Презентация как шаг к успеху
Для успешного продвижения товара на рынке и обеспечения его конкурентоспособности одного только высокого качества уже недостаточно. Без интереса покупателей и деловых партнеров к предлагаемым товарам теперь не обойтись. Для того чтобы сформировать этот интерес и достойно представить новую продукцию, и проводятся презентации. О документальном оформлении таких мероприятий и порядке их отражения в налоговом и бухгалтерском учете пойдет речь в предлагаемой публикации.
Марина САФРОНОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Презентация
(от англ. presentation — представление, предъявление) — это рекламное мероприятие по представлению средствам массовой информации, общественности или потенциальным потребителям чего-либо нового (например, проекта, продукции, товара).По своей экономической сути расходы на организацию и проведение презентаций близки к
представительским расходам, определение которых можно найти в приказе № 88. И хотя для хозрасчетных предприятий и организаций этот документ утратил силу, обращаться к нему все же можно (в связи с отсутствием толкования данного термина в других документах). Итак, согласно п. 1 приказа № 88 представительские расходы — это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, а также представителей прочих предприятий, которые прибыли по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.Проще говоря, представительскими расходами считаются расходы принимающей стороны, связанные с приемом и обслуживанием представителей других предприятий и организаций (как отечественных, так и зарубежных). К таким расходам могут относиться расходы на:
— проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина);
— транспортное обеспечение представителей;
— организацию культурной программы;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплату услуг переводчика, который не находится в штате предприятия;
— оплату номеров в гостиницах.
Прежде чем мы перейдем к порядку отражения всех этих расходов в налоговом и бухгалтерском учете, вначале уделим внимание вопросам их документального оформления.
Документальное оформление
Ни для кого не секрет, что любая хозяйственная операция в деятельности предприятия должна оформляться первичным документом. Организация презентаций не является исключением. Без правильно составленных первичных документов, подтверждающих рекламный характер презентации, предприятие просто не сможет включить связанные с ней расходы в состав валовых. Перечислим, какие документы должны быть оформлены в ходе презентации:
1)
приказ о проведении презентации, в котором необходимо указать дату и место ее проведения, круг лиц, ответственных за организацию и выполнение подготовительных работ, сроки их выполнения, порядок получения денежных средств и предоставления отчета о ходе проведенного мероприятия и его результатах;2)
программа проведения презентации, в которой шаг за шагом необходимо расписать весь ход рекламного мероприятия. Это позволит доказать рекламную направленность каждой статьи расходов и, как следствие, их связь с хозяйственной деятельностью;3)
смета предполагаемых расходов. Составляется она на основании программы проведения презентации с указанием плановых статей расходов. К смете следует приложить договоры с перевозчиками, заведениями ресторанного хозяйства и т. д.;4) по окончании презентации ответственные лица составляют
отчет о ее проведении с указанием фактических расходов.Кроме всех этих перечисленных документов, в наличии должны быть счета, платежные поручения, накладные, акты выполненных работ и прочее. О требованиях к их оформлению мы писали в статье «Первичная документация: что необходимо знать о ней», опубликованной в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 19.
Приведем пример составления приказа о проведении презентации и сметы расходов.
ООО «София»
Приказ
| 01.10.2009 г. | г. Харьков | № 89 |
О проведении презентации отделочных материалов
С целью продвижения отделочных материалов на рынке и заключения контрактов на поставку продукции на 2010 год приказываю:
1. Провести презентацию отделочных материалов 05.11.2009 г. в главном офисе ООО «София», расположенном по адресу: просп. Московский, д. 154.
2. Назначить ответственным за проведение презентации Смирнова Р. Г., начальника отдела маркетинга ООО «София». Предоставить на утверждение Петрову В. Д., коммерческому директору, программу презентации в срок до 12.10.2009 г.
3. Кирилюк Л. М., главному бухгалтеру, на основании программы презентации представить на утверждение Прохорову Н. К., генеральному директору, смету расходов на проведение презентации в срок до 15.10.2009 г.
4. Оплату расходов производить в рамках сметы по безналичному расчету.
5. Оформить результаты презентации актом установленной формы не позднее 09.11.2009 г. и представить Петрову В. Д., генеральному директору, для утверждения.
6. Контроль за исполнением приказа поручить Смирнову Р. Г., начальнику отдела маркетинга.
Генеральный директор Прохоров Н. К.
| С приказом ознакомлены: | ____________________ | (Смирнов Р. Г.) |
| (Петров В. Д.) | ||
| (Кирилюк Л. М.) |
Утверждаю:
Генеральный директор
Прохоров Н. К.
М.П.
Смета расходов на проведение презентации отделочных материалов
05.11.2009 г.
| № п/п | Статья расходов | Сумма, грн. |
| 1 | Буфетное обслуживание во время презентации в офисе | 1800 грн. |
| 2 | Культурная программа (музыкальное сопровождение) | 2400 грн. |
| 3 | Транспортное обеспечение | 600 грн. |
| 4 | Оформление зала | 1200 грн. |
|
| Итого: | 6000 грн. |
| Главный бухгалтер | Кирилюк Л. М. |
Налоговый учет
Налог на прибыль
. В Законе о налоге на прибыль расходы, связанные с организацией и проведением презентаций, упоминаются сразу в двух подпунктах — пп. 5.3.1 и 5.4.4. Первый из них запрещает относить в состав валовых расходов траты на презентации, не связанные с ведением хозяйственной деятельности. А второй подпункт содержит исключение из этого правила в отношении названных расходов, но только если они осуществляются в рекламных целях. На это, кстати, обращали внимание и представители главного налогового ведомства в письме от 07.03.2000 г. № 1159/6/15-1116, где, в частности, было сказано следующее: увеличение валовых расходов на сумму расходов, осуществленных в связи с организацией и проведением приемов (презентаций) в установленных рамках, возможно только в случае, если эти расходы связаны с проведением ее рекламной деятельности, цель которой — прямое или опосредованное получение прибыли, и которую можно четко идентифицировать как рекламу.Напомним, что рекламой, в понимании
Закона о рекламе, является информация о лице или товаре, распространенная в любой форме и любым способом и предназначенная сформировать или поддержать осведомленность потребителей рекламы и их интерес в отношении таких лица или товара. Получается, что презентация будет иметь рекламный характер, если на ней будут представлена продукция, выпускаемая предприятием, а также предлагаемые им товары или услуги.Учитывая требование
Закона о налоге на прибыль о рекламной направленности презентации, предприятию следует уделить большое внимание правильности оформления подтверждающих документов, о которых мы уже говорили выше. Из них должно быть четко видно, что презентация проводится именно в рекламных целях (продвижение нового товара на рынке, заключение договоров на поставку товара и т. п.).Имея в наличии все необходимые документы, предприятие вправе рассчитывать на валовые расходы.
Вот только нужно помнить, что размер таких расходов Законом о налоге на прибыль ограничен. Согласно второму абзацу п.п. 5.4.4 этого Закона он не может превышать 2 % налогооблагаемой прибыли налогоплательщика за предыдущий отчетный (налоговый) год (т. е. 2 % показателя строки 11 декларации по налогу на прибыль прошлого года).Рекламные расходы в рамках 2 % лимита отразятся в строке
04.13 декларации по налогу на прибыль. А вот сумма превышения пройдет мимо налогового учета.Должны отметить, что из-за 2 % лимита, установленного
вторым абзацем п.п. 5.4.4 Закона о налоге на прибыль, некоторые предприятия вообще не смогут включить в валовые расходы затраты на проведение презентаций, а именно:— предприятия, которые в прошлом году сработали с убытком, или предприятия-новички. У них налогооблагаемой прибыли просто нет;
— субъекты хозяйствования, сменившие упрощенную систему налогообложения на общую. У таких предприятий показатель «налогооблагаемая прибыль за предыдущий отчетный налоговый год» отсутствует.
И еще один момент. Для того, чтобы спокойно отразить валовые расходы и избежать лишних вопросов при проверках, все расходы, связанные с организацией и проведением презентаций, лучше оплачивать
в безналичной форме. Дело в том, что п.п. 5.4.4 Закона о налоге на прибыль содержит запрет о включении в валовые расходы наличных денежных средств, израсходованных на цели, определенные пп. 5.3.1 и 5.4.4 Закона о налоге на прибыль. Представители главного налогового ведомства истолковали эту норму буквально, отметив, что при осуществлении представительских расходов* за наличные такие расходы не включаются в состав валовых расходов (письмо ГНАУ от 07.10.99 г. № 5654/6/15-0216).* Как мы уже говорили, расходы на проведение презентаций близки по своей экономической сути к представительским расходам.
Конечно, на это можно возразить, что нормы
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль посвящены исключительно командировочным расходам, а значит, установленный ими запрет распространяется на расходы, понесенные в командировке. Однако, по нашему мнению, такого спора проще избежать, чем выиграть. Поэтому оплату расходов на организацию и проведение презентаций наличными денежными средствами лучше не осуществлять.НДС
. Здесь все как обычно. Сумма «входного» НДС по расходам, связанным с организацией и проведением презентаций, включается в состав налогового кредита на основании п.п. 7.4.1 Закона об НДС без каких-либо ограничений (т. е. независимо от того, попали такие расходы в состав валовых или нет). Разумеется, право на налоговый кредит возникает только при наличии должным образом оформленной налоговой накладной или иного заменяющего ее документа.И еще один момент, о котором мы должны предупредить наших читателей. При буфетном обслуживании есть опасность начисления обязательств по НДС на основании
п. 4.2 Закона об НДС. А повод для таких опасений дали сами налоговики. Так, в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 23, с. 30, они настаивают на отражении налоговых обязательств по НДС при обеспечении работников обедами за счет средств предприятия. Подобное мнение они уже высказывали ранее применительно к ситуации с выдачей молока отдельным категориям работников с тяжелыми и вредными условиями труда. Эту операцию они приравняли к операции поставки и потребовали начислить обязательства по НДС (см. консультацию, опубликованную в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 23, с. 27).Исходя из такой логики, распространение продуктов питания на презентации может привести к возникновению не только обязательств по НДС, но и валовых доходов по обычным ценам (
пп. 7.4.1, 7.4.3 Закона о налоге на прибыль).НДФЛ.
Как правило, презентации новых видов товаров и услуг сопровождаются буфетным обслуживанием, а также распространением образцов новой продукции. Могут ли расходы на эту часть программы презентации рассматриваться в качестве налогооблагаемых доходов физических лиц — участников презентации?Свое мнение по этому поводу налоговики высказали в
письме от 29.09.2004 г. № 18835/7/17-3117. Они считают, что если расходы на организацию проведения конференций, симпозиумов, официальных приемов и бизнес-встреч, в том числе на фуршетное обслуживание приглашенных лиц — участников указанных мероприятий, на проведение рекламных акций осуществляются в порядке и в пределах, определенных п.п. 5.4.4 Закона о налоге на прибыль, то их стоимость не рассматривается как доход физических лиц — участников указанных мероприятий и, соответственно, не является объектом обложения НДФЛ. То есть, по мнению ГНАУ, не облагается лишь сумма дохода в рамках 2 % лимита.Этот подход является, мягко говоря, спорным. По нашему мнению, здесь все будет зависеть от
возможности персонификации дохода. Так, если в ходе презентации закуски и напитки предоставляются всем желающим, то объекта для удержания налога с доходов из-за невозможности персонификации не возникает. То же самое можно сказать и о распространении недорогих подарков среди участников конференции, когда конкретные их получатели не фиксируются ни в каких документах. Стоимость этих подарков не попадет в налогооблагаемый доход участников конференции.Другое дело, когда достаточно ценные подарки раздаются конкретным лицам, и информация о них отражается в первичных документах (например, в акте выдачи подарка). В этом случае есть возможность персонификации. Поэтому подарок будет классифицирован как дополнительное благо со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Вместе с тем хотим заметить, что в одном из последних своих разъяснений, посвященном рекламным розыгрышам, ГНАУ поддержала идею персонификации, отметив, что стоимость призов, выигрышей является объектом обложения налогом с доходов физических лиц только в том случае, если розыгрыши призов или выигрышей
осуществляются с персонификацией получателя (письмо от 04.09.2009 г. № 539/4/16-1510 (см. на с. 44 данного номера). И хотя это письмо посвящено рекламным розыгрышам, подход, изложенный в нем, возможно, пригодится предприятиям, отстаивающим неудержание налога с доходов при бесплатных раздачах на презентации.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете расходы, связанные с организацией и проведением презентаций, независимо от их величины и порядка отражения в налоговом учете списываются на расходы отчетного периода и отражаются в составе:
—
расходов на сбыт, если презентация направлена на представление потенциальным покупателям нового вида продукции (товаров, работ, услуг). Учет таких расходов ведется с использованием счета 93. По дебету этого счета отражается признание расходов, а по кредиту — их списание на счет 79 «Финансовые результаты»;—
административных расходов (п. 18 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденного приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318). Это касается расходов на проведение презентаций новых отделений (офисов) предприятий. Для учета таких расходов следует использовать одноименный счет 92. По дебету этого счета отражается сумма признанных административных расходов, а по кредиту — списание на счет 79 «Финансовые результаты».Обобщим все вышеизложенное на примере.
Пример
. С целью продвижения нового товара на рынке и заключения контрактов на его поставку предприятие организовало презентацию. Общая сумма расходов на ее проведение составила 8400 грн. (в том числе НДС — 900 грн.). Из них:— ресторанное обслуживание во время презентации — 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.);
— музыкальное сопровождение — 2400 грн. (в том числе НДС — 400 грн.)
Общая сумма налогооблагаемой прибыли предприятия за предыдущий год составила 300000 грн. Поэтому в состав валовых расходов попадет только 6000 грн. (300000 х 2 %).
Учет расходов на организацию и проведение презентации
| № п/п | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Оплачены услуги ресторанного обслуживания | 371 | 311 | 6000 | — | 5000 |
| 2 | Отражена сумма налогового кредита по НДС | 641 | 644 | 1000 | — | — |
| 3 | Отражены расходы на ресторанное обслуживание | 93 | 685 | 5000 | — | — |
| 4 | Списана сумма налогового кредита по НДС | 644 | 685 | 1000 | — | — |
| 5 | Отражен зачет задолженностей | 685 | 371 | 6000 | — | — |
| 6 | Получены услуги музыкального сопровождения (подписан акт) | 93 | 685 | 2000 | — | 1000* |
| * Ввиду того что фактические расходы превысили 2 % лимит, установленный п.п. 5.4.4 Закона о налоге на прибыль, из 2000 грн. на валовые расходы можно отнести только 1000 грн. | ||||||
| 7 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 685 | 400 | — | — |
| 8 | Оплачены услуги музыкального сопровождения | 685 | 311 | 2400 | — | — |
Вот, пожалуй, и все, что необходимо знать о порядке документального оформления презентаций и их отражении в учете. Как видите, ничего сложного. Желаем успешных вам презентаций и довольных клиентов!
