Приобретаем электронные билеты через Интернет
В эпоху современных технологий каждый пассажир на сегодняшний день имеет удобную возможность оперативно решить сопутствующие любой поездке преддорожные хлопоты — заказать билеты через Интернет. Воспользоваться такой услугой могут и предприятия, направляющие в производственные поездки своих сотрудников. Вместе с тем бухгалтера в этом случае, конечно же, заинтересует порядок подтверждения и учета таких электронных дорожных расходов. Об этом мы сейчас и поговорим.
Нина КОСТЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Каждой из сторон (пассажирам и перевозчикам) оформление билетов электронным способом (через Интернет) дает свои преимущества. Так, для пассажиров это, прежде всего, возможность оперативно разрешить билетный вопрос — самостоятельно и подчас без посредников выбрать необходимый маршрут и осуществить оплату за него, избежав тем самым очередей в билетные кассы и сэкономив время и деньги; к тому же приобретенные таким образом проездные документы невозможно потерять. Что касается перевозчиков, то они при этом обретают свою выгоду — возможность уменьшить расходы (сократить затраты на выпуск бумажных билетных бланков), а также ускорить процессы продаж. Поэтому неудивительно, что электронный способ продажи билетов у участников перевозочного процесса пользуется все большей популярностью. В первую очередь он прижился на воздушном транспорте, где возможность оформления электронного авиабилета стала уже обычным делом, что, кстати, подкреплено и соответствующими нормами законодательства.
Обратившись к «воздушным»
Правилам № 187 (раздел 3), находим следующие определения понятий:—
билет — документ, имеющий название «Пассажирский билет и багажная квитанция», в том числе электронный билет, выданный перевозчиком (его агентом), который включает условия договора перевозки и уведомление, вместе с полетными и пассажирскими купонами;—
электронный билет — электронный документ, который включает распечатку маршрута, электронные купоны и, в случае использования, документ для посадки (документом для посадки является посадочный талон, который выдается пассажиру в аэропорту при регистрации);—
электронный купон — часть электронного билета, которая используется для перевозки на соответствующем рейсе, или другой заменяющий его документ, который хранится в базе данных автоматизированной системы бронирования перевозчика;—
распечатка маршрута — документ (документы), который перевозчик выдает пассажиру, путешествующему по электронному билету, и в котором содержатся фамилия пассажира, информация о рейсе и уведомление.При этом согласно
п. 26.3 Правил № 187 перевозчик при продаже билетов обязан довести до сведения пассажира следующую информацию:— прежде всего «воздушные»
Правила № 187;— Правила перевозчика по осуществлению перевозок пассажиров и багажа — на бумажных носителях в виде памятки для пассажира (а в случае продажи перевозки on-line через систему Интернет — в электронном виде через сайт, посредством которого осуществляется бронирование перевозок);
— стоимость перевозки по соответствующему маршруту (сообщается устно в пункте продажи билетов при бронировании, а в случае продажи перевозок on-line через систему Интернет — в электронном виде через сайт, посредством которого осуществляется бронирование перевозок, или путем указания необходимой информации в распечатке маршрута);
— стоимость, условия и ограничения при перевозке по специальному тарифу (сообщается устно при бронировании, а в случае применения электронного билета — через сайт, посредством которого осуществляется бронирование);
— административные формальности при путешествии по соответствующему маршруту (устно при бронировании);
— пределы ответственности перевозчика при перевозке пассажира и багажа — в билете или распечатке маршрута;
— суммы компенсации за задержку в перевозке (устно в представительстве перевозчика (его агента), в аэропорту в случае задержки в перевозке;
— запрещенные к перевозке вещи и товары — в билете или распечатке маршрута.
Как видим, «воздушные»
Правила № 187 вполне свободно оперируют «электронными» понятиями, признавая электронный авиабилет таким же полноценным и законным документом, равноправным билету бумажному, который также свидетельствует о заключении договора перевозки и по которому также в обычном порядке предоставляются перевозочные услуги. Кстати, аналогичные «электронные» определения можно найти и в приказе Государственной авиационной администрации от 20.01.2009 г. № 37 «О внедрении электронных перевозочных документов».На процедуре приобретения электронных авиабилетов сейчас мы останавливаться не будем. Подробно с ней, а также с другими интересными и сопутствующими данной теме вопросами можно ознакомиться в статье «Как улететь (уехать) по Интернету, не выходя из офиса» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 93. Перейдем к вопросам учетным.
Подтверждающие документы
Итак, электронный авиабилет — это электронная версия бумажного авиабилета, содержащая, как и обычный бумажный билет, информацию о пассажире и маршруте его следования. Единственное его отличие от бумажного состоит в том, что такой авиабилет пассажиру непосредственно
не выдается, а хранится в виде электронной записи в компьютерной системе авиакомпании. Правда, оформив электронный авиабилет, пассажир при этом все же получит на руки распечатку маршрута с посадочным талоном.В связи с этим возникает вопрос: как в таком случае осуществляется документальное оформление операций и какие документы командированному работнику при этом в качестве подтверждающих расходы на проезд следует приложить к авансовому отчету? Ведь для отражения операций в учете, как известно, необходимы первичные документы.
По большому счету, в данном случае таким подтверждающим документом могла бы выступать
распечатка маршрута (по сути и играющая в данной ситуации роль проездного билета). Так, распечатка маршрута служит подтверждением того, что электронный билет был оформлен (т. е. выдается пассажиру в подтверждение факта покупки электронного авиабилета) и, в частности, содержит сведения о:— пассажире (фамилия, имя, отчество, номер и серия документа, удостоверяющего личность);
— перевозчике (наименование и/или код);
— рейсе (номер, дата и время отправления, пункты отлета/прилета);
— тарифе (включая налоги и сборы, а также общую сумму оплаты с указанием формы оплаты).
При этом она может предоставляться пассажиру разными способами: на обычной бумаге, по факсу, электронной почте и т. п.
Таким образом, распечатка маршрута, являющаяся
составной частью электронного билета и служащая подтверждением факта его приобретения, по возвращении работника из командировки по сути и играет роль документа, подтверждающего осуществление перевозки (фактически — выполняет функцию транспортного билета). Однако иметь только ее в наличии, как показывает практика, в данном случае не достаточно. Ведь свои условия на этот счет, которые в данном случае также должны быть учтены, выдвигает и «командировочная» Инструкция № 59.Так, согласно
п. 1.7 раздела I Инструкции № 59 расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельным бельем в поездах, а также страховых платежей на транспорте. При этом расходы на командировку могут быть возмещены только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость понесенных расходов, в частности транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций) (п. 1.12 раздела I Инструкции № 59). А вот расходы, не подтвержденные соответствующими документами, не возмещаются. Похожая норма об обязательности документального подтверждения командировочных расходов для их отнесения на валовые расходы (и, в частности, подтверждения расходов на проезд транспортными билетами или транспортными счетами (багажными квитанциями)) содержится и в «командировочном» п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.Однако
при этом абзац шестой раздела «Общие положения» Инструкции № 59 указывает, что подтверждающими документами являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и Законом о налоге на прибыль. Как известно, статус таких (т. е. расчетных) документов имеют: чек РРО, расчетная квитанция, товарный чек, проездной документ и т. п., а в случаях предоставления услуг без применения РРО — квитанция приходного кассового ордера (если же расчеты, к примеру, осуществляются безналичным способом — платежное поручение, выписка по карточному счету).Вместе с тем Минфин, похоже, не считает распечатку маршрута полноценным расчетным
проездным документом, достаточным для подтверждения дорожных расходов. Во всяком случае, именно на это обращалось внимание в письме Минфина Украины от 10.01.2008 г. № 31-18030-07-21/147 (см. с. 42 ), где рассматривалась ситуация с приобретением электронных авиабилетов. Как отмечалось в этом письме, распечатка маршрута не является документом, подтверждающим стоимость понесенных работником расходов на проезд, и потому не может быть основанием для возмещения таких расходов. Поэтому, как разъяснялось в письме, помимо распечатки маршрута, необходимо также иметь в наличии еще и расчетный документ, подтверждающий оплату проезда. Позже в письме от 02.03.2009 г. № 31-34000-10-25/5704 (см. с. 44 ), обращая внимание на то, что электронный авиабилет не составляется на бланках строгого учета и согласно Закону об РРО не отнесен к перечню расчетных или платежных документов, Минфин по-прежнему указывал на необходимость подтверждения «электронной» поездки соответствующими расчетными документами, уже отмечая, правда, что к авансовому отчету в этом случае работнику следует приложить как подтверждающую факт проезда отрывную часть посадочного талона пассажира.Из разъяснений налоговиков по этому вопросу можно отметить не вносящее какой-либо ясности
письмо ГНАУ от 16.02.2009 г. № 1300/6/17-0716 (см. с. 43 ). В нем, ссылаясь на нормы Инструкции № 59 и также указывая на необходимость подтверждения командировочных расходов первичными документами в оригинале, налоговики в то же время отмечали, что электронный документ согласно ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г № 851-IV при этом может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. В свою очередь, визуальной формой подачи электронного документа, как разъяснялось в письме, является отражение данных, которые он содержит, электронными способами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком. Более конкретной в этом смысле выглядела консультация сотрудников налоговых органов в газете «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2008, № 36, где отмечалось, что документами, подтверждающими валовые расходы в случае приобретения авиабилета в электронной форме, являются: распечатка маршрута, документ на посадку (посадочный талон) и документ, подтверждающий оплату стоимости авиабилета.Итак, с учетом вышеизложенного, во избежание споров с проверяющими
в качестве подтверждающих документов в данном случае лучше иметь:— распечатку маршрута;
— посадочный талон пассажира (его отрывную часть);
— расчетный документ, подтверждающий приобретение билета (т. е. оплату его стоимости).
Во всяком случае, имея в наличии все эти три подтверждающих документа, налогоплательщики будут чувствовать себя увереннее.
Уточним. Если оплата за электронные авиабилеты осуществляется:
— безналичным способом (с текущего счета предприятия), то соответствующим подтверждающим расчетным документом в этом случае будет выступать платежное поручение;
— c помощью банковской платежной карточки (корпоративной или личной — в случае если на нее, к примеру, перечислен работнику аванс на командировку) — чек банкомата, квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов платежной карточкой или выписка по карточному счету, заверенная подписью и печатью банковского учреждения (согласно
п. 4.4 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137, чек банкомата, квитанция платежного терминала, слип имеют статус первичного документа клиента, по которому выполнена операция и могут использоваться во время урегулирования спорных вопросов между клиентом и эмитентом);— наличным способом — чек РРО (заметим: хотя согласно
п. 4 ст. 9 Закона об РРО РРО и расчетные книжки разрешается не применять при продаже проездных и перевозочных документов с применением бланков строгого учета на авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов (т. е. проездных билетов), однако в данном случае — при оформления «нестрогого» билета электронным способом — без РРО не обойтись).Таким образом, по возвращении из командировки до окончания третьего банковского дня после ее завершения подотчетное лицо составляет и подает авансовый отчет, приложив к нему в качестве подтверждающих расходы на проезд распечатку маршрута вместе с отрывной частью посадочного талона пассажира, а также соответствующий расчетный документ, подтверждающий покупку электронного авиабилета. Такое документальное подтверждение дорожных расходов служит основанием для отнесения расходов на проезд (в составе командировочных) в налоговом учете в состав валовых расходов (при условии связи командировки с хозяйственной деятельностью).
Если же для командированного работника билеты на проезд заранее приобретались предприятием, например, по безналичному расчету (в результате чего соответственно такие расходы на проезд не вошли в состав подотчетных командировочных сумм — по сути не стали фактическими расходами на проезд командированного лица согласно
п.п.5.4.8 Закона о налоге на прибыль), то по нашему мнению, по возвращении из командировки в авансовом отчете такие проездные расходы не отражаются. Однако при этом соответствующие подтверждающие документы (распечатку маршрута и посадочный талон) работник предоставляет в бухгалтерию предприятия, и они являются основанием для отражения расходов на проезд в учете.А теперь рассмотрим пример.
Пример.
Работнику, направляемому в командировку для решения производственных (административных) вопросов, предприятие приобрело электронные авиабилеты на прямой и обратный рейсы Харьков — Киев и Киев — Харьков стоимостью 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.). Стоимость билетов оплачена по безналичному расчету (платежным поручением). По возвращении из командировки работник предоставил в бухгалтерию предприятия подтверждающие проезд документы: распечатку маршрута вместе с отрывной частью посадочного талона. Документом, подтверждающим оплату стоимости проезда, в данном случае служит платежное поручение.В учете расходы на проезд командированного работника отразятся следующим образом:
Приобретение электронных билетов
| Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Приобретен электронный авиабилет для командированного работника (стоимость билета оплачена по безналичному расчету с текущего счета предприятия платежным поручением) | 631 | 311 | 600 | — | 500* |
| 2. Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии налоговой накладной) | 641 | 644 | 100** | — | — |
| 3. По завершении командировки на основании подтверждающих документов: | |||||
| — стоимость проезда отнесена в состав административных расходов | 92 | 631 | 500 | — | — |
| — отражена сумма НДС** | 644 | 631 | 100 | — | — |
| * Поскольку билеты в данном случае приобретались предприятием для командируемого работника по безналичному расчету, то считаем, что валовые расходы возникают в общем порядке по правилу первого события. ** Перечислив предоплату, отразить налоговый кредит по НДС предприятие сможет только при наличии налоговой накладной. Заметим также: согласно п.п. 7.2.6 Закона об НДС основанием для отражения налогового кредита без налоговой накладной может служить, в частности, транспортный билет, содержащий общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца, за исключением тех, форма которых установлена международными стандартами. И хотя электронный билет является транспортным билетом, с учетом отношения к распечатке маршрута контролирующих органов, для спокойного отражения налогового кредита по НДС налогоплательщику лучше все же получить налоговую накладную. | |||||
Ж/д билеты
Вместе с тем возможность приобретать билеты современным (электронным) способом — с помощью Интернета — потихоньку охватывает и другие виды транспорта. На очереди —
железнодорожный транспорт, где электронные возможности внедряются постепенно, шаг за шагом.Здесь вначале было введено
бронирование железнодорожных билетов через Интернет (или так называемое резервирование свободных мест через Интернет). С Правилами такого резервирования можно ознакомиться, например, на сайте http://www.pz.gov.ua/login/rezerv.php. В данном случае пассажир сначала с помощью Интернета оформляет бронь-заказ необходимых ему билетов, оплачивает через Интернет услуги по бронированию, а потом выкупает зарезервированные места (получая билеты на руки) в железнодорожных кассах.Недавно Кабмин (
постановление КМУ от 11.02.2009 г. № 80) внес очередные изменения в «железнодорожный» Порядок № 252, узаконив электронную продажу ж/д билетов. При этом параллельно вступили в силу «электронные» изменения в Правила № 1196, внесенные приказом Минтранса Украины от 03.11.2008 г. № 1333.Отныне
п. 2.34 Правил № 1196 предусматривает, что продажа проездных документов может осуществляться как билетными кассами, так и через сеть Интернет. При этом через сеть Интернет могут продаваться (1) билеты с отложенной печатью и (2) электронные проездные документы. Оплата стоимости проездных документов производится при заказе с помощью платежных карточек, а сам заказ проездных документов при этом осуществляется следующим образом:— в первом случае — при заказе через Интернет проездного документа с отложенной печатью пассажиру выдается распечатка — подтверждение заказа проездного документа, на основании которой в любое время до отправления поезда кассой или пунктом продажи
оформляется проездной документ на соответствующем бланке;— во втором случае — при заказе через Интернет электронного проездного документа проездной документ на бланке не печатается, а полученный пассажиром пароль (защитный код), распечатанный на бумаге, подтверждает факт получения средств перевозчиком без распечатывания. При этом пароль (защитный код), который формируется автоматизированной системой бронирования, будет вводиться в соответствующее устройство проводником вагона для подтверждения факта оплаты стоимости проезда.
Вместе с тем пока на практике внедряется только первый способ —
заказ билетов с отложенной печатью, являющийся следующим этапом постепенного перехода на электронные билетные покупки. А вот применение электронных проездных документов, требующее решения технических вопросов по внедрению данных услуг, планируется ввести чуть позже — с 01.09.2009 г. (п. 2 приказа Минтранса Украины от 03.11.2008 г. № 1333).Итак, как видим, пока (и в случае электронного бронирования билетов, и в случае их отложенной печати) пассажир в конечном итоге все равно получает железнодорожный
билет на руки. А значит, в учетных целях по железнодорожным поездкам пока все остается как обычно: расходы по бронированию (на основании подтверждающего расчетного документа — к примеру, платежного поручения или выписки карточного счета) и расходы на проезд (на основании ж/д билета) в составе командировочных расходов включаются в валовые расходы (при условии связи поездки с хозяйственной деятельностью).Очевидно, учетные «железнодорожные» вопросы (аналогичные ситуации с продажей электронных
авиабилетов) могут появиться у бухгалтеров чуть позже, с внедрением следующего этапа — покупки электронных (безбумажных) проездных документов через Интернет, который, как отмечалось, отодвинут на сентябрь. Конечно, время покажет, как будут развиваться «железнодорожные» события в дальнейшем, однако полагаем, что и в этом случае схема действий по документальному подтверждению железнодорожной поездки будет аналогична ситуации с воздушными перевозками. А значит, все вышесказанное об электронных билетах при авиаперевозках можно будет взять на вооружение и в железнодорожном случае.Ну и конечно, надеемся, что окончательную стратегию в отношении учетного подхода в этом вопросе выработают и контролирующие органы, которые в эпоху развития современных технологий не будут усложнять порядок документального подтверждения «электронных» поездок и вынуждать налогоплательщиков (в силу учетно-оформительских вопросов) отказываться от такой удобной возможности покупки билетов — через Интернет.
