Командировка за границу и покупка ТМЦ для предприятия
Заграничной командировкой бухгалтера уже давно не удивишь: рассчитывают, отражают, учитывают все околокомандировочные «заграничные» операции не хуже, чем наши отечественные. Вместе с тем по загранкомандировкам нюансы все-таки существуют и наши читатели о них спрашивают. Сегодня мы поговорим об одном из них, который касается приобретения ТМЦ за наличную инвалюту.
Ирина КИЯН, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»
Документы статьи
КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Декрет № 15-93
— Декрет КМУ «О системе валютного регулирования» от 19.02.93 г. № 15-93.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР.Закон № 959
— Закон Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.91 г. № 959-XII.Положение № 484
— Положение о порядке выдачи Национальным банком Украины индивидуальных лицензий на расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота в валюте Украины и внесении изменений в нормативно-правовой акт Национального банка Украины», утвержденное постановлением Правления НБУ от 14.10.2004 г. № 484.Положение № 137
— Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в рамках Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59.П(С)БУ 21
— Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденное приказом Минфина Украины от 10.08.2000 г. № 193.
Суть вопроса: как купить справочник за границей?
Предприятие направило инженера в командировку за границу на международную конференцию по вопросам, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия. Работнику был выдан аванс в иностранной валюте. После возвращения из командировки работник своевременно составил отчет. Однако в сумму отчета была включена стоимость книг — справочников, которые работник купил на конференции. Оплата справочников осуществлена за счет части средств, выданных ему на командировку и части собственных наличных средств. Справочники необходимы предприятию для осуществления хозяйственной деятельности.
Имеет ли право предприятие принять к учету справочники в счет средств аванса, выданного на командировку, и возместить работнику часть их стоимости, оплаченную собственными средствами?
Анализируем ситуацию: закон против наличных инвалютных расчетов
Оприходовать справочники в счет суммы аванса, выданного
в инвалюте на командировку за границу, нельзя.Работник приобрел справочники для предприятия, т. е. в торговой операции с нерезидентом выступил от лица предприятия-резидента. При этом оплата стоимости справочников осуществлена наличной инвалютой, принадлежащей предприятию — резиденту Украины.
В соответствии со
ст. 7 Декрета № 15-93 в расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота использование иностранной валюты как способа платежа может осуществляться только через уполномоченные банки.При этом
под расчетами в рамках торгового оборота понимается движение средств между резидентами и нерезидентами по операциям продажи (покупки) товаров на основании внешнеэкономических договоров, которые предусматривают экспорт или импорт товаров (см. п. 1.3 Положения № 484). В свою очередь, под товарами понимаются любая продукция, услуги, работы, права интеллектуальной собственности и другие неимущественные права, предназначенные для продажи (оплатной передачи). На это указывает ст. 1 Закона № 959.На основании этого можно сделать вывод, что если предприятие зачтет стоимость справочников в счет суммы аванса, выданного работнику в инвалюте на командировку, то оно нарушит указанную норму
Декрета № 15-93, т. е., по сути, произведет расчет с нерезидентом не через уполномоченный банк. За такое нарушение может быть применена санкция в сумме валютных ценностей, использованных при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов (п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93).Аналогичное мнение приведено
в письме НБУ от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297 и письме Минфина от 03.08.2004 г. № 31-06230-12-21/14001.Кстати,
не поможет в оплате ТМЦ за границей и банковская карточка, которой работник вправе рассчитываться непосредственно за командировочные расходы — п. 3.10 Положения № 137 (например, оплата гостиницы, проезда, питания и т. п. см. Инструкцию № 59 и п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль). Ведь п. 3.11 Положения № 137 запрещает использовать банковские карточки при расчете по ВЭД-договорам. Аналогичные выводы содержатся в письме НБУ от 05.02.2007 г. № 25-313/245-1174. Правда, в этом случае нельзя применить штраф за нарушение ст. 7 Декрета № 15-93, так как расчет будет считаться безналичным, но наказание все-таки есть — это админштраф по ст. 162 КоАП: от 30 до 44 ннмдг.Выходом из ситуации
можгут послужить:1)
заключение работником договора от имени предприятия на приобретение таких необходимых для хозяйственных целей справочников, а предприятие бы оплатило их стоимость в безналичном порядке через текущий валютный счет;2)
покупка справочников работником от своего имени и за свои деньги, и дальнейшая продажа этих справочников своему предприятию.Ниже мы подробнее остановимся на втором варианте.
Решение проблемы: перекупить справочники
Работнику можно возместить стоимость приобретенных справочников, но по отдельно составленному договору купли-продажи.
Согласно договору купли-продажи оплата стоимости справочников должна производиться в гривнях, так как валюта Украины является единым законным способом платежа на территории Украины (
п. 1 ст. 3 Декрета № 15-93).Поскольку работнику будет
выплачен доход от продажи справочников (а работник не является субъектом предпринимательской деятельности), то предприятие как налоговый агент должно удержать НДФЛ из суммы дохода выплачиваемого работнику и перечислить его в бюджет (пп. 1.1, 1.18, п. 3.1, п. 8.1 Закона № 889).Пример
Предприятием выдан аванс на командировку в сумме 600 дол. США. Из них 500 дол. США потрачено на командировочные расходы (проездные билеты, суточные и прочее), а 100 дол. США уплачено за книги-справочники. Кроме этого, на покупку книг командированным потрачено из собственных средств 50 дол. США. Таким образом, книги были приобретены за 150 дол. США.
Курс НБУ составил:
— на дату выплаты аванса 7,7 грн. — за 1 дол. США;
— на дату отчета и внесения в кассу средств, не израсходованных на командировку — 7,6 грн. за 1 дол. США.
Предприятию для осуществления хозяйственной деятельности необходимо иметь на балансе книги, приобретенные командированным работником. В то же время предприятие не хочет нарушить нормы Декрета № 15-93. Поэтому принято решение купить книги-справочники у работника на основании договора купли-продажи.
Отражение в учете расчетов с работником по приобретению справочников за границей
| № п/п | Содержание операции | Сумма | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | валовой доход | валовые расходы | |||
| 1 | Выплачен аванс на командировку ($600 х 7,7) | $600 4620 | 372 | 302 | — | — |
| 2 | Предоставлен отчет о командировке | $500 3850* | 92 | 372 | — | 3500** (условно) |
| * В бухгалтерском учете применен курс НБУ, действующий на дату выплаты аванса (3850 грн. = $500 х 7,7 грн.), поскольку задолженность командированного — немонетарная, а значит, не подлежит пересчету на дату погашения при изменившемся валютном курсе (п. 6 П(С)БУ 21). ** В налоговом учете по курсу НБУ на день выдачи аванса (в примере — 7,7 грн. за $1) отражаются только суточные, а что касается других командировочных расходов, то ГНАУ (см. письмо от 30.09.2004 г. № 8680/6/29-5315) их «рассчитывает» по курсу НБУ на день составления авансового отчета (в примере — 7,6 грн. за $1). По мнению редакции, в данной ситуации надо отражать расходы исходя из балансовой стоимости валюты. Подробнее на эту тему см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 38, с. 30. | ||||||
| 3 | Возвращены в кассу средства, потраченные на покупку книг ($100 х 7,6) | $100 760* | 302 | 372 | — | — |
| *Применен курс НБУ, действующий на дату внесения средств в кассу предприятия, поскольку часть задолженности командированного погашается денежными средствами. В связи с этим ее сумма подлежит пересчету на дату погашения с отражением в бухгалтерском учете курсовой разницы. Работник обязан вернуть средства, не израсходованные на командировку в той инвалюте, в которой выдавался аванс (п. 1.15 Инструкции № 59). Поэтому ему придется за свой счет купить 100 дол. США в банке (обменном пункте). | ||||||
| 4 | Отражена курсовая разница ($100 х (7,7 - 7,6)) | 10 | 945 | 372 | — | — * |
| *В налоговом учете курсовая разница не отражается, поскольку задолженность командированного не является «задолженностью» в понимании п.п. 7.3.3 Закона о налоге на прибыль. | ||||||
| 5 | Отражено получение книг от работника предприятия на основании договора купли-продажи по договорной стоимости 1328,25 грн., которая покрывает его налог с доходов. * | 1328,25 | 153 | 685 | — | 1328,25** |
| 1328,25 | 111 | 153 | — | — | ||
| * Предположим, что работник потратил на покупку валюты, израсходованной на книги ($150) — 1155 грн., тогда договорная цена должна составлять не менее 1328,25 грн. ( = 1155 х 115 : 100), чтобы компенсировать потери работника в части НДФЛ (15 %). ** Согласно п.п. 5.4.2 Закона о налоге на прибыль расходы на литературу включаются в валовые расходы. Подробнее о налоговом и бухгалтерском учете библиотечных фондов и периодики можно прочесть в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 14, с. 20. | ||||||
| 6 | Отражено удержание НДФЛ | 199,24 | 685 | 641НДФЛ | — | — |
| 7 | Выплачен доход от продажи книг справочников | 1129,01 | 685 | 301 | — | — |
| 8 | Перечислен НДФЛ в бюджет | 199,24 | 641НДФЛ | 311 | — | — |
Как вы можете убедиться, предприятие может на вполне законных основаниях стать обладателем зарубежных справочников, главное — правильно оформить документы и организовать учет операции. Ждем от вас следующих интересных ситуаций!
