Готовим авто к зиме: что в учете?
Предприятия, имеющие собственные или арендованные автомобили, с приближением холода начинают готовить их к зимнему периоду эксплуатации. Связана такая подготовка с дополнительными денежными расходами. Теперь представьте обычного бухгалтера среднего предприятия (не АТП, где все это налажено), к которому приходят просить деньги на подготовку авто к зиме: какие он должен поставить условия, на что обратить внимание, когда получит принесенные ему документы, как все это отразить в учете? Давайте рассмотрим ниже.
Александр ЗОЛОТУХИН, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»
Документы статьи
ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон № 2344
— Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III.Закон № 3353
— Закон Украины «О дорожном движении» от 30.06.93 г. № 3353-XII.П(С)БУ 7
— Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 27.04.2000 г. № 92.Инструкция № 291
— Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.Нормы № 488
— Эксплуатационные нормы среднего ресурса пневматических шин колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденные приказом Минтранса от 20.05.2006 г. № 488.Положение № 102
— Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.Правила № 792
— Правила предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобильных транспортных средств, утвержденные приказом Минтранса от 11.11.2002 г. № 792.
Обязательна ли подготовка авто к зиме?
Прежде всего отметим, что техническое обслуживание (ТО) — это комплекс операций или операция по поддержанию работоспособности или исправности изделия при использовании по назначению, хранении и транспортировке (
п. 1.3 Положения № 102). Причем ТО, которое выполняется для подготовки изделия к использованию в осенне-зимних или весенне-летних условиях, относится к сезонному ТО. Система ТО предусматривает в том числе сезонное ТО (п. 3.1 Положения № 102).Согласно
ст. 36 Закона № 3353 владельцы транспортных средств или эксплуатирующие их лица обязаны обеспечивать своевременное и в полном объеме проведение работ по их ТО и ремонту согласно нормативам, установленным производителями соответствующих транспортных средств.Следовательно, предприятие
обязано проводить работы по подготовке использования авто к зиме.
Кто должен готовить к зиме арендованное авто?
Согласно
п. 1 ст. 801 ГКУ поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии обязан наниматель (арендатор). Поэтому, если предприятие использует арендованные авто, именно оно и должно проводить подготовку его к зиме в том же порядке, что и собственное авто.
Какие виды работ, расходов следует осуществить для подготовки авто к зиме?
Такой перечень работ приводится в технической документации на автомобиль (как правило, это сервисная книжка). Ориентироваться можно также на
Примерный перечень операций сезонного ТО, приведенный в приложении В к Положению № 102:1.
Промыть систему охлаждения двигателя, топливный бак и продуть трубопроводы (осенью), радиаторы обогревателя кабины (кузова) и пускового подогревателя.2.
Проверить состояние и действие кранов системы охлаждения и сливных устройств в системах питания и тормозов.3.
Снять аккумуляторную батарею для подзарядки и откорректировать плотность электролита.4.
Снять карбюратор и топливный насос, промыть и проверить состояние и их работу на стенде (осенью).5.
Снять топливный насос высокого давления, промыть и проверить состояние и работу на стенде (осенью).6.
Снять прерыватель-распределитель, очистить, проверить его состояние и, при необходимости, отрегулировать на стенде.7.
Снять генератор и стартер, очистить, продуть внутреннюю полость, заменить изношенные детали и смазать подшипники.8.
Заменить масло в спидометровом оборудовании, проверить правильность опломбирования спидометра и его привода.9.
Проверить исправность датчика включения муфты вентилятора системы охлаждения, датчиков аварийных сигнализаторов в системах охлаждения и смазки двигателя.10.
Проверить работоспособность шторок радиатора, плотность дверей, окон, установить (снять) манжеты утепления.11.
Осуществить сезонную замену масел в соответствии с химмотологической картой.Во время сезонного ТО осуществляют в том числе операции по ежедневному ТО, ТО-1 и ТО-2. В целом сезонное ТО предусматривает комплекс работ по
осмотру различных систем авто, их диагностике, замене моторного масла, проверку работоспособности топливного, масляного и воздушного фильтров, свечей зажигания, замене летних шин на зимние и т. п.Из приведенного следует, что когда к бухгалтеру приходят просить средства на подготовку авто к зиме, он должен прежде всего:
1) спросить
, на какие конкретно виды работ и ценностей планируется израсходовать средства;2) проверить
, указаны ли такие виды работ, расходов в техдокументации к авто или в Примерном перечне для сезонного ТО.Если то, что просят, в соответствующем перечне отсутствует, просителям можно отказать в финансировании или же финансировать по другим статьям расходов, а не как сезонное ТО.
На некоторых предприятиях с целью контроля за расходованием средств применяется следующий порядок документирования получения разрешения на финансирование расходов. Ответственное за ТО лицо (механик, водитель и т. п.) на имя руководителя предприятия пишет в произвольной форме докладную записку, в которой обосновывает обязательность проведения сезонного ТО, указывает перечень работ и расходов, которые нужно осуществить, и необходимый размер финансирования всего и по каждому виду расходов. Бухгалтер и/или экономист ставит на этом документе свою согласительную визу, после чего документ визирует руководитель: «
БУХ. Оплатить указанные расходы при наличии счетов поставщиков и других первичных документов. Подпись. Дата.». В дальнейшем этот документ находится в бухгалтерии и выполняет функцию своеобразного плана финансирования. Ответственное за ТО лицо предоставляет в бухгалтерию счета на оплату указанных в документе расходов и бухгалтер (кассир, финансист и т. п.) их оплачивает.
Входят ли ремонтные работы в состав подготовки авто к зиме?
Как указывалось выше, во время сезонного ТО осуществляется осмотр различных систем авто. Во время такого осмотра могут быть обнаружены неисправности и авто будет подлежать ремонту. Однако
такие ремонты следует рассматривать отдельно от сезонного ТО. Например, для получения средств на ремонт ответственное за проведение ТО лицо предприятия должно получать отдельное разрешение руководителя и бухгалтера или другого лица.
Кто должен осуществлять комплекс операций по подготовке авто к зиме?
Если предприятие имеет соответствующих специалистов и оборудование, оно может подготовить авто к зиме самостоятельно. Хотя встречается это нечасто, поскольку в основном такие операции выполняются на сторонних СТО.
Какими документами подтверждается проведение сезонного ТО?
Если предприятие проводит ТО самостоятельно
, то все зависит от вида предприятия, принятой системы документирования и т. п. Преимущественно списанные на сезонное ТО запасы (масло, антифриз, фильтры и т. п.) списываются по акту произвольной формы. Акты составляются ответственным за проведение ТО лицом. Бухгалтер и/или экономист ставит на акте свою согласительную визу, после чего документ визирует руководитель. Оформленный таким образом документ передается в бухгалтерию для отражения в учете.Зарплата работников
, проводивших ТО, начисляется и проводится в учете на основании:— сдельщиков —
сдельных нарядов на проведение сезонного ТО (в целом или отдельных нарядов на проведение отдельных видов работ);— почасовиков —
табеля учета рабочего времени;— принятых на время выполнения работ по договору подряда —
договора подряда и акта передачи-приемки выполненных работ.Так же документируются произведенные самостоятельно ремонты авто. Ремонты желательно документировать отдельными документами*, хотя допускается составление одного документа, в котором ремонты выделены отдельно.
* Напоминаем, что зарплата работников, выполняющих ремонтные работы, может увеличить валовые расходы только в пределах 10-процентного лимита по правилам п.п. 8.7.1 Закона о налоге на прибыль, остальное пойдет на увеличение балансовой стоимости (см. письмо ГНАУ от 05.03.2008 г. № 4284/7/15-0317// «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 20).
Если ТО проводится сторонней СТО
, при проведении ТО, ремонта, их документировании следует соблюдать нормы Закона № 2344 (ст. 25 — ст. 27) и Правила № 792. Прежде всего оформляется наряд-заказ (приложение 1 к Правилам), который выполняет в том числе функции договора, и оформляется счет-фактура, на основании которого осуществляется оплата. Для работ по проведению сезонного ТО и ремонтных работ составляются отдельные наряды-заказы, счета и налоговые накладные (если СТО являются плательщиками НДС). Хотя в принципе может быть и один наряд-заказ. Если авто остается на ответственном хранении на СТО, дополнительно составляют в двух экземплярах (по одному каждой стороне) Акт передачи-приемки (приложение 2 к Правилам). Возврат авто также оформляют Актом передачи-приемки (приложение 3 к Правилам). В случае возникновения необходимости выполнения дополнительных работ, не предусмотренных договором (нарядом-заказом), составляется дефектная ведомость.Следовательно, ответственное за проведение ТО лицо должно передать в бухгалтерию для отражения в учете осуществления сезонного ТО
следующие документы:— наряд-заказ;
— счет-фактуру;
— налоговую накладную (если СТО являются плательщиками НДС);
— акты передачи-приемки (если авто оставалось на ответственном хранении на СТО).
Отражение расходов на подготовку авто к зиме в учете
Согласно общему правилу:
—
в налоговом учете расходы на проведение сезонного ТО относятся к валовым на основании п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль; ремонтные расходы в пределах 10-процентного лимита относятся к валовым расходам, а сверх такого лимита увеличивают балансовую стоимость группы 2 ОФ (п.п. 8.7.1 Закона о налоге на прибыль). НДС в указанных расходах относится к налоговому кредиту в общеустановленном порядке;—
в бухгалтерском учете как расходы по проведению сезонного ТО, так и ремонтные расходы относятся к расходам текущего периода — списываются на тот счет учета, куда списываются и все другие расходы по обслуживанию авто. Например, если проводится ТО и ремонт авто, используемого в административных целях, расходы списываются на счет 92 «Административные расходы».Правда, существуют определенные нюансы отражения в учете для некоторых видов расходов.
1. Замена масла
Согласно
п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль в валовые включаются только 50 % расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых авто. Следовательно, если при проведении сезонного ТО осуществляется замена масла (смазки) на легковых авто, стоимость такого масла включается в валовые расходы в размере 50 %.2. Замена летних шин на зимние
Отражение в учете
операций по установке зимних и демонтажу летних шин прямо зависит от того, как такие шины числятся в учете предприятия:— в составе стоимости автомобиля;
— отдельно в стоимости запасов или же только в аналитике (если такие шины уже эксплуатировались и их стоимость была отнесена на расходы в момент ввода в эксплуатацию).
Так, если предприятие устанавливает на автомобиль новые зимние шины, которые числятся в составе запасов и ранее не были в эксплуатации, то в момент их списания со склада и установки в
бухгалтерском учете их стоимость списывают на счет учета расходов, поскольку это расходы для поддержания объекта основных средств в рабочем состоянии (п. 15 П(С)БУ 7).При этом летние шины, еще годные для эксплуатации, при возврате на склад не будут принимать участия в перерасчете по
п. 5.9 Закона о налоге на прибыль, поскольку их стоимость была исключена из состава запасов в момент их установки на авто. Поэтому никаких корректировок в налоговом учете проводить не нужно. В бухгалтерском учете летние шины не восстанавливаются в составе запасов, поскольку их стоимость уже была отнесена на расходы в момент списания в эксплуатацию. Их возврат будет отражен только в аналитическом учете с занесением соответствующих записей в Карточки учета (по форме приложения 5 к Нормам № 488). Напомним, Карточка учета автомобильной шины оформляется на каждую отдельно приобретенную автошину, поступившую на предприятие. В Карточку учета автомобильной шины вносятся «личные данные» конкретной шины, все операции с ней, ее пробег, причины списания и т. п.Приведем и
другую точку зрения, касающуюся учета шин, согласно которой шины учитываются на субсчете 207 «Запасные части» до момента их списания ввиду непригодности, и только затем стоимость шин попадет в расходы, а не в момент установки на авто. Сторонники этой позиции говорят, что согласно Инструкции № 291 на субсчете 207 ведется учет в том числе автомобильных шин в запасе и обороте. Из этого следует, что для учета шин в запасе (на складе) и обороте (на авто в эксплуатации) к субсчету 207 следует открыть отдельные субсчета третьего и четвертого порядка или аналитические счета, например, соответственно, 207/1 и 207/2.Автомобильные шины, находящиеся на колесах и в запасе при автомобиле, которые учтены в цене автомобиля и включены в его инвентарную стоимость,
учитываются в составе основных средств. Вместе с тем, аналитический учет каждой шины (как приобретенных отдельно, так и приобретенных вместе с авто) до момента ее списания ведется в Карточках учета (по форме приложения 5 к Нормам № 488).Согласно
п. 3.19 Положения № 102 операции по замене на авто шин не относятся к реконструкции, модернизации, техническому перевооружению и другим видам улучшения авто. По своей сути сезонная замена шин относится к техническому обслуживанию автомобиля как операция по поддержанию его работоспособности в изменившихся дорожных условиях (см. п. 1.3 Положения № 102). Таким образом, в налоговом учете стоимость приобретенных шин и стоимость их замены относят к валовым расходам согласно п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль. Вместе с тем стоимость приобретенных шин принимает участие в перерасчете остатков запасов согласно п. 5.9 Закона о налоге на прибыль.При этом перерасчет по
п. 5.9 будет зависеть от выбранных предприятием правил бухучета. Так, если предприятие действует по первому варианту, т. е. списывает шины на расходы в периоде их установки на авто, то этим периодом и заканчивается перерасчет по п. 5.9. А если выбрали второй вариант — шины отражаются на балансе (на субсчете 207), пока они пригодны, то они и в дальнейшем продолжают принимать участие в перерасчете остатков запасов по п. 5.9 до факта их списания на расходы. В этом случае фактически уменьшение объекта обложения налогом на прибыль на стоимость автомобильных шин путем перерасчета остатков по п. 5.9 произойдет только во время их списания с баланса, когда они станут непригодными к эксплуатации.Мы являемся сторонниками первого варианта (который будет отражен в примере), но проверяющие на местах нередко предпочитают второй вариант (это и понятно, поскольку он «откладывает» валовые расходы). Поэтому в зависимости от того, насколько вы решительно настроены к дискуссии, окончательный выбор будет за вами.
Пример
. Предприятие приобрело 4 зимних шины стоимостью 1200 грн., в том числе НДС — 200 грн. для замены летних шин на легковом автомобиле, используемом для административных целей.Приобретенные шины переданы через ответственное за сезонное ТО лицо сторонней СТО, которая осуществила замену шин.
Стоимость проведенного сезонного ТО, включая замену шин, — 960 грн., в том числе НДС — 160 грн. Стоимость масла в составе стоимости ТО составила 70 грн. (без НДС).
Снятые с авто летние шины переданы на склад.
Кроме ТО, проведены ремонтные работы, стоимость которых составила 600 грн., в том числе НДС — 100 грн. Предприятие в налоговом учете превысило 10-процентный ремонтный лимит, поэтому указанные расходы увеличивают балансовую стоимость группы 2 ОФ.
Учет сезонного ТО
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | Приобретены зимние шины | 207 | 631 | 1000 | — | 1000* |
| 2 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 631 | 200 | — | — |
| 3 | Оплачены приобретенные шины | 631 | 311 | 1200 | — | — |
| 4 | Переданы зимние шины для замены | 92 | 207** | 1000 | — | — |
| 5 | Проведено сезонное ТО | 92 | 631 | 800 | — | 765*** |
| 6 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 631 | 160 | — | — |
| 7 | Проведены ремонтные работы | 92 | 631 | 500 | — | **** |
| 8 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 631 | 100 | — | — |
| 9 | Переданы летние шины на склад | — | — | ***** | — | — |
| 10 | Уплачено за ТО и ремонт (960 + 600) | 631 | 311 | 1560 | — | — |
| *Подлежит перерасчету по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль до момента установки на авто (но и другой вариант учета, согласно которому это момент списания с баланса, см. объяснение по тексту статьи). ** При втором варианте учета была бы сделана запись: Дт 207/2 — Кт 207/1. ***Стоимость масла относится к валовым расходам в размере 50 % (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль). Следовательно, к валовым относится стоимость ТО — 765 грн. (800 - (70 : 2)). ****На 500 грн. увеличивается стоимость группы 2 ОФ. ***** Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете эта операция не отражается. Учет шин ведется только в аналитике (сведения о возврате заносятся в Карточку учета автошины). При втором варианте учета была бы сделана запись: Дт 207/1 — Кт 207/2. | ||||||
Вот мы вам и напомнили важнейшие учетные особенности зимовки автомашин. Так что готовимся своевременно, учитываем грамотно и катаемся без препятствий. Хороших вам дорог!
