Готуємо авто до зими: що в обліку?
Підприємства, які мають власні чи орендовані авто, з наближенням холоду починають готувати їх до зимового періоду експлуатації. Пов’язана така підготовка з додатковими грошовими витратами. Тепер уявіть звичайного бухгалтера середнього підприємства (не АТП, де все це налагоджено), до якого приходять просити гроші на підготовку авто до зими: які він повинен поставити умови, на що звернути увагу, коли отримає принесені йому документи, як усе це відобразити в обліку? Давайте розглянемо це детальніше.
Олександр ЗОЛОТУХІН, консультант газети «Податки та бухгалтерський облік»
Документи статті
ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон № 2344
— Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.Закон № 3353
— Закон України «Про дорожній рух» від 30.06.93 р. № 3353-XII.П(С)БО 7
— Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 р. № 92.Інструкція № 291
— Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.Норми № 488
— Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансу від 20.05.2006 р. № 488.Положення № 102
— Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. № 102.Правила № 792
— Правила надання послуг з технічного обслуговування і ремонту автомобільних транспортних засобів, затверджені наказом Мінтрансу від 11.11.2002 р. № 792.
Чи обов’язкова підготовка авто до зими?
Перш за все зазначимо, що технічне обслуговування (ТО) — комплекс операцій чи операція щодо підтримки роботоздатності або справності виробу під час використання за призначенням, зберігання та транспортування (
п. 1.3 Положення № 102). Причому ТО, яке виконується для підготовки виробу до використання в осінньо-зимових чи весняно-літніх умовах, відноситься до сезонного ТО. Система ТО передбачає у тому числі сезонне ТО (п. 3.1 Положення № 102).Згідно зі
ст. 36 Закону № 3353 власники транспортних засобів або особи, які їх експлуатують, зобов’язані забезпечувати своєчасне і в повному обсязі проведення робіт щодо їх ТО і ремонту згідно з нормативами, установленими виробниками відповідних транспортних засобів.Отже, підприємство
зобов’язане проводити роботи з підготовки використання авто до зими.
Хто повинен готувати до зими орендоване авто?
Згідно з
п. 1 ст. 801 ЦКУ підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані зобов’язаний наймач (орендар). Тому якщо підприємство використовує орендовані авто, саме воно і повинне проводити підготовку його до зими, у такому самому порядку, як і власне авто.
Які види робіт, витрат слід здійснити для підготовки авто до зими?
Такий перелік робіт наводиться у технічній документації на авто (як правило, це сервісна книжка). Орієнтуватися можна також на
Примірний перелік операцій сезонного ТО, наведений у додатку В до Положення № 102:1.
Промити систему охолодження двигуна, паливний бак і продути трубопроводи (восени), радіатори опалювача кабіни (кузова) і пусковий підігрівач.2.
Перевірити стан і дію кранів системи охолодження і зливних пристроїв у системах живлення і гальм.3.
Зняти акумуляторну батарею для підзаряджування і відкоригувати густину електроліту.4.
Зняти карбюратор і паливний насос, промити та перевірити стан та їх роботу на стенді (восени).5.
Зняти паливний насос високого тиску, промити та перевірити стан і роботу на стенді (восени).6.
Зняти переривник-розподільник, очистити, перевірити його стан і за необхідності відрегулювати на стенді.7.
Зняти генератор і стартер, очистити, продути внутрішню порожнину, замінити зношені деталі та змастити підшипники.8.
Замінити оливу в спідометровому обладнанні, перевірити правильність пломбування спідометра і його приводу.9.
Перевірити справність датчика включення муфти вентилятора системи охолодження, датчиків аварійних сигналізаторів у системах охолодження і змащування двигуна.10.
Перевірити роботоздатність шторок радіатора, щільність дверей, вікон, установити (зняти) чохли утеплення.11.
Здійснити сезонну заміну олив відповідно до хіммотологічної карти.Під час сезонного ТО здійснюють у тому числі операції з щоденного ТО, ТО-1 та ТО-2. Загалом сезонне ТО передбачає комплекс робіт з
огляду різних систем авто, їх діагностики, заміни моторної оливи, перевірку працездатності паливного, масляного та повітряного фільтрів, свічок запалення, заміни літніх шин на зимові тощо.Із наведеного випливає, що коли до бухгалтера приходять просити кошти на підготовку авто до зими, він повинен перш за все:
1) запитати
, на які конкретно види робіт та цінностей планується витратити кошти;2) перевірити
, чи вказані такі види робіт, витрат у техдокументації до авто чи в Примірному переліку для сезонного ТО.Якщо те, що просять, у відповідному переліку відсутнє, прохачам можна відмовити у фінансуванні. Або ж фінансувати за іншими статтями витрат, а не як сезонне ТО.
На деяких підприємствах з метою контролю за витрачанням коштів застосовується наступний порядок документування отримання дозволу на фінансування витрат. Відповідальна за ТО особа (механік, водій тощо) на ім’я керівника підприємства пише в довільній формі доповідну записку, в якій обгрунтовує обов’язковість проведення сезонного ТО, зазначає перелік робіт та витрат, що потрібно здійснити, та необхідний розмір фінансування всього та за кожним видом витрат. Бухгалтер та/чи економіст ставить на цьому документі свою погоджувальну візу, після чого документ візує керівник: «
БУХ. Оплатити зазначені витрати за наявності рахунків постачальників та інших первинних документів. Підпис. Дата.». Надалі цей документ знаходиться у бухгалтерії та є своєрідним планом фінансування. Відповідальна за ТО особа надає в бухгалтерію рахунки на оплату зазначених у документі витрат і бухгалтер (касир, фінансист тощо) їх оплачує.
Чи входять ремонтні роботи до складу підготовки авто до зими?
Як зазначалося вище, під час сезонного ТО здійснюється огляд різних систем авто. Під час такого огляду можуть бути виявлені несправності й авто підлягатиме ремонту. Однак
такі ремонти слід розглядати окремо від сезонного ТО. Наприклад, для отримання коштів на ремонт відповідальна за проведення ТО особа підприємства повинна отримувати окремий дозвіл керівника та бухгалтера чи іншої особи.
Хто повинен здійснювати комплекс операцій з підготовки авто до зими?
Якщо підприємство має відповідних фахівців та обладнання, воно може підготувати авто до зими самостійно. Хоча зустрічається це нечасто, тому здебільшого такі операції виконуються на сторонніх СТО.
Якими документами підтверджується проведення сезонного ТО?
Якщо підприємство проводить ТО самостійно
, то все залежить від виду підприємства, прийнятої системи документування тощо. Здебільшого списані на сезонне ТО запаси (олива, антифриз, фільтри тощо) списуються за актом довільної форми. Акти складаються відповідальною за проведення ТО особою. Бухгалтер та/чи економіст ставить на акті свою погоджувальну візу, після чого документ візує керівник. Оформлений таким чином документ передається в бухгалтерію для відображення в обліку.Зарплата працівників
, які проводили ТО, нараховується та проводиться в обліку на підставі:— відрядників —
відрядних нарядів на проведення сезонного ТО (загалом чи окремих нарядів на проведення окремих видів робіт);— почасовиків —
табеля обліку робочого часу;— прийнятих на час виконання робіт за договором підряду —
договору підряду та Акта приймання-передачі виконаних робіт.Так само документуються проведені самостійно ремонти авто. Ремонти бажано документувати окремими документами*. Хоча допускається складання одного документа, в якому ремонти виділено окремо.
* Нагадуємо, що зарплата працівників, які виконують ремонтні роботи, може збільшити валові витрати тільки в межах 10 % лімиту за правилами п.п. 8.7.1 Закону про податок на прибуток, решта піде на збільшення балансової вартості (див. лист ДПАУ від 05.03.2008 р. № 4284/7/15-0317// «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 20).
Якщо ТО проводиться сторонньою СТО
, при проведенні ТО, ремонту, їх документуванні слід дотримуватися норм Закону № 2344 (ст. 25 — 27) та Правил № 792. Перш за все оформляється наряд-замовлення (додаток 1 до Правил), яке виконує і функції договору, та оформляється рахунок-фактура, на підставі якого здійснюється оплата. Для робіт з проведення сезонного ТО та ремонтних робіт складаються окремі наряди-замовлення, рахунки та податкові накладні (якщо СТО є платником ПДВ). Хоча в принципі може бути й один наряд-замовлення. Якщо авто залишається на відповідальному збереженні на СТО, додатково складають у двох примірниках (по одному кожній стороні) Акт передання-прийняття (додаток 2 до Правил). Повернення авто також оформляють Актом передання-прийняття (додаток 3 до Правил). У разі виникнення необхідності виконання додаткових робіт, не передбачених договором (нарядом-замовленням), складається дефектна відомість.Отже, відповідальна за проведення ТО особа повинна передати в бухгалтерію для відображення в обліку здійснення сезонного ТО
такі документи:— наряд-замовлення;
— рахунок-фактуру;
— податкову накладну (якщо СТО є платником ПДВ);
— акти передання-прийняття (якщо авто залишалося на відповідальному збереженні на СТО).
Відображення витрат на підготовку авто до зими в обліку
За загальним правилом:
—
у податковому обліку витрати з проведення сезонного ТО відносяться до валових на підставі п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток; ремонтні витрати в межах десятивідсоткового ліміту відносяться на валові, а понад такий ліміт збільшують балансову вартість групи 2 ОФ (п.п. 8.7.1 Закону про податок на прибуток). ПДВ у зазначених витратах відноситься до податкового кредиту у загальновстановленому порядку;—
у бухгалтерському обліку як витрати з проведення сезонного ТО, так і ремонтні витрати, відносяться до витрат поточного періоду — списуються на той рахунок обліку, куди списуються й усі інші витрати з обслуговування авто. Наприклад, якщо проводиться ТО та ремонт авто, що використовується в адміністративних цілях, витрати списуються на рахунок 92 «Адміністративні витрати».Щоправда, існують певні нюанси відображення в обліку для деяких видів витрат.
1. Заміна оливи
Згідно з
п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток до валових включаються тільки 50 % витрат на придбання пально-мастильних матеріалів для легкових авто. Отже, якщо під час проведення сезонного ТО здійснюється заміна оливи (мастила) на легкових авто, вартість такої оливи включається до валових витрат в розмірі 50 %.2.Заміна літніх шин на зимові
Відображення в обліку
операцій з установлення зимових та демонтажу літніх шин напряму залежить від того, як такі шини значаться в обліку підприємства:— у складі вартості автомобіля;
— окремо у вартості запасів або ж тільки в аналітиці (якщо такі шини вже експлуатувалися та їх вартість було віднесено на витрати в момент уведення в експлуатацію).
Так, якщо підприємство встановлює на автомобіль нові зимові шини, що значаться у складі запасів і раніше не були в експлуатації, то в момент їх списання зі складу та встановлення
у бухгалтерському обліку їх вартість списують на рахунок обліку витрат. Адже це витрати для підтримання об’єкта основних засобів у робочому стані (п. 15 П(С)БО 7).При цьому літні шини, які ще годні для експлуатації, при поверненні на склад не братимуть участі у перерахунку за
п. 5.9 Закону про податок на прибуток, адже їх вартість було вилучено зі складу запасів у момент їх встановлення на авто. Тому жодних коригувань у податковому обліку проводити не потрібно. У бухгалтерському обліку літні шини не відновлюються у складі запасів, адже їх вартість уже було віднесено на витрати в момент списання в експлуатацію. Їх повернення знайде відображення тільки в аналітичному обліку із занесенням відповідних записів до карток обліку (за формою додатка 5 до Норм № 488). Нагадаємо, Картка обліку автомобільної шини оформлюється на кожну окремо придбану автошину, що надійшла на підприємство. До Картки обліку автомобільної шини вносяться «особисті дані» конкретної шини, усі операції з нею, її пробіг, причини списання тощо.Наведемо й
іншу точку зору відносно обліку шин, згідно з якою шини обліковуються на рахунку 207 «Запасні частини» до моменту їх списання з причини непридатності, і тільки тоді вартість шин потрапить до витрат, а не в момент установлення на авто. Прихильники цієї позиції говорять, що згідно з Інструкцією № 291 на рах. 207 ведеться облік, у тому числі автомобільних шин у запасі та обороті. З цього випливає, що для обліку шин у запасі (на складі) та обороті (на авто в експлуатації) до рахунку 207 слід відкрити окремі субрахунки третього й четвертого порядку чи аналітичні рахунки, наприклад, відповідно 207/1 та 207/2.Автомобільні шини, що є на колесах та в запасі при автомобілі, які враховані в ціні автомобіля та включені в його інвентарну вартість,
обліковуються у складі основних засобів. Разом з тим, аналітичний облік кожної шини (як придбаних окремо, так і тих, що придбані разом з авто) до моменту її списання ведеться в картках обліку (за формою додатка 5 до Норм № 488).Згідно з
п. 3.19 Положення № 102 операції щодо заміни на авто шин не належать до реконструкції, модернізації, технічного переозброєння та інших видів поліпшення авто. За своєю суттю сезонна заміна шин належить до технічного обслуговування автомобіля як операція з підтримання його працездатності в дорожніх умовах, що змінилися (див. п. 1.3 Положення № 102). Таким чином, у податковому обліку вартість придбаних шин та вартість їх заміни відноситься до валових витрат згідно з п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток. Разом з тим вартість придбаних шин бере участь у перерахунку залишків запасів за п. 5.9 Закону про податок на прибуток.При цьому перерахунок за
п. 5.9 буде залежати від обраних підприємством правил бухобліку. Так, якщо підприємство діє за першим варіантом, тобто списує шини на витрати в періоді їх установлення на авто, то цим періодом і закінчується перерахунок по п. 5.9. А якщо вибрали другий варіант — шини відображаються на балансі (на рах. 207) поки вони придатні, то вони й надалі продовжують брати участь у перерахунку залишків запасів за п. 5.9 до факту їх списання на витрати. У цьому випадку фактично зменшення об’єкта оподаткування податком на прибуток на вартість автомобільних шин через перерахунок залишків за п. 5.9 відбудеться лише під час їх списання з балансу, коли вони стануть непридатними до експлуатації.Ми прихильники першого варіанта (який буде відображено в прикладі), але перевіряючі на місцях нерідко віддають перевагу другому варіанту (це і зрозуміло, бо він «відкладає» валові витрати). Тому залежно від того, наскільки ви рішуче налаштовані до дискусії, остаточний вибір буде за вами.
Приклад
. Підприємство придбало 4 зимових шини вартістю 1200 грн., у тому числі ПДВ — 200 грн. для заміни літніх шин на легковому автомобілі, що використовується для адміністративних цілей.Придбані шини передані через відповідальну за сезонне ТО особу сторонній СТО, яка здійснила заміну шин.
Вартість проведеного сезонного ТО, включаючи заміну шин, — 960 грн., у тому числі ПДВ — 160 грн. Вартість оливи у складі вартості ТО склала 70 грн. (без ПДВ).
Зняті з авто літні шини передані на склад.
Окрім ТО, проведені ремонтні роботи, вартість яких склала 600 грн., у тому числі ПДВ — 100 грн. Підприємство в податковому обліку перевищило десятивідсотковий ремонтний ліміт, тому зазначені витрати збільшують балансову вартість групи 2 ОФ.
Облік сезонного ТО
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума,грн. | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | |||
| 1 | Придбано зимові шини | 207 | 631 | 1000 | — | 1000* |
| 2 | Відображено податковий кредит з ПДВ | 641 | 631 | 200 | — | — |
| 3 | Оплачено придбані шини | 631 | 311 | 1200 | — | — |
| 4 | Передано зимові шини для заміни | 92 | 207** | 1000 | — | — |
| 5 | Проведено сезонне ТО | 92 | 631 | 800 | — | 765*** |
| 6 | Відображено податковий кредит з ПДВ | 641 | 631 | 160 | — | — |
| 7 | Проведено ремонтні роботи | 92 | 631 | 500 | — | **** |
| 8 | Відображено податковий кредит з ПДВ | 641 | 631 | 100 | — | — |
| 9 | Передано літні шини на склад | — | — | ***** | — | — |
| 10 | Оплачено за ТО та ремонт (960 + 600) | 631 | 311 | 1560 | — | — |
| * Підлягає перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток до моменту встановлення на авто (але й інший варіант обліку, згідно з яким це момент списання з балансу, див. пояснення у тексті статті). ** За другим варіантом обліку було б зроблено запис Дт 207/2 — Кт 207/1. *** Вартість оливи відноситься до валових витрат у розмірі 50 % (п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток). Отже, до валових відноситься вартість ТО — 765 грн. (800 - (70 : 2)). **** На 500 грн. збільшується вартість групи 2 ОФ. ***** Ні в бухгалтерському, ні в податковому обліку ця операція не відображається. Облік шин ведеться тільки в аналітиці (відомості про повернення заносяться до Картки обліку автошини). За другим варіантом обліку було б зроблено запис Дт 207/1 — Кт 207/2. | ||||||
Ось ми і нагадали найважливіші облікові особливості зимування автомашин. Так що готуємось своєчасно, обліковуємо грамотно і катаємось без перешкод. Хороших вам доріг!
