Важливі нюанси обліку витрат на відрядження
Сьогодні навряд чи знайдеться підприємство, що жодного разу не зіткнулося з необхідністю направлення працівників у відрядження. Адже жодні суперсучасні засоби комунікації (електронна пошта, відеоконференцзв’язок, IP-телефонія) не замінять особистої присутності фахівця на будівельному об’єкті, на переговорах з постачальником або замовником, на важливій нараді чи конференції. Зрозуміло, забезпечення такої особистої присутності потребує від підприємства певних витрат. Про деякі нюанси відображення цих витрат в обліку і поговоримо в цій статті.
Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон № 959
— Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 р. № 959-XII.Закон № 3857
— Закон України «Про порядок виїзду з України і в’їзду в Україну громадян України» від 21.01.94 р. № 3857-XII.Порядок № 1873
— Порядок оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України, затверджений постановою КМУ від 27.11.98 р. № 1873.Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.
Витрати на відрядження повинні підтверджуватися оригіналами документів
Чи відшкодовуються працівнику витрати на відрядження на підставі копій документів, що підтверджують проїзд та проживання в готелі, якщо оригінали цих документів загублено? Чи можна на підставі таких копій витрати на відрядження включити до валових витрат?
Ви знаєте, що відповідно до
Інструкції № 59 працівнику за час його перебування у відрядженні відшкодовуються, зокрема, такі витрати:а) на проїзд (уключаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також уключені до таких рахунків витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, ремонт та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;
в) на оплату телефонних рахунків.
Згідно з
п. 2 постанови № 663, п. 1.12 розділу I і п. 1.4 розділу II Інструкції № 59 зазначені витрати на відрядження відшкодовуються працівнику тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують їх вартість, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів) чи інших суб’єктів, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, страхових полісів тощо.Документального підтвердження не потребують тільки витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи (добові витрати), що виникли у зв’язку з відрядженням. Такі добові витрати відшкодовуються в межах норм, обумовлених у
постанові № 663.Витрати на відрядження, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівнику не відшкодовуються (див.
абзац другий п. 1.12 розділу I Інструкції № 59).Вимога про наявність оригіналів документів, що підтверджують витрати на відрядження, міститься і в
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток. Так, згідно з цим підпунктом до валових витрат уключаються витрати на відрядження фізичних осіб тільки за наявності підтверджуючих документів у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи.Таким чином, для відшкодування працівнику витрат на відрядження і для включення їх до складу валових витрат копії або дублікати документів, що підтверджують проїзд та проживання в готелі, не підходять —
потрібні тільки оригінали.
Витрати на оформлення закордонного паспорта
Чи можна компенсувати працівнику, який направляється у відрядження за кордон, витрати на оформлення закордонного паспорта? Чи включаються такі витрати до валових витрат підприємства?
Відшкодування працівнику витрат у зв’язку з відрядженням, зокрема, на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз) за наявності документального підтвердження таких витрат, передбачено
п.п. «г» п. 1.4 розділу II Інструкції № 59.До документів, що дають право на виїзд з України та в’їзд в Україну та засвідчують особу громадянина України під час перебування за її межами, згідно зі
ст. 2 Закону № 3857 належать:— паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
— дипломатичний паспорт;
— службовий паспорт.
Дипломатичні та службові паспорти оформляються консульською службою Міністерства іноземних справ України відповідно до
Порядку № 1873 на підставі письмового подання, що вноситься виключно керівником відповідного державного органу, установи або організації. Такі паспорти — це документи, що дають право на виїзд з України, в’їзд в Україну та засвідчують особу громадянина під час перебування за межами України.У свою чергу, паспорт громадянина України для виїзду за кордон оформляється громадянам за
їх особистим зверненням (зверненням їх законних представників) про отримання паспорта до підрозділів служби громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб за місцем проживання.З точки зору ДПАУ, викладеної в
листі від 12.04.2005 р. № 3064/6/17-3116, паспорт громадянина України для виїзду за кордон є документом, що засвідчує особу та підтверджує громадянство України особи, на яку його оформлено, що дає право цій особі на виїзд з України та в’їзд в Україну у випадках, визначених законодавством, а не тільки на час перебування у відрядженні за кордоном.Головний податковий орган посилається на те, що чинним законодавством не встановлено конкретні умови, що стосуються оформлення громадянами України паспортів у разі направлення їх підприємствами, установами та організаціями у службові відрядження, а тому, на його думку, відшкодування підприємством своєму працівнику вартості оформлення такого паспорта, у тому числі на час перебування у службовому відрядженні за кордоном, вважається
наданням роботодавцем такому працівнику додаткового блага з відповідним його обкладенням податком з доходів фізичних осіб.А от витрати, пов’язані з оформленням дипломатичних та службових паспортів, податківці дозволяють відшкодовувати відрядженому працівнику і не розглядають їх у одержувача як доходи, що підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб.
З такою жорсткою позицією важко погодитися, оскільки
п.п. 4.3.2 і п. 9.10 Закону № 889 чітко встановлюють, що не включаються до складу оподатковуваного доходу всі витрати, згадані в п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток, а отже, і витрати на оформлення закордонних паспортів.Нагадаємо:
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток надає цілком законне право врахувати у складі валових витрат витрати на відрядження, у тому числі й витрати на оформлення закордонних паспортів, незалежно від їх категорії — дипломатичний, службовий чи паспорт громадянина України для виїзду за кордон. Головне, щоб відрядження за кордон працівника було пов’язане з господарською діяльністю підприємства. До речі, висновок про валововитратність «закордоннопаспортних» витрат випливає зі згаданого вище листа ДПАУ від 12.04.2005 р. № 3064/6/17-3116.Однак, щоб бути максимально впевненими у правильності своїх дій, витрати, пов’язані з оформленням закордонних паспортів для працівників, які відряджаються, краще здійснювати
після того, як керівник підприємства підпише наказ про відрядження. Причому в цьому наказі слід прописати умову про необхідність оформлення закордонних паспортів для працівників, які направляються у відрядження за кордон. Тоді в підприємства будуть усі підстави для відшкодування працівнику відповідних «закордоннопаспортних» витрат та збільшення на цю суму валових витрат.
Витрати на придбання ПММ у відрядженні за кордон
Підприємство направило працівника у відрядження за кордон на службовому автомобілі, видавши аванс. Під час відрядження для авто було придбано ПММ. В якому порядку працівнику відшкодовуються витрати, пов’язані з таким придбанням?
При відрядженні за кордон на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються працівнику відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) керівника підприємства (див.
абзац перший п. 1.13 розділу II Інструкції № 59).Таке формулювання дозволяє класифікувати понесені витрати на ПММ як
витрати на відрядження, а не на господарські потреби, як це буває при відрядженнях на автомобілі в межах України, коли кошти для придбання ПММ видаються працівнику під звіт.Тобто в цьому випадку
вся сума виданого працівнику авансу вважається виданою на відрядження. Відповідно і у Звіті про використання коштів на відрядження або під звіт такі суми повинні фігурувати як витрати на відрядження.Для визначення суми, що підлягає відшкодуванню у зв’язку з придбанням ПММ, слід орієнтуватися на
Норми витрат палива і змащувальних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43, оскільки вони використовуються для планування потреби в паливно-мастильних матеріалах, а також для контролю за їх витратами.До складу валових витрат зазначені суми потраплять на підставі «загальновідряджувального»
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток як витрати на проїзд. Але якщо у відрядження за кордон працівника направлено на легковому автомобілі, то у валових витратах ці витрати можна буде відобразити з урахуванням 50 % обмеження, установленого п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток.
Таблиця 1
Порядок відшкодування ПММ при відрядженнях на автомобілі
| Напрям відрядження | Порядок відшкодування витрат на ПММ | Підстава |
| 1 | 2 | 3 |
| Відрядження за кордон (повний прикордонний митний контроль) | Витрати на ПММ визнаються витратами на відрядження | П. 8 постанови № 663 і п. 1.13 розділу II Інструкції № 59 |
| Відрядження за кордон без зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (спрощений прикордонний контроль) | ||
| Відрядження за кордон із зупинкою в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (спрощений прикордонний контроль) | Витрати на ПММ за період проїзду територією України визнаються господарськими витратами, а за період відрядження за межами України — витратами на відрядження | П. 8 постанови № 663, п.п. «г» п. 1.7 і п. 1.13 розділу II Інструкції № 59 |
| Відрядження в межах України | Витрати на ПММ визнаються витратами на господарські потреби, оскільки не вважаються витратами на відрядження (а саме витратами на проїзд) | П. 1.7 розділу I Інструкції № 59 |
І ще один момент. Згідно з роз’ясненнями ДПАУ, викладеними в
листі від 19.12.2006 р. № 14267/6/15-0716 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 15), суб’єкти господарювання, які здійснюють експлуатацію автотранспорту за межами території України, не повинні сплачувати збір за забруднення навколишнього природного середовища.
Порядок відображення витрат на відрядження за кордон у складі валових витрат
В якому порядку відображаються витрати, понесені працівником у відрядженні за кордон, у складі валових витрат?
Витрати, пов’язані з перебуванням працівника у відрядженні за кордоном, підприємство має право відобразити у складі валових витрат у тому ж порядку, що і при відрядженнях у межах України, тобто на
дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт. Це означає, що видача працівнику грошового авансу перед його від’їздом у відрядження не спричиняє будь-яких змін у податковому обліку підприємства.А от щодо визначення
розміру валових витрат, то тут справа така.На жаль, спеціальних норм, що регулюють порядок відображення в податковому обліку витрат на відрядження в іноземній валюті, немає, а
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток містить лише склад витрат, які можна включити до валових витрат.Щоб розібратися в ситуації, слід звернутися до загальновалютних правил, установлених
п. 7.3 Закону про податок на прибуток. Так, у п.п. 7.3.2 Закону про податок на прибуток передбачено: витрати, понесені (нараховані) платником податку в іноземній валюті протягом звітного періоду у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), визначаються в сумі, що дорівнює балансовій вартості витраченої валюти.Якщо припустити, що іноземна валюта для авансування службового відрядження спеціально отримувалася через уповноважений банк, то сума гривень, сплачена підприємством у зв’язку з такою купівлею (без урахування комісійних або вартості інших послуг осіб, які здійснюють конверсійні (обмінні) операції за дорученням цього підприємства), саме і вважається балансовою вартістю такої інвалюти (детальніше з порядком визначення балансової вартості інвалюти можна ознайомитися у статті «
Визначаємо балансову вартість іноземної валюти» // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 51).До речі, розраховувати валові витрати при відрядженні за кордон за такими ж правилами (виходячи з балансової вартості валюти) пропонувала і ДПАУ в
листі від 06.02.2002 р. № 773/6/23-521. Однак пізніше з цього приводу вона висловила вже іншу думку.Так, у
листі ДПАУ від 30.09.2004 р. № 8680/6/29-5315 та в консультації працівників податкового відомства, опублікованій у щотижневику «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2006, № 11, с. 14, роз’яснювалося, що при відображенні суми валових витрат за відрядженнями за кордон слід застосовувати курс НБУ на дату затвердження авансового звіту.Найлогічнішим, на наш погляд, є все ж перший варіант, що передбачає відображення валових витрат
за балансовою вартістю інвалюти. Але в цьому випадку для впевненості радимо платнику податку заручитися індивідуальним податковим роз’ясненням.Іноді буває так, що фактичні витрати відрядженого за кордон працівника перевищують суму виданого йому авансу. У такій ситуації суму перевищення слід відносити до валових витрат за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт.
І ще декілька слів щодо визначення розміру добових при відрядженнях за кордон в умовах підвищення курсу валют.
Як відомо, згідно з
п. 1 постанови № 663 граничні норми добових витрат для відряджень за кордон становлять:1) якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування — 280 грн.;
2) якщо до рахунка вартості проживання в готелях уключаються витрати на:
— одноразове харчування — 224 грн.;
— дворазове харчування — 154 грн.;
— триразове харчування — 98 грн.
Водночас відповідно до
п. 111 постанови № 663 розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижче норм добових витрат, установлених додатком до постанови № 663.Сьогодні при офіційному курсі гривні до долара США в розмірі 7,7 грн. за 1 долар США виходить, що мінімальний розмір добових витрат при направленні у відрядження в деякі країни набагато більше, ніж гранична величина добових витрат.
У зв’язку з цим у підприємств виникає запитання: добовими в якому розмірі має бути забезпечено працівника при відрядженні за кордон — 280 грн., чи в тому, який зазначено в додатку до
постанови № 663?На це запитання Мінфін у
листі від 26.01.2009 р. № 31-26030-13-25/1901 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 27) відповів так: працівникам підприємств, установ та організацій (крім бюджетників) відшкодовуються добові витрати в розмірі, еквівалентному 280 грн. (якщо до рахунка за проживання не включено витрати на харчування), а державним службовцям та особам, які направляються у відрядження за рахунок бюджетних коштів, — за нормами, установленими для відповідної країни відряджання.Приклад 1.
Працівника направлено у відрядження з м. Харкова до Росії на службовому вантажному автомобілі. Строк відрядження — 5 календарних днів. Перед відрядженням працівнику видано аванс готівкою в розмірі RUB2000.Документально підтверджені витрати у відрядженні склали:
— на проживання в готелі на території Росії — RUB8500;
— на придбання бензину на території Росії — RUB6000;
— на сплату збору при в’їзді на територію Росії — RUB400 (умовно).
Курс НБУ за RUB10 становив:
— на дату видачі авансу на відрядження — 2,2766 грн.
— на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт — 2,3045 грн.;
— на день погашення заборгованості перед працівником — 2,2638 грн.
Сума добових витрат — RUB6150 (280 грн.
х 5 діб : 2,2766 грн./RUB10).У ході відрядження у працівника виникли витрати в іноземній валюті понад суму отриманого авансу в розмірі RUB1050 (RUB8500 + RUB6000 + RUB400 + RUB6150 - RUB20000), у результаті чого в підприємства перед працівником виникла заборгованість.
У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:
Таблиця 2
Порядок відображення в обліку витрат на відрядження за кордон
| № з/п | Зміст господарської операції | Сума, RUB/грн. | Бухгалтерський облік | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Видано аванс на відрядження в іноземній валюті (курс НБУ — 2,2766 грн. за RUB10) | RUB20000 4553,20 грн. | 372 | 302 | — | — |
| 2 | Відображено витрати працівника згідно зі Звітом про використання коштів на відрядження або під звіт: | |||||
| 2.1 | — на сплату збору при в’їзді на територію Росії | RUB400 91,06 грн.* | 93 | 372 | — | 92,18** |
| * У бухгалтерському обліку витрати на відрядження в іноземній валюті (у межах виданого авансу) перераховуються за курсом НБУ на дату видачі авансу (RUB400 х 0,22766 грн./RUB = 91,06 грн.). ** Для відображення у складі валових витрат витрати на відрядження перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт (RUB400 х 0,23045 грн./RUB = 92,18 грн.).
| ||||||
| 2.2 | — на придбання бензину на території Росії | RUB6000 1365,96 грн.* | 93 | 372 | — | 1382,70** |
| * У бухгалтерському обліку витрати на відрядження в іноземній валюті (у межах виданого авансу) перераховуються за курсом НБУ на дату видачі авансу (RUB6000 х 0,22766 грн./RUB = 1365,96 грн.). ** Для відображення у складі валових витрат витрати на відрядження перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт (RUB6000 х х 0,23045 грн./RUB = 1382,70 грн.).
| ||||||
| 2.3 | — добові витрати за 5 календарних днів | RUB6150 1400,11 грн.* | 93 | 372 | — | 1400** |
| * У бухгалтерському обліку витрати на відрядження в іноземній валюті (у межах виданого авансу) перераховуються за курсом НБУ на дату видачі авансу (6150 RUB х 0,22766 грн./RUB = 1400,11грн.). ** Для відображення у складі валових витрат витрати на відрядження перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт. При цьому незважаючи на те, що балансова вартість RUB6150 складає 1417,27 грн. (RUB6150 х,23045 грн./RUB), у податковому обліку до валових витрат можна віднести тільки суму в межах граничних норм добових у гривнях, тобто 1400 грн. (280 грн. х 5 діб).
| ||||||
| 2.4 | — на проживання на території Росії (у межах суми отриманого авансу) (RUB20000 - RUB400 - RUB6000 - RUB6150 = RUB7450) | RUB7450 1696,07 грн.* | 93 | 372 | — | 1716,85** |
| * У бухгалтерському обліку витрати на відрядження в іноземній валюті (у межах виданого авансу) перераховуються за курсом НБУ на дату видачі авансу (RUB7450 х 0,22766 грн./RUB = 1696,07 грн.). ** Для відображення у складі валових витрат витрати на відрядження перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт (RUB7450 х 0,23045 грн./RUB = 1716,85 грн.).
| ||||||
| 2.5 | — суму витрат (витрати на проживання) на відрядження понад виданий аванс | RUB1050 241,97 грн.* | 93 | 372 | — | 241,97* |
| * Сума витрат на відрядження понад виданий аванс і в бухгалтерському і в податковому обліку визначається виходячи з курсу НБУ на дату затвердження Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт (RUB1050 х 0,23045 грн./RUB = 241,97 грн.). | ||||||
| 3 | Відображено курсову різницю на день погашення заборгованості перед працівником ((0,23045 грн./RUB - 0,22638 грн./RUB) х RUB1050) | 4,27 | 372 | 714 | — | — |
| 4 | Погашено заборгованість перед працівником з витрат на відрядження (RUB1050 х 0,22638 грн./RUB = 237,70 грн.) | 237,70 | 372 | 301 | — | — |
Видача авансу на відрядження частинами
Чи можна працівнику видати аванс на відрядження декількома частинами, наприклад, одну частину — заздалегідь для придбання залізничних квитків, а другу — безпосередньо перед відрядженням для покриття інших витрат?
Те, що підприємства, установи та організації, які направляють працівників у відрядження,
зобов’язані забезпечити їх грошовим авансом, необхідним для покриття добових, вартості проїзду та проживання, зафіксовано в п. 4 постанови № 663, п. 1.11 розділу I і п. 1.2 розділу II Інструкції № 59 . В якому порядку видається такий аванс, у законодавстві не прописано, тобто чинні нормативно-правові акти не містять заборони на видачу авансу на відрядження частинами.Разом із тим згідно з
п. 1.18 розділу II Інструкції № 59 не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти за попереднє відрядження. Нагадаємо: згідно з п.п. 9.10.2 Закону № 889 працівник повинен подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому він завершує відрядження.У ситуації, що розглядається, обидві частини авансу видаються для фінансування витрат за тим самим відрядженням, тому заборона, установлена
п. 1.18 розділу II Інструкції № 59 (до речі, ця заборона зафіксована тільки в розділі Інструкції № 59, що стосується відряджень за кордон), діяти не повинна: фінансування в декілька етапів відбувається в межах того самого відрядження. Отже, граничні строки подання Звіту за цими сумами збігаються. І оскільки строк подання Звіту за раніше отримані кошти не закінчився, видача другої порції коштів під звіт цілком допустима. З цим погоджується і НБУ в листі від 06.02.2007 р. № 11-113/454-1255 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 45).Однак, на жаль, існує
п. 2.11 Положення № 637, де висуваються свої умови щодо видачі готівкових коштів під звіт. Згідно з цим пунктом така видача може відбуватися за умови подання Звіту в установленому законодавством України порядку за раніше отримані суми. Видача готівкових коштів під звіт особі, яка не відзвітувала за раніше видані кошти, загрожує підприємству штрафом у розмірі 25 % виданих під звіт сум (див. абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436).Ураховуючи викладене, убезпечити себе в ситуації, коли працівнику потрібно видати аванс кількома частинами до від’їзду у відрядження, можна просто зобов’язавши його відзвітувати окремо за кожну частину отриманого авансу: за частиною авансу, отриманою для придбання квитків, — після придбання квитків, а за частиною авансу, отриманою для покриття інших витрат, — після повернення з відрядження.
Витрати на відрядження в разі перевищення строку відрядження
Строк перебування працівника у відрядженні за кордоном перевищив установлені 60 календарних днів. Чи компенсуються такому працівнику витрати на відрядження за дні перевищення загального строку? Чи відображаються вони у складі валових витрат?
Нагадаємо: згідно з
п. 1.1 розділу II Інструкції № 59 строк відрядження працівника за кордон визначається керівником підприємства, що фіксується у відповідному наказі (розпорядженні), і не може перевищувати 60 календарних днів.Відповідно до
Загальних положень зазначеної Інструкції днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи такого працівника.Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном згідно з
п. 1.5 розділу II Інструкції № 59 визначається:а) при відрядженні з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, — за відмітками контрольно-перепускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті;
б) при відрядженні з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — за відмітками сторін, що направляють та приймають, у посвідченні про відрядження.
Таким чином, днем фактичного закінчення відрядження працівника вважається
день його прибуття.Після повернення працівника на його постійне місце роботи в Україну підприємство компенсує йому всі витрати, понесені за період відрядження протягом 60 календарних днів (добові, витрати на харчування, на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження, на оплату вартості проживання та інші витрати) за наявності підтверджуючих документів. Сума таких витрат уключається до складу валових витрат підприємства на підставі
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.Щодо перебування працівника у відрядженні понад установлений строк, то тут слід мати на увазі таке.
Згідно з
п. 1.10 розділу II Інструкції № 59 з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з таких причин:— хвороба працівника;
— відсутність транспортних квитків;
— скасування авіарейсів;
— ремонт транспортного засобу;
— інші причини, не залежні від працівника.
У зазначених випадках керівник підприємства за наявності підтверджуючих документів в оригіналі може прийняти рішення про продовження строку відрядження. Це рішення приймається
після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки і його потрібно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.Однак навіть з урахуванням продовження
загальний строк відрядження за кордон не повинен перевищувати 60 календарних днів.Тому витрати, понесені відрядженим працівником за час затримки у відрядженні
понад установлені 60 календарних днів (добові, витрати на наймання житлового приміщення тощо), не відшкодовуються і не включаються до складу валових витрат підприємства. Це випливає з абзацу третього п. 1.10 розділу II Інструкції № 59.А от стосовно
витрат на проїзд з місця тривалого відрядження, то, незважаючи на затримку, вони відшкодовуються працівнику і відображаються у складі валових витрат підприємства в повній сумі. Жодних винятків із цього правила не передбачено, адже навіть якщо б відряджений працівник виїхав своєчасно, він усе одно поніс би витрати на придбання зворотного квитка в тій же сумі.Отже, робимо висновок: при затримці працівника у відрядженні
в межах 60 календарних днів усі витрати (добові, витрати на проживання та проїзд до місця відрядження і назад, інші витрати) на відрядження відшкодовуються такому працівнику і включаються до валових витрат підприємства в повному обсязі за наявності наказу керівника про продовження строку відрядження у зв’язку з виробничою необхідністю (див. лист ДПАУ від 08.12.2005 р. № 9146/н/15-0314).Якщо відрядження затягується на строк
понад 60 календарних днів, то незалежно від наявності наказу керівника про продовження її строку, працівнику відшкодовуються витрати (добові, витрати на проживання та інші витрати) на відрядження тільки в межах 60 календарних днів, а також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у повній сумі. Витрати за понадлімітні дні може бути компенсовано за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства, без уключення їх до валових витрат.От такими є деякі особливості відображення в обліку витрат на відрядження. Бажаємо, щоб ці витрати посприяли розширенню економічних зв’язків з партнерами і стали одним з елементів для зміцнення фінансового благополуччя вашого підприємства.
