Об учете обязательств распорядителей бюджетных средств
Письмо Государственного казначейства Украины от 16.02.2009 г. № 15-04/480-2380
Распорядители и получатели бюджетных средств государственного и местных бюджетов, находящиеся на казначейском обслуживании (далее — распорядители бюджетных средств), осуществляют регистрацию обязательств в органах Государственного казначейства в соответствии с требованиями Порядка учета обязательств распорядителей бюджетных средств в органах Государственного казначейства, утвержденного приказом Государственного казначейства Украины от 09.08.2004 № 136 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 30.08.2004 под № 1068/9667 (далее — Порядок).
С целью урегулирования проблемных вопросов, возникающих при регистрации обязательств, и однозначной трактовки положений Порядка Государственное казначейство Украины разъясняет следующее.
1. Согласно статье 61 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2009 год»
органы Государственного казначейства Украины осуществляют учет обязательств распорядителей бюджетных средств в порядке, определенном Государственным казначейством Украины, и отражают их в отчетности об исполнении Государственного бюджета Украины и местных бюджетов.Порядком определено, что органы Государственного казначейства учитывают в бухгалтерском учете исполнения бюджетов
все обязательства (минувшего и текущего бюджетных периодов) распорядителей бюджетных средств, независимо от рамок плановых назначений (временных плановых назначений).Распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют соответствующие расходы по общему фонду бюджета
только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, учитывая необходимость выполнения бюджетных обязательств минувших лет, взятых на учет в органах Государственного казначейства Украины, и в случае их соответствия бюджетным паспортам. По специальному фонду бюджета распорядители бюджетных средств берут обязательства исключительно в пределах соответствующих фактических поступлений в специальный фонд бюджета (статья 61 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2009 год»).Получатели бюджетных средств расходуют бюджетные средства в соответствии с планом использования бюджетных средств.
При осуществлении хозяйственной деятельности распорядители бюджетных средств должны руководствоваться положением части 6 статьи 51 и части 6 статьи 78 Бюджетного кодекса Украины, согласно которому любые обязательства, взятые физическими и юридическими лицами без соответствующих бюджетных ассигнований или же с превышением полномочий, установленных Бюджетным кодексом Украины, законом о Государственном бюджете Украины и решением о местном бюджете на соответствующий год, считаются небюджетными обязательствами и не подлежат оплате за счет бюджетных средств. Взятие таких обязательств является бюджетным правонарушением.
Ответственность
за управление бюджетными ассигнованиями и осуществление контроля за выполнением процедур и требований, установленных Бюджетным кодексом Украины, несут распорядители бюджетных средств (часть 4 статьи 51 Бюджетного кодекса Украины).Сумма зарегистрированных непроплаченных финансовых обязательств распорядителя бюджетных средств должна соответствовать сумме кредиторской задолженности и сумме предварительной платы, отраженным в Отчетах о бюджетной задолженности (форма № 7д, № 7м), установленных порядками составления месячной, квартальной и годовой финансовой отчетности учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов на соответствующий год. В конце года сумма финансовых обязательств должна соответствовать сумме кредиторской задолженности (за исключением получателей бюджетных средств), финансовых обязательств по предварительной оплате и авансовым платежам не должно быть.
Обращаем Ваше внимание, что погашение небюджетных финансовых обязательств не призоводится, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (взыскание кредиторской задолженности по решению судов; уменьшение объемов небюджетной задолженности путем списания кредиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, в соответствии со статьей 257 Гражданского кодекса Украины).
Механизм взыскания кредиторской задолженности по решению судов регламентирован Порядком выполнения решений о взыскании средств со счетов, на которых учитываются средства государственного и местных бюджетов, или бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 09.07.2008 г. № 609. Согласно этому Порядку бесспорное списание средств соответствующего бюджета осуществляется в пределах бюджетных ассигнований на текущий год, предусмотренных в смете распорядителя бюджетных средств, плане использования бюджетных средств получателей и в случае наличия на счетах должника открытых ассигнований (средств) по соответствующим кодам классификации расходов бюджета. Для осуществления бесспорного списания средств орган Государственного казначейства Украины регистрирует исполнительный документ в бухгалтерском учете исполнения бюджета как обязательства распорядителя бюджетных средств. Обязательства регистрируются в пределах имеющихся остатков открытых ассигнований (средств) на счете должника по соответствующему коду экономической классификации расходов бюджета.
Если на счете распорядителя бюджетных средств недостаточно открытых ассигнований (средств) для выполнения платежных требований, поступивших в орган Государственного казначейства Украины, обслуживающий должника, в течение операционного времени, такие документы выполняются частично и возвращаются взыскателю с указанием на обратной стороне сведений о дате и причинах возврата, удостоверенных подписью ответственного лица, скрепленной печатью органа Государственного казначейства Украины.
2.
Для регистрации обязательств распорядителем бюджетных средств подаются в орган Государственного казначейства Украины Реестр обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств (далее — Реестр) и оригиналы документов и/или их копии, удостоверенные в установленном порядке, подтверждающих факт взятия обязательства.При этом
в случае регистрации обязательств, по которым применяются процедуры закупок товаров и услуг за государственные средства, распорядитель бюджетных средств оставляет в органе Государственного казначейства Украины копии договоров, заключенных с применением процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, удостоверенные в установленном порядке.При регистрации обязательств для осуществления расходов на капитальное строительство
распорядитель бюджетных средств оставляет в органе Государственного казначейства Украины копии документов, удостоверенных в установленном порядке, перечень которых определен пунктом 8 Порядка государственного финансирования капитального строительства, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 27.12.2001 г. № 1764 (далее — Порядок 1764), т. е:— титул строения (объекта) или титул переходного строения (объекта);
— внутристроительный титул строения (объекта);
— титул на выполнение проектно-изыскательских работ для строительства;
— договор подряда (контракт) с определением стоимости строительства, форм расчетов за выполненные работы и имущественной ответственности за нарушение условий договора подряда (контракта). В случае осуществления строительства объекта несколькими генеральными подрядчиками договор подряда (контракт) подается отдельно по каждому исполнителю, для переходных объектов — дополнительный договор к договору подряда (контракта) на выполнение работ в текущем году;
— приказ, решение об утверждении проектно-сметной документации на очередь строительства, пусковой комплекс или объект;
— другие документы согласно нормативно-правовым актам Государственного казначейства по кассовому исполнению государственного бюджета по расходам.
Обращаем ваше внимание, что пунктом 8 Порядка № 1764 установлен обязательный перечень документов, необходимый для целевого направления бюджетных средств, но указанное не запрещает в случае возникновения необходимости оставить
дополнительные подтверждающие документы (экспертное заключение на проектно-сметную документацию, подтверждение на пользование земельным участком в случае собственного строительства, свидетельство на право собственности на недвижимое имущество, извлечение о регистрации права собственности на недвижимое имущество, акт государственной приемочной комиссии о приемке в эксплуатацию строительства, если это предусмотрено условиями договора и т. п.).Что касается справок о стоимости фактически выполненных работ формы КБ-3 и актов приемки выполненных подрядных работ КБ-2В, то указанные документы являются подтверждающими при регистрации финансовых обязательств и оставлять их в органах Государственного казначейства Украины не нужно.
3. В соответствии с пунктом 4.10 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. № 1153,
копия документа удостоверяется подписью должностного лица, подтверждающего соответствие копии оригиналу. Копия может быть удостоверена нотариально или лицом, которое в соответствии с законодательством имеет право удостоверять документы.Надпись об удостоверении документа состоит из слова «Согласно», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, даты удостоверения копии и проставляется ниже реквизита «Подпись». Надпись об удостоверении документа заверяется печатью с наименованием соответствующего учреждения (негербовой) или ее структурного подразделения (канцелярии).
4. В соответствии со статьями 213 и 345 части 1 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 г. под № 576/3016,
срок хранения Реестров, Реестров финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств (далее — Реестры финансовых обязательств) и копий подтверждающих документов, предоставляемых распорядителями бюджетных средств в соответствии с пунктом 2.8 Порядка, составляет 3 года.5.
Распорядители бюджетных средств могут включать в Реестр (Реестр финансовых обязательств) несколько обязательств (финансовых обязательств). Органы Государственного казначейства сверяют предоставленные распорядителями бюджетных средств Реестр (Реестр финансовых обязательств) и подтверждающие документы на предмет соответствия данных, включенных в них. В случае выявления нарушения требований, указанных в пункте 2.11 Порядка, по какому-либо из обязательств (финансовых обязательств), органы Государственного казначейства их не регистрируют, а уведомляют соответствующих распорядителей об отказе в регистрации обязательств и/или финансовых обязательств. При этом на всех экземплярах Реестра (Реестра финансовых обязательств) в графе «Примечания» в соответствующей строке делается отметка об отказе в регистрации данного обязательства (номер и дата отказа). При условии, если в графе «Примечания» приведена другая информация, отметка об отказе в регистрации обязательства приводится ниже в Реестре (Реестре финансовых обязательств) с обязательным указанием порядкового номера обязательства (финансового обязательства) в данном Реестре (Реестре финансовых обязательств).Отказ в регистрации
обязательств (финансовых обязательств) составляется работником Государственного казначейства Украины в двух экземплярах: один экземпляр предоставляется распорядителю бюджетных средств, другой — остается в органе Государственного казначейства Украины.После устранения недостатков
распорядитель бюджетных средств вместе с подтверждающими документами повторно составляет и подает Реестр (Реестр финансовых обязательств) в соответствующий орган Государственного казначейства для регистрации.Отказы в регистрации обязательств при несоблюдении распорядителями бюджетных средств полномочий и ограничений, вводимых законодательными и другими нормативно-правовыми актами (пункт 2.11 Порядка), предоставляются в случае нарушения требований законодательных и нормативно-правовых актов, например:
— решений Правительства по приостановлению взятия обязательств распорядителями бюджетных средств в конце года;
— неподачи или подачи распорядителем бюджетных средств проектов информатизации органов исполнительной власти, не согласованных с Генеральным государственным заказчиком Национальной программы информатизации — центральным органом исполнительной власти, определенным Кабинетом Министров Украины;
— других законодательно установленных ограничений.
6.
Для достижения соответствия данных бухгалтерского учета по исполнению сметы на отчетную дату аналогичным данным бухгалтерского учета исполнения государственного и местных бюджетов (пункт 2.6 Порядка) распорядители бюджетных средств должны своевременно регистрировать финансовые обязательства (в течение 7 рабочих дней с даты их возникновения, но не позднее последнего рабочего дня месяца) (пункт 2.4 Порядка).В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет предусматривает процесс регистрации, накопления и обобщения информации о деятельности предприятия, т. е. отражения в учетных регистрах соответствующих хозяйственных операций.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные документы, содержащие сведения о хозяйственной операции и подтверждающие факт ее осуществления (акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета (счета-фактуры) и т. п.).
Поэтому распорядитель бюджетных средств отражает в бухгалтерском учете хозяйственные операции по использованию тепло-, водо-, энергоснабжения и услуг связи в том отчетном периоде, в котором были получены соответствующие первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление таких операций.
С целью оптимизации и своевременного осуществления состояния расчетов, в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.
Распорядители бюджетных средств должны принимать меры по своевременному получению от предоставителей товаров, работ и услуг первичных документов, подтверждающих возникновение финансового обязательства (актов выполненных работ или предоставленных услуг, накладных, товарно-транспортных накладных, счетов (счетов-фактур) и т. п.). Одной из таких мер является указание в договорах (соглашениях) сроков предоставления таких первичных документов до завершения отчетного периода.
При этом напоминаем, что просроченная кредиторская задолженность — это задолженность, возникающая на 30-й день по окончании срока обязательного платежа согласно заключенным договорам или, если дата платежа не определена, — после получения подтверждающих документов за полученные товары, выполненные работы, предоставленные услуги (Порядок составления годовых финансовых отчетов за отчетный год учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 10.01.2008 г. № 3 и зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 18.01.2008 г. под № 27/14718 (с изменениями)).
Подтверждающим документом при регистрации финансовых обязательств по заработной плате является Заявка на выдачу наличных и перечисление средств на вкладные счета (далее — заявка).
В случае наличия задолженности по заработной плате и начислениям на нее, зарегистрированной как финансовые обязательства, распорядитель бюджетных средств при ее погашении составляет заявку и подает в орган Государственного казначейства. При этом в заявке заполняются только общие положения (перед разделом 1 «Расчетная ведомость по заработной плате») и приводятся задолженность по заработной плате и задолженность по платежам, удержанным и начисленным на заработную плату в бюджет и фонды, если такая задолженность существует, в разделе III «Начисления на заработную плату». При условии погашения просроченной кредиторской задолженности в заявке заполняется раздел II «Погашение просроченной задолженности по заработной плате».
При выплате наличных на другие расходы в заявке заполняются общие положения и раздел IV «Выплата наличных на другие расходы».
После выдачи наличных и перечисления средств на вкладные счета один экземпляр заявки возвращается распорядителю бюджетных средств, второй экземпляр остается в органе Государственного казначейства и подшивается в документы дня.
7.
Обязательства по общегосударственным расходам и по межбюджетным трансфертам, которые передаются из государственного бюджета в соответствующий местный бюджет и между уровнями местных бюджетов, не регистрируются.Обязательства и финансовые обязательства, возникающие у распорядителя бюджетных средств как у конечного пользователя, по расходам, проводимым за счет межбюджетных трансфертов, регистрируются в общеустановленном порядке в соответствии с утвержденной сметой этого распорядителя бюджетных средств и порядками, утвержденными постановлениями Кабинета Министров Украины, регламентирующими основные требования и механизмы этих расходов.
8.
По операциям, проведенным в натуральной форме, которые отражаются в учете органов Государственного казначейства на основании Справки о поступлениях в натуральной форме (приказы Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 10.06.2004 г. под № 716/9315, и от 04.11.2002 г. № 205, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 26.11.2002 г. под № 919/7207), поданной распорядителем бюджетных средств, обязательства и финансовые обязательства не регистрируются.9. В соответствии с разделом 3 Порядка распорядители средств бюджетов местного самоуправления могут применять
упрощенный порядок регистрации обязательств. Однако следует заметить, что применение упрощенного порядка регистрации обязательств распространяется только на распорядителей бюджетных средств отдельных бюджетов местного самоуправления (сельские, поселковые бюджеты). Применение упрощенного механизма регистрации обязательств является необязательным и осуществляется при условии принятия решения о его применении органом местного самоуправления.10.
О регистрации обязательств для осуществления расходов на предоставление кредитов и финансовой помощи на возвратной основе.Предоставление кредитов из государственного и местных бюджетов
предусматривается приложением к закону Украины о Государственном бюджете Украины (решения сессий соответствующего совета) на соответствующий год. Финансовая помощь на возвратной основе предоставляется в соответствии с решениями Кабинета Министров Украины и органов Автономной Республики Крым, местных государственных администраций и органов местного самоуправления. Основные требования и механизмы предоставления кредитов и финансовой помощи на возвратной основе регламентированы отдельными порядками, утвержденными постановлениями Кабинета Министров Украины или другими распорядительными документами соответствующих органов исполнительной власти. Поэтому при регистрации обязательств по предоставлению кредитов и финансовой помощи на возвратной основе следует руководствоваться, кроме требований Порядка, и положениями указанных выше документов.При регистрации обязательств для осуществления расходов на предоставление кредитов
по той или иной программе к документам (их копиям, удостоверенным в установленном порядке), подтверждающим факт взятия обязательств (финансовых обязательств), относятся кредитные договоры (соглашения), заключенные с заемщиками с приложенными расчетами по размеру кредита.Например, предоставление кредитов за счет бюджетных средств в соответствии с Положением о порядке предоставления льготных долгосрочных кредитов молодым семьям и одиноким молодым гражданам на строительство (реконструкцию) и приобретение жилья, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 29.05.2001 г. № 584, осуществляется на основании кредитного договора с приложенными расчетами размера кредита, который является одновременно подтверждающим документом при регистрации обязательств и финансовых обязательств. Согласно п. 14 этого Положения кредитные договоры заключаются региональными управлениями Фонда с кандидатами в пределах объемов кредитных ресурсов, распределенных правлением Фонда, после фактического перечисления средств на соответствующие счета региональных управлений Фонда.
Кроме того, в соответствии с правилами предоставления кредитов, регламентированными отдельными порядками, утвержденными постановлениями Кабинета Министров Украины, подтверждающими документами при регистрации обязательств (финансовых обязательств) могут быть и другие документы.
Так, например, предоставление кредитов за счет бюджетных средств в соответствии с Правилами предоставления долгосрочных кредитов индивидуальным застройщикам жилья на селе, утвержденными постановлением Кабинета Министров Украины от 05.10.98 г. № 1597, осуществляется на основе кредитного соглашения, которое является подтверждающим документом при регистрации обязательств. Кредитное соглашение заключается на всю сумму кредита, которая выдается частями, поэтапно в четыре этапа согласно графику строительства. График строительства с определенными сроками выполнения этапов является составляющей кредитного соглашения. Выдача кредита осуществляется поэтапно по мере выполнения работ согласно актам о завершении этапов строительства, составленным заемщиками, подрядной организацией и отделением фонда (заемщиками и отделением фонда). В этом случае указанные акты и будут подтверждающими документами при регистрации финансовых обязательств в казначействе.
Вместе с тем соглашением может предусматриваться выдача аванса в безналичной форме на приобретение строительных материалов, конструкций и оборудования в размере 25 % суммы кредита. В этом случае подтверждающим документом для регистрации финансовых обязательств будет кредитное соглашение.
Суммы зарегистрированных финансовых обязательств распорядителя бюджетных средств по предоставлению кредитов, которые остались неоплаченными на отчетную дату, отражаются в Отчетах о задолженности по отдельным программам (форма № 7д.1, № 7м.1), в соответствии с Порядками составления месячной, квартальной и годовой финансовой отчетности учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов. При этом акцентируем, что указанные зарегистрированные финансовые обязательства не являются кредиторской задолженностью и по состоянию на конец года в отчетности не отражаются.
11.
Заполнение Реестра обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств осуществляется в следующем порядке:
| Графа «№ п/п» | — проставляется порядковый номер обязательства |
| Графа «КЭКР/КККБ» | — проставляется код экономической классификации расходов бюджета или код классификации кредитования бюджета, по которому взято обязательство |
| Графа «Данные обязательства: дата документа» | — проставляется дата документа, который подтверждает возникновение обязательства. По обязательствам по отдельным направлениям расходов, по которым не подаются документы, которые подтверждают взятие обязательства (налог на землю, налог на добавленную стоимость, услуги разрешительной системы и т. п.), проставляется дата реестра обязательств |
| Графа «Данные обязательства: номер документа» | — проставляется номер документа, который подтверждает возникновение обязательства. По обязательствам по отдельным направлениям расходов, по которым не подаются документы, которые подтверждают взятие обязательства (налог на землю, налог на добавленную стоимость, услуги разрешительной системы и т. п.), проставляется номер реестра обязательств |
| Графа «Данные обязательства: срок действия договора» | — проставляется срок действия договора. По долгосрочным договорам (срок действия которых превышает один календарный год) сроком действия является текущий год |
| Графа «Данные обязательства: сумма обязательства» | — проставляется сумма обязательства. Заполняется распорядителями бюджетных средств, если сумма указана в договоре, при отсутствии — сумма проставляется расчетно. По долгосрочным обязательствам, срок действия которых превышает один бюджетный год (долгосрочные договоры, больше одного года), суммы в Реестре проставляются в пределах плановых показателей текущего бюджетного года на основании данных календарного плана к долгосрочному договору |
| Графа «Примечание: предварительная оплата» | — из суммы обязательства (графа «Данные обязательства: сумма обязательства») приводится сумма предварительной оплаты |
| Графа «Примечание: Другие существенные условия» | — указывается информация, касающаяся зарегистрированного обязательства, которая не отражена в других графах (№ дополнительного соглашения, дата и № приказа об утверждении Перечня кодов экономической классификации расходов, по которым осуществляются расходы без представления подтверждающих документов, статья ЗВДТ и т. п.). В случае отказа в регистрации обязательства в графе «Примечание. Другие существенные условия» делается отметка об отказе в регистрации (номер и дата отказа) |
12.
Заполнение Реестра финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств осуществляется в таком порядке:
| Графа «№ п/п» | — проставляется порядковый номер финансового обязательства |
| Графа «КЭКР/КККБ» | — проставляется код экономической классификации расходов бюджета или код классификации кредитования бюджета, по которому взято финансовое обязательство |
| Графа «Данные обязательства: дата документа» | — проставляется дата документа, подтверждающего возникновение обязательства. По обязательствам по отдельным направлениям расходов, по которым не подаются документы, подтверждающие взятие обязательства (налог на землю, налог на добавленную стоимость, услуги разрешительной системы и т. п.), проставляется дата реестра обязательства |
| Графа «Данные обязательства: номер документа» | — проставляется номер документа, подтверждающего возникновение обязательства. По обязательствам по отдельным направлениям расходов, по которым не подаются документы, подтверждающие взятие обязательства (налог на землю, налог на добавленную стоимость, услуги разрешительной системы и т. п.), проставляется номер реестра обязательства |
| Графа «Данные финансового обязательства: дата документа» | — проставляется дата документа, подтверждающего возникновение финансового обязательства. При условии осуществления операций с наличными проставляется дата Заявки на выдачу наличных и перечисления средств на вкладные счета |
| Графа «Данные финансового обязательства: номер документа» | — проставляется номер документа, подтверждающего возникновение финансового обязательства. При получении наличных и перечислении средств на вкладные счета графа заполняется словом «Заявка» |
| Графа «Данные финансового обязательства: сумма обязательства» | — проставляется сумма финансового обязательства |
| Графа «Данные финансового обязательства: в том числе предварительная оплата» | — из суммы финансового обязательства (графа «Данные финансового обязательства: сумма обязательства») приводится сумма предварительной оплаты |
| Графа «Данные финансового обязательства: реквизиты кредитора: код по ЕГРПОУ кредитора или идентификационный номер по ГРФЛ кредитора» | — приводятся реквизиты кредитора: код по ЕГРПОУ кредитора или идентификационный номер по ГРФЛ кредитора |
| Графа «Данные финансового обязательства: реквизиты кредитора: МФО банка» | — приводятся реквизиты кредитора: код банка, в котором обслуживается кредитор |
| Графа «Данные финансового обязательства: реквизиты кредитора: номер счета в банке» | — приводятся реквизиты кредитора: номер счета кредитора, открытый в банке, в котором он обслуживается |
| Графа «Примечание» | — указывается информация о зарегистрированном финансовом обязательстве, не отраженная в других графах (срок погашения финансового обязательства). В случае отказа в регистрации финансового обязательства в графе «Примечания» делается отметка об отказе в регистрации (номер и дата отказа) |
13.
Дата составления Реестра (Реестра финансовых обязательств) может отличаться от даты подачи Реестра (Реестра финансовых обязательств). При этом дата подачи Реестра (Реестра финансовых обязательств) не должна превышать 10 календарных дней с даты его составления. День заполнения не учитывается.Реестр (Реестр финансовых обязательств) подписывается главным бухгалтером (руководителем финансовой службы) учреждения и исполнителем. При этом печать на Реестрах (Реестрах финансовых обязательств) не проставляется.
После обработки Реестр (Реестр финансовых обязательств) и все документы, которые предоставлялись к нему, возвращаются распорядителю бюджетных средств с отметкой «зарегистрировано и взято на учет».
14.
В случае снятия с регистрации финансовых обязательств в органы Государственного казначейства Украины подается Реестр финансовых обязательств вместе с документами, подтверждающими возврат товара поставщику по причинам несоответствия договорным условиям, выдвигают претензии по объемам или качеству выполненных работ, предоставленных услуг и т. п.В конце года распорядители бюджетных средств приводят зарегистрированные обязательства в соответствие с их выполнением. Для этого распорядители бюджетных средств снимают с учета обязательства и финансовые обязательства путем подачи в органы Государственного казначейства Украины:
а)
Реестров обязательств на сумму:— обязательства, которое было зарегистрировано, но не выполнено и не будет выполняться;
— остатка обязательства, рассчитываемого как разница между обязательством, которое уже считается выполненным, и погашенным финансовым обязательством;
б)
Реестров финансовых обязательств на сумму:— финансового обязательства, не являющегося кредиторской задолженностью.
Вместе с Реестром обязательств (финансовых обязательств) подаются подтверждающие документы.
Департаменту обслуживания смет распорядителей средств и других клиентов, Главным управлениям Государственного казначейства Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе разъяснения, изложенные в настоящем письме, довести до сведения обслуживаемых ими учреждений.
Письмо Государственного казначейства Украины от 29.07.2008 г. № 15-04/1696-12260
о предоставлении разъяснений по учету обязательств распорядителей бюджетных средств считать утратившим силу.
Заместитель Председателя Е. Чечулина
комментарий редакции
Как учитывать обязательства распорядителям бюджетных средств
Данное письмо Госказначейства посвящено рассмотрению наиболее актуальных вопросов, возникающих при регистрации обязательств у распорядителей бюджетных средств.
Остановимся на ключевых моментах этого документа.
1. Взятие обязательств должно осуществляться только в пределах сметных назначений
Госказначейство еще раз акцентирует внимание на том, что распорядители бюджетных средств могут брать обязательства и осуществлять расходы по общему фонду бюджета только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, учитывая необходимость выполнения бюджетных обязательств прошлых лет. Что касается специального фонда, то обязательства можно брать только в пределах соответствующих фактических поступлений.
Какие-либо обязательства, взятые физическими и юридическими лицами без соответствующих бюджетных ассигнований или с превышением полномочий, установленных Бюджетным кодексом Украины от 21.06.2001 г. № 2542-III, законом о Государственном бюджете Украины и решением о местном бюджете на соответствующий год, считаются
небюджетными обязательствами. Взятие таких обязательств является бюджетным правонарушением.При этом сумма зарегистрированных неоплаченных финансовых обязательств распорядителя бюджетных средств должна соответствовать сумме кредиторской задолженности и сумме предварительной оплаты, которые отражены в Отчете о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д, № 7м). В конце года сумма финансовых обязательств должна соответствовать сумме кредиторской задолженности, при этом финансовых обязательств по предварительной оплате и авансам быть не должно.
Кроме того, Госказначейство обращает внимание на случаи бесспорного взыскания кредиторской задолженности по решению суда. В этом случае обязательства регистрируются в пределах имеющихся остатков открытых ассигнований на счете должника по соответствующим КЭКР.
2. Документы для регистрации обязательств
Для регистрации обязательств в орган Госказначейства необходимо подать Реестр обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств (далее — Реестр) и оригиналы либо удостоверенные копии документов, подтверждающих факт взятия обязательств. Как предусмотрено п. 2.8 Порядка учета обязательств распорядителей бюджетных средств в органах Госказначейства Украины, утвержденного приказом Госказначейства Украины от 09.08.2004 г. № 136 (далее — Порядок № 136), такие документы необходимо подать
в течение 7 рабочих дней со дня возникновения обязательств.При регистрации обязательств, по которым применяются процедуры закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, распорядитель бюджетных средств оставляет в органе Госказначейства удостоверенные в установленном порядке копии договоров, заключенных с победителями торгов.
В случае регистрации обязательств для осуществления расходов на капитальное строительство, распорядитель бюджетных средств оставляет в органе Госказначейства копии документов, удостоверенные в установленном порядке, перечень которых определен в п. 8 Порядка государственного финансирования капитального строительства, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 27.12.2001 г. № 1764. При этом Госказначейство отмечает, что помимо этих документов может возникнуть необходимость в предоставлении
дополнительных подтверждающих документов (экспертное заключение на проектно-сметную документацию, подтверждение на пользование земельным участком в случае собственного строительства, свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, извлечение о регистрации права собственности на недвижимое имущество, акт государственной приемочной комиссии о принятии в эксплуатацию строительства, если это предусмотрено условиями договора, и пр.).Что касается справки о стоимости выполненных подрядных работ и расходах (форма № КБ-3) и Акта приемки выполненных подрядных работ (форма № КБ-2в), являющихся подтверждающими документами для регистрации финансовых обязательств,
то их не нужно оставлять в органах Госказначейства.3. Удостоверение копий документов
Копия документа может быть удостоверена нотариально либо лицом, которое имеет право подтверждать документы. Порядок оформления копий документов лицом, имеющим на это право, установлен п. 4.10 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. № 1153.
4. Сроки хранения документов
Срок хранения документов, поступивших от распорядителей бюджетных средств, а именно: Реестр, Реестр финансовых обязательств и подтверждающие документы — составляет
3 года.5. В каких случаях в регистрации обязательств может быть отказано
После предоставления распорядителями бюджетных средств Реестра обязательств Госказначейство проверяет внесенные в него данные на предмет соответствия данным подтверждающих документов. В случае выявления нарушений органы Госказначейства такие обязательства не регистрируют. К таким нарушения относятся:
при регистрации обязательств:
— отсутствие документов, подтверждающих факт взятия обязательства;
— несоответствие направлений расходования бюджетных средств обязательству;
— неподача или подача неполного пакета подтверждающих документов по проведению процедур закупки товаров, работ и услуг за государственные средства;
— несоблюдение распорядителями бюджетных средств бюджетных полномочий и ограничений, вводимых законодательными и другими нормативно-правовыми актами;
— несоблюдение требований по оформлению поданных документов;
при регистрации финансовых обязательств
:— отсутствие соответствующего бюджетного обязательства в бухгалтерском учете выполнения государственного и местных бюджетов;
— отсутствие документов, подтверждающих факт взятия финансового обязательства;
— несоблюдение требований по оформлению поданных документов.
После устранения недостатков распорядитель бюджетных средств вместе с подтверждающими документами повторно составляет и подает Реестр в соответствующий орган Госказначейства.
6. Обязательства необходимо регистрировать своевременно
Госказначейство обращает внимание распорядителей бюджетных средств на своевременность регистрации финансовых обязательств —
в течение 7 рабочих дней со дня их возникновения, но не позднее последнего рабочего дня месяца.Распорядители бюджетных средств должны отражать хозяйственные операции в бухгалтерском учете в
том отчетном периоде, в котором были получены соответствующие первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление таких операций.С этой целью распорядители должны проводить мероприятия для своевременного получения первичных документов, подтверждающих факт возникновения финансовых обязательств (акты выполненных работ или предоставленных услуг, накладные, счета и пр.). Одним из таких мероприятий является указание в договоре (соглашении) сроков предоставления таких первичных документов до окончания отчетного периода.
В письме Госказначейство напоминает, что при регистрации финансовых обязательств по заработной плате подтверждающим документом является заявка на выдачу наличности и перечисления средств на вкладные счета, а также обращает внимание на особенности заполнения этого документа в случае наличия задолженности по заработной плате.
7. Обязательства по общегосударственным расходам и межбюджетным трансфертам
В письме указывается, что обязательства по общегосударственным расходам и межбюджетным трансфертам, которые передаются из государственного бюджета соответствующему местному бюджету и между местными бюджетами, не подлежат регистрации.
В случае если распорядитель бюджетных средств является конечным пользователем межбюджетного трансферта, то обязательства и финансовые обязательства регистрируются в общем порядке.
8. Операции в натуральной форме
Операции, осуществленные в натуральной форме (например, при получении благотворительных взносов в виде материальных ценностей), отражаются в учете органов Госказначейства на основании Справки о поступлениях в натуральной форме.
Кроме того, после поступления благотворительных взносов необходимо внести
изменения в специальный фонд сметы по прочим собственным поступлениям с учетом требований Порядка составления, рассмотрения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228. Такие изменения оформляются справкой о внесении изменений в смету, которую утверждает руководитель учреждения, ранее утвердивший смету.Указанные документы необходимо подать в орган Госказначейства до окончания отчетного периода (т. е. не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца).
По таким операциям распорядители бюджетных средств
не регистрируют обязательства и финансовые обязательства.9. Упрощенный механизм регистрации обязательств
На распорядителей средств сельских и поселковых бюджетов распространяется упрощенный механизм регистрации обязательств, определенный п. 3 Порядка № 136. Однако его применение
не является обязательным и осуществляется при условии принятия решения о его применении органом местного самоуправления.10. Регистрация обязательств при осуществлении расходов по кредитам и возвратной помощи на финансовой основе
Возможность предоставления кредитов из государственного или местных бюджетов предусматривается приложением к закону Украины о Государственном бюджете Украины или решением сессии соответствующего совета на определенный год. Основные требования и механизм предоставления таких кредитов регламентируются отдельными порядками, утверждаемыми Кабмином.
При регистрации обязательств по кредитам распорядители бюджетных средств должны к стандартному перечню документов, подтверждающих факт взятия обязательств, приложить
кредитные договоры (соглашения). Кроме того, в зависимости от правил предоставления кредитов могут предоставляться и другие документы.При этом Госказначейство обращает внимание на то, что хотя суммы непогашенных кредитов на отчетную дату отражаются в Отчете о задолженности по отдельным программам (форма № 7д.1, № 7м.1), такие финансовые обязательства
не являются кредиторской задолженностью и на конец года в отчетности не указываются.Кроме того, Госказначейство в комментируемом письме достаточно подробно разъясняет порядок заполнения Реестра и Реестра финансовых обязательств распорядителей бюджетных средств.
Виктория Матвеева
