Важные нюансы учета командировочных расходов
Сегодня вряд ли найдется предприятие, ни разу не столкнувшееся с необходимостью направления работников в командировку. Ведь никакие суперсовременные средства коммуникации (электронная почта, видеоконференцсвязь, IP-телефония) не заменят личного присутствия специалиста на строительном объекте, на переговорах с поставщиком или заказчиком, на важном совещании или конференции. Разумеется, обеспечение такого личного присутствия требует от предприятия определенных расходов. О некоторых нюансах отражения этих расходов в учете и поговорим в данной статье.
Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон № 959
— Закон Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.91 г. № 959-XII.Закон № 3857
— Закон Украины «О порядке выезда из Украины и въезда в Украину граждан Украины» от 21.01.94 г. № 3857-XII.Порядок № 1873
— Порядок оформления, выдачи, возврата, хранения и уничтожения дипломатических и служебных паспортов Украины, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.98 г. № 1873Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.
Командировочные расходы должны подтверждаться оригиналами документов
Возмещаются ли работнику командировочные расходы на основании копий документов, подтверждающих проезд и проживание в гостинице, если оригиналы этих документов утеряны? Можно ли на основании таких копий затраты на командировку включить в валовые расходы?
Вы знаете, что в соответствии с
Инструкцией № 59 работнику за время его пребывания в командировке возмещаются, в частности, такие расходы:а) на проезд (включая предварительный заказ билетов, пользование постельными принадлежностями в поездах, оплату аэропортных сборов, перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки;
б) на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений, а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, белья, обуви), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером;
в) на оплату телефонных счетов.
Согласно
п. 2 постановления № 663, п. 1.12 раздела I и п. 1.4 раздела II Инструкции № 59 указанные расходы на командировку возмещаются работнику только при наличии документов в оригинале, подтверждающих их стоимость, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов гостиниц (мотелей) или других субъектов, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, страховых полисов и т. д.Документального подтверждения не требуют лишь расходы
на питание и финансирование других личных нужд физического лица (суточные расходы), возникшие в связи с командировкой. Такие суточные расходы возмещаются в пределах норм, оговоренных в постановлении № 663.Расходы на командировку, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются (см.
абзац второй п. 1.12 раздела I Инструкции № 59).Требование о наличии оригиналов документов, подтверждающих командировочные расходы, содержится и в
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль. Так, согласно данному подпункту в валовые расходы включаются командировочные расходы физических лиц только при наличии подтверждающих документов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.Таким образом, для возмещения работнику командировочных расходов и для включения их в состав валовых расходов копии или дубликаты документов, подтверждающих проезд и проживание в гостинице, не подходят —
нужны только оригиналы.
Расходы на оформление загранпаспорта
Можно ли компенсировать работнику, направляемому в загранкомандировку, затраты на оформление загранпаспорта? Включаются ли такие затраты в валовые расходы предприятия?
Возмещение работнику затрат в связи с командировкой, в частности, на оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз) при наличии документального подтверждения таких затрат, предусмотрено
п.п. «г» п. 1.4 раздела II Инструкции № 59.К документам, дающим право на выезд из Украины и въезд в Украину и удостоверяющим личность гражданина Украины во время пребывания за ее пределами,
ст. 2 Закона № 3857 относит:— паспорт гражданина Украины для выезда за границу;
— дипломатический паспорт;
— служебный паспорт.
Дипломатические и служебные паспорта оформляются консульской службой Министерства иностранных дел Украины в соответствии с
Порядком № 1873 на основании письменного представления, вносимого исключительно руководителем соответствующего государственного органа, учреждения или организации. Такие паспорта — это документы, дающие право на выезд из Украины, въезд в Украину и удостоверяющие личность гражданина во время пребывания за пределами Украины.В свою очередь, паспорт гражданина Украины для выезда за границу оформляется гражданам по
их личному обращению (обращению их законных представителей) о получении паспорта в подразделения службы гражданства, иммиграции и регистрации физических лиц по месту жительства.С точки зрения ГНАУ, изложенной в
письме от 12.04.2005 г. № 3064/6/17-3116, паспорт гражданина Украины для выезда за границу является документом, удостоверяющим личность и подтверждающим гражданство Украины лица, на которое он оформлен, и дающим право этому лицу на выезд из Украины и въезд в Украину в случаях, определенных законодательством, а не только на время пребывания в командировке за границей.Главный налоговый орган ссылается на то, что действующим законодательством не установлены конкретные условия, касающиеся оформления гражданами Украины паспортов в случае направления их предприятиями, учреждениями и организациями в служебные командировки, а поэтому, по его мнению, возмещение предприятием своему работнику стоимости оформления такого паспорта, в том числе на время пребывания в служебной командировке за границей, считается
предоставлением работодателем такому работнику дополнительного блага с соответствующим его обложением налогом с доходов физических лиц.А вот затраты, связанные с оформлением дипломатических и служебных паспортов, налоговики разрешают возмещать командированному работнику и не рассматривают их у получателя как доходы, подлежащие обложению налогом с доходов физических лиц.
С такой жесткой позицией трудно согласиться, поскольку
п.п. 4.3.2 и п. 9.10 Закона № 889 четко устанавливают, что не включаются в состав налогооблагаемого дохода все расходы, упомянутые в п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль, а значит, и расходы на оформление загранпаспортов.Напомним, что
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль предоставляет вполне законное право учесть в составе валовых расходов командировочные расходы, в том числе и расходы на оформление загранпаспортов, независимо от их категории — дипломатический, служебный или паспорт гражданина Украины для выезда за границу. Главное, чтобы загранкомандировка работника была связана с хозяйственной деятельностью предприятия. Кстати, вывод о валоворасходности «загранпаспортных» затрат следует из вышеуказанного письма ГНАУ от 12.04.2005 г. № 3064/6/17-3116.Однако, чтобы быть максимально уверенными в правильности своих действий, расходы, связанные с оформлением загранпаспортов для командируемых работников, лучше осуществлять
после того, как руководитель предприятия подпишет приказ о командировке. Причем в этом приказе следует прописать условие о необходимости оформления загранпаспортов для работников, направляемых в загранкомандировку. Тогда у предприятия будут все основания для возмещения работнику соответствующих «загранпаспортных» затрат и увеличения на эту сумму валовых расходов.
Расходы на приобретение ГСМ в загранкомандировке
Предприятие направило работника в загранкомандировку на служебном автомобиле, выдав аванс. Во время командировки для авто были приобретены ГСМ. В каком порядке работнику возмещаются расходы, связанные с таким приобретением?
При командировке за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом, что должно быть определено в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (см.
абзац первый п. 1.13 раздела II Инструкции № 59).Такая формулировка позволяет классифицировать понесенные затраты на ГСМ как
расходы на командировку, а не на хозяйственные нужды, как это бывает при командировках на автомобиле по территории Украины, когда средства для приобретения ГСМ выдаются работнику под отчет.То есть в данном случае
вся сумма выданного работнику аванса считается выданной на командировку. Соответственно и в Отчете об использовании средств на командировку или под отчет такие суммы должны фигурировать как расходы на командировку.Для определения суммы, подлежащей возмещению в связи с приобретением ГСМ, следует ориентироваться на
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43, поскольку они используются для планирования потребности в топливе и смазочных материалах, а также для контроля за их расходом.В состав валовых расходов указанные суммы попадут на основании «общекомандировочного»
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль как расходы на проезд. Но если в загранкомандировку работник был направлен на легковом автомобиле, то в валовых расходах данные затраты можно будет отразить с учетом 50 % ограничения, установленного п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль.
Таблица 1
Порядок возмещения ГСМ при командировках на автомобиле
| Направление командировки | Порядок возмещения расходов на ГСМ | Основание |
| 1 | 2 | 3 |
| Командировка за границу (полный пограничный таможенный контроль) | Расходы на ГСМ признаются командировочными расходами | П. 8 постановления № 663 и п. 1.13 раздела II Инструкции № 59 |
| Командировка за границу без остановки в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (упрощенный пограничный контроль) | ||
| Командировка за границу с остановкой в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (упрощенный пограничный контроль) | Расходы на ГСМ за период проезда по территории Украины признаются хозяйственными расходами, а за период командировки за границу — командировочными расходами | П. 8 постановления № 663, п.п. «г» п. 1.7 и п. 1.13 раздела II Инструкции № 59 |
| Командировка на территории Украины | Расходы на ГСМ признаются расходами на хозяйственные нужды, поскольку не считаются командировочными расходами (а именно: расходами на проезд) | П. 1.7 раздела I Инструкции № 59 |
И еще один момент. По разъяснениям ГНАУ, изложенным в
письме от 19.12.2006 г. № 14267/6/15-0716 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 15), субъекты хозяйствования, осуществляющие эксплуатацию автотранспорта за пределами территории Украины, не должны уплачивать сбор за загрязнение окружающей природной среды.
Порядок отражения загранкомандировочных затрат в составе валовых расходов
В каком порядке отражаются в составе валовых расходов затраты, понесенные работником в загранкомандировке?
Затраты, связанные с пребыванием работника в зарубежной командировке, предприятие
имеет право отразить в составе валовых расходов в том же порядке, что и при командировках в пределах Украины, т. е. на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет. Это означает, что выдача работнику денежного аванса перед его отъездом в командировку не вызывает каких-либо изменений в налоговом учете предприятия.А вот что касается определения
размера валовых расходов, то здесь дело обстоит так.К сожалению, специальных норм, регулирующих порядок отражения в налоговом учете командировочных расходов в иностранной валюте, нет, а
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль содержит только состав затрат, которые можно включить в валовые расходы.Чтобы разобраться в ситуации, следует обратиться к общевалютным правилам, установленным
п. 7.3 Закона о налоге на прибыль. Так, п.п. 7.3.2 Закона о налоге на прибыль предусмотрено, что расходы, понесенные (начисленные) плательщиком налога в иностранной валюте в течение отчетного периода в связи с приобретением товаров (работ, услуг), определяются в сумме, равной балансовой стоимости израсходованной валюты.Если предположить, что иностранная валюта для авансирования служебной командировки специально приобреталась через уполномоченный банк, то сумма гривень, уплаченная предприятием в связи с такой покупкой (без учета комиссионных или стоимости других услуг лиц, осуществляющих конверсионные (обменные) операции по поручению данного предприятия), как раз и считается балансовой стоимостью такой инвалюты (детальнее с порядком определения балансовой стоимости инвалюты можно ознакомиться в статье «
Определяем балансовую стоимость иностранной валюты» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 51).Кстати, рассчитывать валовые расходы при загранкомандировке по таким же правилам (исходя из балансовой стоимости валюты) предлагала и ГНАУ в
письме от 06.02.2002 г. № 773/6/23-521. Однако позднее по этому поводу она высказала уже иное мнение.Так, в
письме ГНАУ от 30.09.2004 г. № 8680/6/29-5315 и в консультации сотрудников налогового ведомства, опубликованной в еженедельнике «Налоговый, банковский, таможенный КОНСУЛЬТАНТ», 2006, № 11, с. 14, разъяснялось, что при отражении суммы валовых расходов по загранкомандировкам нужно применять курс НБУ на дату утверждения авансового отчета.Наиболее логичным, на наш взгляд, является все же первый вариант, предусматривающий отражение валовых расходов
по балансовой стоимости инвалюты. Но в этом случае для верности советуем налогоплательщику заручиться индивидуальным налоговым разъяснением.Иногда бывает так, что фактические расходы командированного за границу работника превышают сумму выданного ему аванса. В такой ситуации сумму превышения следует относить на валовые расходы по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет.
И еще несколько слов относительно определения размера суточных при командировках за границу в условиях повышения курса валют.
Вы знаете, что согласно
п. 1 постановления № 663 предельные нормы суточных расходов для командировок за границу составляют:1) если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не включаются расходы на питание — 280 грн.;
2) если в счет стоимости проживания в гостиницах включаются расходы на:
— одноразовое питание — 224 грн.;
— двухразовое питание — 154 грн.;
— трехразовое питание — 98 грн.
В то же время в соответствии с
п. 111 постановления № 663 размер суточных расходов, выплачиваемых работникам, направленным в командировку предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств), не может быть ниже норм суточных расходов, установленных приложением к постановлению № 663.В настоящее время при официальном курсе гривни к доллару США в размере 7,7 грн. за 1 доллар США получается, что минимальный размер суточных расходов при направлении в командировку в некоторые страны намного больше, чем предельная величина суточных расходов.
В связи с этим у предприятий возникает вопрос: суточными в каком размере должен быть обеспечен работник при командировке за границу — в сумме 280 грн. или в той, которая указана в приложении к
постановлению № 663?На этот вопрос Минфин в
письме от 26.01.2009 г. № 31-26030-13-25/1901 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 27) ответил так: работникам предприятий, учреждений и организаций (кроме бюджетников) возмещаются суточные расходы в размере, эквивалентном 280 грн. (если в счет за проживание не включены расходы на питание), а государственным служащим и лицам, которые направляются в командировку за счет бюджетных средств, — по нормам, установленным для соответствующей страны командирования.Пример 1.
Работник направлен в командировку из г. Харькова в Россию на служебном грузовом автомобиле. Срок командировки — 5 календарных дней. Перед командировкой работнику выдан аванс наличными в размере RUB20000.Документально подтвержденные расходы в командировке составили:
— на проживание в гостинице на территории России — RUB8500;
— на приобретение бензина на территории России — RUB6000;
— на уплату сбора при въезде на территорию России — RUB400 (условно).
Курс НБУ за RUB10 составил:
— на дату выдачи аванса на командировку — 2,2766 грн.;
— на дату утверждения Отчета об использовании
средств на командировку или под отчет — 2,3045 грн.;— на день погашения задолженности перед работником — 2,2638 грн.
Сумма суточных расходов составила RUB6150 (280 грн.
х 5 сут. : 2,2766 грн./ RUB10).В ходе командировки у работника возникли расходы в иностранной валюте сверх суммы полученного аванса в размере RUB1050 (RUB8500 + RUB6000 + RUB400 + RUB6150 - RUB20000), в результате чего у предприятия перед работником возникла задолженность.
В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 2
Порядок отражения в учете расходов на загранкомандировку
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Сумма, RUB/ грн. | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Выдан аванс на командировку в иностранной валюте (курс НБУ — 2,2766 грн. за RUB10) | RUB20000 4553,20 грн. | 372 | 302 | — | — |
| 2 | Отражены расходы работника согласно Отчету об использовании средств на командировку или под отчет: | |||||
| 2.1 | — на уплату сбора при въезде на территорию России | RUB400 91,06 грн.* | 93 | 372 | — | 92,18** |
| * В бухгалтерском учете командировочные расходы в иностранной валюте (в пределах выданного аванса) пересчитываются по курсу НБУ на дату выдачи аванса (RUB400 х х 0,22766 грн./RUB = 91,06 грн.). ** Для отражения в составе валовых расходов командировочные расходы пересчитываются по курсу НБУ на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет (RUB400 х 0,23045 грн./RUB = 92,18 грн.).
| ||||||
| 2.2 | — на приобретение бензина на территории России | RUB6000 1365,96 грн.* | 93 | 372 | — | 1382,70** |
| * В бухгалтерском учете командировочные расходы в иностранной валюте (в пределах выданного аванса) пересчитываются по курсу НБУ на дату выдачи аванса (RUB6000 х 0,22766 грн./RUB = 1365,96 грн.). ** Для отражения в составе валовых расходов командировочные расходы пересчитываются по курсу НБУ на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет (RUB6000 х 0,23045 грн./RUB = 1382,70 грн.).
| ||||||
| 2.3 | — суточные расходы за 5 календарных дней | RUB6150 1400,11 грн.* | 93 | 372 | — | 1400** |
| * В бухгалтерском учете командировочные расходы в иностранной валюте (в пределах выданного аванса) пересчитываются по курсу НБУ на дату выдачи аванса (RUB6150 х 0,22766 грн./RUB = 1400,11 грн.). ** Для отражения в составе валовых расходов командировочные расходы пересчитываются по курсу НБУ на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет. При этом, несмотря на то, что балансовая стоимость RUB6150 составляет 1417,27 грн. (RUB6150 х 0,23045 грн./RUB), в налоговом учете на валовые расходы можно отнести только сумму в рамках предельных норм суточных в гривнях, т. е. 1400 грн. (280 грн. х 5 сут.).
| ||||||
| 2.4 | — на проживание на территории России (в пределах суммы полученного аванса) (RUB20000 - RUB400 - RUB6000 - RUB6150 = RUB7450) | RUB7450 1696,07 грн.* | 93 | 372 | — | 1716,85** |
| * В бухгалтерском учете командировочные расходы в иностранной валюте (в пределах выданного аванса) пересчитываются по курсу НБУ на дату выдачи аванса (RUB7450 х 0,22766 грн./RUB = 1696,07 грн.). ** Для отражения в составе валовых расходов командировочные расходы пересчитываются по курсу НБУ на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет (RUB7450 х 0,23045 грн./RUB = 1716,85 грн.).
| ||||||
| 2.5 | — сумма командировочных расходов (расходы на проживание) сверх выданного аванса | RUB1050 241,97 грн.* | 93 | 372 | — | 241,97* |
| * Сумма командировочных расходов сверх выданного аванса и в бухгалтерском, и в налоговом учете определяется исходя из курса НБУ на дату утверждения Отчета об использовании средств на командировку или под отчет (RUB1050 х 0,23045 грн./RUB = 241,97 грн.). | ||||||
| 3 | Отражена курсовая разница на день погашения задолженности перед работником ((0,23045 грн./RUB - 0,22638 грн./RUB) х RUB1050) | 4,27 | 372 | 714 | — | — |
| 4 | Погашена задолженность перед работником по командировочным расходам (RUB1050 х 0,22638 грн./RUB = 237,70 грн.) | 237,70 | 372 | 301 | — | — |
Выдача аванса на командировку частями
Можно ли работнику выдать аванс на командировку несколькими частями, например, одну часть — заранее для приобретения железнодорожных билетов, а вторую — непосредственно перед командировкой для покрытия других расходов?
Тот факт, что предприятия, учреждения и организации, направляющие работников в командировку,
обязаны обеспечить их денежным авансом, необходимым для покрытия суточных, стоимости проезда и проживания, зафиксирован в п. 4 постановления № 663, п. 1.11 раздела I и п. 1.2 раздела II Инструкции № 59. В каком порядке выдается такой аванс, в законодательстве не прописано, т. е. действующие нормативно-правовые акты не содержат запрета на выдачу аванса на командировку частями.Вместе с тем
п. 1.18 раздела II Инструкции № 59 не разрешает направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных средствах за предыдущую командировку. Напомним, что согласно п.п. 9.10.2 Закона № 889 работник должен предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, до окончания 3 банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку.В рассматриваемой же ситуации обе части аванса выдаются для финансирования расходов по одной и той же командировке, поэтому запрет, установленный
п. 1.18 раздела II Инструкции № 59 (кстати, этот запрет зафиксирован лишь в том разделе Инструкции № 59, который касается загранкомандировок), действовать не должен: финансирование в несколько этапов происходит в рамках одной и той же командировки. Следовательно, предельные сроки предоставления Отчета по этим суммам совпадают . И поскольку срок предоставления Отчета за ранее полученные средства не истек, выдача второй порции средств под отчет вполне допустима. С этим соглашается и НБУ в письме от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 45).Однако, к сожалению, существует
п. 2.11 Положения № 637, выдвигающий свои условия в отношении выдачи наличных средств под отчет. Согласно данному пункту такая выдача может происходить при условии предоставления Отчета в установленном законодательством Украины порядке за ранее полученные суммы. Выдача наличных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за ранее выданные средства, грозит предприятию штрафом в размере 25 % выданных под отчет сумм (см. абзац пятый ст. 1 Указа № 436).Учитывая изложенное, обезопасить себя в ситуации, когда работнику нужно выдать аванс несколькими частями до отъезда в командировку, можно, просто обязав его отчитаться отдельно за каждую часть полученного аванса: по части аванса, полученной для покупки билетов, — после покупки билетов, а по части аванса, полученной для покрытия других расходов, — после возвращения из командировки.
Командировочные расходы в случае превышения срока командировки
Срок пребывания работника в командировке за границей превысил установленные 60 календарных дней. Компенсируются ли такому работнику командировочные расходы за дни превышения общего срока? Отражаются ли они в составе валовых расходов?
Напомним, что согласно
п. 1.1 раздела II Инструкции № 59 срок командировки работника за границу определяется руководителем предприятия, что фиксируется в соответствующем приказе (распоряжении), и не может превышать 60 календарных дней.В соответствии с
Общими положениями указанной Инструкции днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы такого работника.Фактическое время пребывания в командировке за границей согласно
п. 1.5 раздела II Инструкции № 59 определяется:а) при командировке из Украины в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, — по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Ук-раины в заграничном паспорте;
б) при командировке из Украины в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, — по отметкам направляющей и принимающей сторон в командировочном удостоверении.
Таким образом, днем фактического окончания командировки работника считается
день его прибытия.По возвращении работника на его постоянное место работы в Украину предприятие компенсирует ему все расходы, понесенные за период командировки в течение 60 календарных дней (суточные, расходы на питание, на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки, на оплату стоимости проживания и другие расходы) при наличии подтверждающих документов. Сумма таких расходов включается в состав валовых расходов предприятия на основании
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.Что касается пребывания работника в командировке сверх установленного срока, то здесь нужно учесть следующее.
Согласно
п. 1.10 раздела II Инструкции № 59 с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке по таким причинам:— болезнь работника;
— отсутствие транспортных билетов;
— отмена авиарейсов;
— ремонт транспортного средства;
— другие
причины, не зависящие от работника.В указанных случаях руководитель предприятия при наличии подтверждающих документов в оригинале может принять решение о продлении срока командировки. Это решение принимается
после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое нужно оформить соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.Однако даже с учетом продления
общий срок загранкомандировки не должен превышать 60 календарных дней.Поэтому расходы, понесенные командированным работником за время задержки в командировке
сверх установленных 60 календарных дней (суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы), не возмещаются и не включаются в состав валовых расходов предприятия. Это следует из абзаца третьего п. 1.10 раздела II Инструкции № 59.А вот что касается
расходов на проезд из места затянувшейся командировки, то, несмотря на задержку, они возмещаются работнику и отражаются в составе валовых расходов предприятия в полной сумме. Никаких исключений из этого правила не предусмотрено, ведь даже если бы командированный работник выехал вовремя, он все равно понес бы расходы на приобретение обратного билета в той же сумме.Так что делаем вывод: при задержке работника в командировке
в пределах 60 календарных дней все командировочные расходы (суточные, расходы на проживание и проезд к месту командировки и обратно, другие расходы) возмещаются такому работнику и включаются в валовые расходы предприятия в полном объеме при наличии приказа руководителя о продлении срока командировки в связи с производственной необходимостью (см. письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314).Если командировка затягивается на срок
более 60 календарных дней, то независимо от наличия приказа руководителя о продлении ее срока работнику возмещаются командировочные расходы (суточные, расходы на проживание и другие расходы) только в пределах 60 календарных дней, а также расходы на проезд к месту командировки и обратно в полной сумме. Расходы за сверхлимитные дни могут быть компенсированы за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, без включения их в валовые расходы.Таковы некоторые особенности отражения в учете командировочных расходов. Желаем, чтобы эти затраты способствовали расширению экономических связей с партнерами и стали одним из элементов для укрепления финансового благополучия вашего предприятия.
