Придбаваємо електронні квитки через Інтернет
В епоху сучасних технологій кожний пасажир сьогодні має зручну можливість оперативно вирішити супутні будь-якій поїздці переддорожні справи — замовити квитки через Інтернет. Скористатися такою послугою можуть і підприємства, що направляють у відрядження своїх працівників. Разом із тим бухгалтера в цьому випадку, звісно ж, зацікавить порядок підтвердження та обліку таких електронних дорожніх витрат. Про це ми і поговоримо.
Ніна КОСТЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Для кожної зі сторін (пасажирів та перевізників) оформлення квитків електронним способом має свої переваги. Так, для пасажирів це насамперед можливість оперативно вирішити квиткове питання — самостійно і без посередників вибрати необхідний маршрут та здійснити оплату за нього, уникнувши тим самим черг до квиткових кас і заощадивши час та гроші; до того ж придбані таким чином проїзні документи неможливо втратити. Щодо перевізників, то вони при цьому мають свою вигоду — можливість зменшити витрати (скоротити витрати на випуск паперових квиткових бланків), а також прискорити процеси продажів. Тому недивно, що електронний спосіб продажу квитків у учасників перевізного процесу користується все більшою популярністю. Насамперед він прижився на повітряному транспорті, де можливість оформлення електронного авіаквитка стала вже звичайною справою, що, до речі, підкріплено і відповідними нормами законодавства.
Так, звернувшись до «повітряних»
Правил № 187 (розділ 3), знаходимо там такі визначення понять:—
квиток — документ, що має назву «Пасажирський квиток або багажна квитанція», у тому числі електронний квиток, виданий перевізником (його агентом), що включає умови договору перевезення і повідомлення, разом з польотними та пасажирськими купонами;—
електронний квиток — електронний документ, який уключає роздрук маршруту, електронні купони і, у разі використання, документ для посадки (документом для посадки є посадковий талон, який видається пасажиру в аеропорту при реєстрації);—
електронний купон — частина електронного квитка, яка використовується для перевезення на відповідному рейсі, або інший документ, який його замінює, що зберігається в базі даних автоматизованої системи бронювання перевізника;—
роздрук маршруту — документ (документи), який перевізник видає пасажиру, який подорожує за електронним квитком, і в якому містяться прізвище пасажира, інформація щодо рейсу та повідомлення.При цьому згідно з
п. 26.3 Правил № 187 перевізник при продажу квитків зобов'язаний повідомити пасажиру таку інформацію:— насамперед, «повітряні»
Правила № 187;— Правила перевізника щодо здійснення перевезень пасажирів і багажу — на паперових носіях у вигляді пам'ятки для пасажира (а в разі продажу перевезення on-line через систему Інтернет — в електронному вигляді через сайт, за допомогою якого здійснюється бронювання перевезень);
— вартість перевезення за відповідним маршрутом (повідомляється усно в пункті продажу квитків при бронюванні, а в разі продажу перевезень on-line через систему Інтернет — в електронному вигляді через сайт, за допомогою якого здійснюється бронювання перевезень, або шляхом зазначення необхідної інформації в роздруку маршруту);
— вартість, умови та обмеження при перевезенні за спеціальним тарифом (повідомляється усно при бронюванні, а в разі застосування електронного квитка — через сайт, за допомогою якого здійснюється бронювання);
— адміністративні формальності при подорожуванні за відповідним маршрутом (усно при бронюванні);
— межі відповідальності перевізника при перевезенні пасажира та багажу — у квитку або роздруку маршруту.
— суми компенсації за затримку в перевезенні (усно в представництві перевізника (його агента), в аеропорту в разі затримки в перевезенні);
— заборонені до перевезення речі та товари — у квитку або роздруку маршруту.
Як бачимо, «повітряні»
Правила № 187 цілком вільно оперують «електронними» поняттями, визнаючи електронний авіаквиток таким самим повноцінним та законним документом, рівноправним квитку паперовому, який так само свідчить про укладення договору перевезення і за яким так само у звичайному порядку надаються перевізні послуги. До речі, аналогічні «електронні» визначення можна знайти і в наказі Державної авіаційної адміністрації « Про впровадження електронних перевізних документів» від 20.01.2009 р. № 37.На процедурі придбання електронних авіаквитків зараз не зупинятимемося (докладно з нею, а також з іншими цікавими та супутніми цій темі питаннями можна ознайомитися у статті «Як подорожувати за допомогою Інтернету, не виходячи з офісу» // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 93), а перейдемо до питань облікових.
Підтверджуючі документи
Отже, електронний авіаквиток — це електронна версія паперового авіаквитка, що містить (так само, як і звичайний паперовий квиток) інформацію про пасажира та маршрут його прямування. Єдина його відмінність від паперового полягає в тому, що такий авіаквиток пасажиру безпосередньо
не видається, а зберігається у вигляді електронного запису в комп'ютерній системі авіакомпанії (щоправда, оформивши електронний авіаквиток, пасажир при цьому все ж отримає на руки роздрук маршруту з посадковим талоном).У зв'язку з цим виникає запитання: як у цьому випадку здійснюється документальне оформлення операцій і які документи відрядженому працівнику при цьому (як такі, що підтверджують витрати на проїзд) слід додати до авансового звіту? Адже для відображення операцій в обліку, як відомо, необхідні первинні документи.
Великою мірою, у цьому випадку таким підтверджуючим документом міг би бути
роздрук маршруту (який, по суті, і відіграє роль проїзного квитка в цій ситуації). Так, роздрук маршруту є підтвердженням того, що електронний квиток було оформлено (тобто видається пасажирові на підтвердження факту придбання електронного авіаквитка), і, зокрема, містить відомості про:— пасажира (прізвище, ім'я, по батькові, номер та серія документа, що засвідчує особу);
— перевізника (найменування та/або код);
— рейс (номер, дату та час відправлення, пункти відльоту/прильоту);
— тариф (уключаючи податки та збори, а також загальну суму оплати із зазначенням форми оплати).
При цьому він може надаватися пасажиру різними способами: на звичайному папері, факсом, електронною поштою тощо.
Таким чином, роздрук маршруту, що є
складовою частиною електронного квитка та служить підтвердженням факту його придбання, після повернення працівника з відрядження, по суті, і відіграє роль документа, що підтверджує здійснення перевезення (фактично — виконує функцію транспортного квитка). Однак мати в наявності тільки його, як показує практика, у цьому випадку не достатньо. Адже свої умови з цього приводу, що в цьому разі також має бути враховано, висуває і «відряджувальна» Інструкція № 59.Так, згідно з
п. 1.7 розділу I Інструкції № 59 витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків та користуванням постільними речами в поїздах, а також страхових платежів на транспорті. При цьому витрати на відрядження може бути відшкодовано лише за наявності оригіналів документів, що підтверджують вартість понесених витрат, зокрема, транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій) (п. 1.12 розділу I Інструкції № 59). А от витрати, не підтверджені відповідними документами, не відшкодовуються. Схожа норма про обов'язковість документального підтвердження витрат на відрядження для їх віднесення до валових витрат (і, зокрема, підтвердження витрат на проїзд транспортними квитками або транспортними рахунками (багажними квитанціями)) міститься й у «відряджувальному» п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.Однак
при цьому в абзаці шостому розділу «Загальні положення» Інструкції № 59 зазначається: підтверджуючими документами є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та Закону про податок на прибуток. Як відомо, статус таких (тобто розрахункових) документів мають чек РРО, розрахункова квитанція, товарний чек, проїзний документ тощо, а у випадках надання послуг без застосування РРО — квитанція прибуткового касового ордера (якщо ж розрахунки, наприклад, здійснюються безготівковим способом — платіжне доручення, виписка за картковим рахунком).Разом із тим Мінфін, схоже, не вважає роздрук маршруту повноцінним розрахунковим
проїзним документом, достатнім для підтвердження дорожніх витрат. У всякому разі, саме на це зверталася увага в листі Мінфіну України від 10.01.2008 р. № 31-18030-07-21/147 (див. с. 42 ), де розглядалася ситуація з придбанням електронних авіаквитків. Як зазначалося в листі, роздрук маршруту не є документом, що підтверджує вартість понесених працівником витрат на проїзд, і тому не може бути підставою для відшкодування таких витрат. Тому, як роз'яснювалося в листі, крім роздруку маршруту, необхідно також мати в наявності ще й розрахунковий документ, що підтверджує оплату вартості проїзду. Пізніше в листі від 02.03.2009 р. № 31-34000-10-25/5704 (див. с. 44 ), звертаючи увагу на те, що електронний авіаквиток не складається на бланках суворого обліку та згідно із Законом про РРО не віднесений до переліку розрахункових або платіжних документів, Мінфін, як і раніше, вказував на необхідність підтвердження «електронної» поїздки відповідними розрахунковими документами, уже зазначаючи, щоправда, що до авансового звіту в цьому випадку працівнику слід додати (як таку, що підтверджує факт проїзду) відривну частину посадкового талона пасажира.Із роз'яснень податківців з цього питання можна відзначити
лист ДПАУ від 16.02.2009 р. № 1300/6/17-0716 (див. с. 43 ), що не вносить будь-якої ясності . У ньому, посилаючись на норми Інструкції № 59 і також указуючи на необхідність підтвердження витрат на відрядження оригіналами первинних документів, податківці водночас зазначали, що електронний документ згідно зі ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 г № 851-IV при цьому може бути створений, переданий, збережений та перетворений електронними засобами у візуальну форму. У свою чергу, візуальною формою подання електронного документа, як роз'яснювалося в листі, є відображення даних, які він містить, електронними способами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною. Конкретнішою в цьому сенсі була консультація працівників податкових органів у газеті «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2008, № 36, де зазначалося: документами, що підтверджують валові витрати в разі придбання авіаквитка в електронній формі, є роздрук маршруту, документ на посадку (посадковий талон) та документ, що підтверджує оплату вартості авіаквитка.Отже, з урахуванням викладеного, щоб уникнути спорів з перевіряючими, як
підтверджуючі документи в цьому випадку краще мати:— роздрук маршруту;
— посадковий талон пасажира (його відривну частину);
— розрахунковий документ, що підтверджує придбання квитка (тобто оплату його вартості).
У всякому разі, маючи в наявності всі ці три підтверджуючі документи, платники податку відчуватимуть себе впевненіше.
Уточнимо. Якщо оплата за електронні авіаквитки здійснюється:
— безготівковим способом (з поточного рахунка підприємства), то відповідним підтверджуючим розрахунковим документом у цьому випадку буде платіжне доручення;
— за допомогою банківської платіжної картки (корпоративної або особистої — у разі якщо, на неї, наприклад, перераховано працівнику аванс на відрядження) — чек банкомату, квитанція платіжного терміналу про оплату вартості квитків платіжною карткою або виписка за картковим рахунком, завірена підписом та печаткою банківської установи (згідно з
п. 4.4 Положення про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою Правління НБУ від 19.04.2005 р. № 137, чек банкомату, квитанція платіжного терміналу, сліп мають статус первинного документа клієнта, за яким виконано операцію, і можуть використовуватися під час урегулювання спірних питань між клієнтом та емітентом);— готівковим способом — чек РРО (зауважимо: хоча згідно з
п. 4 ст. 9 Закону про РРО РРО та розрахункові книжки дозволяється не застосовувати при продажу проїзних та перевізних документів із застосуванням бланків суворого обліку на авіаційному транспорті з оформленням розрахункових та звітних документів (тобто проїзних квитків), однак у цьому випадку — при оформленні «несуворого» квитка електронним способом — без РРО не обійтися).Таким чином, після повернення з відрядження до закінчення третього банківського дня після його завершення підзвітна особа складає та подає авансовий звіт, додавши до нього (як підтверджуючі витрати на проїзд) роздрук маршруту разом з відривною частиною посадкового талона пасажира, а також відповідний розрахунковий документ, що підтверджує придбання електронного авіаквитка. Таке документальне підтвердження дорожніх витрат є підставою для віднесення витрат на проїзд (у складі витрат на відрядження) у податковому обліку до складу валових витрат (за умови зв'язку відрядження з господарською діяльністю).
Якщо ж для відрядженого працівника квитки на проїзд заздалегідь придбавалися підприємством, наприклад, за безготівковим розрахунком (у результаті чого відповідно такі витрати на проїзд не ввійшли до складу підзвітних відряджувальних сум — по суті, не стали фактичними витратами на проїзд відрядженої особи згідно з
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток), то, на нашу думку, після повернення з відрядження в авансовому звіті такі проїзні витрати не відображаються. Однак при цьому відповідні підтверджуючі документи (роздрук маршруту та посадковий талон) працівник подає до бухгалтерії підприємства, і вони є підставою для відображення витрат на проїзд в обліку.А тепер розглянемо приклад.
Приклад.
Працівнику, який направляється у відрядження для вирішення виробничих (адміністративних) питань, підприємство придбало електронні авіаквитки на прямий та зворотний рейси Харків-Київ і Київ-Харків вартістю 600 грн. (у тому числі ПДВ — 100 грн.). Вартість квитків сплачено за безготівковим розрахунком (платіжним дорученням). Після повернення з відрядження працівник подав до бухгалтерії підприємства підтверджуючі проїзд документи: роздрук маршруту разом з відривною частиною посадкового талона. Документом, що підтверджує оплату вартості проїзду, у цьому випадку є платіжне доручення.В обліку витрати на проїзд відрядженого працівника відобразяться так:
Придбання електронних квитків
| Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Придбано електронний авіаквиток для відрядженого працівника (вартість квитка сплачена за безготівковим розрахунком з поточного рахунка підприємства платіжним дорученням) | 631 | 311 | 600 | — | 500* |
| 2. Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності податкової накладної) | 641 | 644 | 100** | — | — |
| 3. Після завершення відрядження на підставі підтверджуючих документів : |
|
|
|
|
|
| — вартість проїзду віднесено до складу адміністративних витрат | 92 | 631 | 500 | — | — |
| — відображено суму ПДВ** | 644 | 631 | 100 | — | — |
| * Оскільки квитки в цьому випадку придбавалися підприємством для відрядженого працівника за безготівковим розрахунком, вважаємо, що валові витрати виникають у загальному порядку за правилом першої події. ** Перерахувавши передоплату, відобразити податковий кредит з ПДВ підприємство зможе лише за наявності податкової накладної. Зауважимо також: згідно з п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ підставою для відображення податкового кредиту без податкової накладної може бути, зокрема, транспортний квиток, що містить загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, за винятком тих, форму яких установлено міжнародними стандартами. І хоча електронний квиток є транспортним квитком, із урахуванням ставлення до роздруку маршруту контролюючих органів, для спокійного відображення податкового кредиту з ПДВ платнику податку краще все ж отримати податкову накладну. | |||||
Залізничні квитки
Разом із тим можливість придбавати квитки сучасним (електронним) способом — за допомогою Інтернету — потроху охоплює й інші види транспорту. На черзі —
залізничний транспорт, де електронні можливості запроваджуються поступово, крок за кроком.Тут спершу було введено
бронювання залізничних квитків через Інтернет (або так зване резервування вільних місць через Інтернет). Із Правилами такого резервування можна ознайомитися, наприклад, на сайті http://www.pz.gov.ua/login/rezerv.php. У цьому випадку пасажир спершу за допомогою Інтернету оформляє броню-замовлення необхідних йому квитків, оплачує через Інтернет послуги з бронювання, а потім викуповує зарезервовані місця (отримуючи квитки на руки) у залізничних касах.Нещодавно Кабмін (
постанова КМУ від 11.02.2009 р. № 80) уніс чергові зміни до «залізничного» Порядку № 252, узаконивши електронний продаж залізничних квитків. При цьому паралельно набрали чинності «електронні» зміни до Правил № 1196 (унесені наказом Мінтрансу України від 03.11.2008 р. № 1333).Відтепер у
п. 2.34 Правил № 1196 передбачено, що продаж проїзних документів може здійснюватися як квитковими касами, так і через мережу Інтернет. При цьому через мережу Інтернет можуть продаватися (1) квитки з відкладеним друком та (2) електронні проїзні документи. Оплата вартості проїзних документів здійснюється при замовленні за допомогою платіжних карток, а власне замовлення проїзних документів при цьому здійснюється так:— у першому випадку — при замовленні через Інтернет проїзного документа з відкладеним друком — пасажиру видається роздрук — підтвердження замовлення проїзного документа, на підставі якого в будь-який час до відправлення поїзда касою або пунктом продажу
оформляється проїзний документ на відповідному бланку;— у другому випадку — при замовленні через Інтернет електронного проїзного документа — проїзний документ на бланку не друкується, а отриманий пасажиром пароль (захисний код), роздрукований на папері, підтверджує факт отримання коштів перевізником без роздруковування. При цьому пароль (захисний код), який формується автоматизованою системою бронювання, вводитиметься у відповідний пристрій провідником вагону для підтвердження факту оплати вартості проїзду.
Разом із тим поки що на практиці впроваджується тільки перший спосіб —
замовлення квитків з відкладеним друком, що є наступним етапом поступового переходу на електронні придбання квитків. А от застосування електронних проїзних документів (що потребує вирішення технічних питань щодо впровадження цих послуг) планується ввести дещо пізніше — з 01.09.2009 р. (п. 2 наказу Мінтрансу України від 03.11.2008 р. № 1333).Таким чином, як бачимо, поки що (і в разі електронного бронювання квитків, і в разі їх відкладеного друку) пасажир зрештою так само отримує залізничний
квиток на руки. А отже, в облікових цілях щодо залізничних поїздок поки що все залишається як завжди: витрати з бронювання (на підставі підтверджуючого розрахункового документа — наприклад, платіжного доручення або виписки карткового рахунка) та витрати на проїзд (на підставі залізничного квитка) у складі витрат на відрядження включаються до валових витрат (за умови зв'язку поїздки з господарською діяльністю).Очевидно, облікові «залізничні» питання (аналогічні ситуації з продажем електронних
авіаквитків) можуть з'явитися у бухгалтерів дещо пізніше, із впровадженням наступного етапу — придбання електронних (безпаперових) проїзних документів через Інтернет, який, як зазначалося, відсунуто на вересень. Звісно, час покаже, як розвиватимуться «залізничні» події в подальшому, однак, вважаємо, що і в цьому випадку схема дій з документального підтвердження залізничної поїздки буде аналогічною до ситуації з повітряними перевезеннями. А отже, усе викладене про електронні квитки при авіаперевезеннях можна буде взяти на озброєння і в залізничному випадку.Ну і, звичайно, сподіваємося, що остаточну стратегію щодо облікового підходу в цьому питанні вироблять і контролюючі органи, які в епоху розвитку сучасних технологій не ускладнюватимуть порядок документального підтвердження «електронних» поїздок і не змушуватимуть платників податку (через обліково-оформлювальні питання) відмовлятися від такої зручної можливості придбання квитків через Інтернет.
