у випадках, коли особа, до повноважень якої входить підписання того чи іншого документа, відсутня на роботі. Якщо, наприклад, ідеться про керівника підприємства, то повноваження на підписання документів у разі його відсутності може бути покладено на його заступника або іншу посадову особу наказом самого керівника чи шляхом включення спеціального застереження до установчих документів юридичної особи (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 83, с. 55).
ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації»
також передбачає, що за відсутності посадової особи, підпис якої вказано в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначається посада та прізвище особи, яка підписала документ, наприклад: «Виконуючий обов’язки», «Заступник».Безумовно, описаного вище механізму буде недостатньо, якщо законодавством передбачено спеціальний порядок повідомлення контрагента у відносинах або держорган про те, що повноваження підписувати певні документи передано іншій посадовій особі. Найбільш яскравий приклад такої ситуації наведено в
Інструкції про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженій постановою Правління Нацбанку від 12.11.2003 р. № 492. Вона, зокрема, передбачає механізм повідомлення банку про тимчасову передачу повноважень на підписання документів, пов’язаних з використанням банківського рахунка, іншим особам замість керівника або головного бухгалтера, чиї підписи первісно було вказано у картці зі зразками підписів. У цьому випадку до банку подається засвідчена нотаріально нова тимчасова картка тільки зі зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки керівника чи головного бухгалтера (п. 18.15 Інструкції).У цілому, у відносинах державний орган — суб’єкт господарювання повинна діяти презумпція того, що документ підписаний уповноваженими на це посадовими особами (особливо, якщо підпис завірено печаткою підприємства (про цей реквізит див. на с. 34)). Якщо сумніви все ж виникають, держорган може звернутися до підприємства з пропозицією надати документи, що підтверджують наявність в осіб, які підписали первинний документ, відповідних повноважень. І
якщо підприємство надає такі документи, документ не може вважатися оформленим неналежно. Із такої презумпції виходять у своїй практиці суди, зазначаючи, що якщо в суду виникають сумніви щодо повноважень посадової особи підприємства на підписання того чи іншого документа, він витребує відповідні докази в підприємства (п. 14 листа ВГСУ від 14.12.2007 р. № 01-8/973, п. 1.9 рекомендацій ВГСУ від 09.12.2004 р. № 04-5/3358).Якщо все ж таки первинний документ було підписано не уповноваженою на це посадовою особою, то в договірних відносинах це може призвести до неможливості довести факт здійснення тієї чи іншої господарської операції, що має юридичне значення (наприклад, постачальник у разі підписання ТТН особою, не уповноваженою на прийняття товарів від імені підприємства-замовника, фактично позбавляється можливості довести, що договір поставки було ним виконано). Навіть якщо спору між контрагентами не виникне, звернути увагу на підписання первинного документа не уповноваженою на це особою можуть податкові органи. Підпис на документі неуповноваженої особи буде кваліфіковано як неправильне оформлення первинного документа, що дасть підстави поставити під сумнів правильність відображення господарських операцій у податковому та бухгалтерському обліку. У частині бухгалтерського обліку це загрожує штрафом для відповідальних за його ведення осіб у розмірі від 8 до 15 нмдг (
від 136 до 255 грн.) згідно зі ст. 1642 Кодексу про адміністративні правопорушення, у частині податкового обліку наслідки можуть бути набагато серйознішими — у вигляді зняття валових витрат, підтверджених такими не належно оформленими документами.
Олена Уварова, юрист
