О приеме электронной отчетности
Письмо правления от 14.10.2010 г. № ДЦ-11-6666/0/6-10 (извлечение)
Правление Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на <…> письмо <…> о приеме электронной отчетности в пределах компетенции извещает о следующем.
Предоставляем ответы в форме «Вопрос-ответ».
1. Должен ли быть бесплатным прием электронной отчетности, обязательным ли является пользование услугами спецоператора для представления такой отчетности? Действительно ли, если плательщик пожелал представить отчетность в электронном виде, то соответствующий орган обязан ее принять, не отсылая плательщика к каким-то там коммерческим спецоператорам?
В
статье 1 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» четко определен термин «посредник» — физическое или юридическое лицо, которое в установленном законодательством порядке осуществляет прием, передачу (доставку), хранение, проверку целостности электронных документов для удовлетворения собственных нужд или предоставляет соответствующие услуги по поручению других субъектов электронного документооборота. Кроме того, в той же статье Закона определен термин «субъекты электронного документооборота» — автор, подписант, адресат и посредник, приобретающие предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.На сегодняшний день существуют три пути представления отчетов в органы Фонда: в бумажном виде, лично посетив центр занятости; отправив отчет при помощи оператора почтовой связи и
в электронном виде с использованием ЭЦП с помощью оператора электронной отчетности.
комментарий редакции
Прежде всего отметим, что комментируемое письмо содержит ответы Фонда на те же 9 вопросов, что и в письме ГНАУ от 03.07.2010 г. № 5187/Н/28-8015 «О проблемных вопросах приема и обработки электронной налоговой отчетности» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 77). Как вы помните, налоговые органы в свое время тоже пытались навязывать плательщикам услуги коммерческого спецоператора электронной отчетности, однако прекратили такие попытки.
Но Фонд (читай — центр занятости), как видим из ответа, по-прежнему отказывается самостоятельно принимать отчетность в электронном виде, отсылая работодателей к посреднику — спецоператору электронной отчетности. В обоснование такой позиции почему-то приводится статья 1 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», где всего лишь даны определения терминов, используемых в Законе, в том числе термина «посредник».
Однако из этой статьи вовсе не следует, что посредник является обязательным субъектом документооборота. Зато из статьи 10 Закона ясно видно, что использование посредника является именно альтернативой непосредственной передаче электронных документов от автора адресату. Поэтому упомянутый Закон никак не может приводиться в качестве законного основания для отказа непосредственно принимать электронную отчетность самим Государственным центром занятости.
Более того, поскольку подача отчетности в электронном виде является
правом работодателя (что Фонд подтвердил в ответе на следующий вопрос), то такому праву должна корреспондировать обязанность государственного органа этот отчет принять. Принять безо всяких отсылок к коммерческим посредникам.
2. Соответствует ли законодательству принуждение представлять отчетность в органы Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы именно в электронном виде (создание определенных препятствий для отчетности в привычном «бумажном» виде)?
В соответствии с
пунктом 3 части 2 статьи 35 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» работодатель обязан представлять Исполнительной дирекции Фонда сведения в установленном порядке о приеме на работу работников; заработной плате работников, использовании рабочего времени и т. п.; уплате страховых взносов, в том числе застрахованными лицами.Пунктом
6.7 Инструкции о порядке исчисления и уплаты взносов на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы и учета их поступления в Фонд, утвержденной приказом Минтруда от 18 декабря 2000 года № 339, зарегистрированной в Минюсте 16 января 2001 года под № 30/5221, предусмотрено, что работодатели ежеквартально составляют расчетную ведомость о начислении и перечислении страховых взносов в Фонд. По желанию плательщика расчетная ведомость может представляться в электронном виде в порядке, определенном законодательством.Приказом Государственного центра занятости от 14.09.2009 г. № 68 утверждены Методические рекомендации по технической организации деятельности органов Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы во время приема отчетности в электронном виде с применением электронной цифровой подписи
(далее — Методические рекомендации). В соответствии с указанными Методическими рекомендациями инициатива представления отчетности в электронном виде принадлежит работодателю.
комментарий редакции
Ответ дан, безусловно, правильный.
Работодатель волен сам решать, как ему подавать ежеквартальную отчетность в центр занятости: в традиционном бумажном или же в электронном виде. Но, к сожалению, авторы письма никак не прокомментировали создание препятствий для сдачи отчетности в бумажном виде. А ведь многочисленные жалобы работодателей на попытки таким образом навязать услуги спецоператора электронной отчетности как раз и послужили поводом для вопроса.
3. Предприятие заключило договор на представление в органы Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы отчетности в электронном виде и намеревается направлять декларации через Интернет. При этом возникает вопрос: нужно ли такие же декларации представлять на бумажных бланках?
Нет, не нужно.
Потому что в соответствии с Методическими рекомендациями электронные отчеты предприятия с наложенной электронной цифровой подписью являются оригиналами и имеют юридическую силу в соответствии со статьей 3 Закона Украины «Об электронной цифровой подписи».
4. Кто должен подписывать отчетность в электронном виде, которая представляется в органы Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы?
После подготовки отчета в электронном виде на него налагаются
ЭЦП должностных лиц плательщика в следующем порядке: первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя, третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов.При отсутствии у плательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц плательщика налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска
печати плательщика.
5. Отличаются ли сроки представления отчетности в электронном виде от сроков представления отчетности в бумажном? Действительно ли такая отчетность принимается с 9.00 до 18.00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (прошу сообщить такие дни и часы)?
Центр обработки электронных отчетов Государственной службы занятости Украины осуществляет
прием электронных отчетов от предприятий и предоставляет возможность получения предприятиями соответствующих электронных квитанций с 9.00 до 17.00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.Прежде всего возникает вопрос: коль у Государственной службы занятости Украины есть свой центр обработки электронных отчетов, что же мешает ему самостоятельно принимать электронную отчетность, как это делают аналогичные структурные подразделения других госорганов — ЦОЭО в составе ГНА Украины или ИЦ СПОВ ПФУ? Зачем понадобился коммерческий посредник? Вопрос, полагаем, риторический.
комментарий редакции
Что же касается сроков представления, то одно из преимуществ электронного способа подачи отчетности как раз и заключается в том, что с соблюдением установленных сроков подачи ее можно отправить в любое удобное время. Поэтому рабочее время «с 9.00 до 17.00» является условностью: вы можете отправить отчет хоть посреди ночи, в 2.00 — все равно ваш отчет должен быть обработан, пусть и с началом нового рабочего дня. Однако нужно иметь в виду, что отчет, поданный
в последний день установленного срока (20-е число месяца, следующего за отчетным кварталом, 25-е — за год) после 17.00, уже однозначно будет считаться поданным с нарушением установленного срока. Поэтому, как и в случае с налоговой отчетностью, мы настоятельно не рекомендуем откладывать отправку отчетности до вечера последнего дня.
6. Чем подтверждается прием отчетности, представленной в электронном виде?
Сразу после получения
электронного отчета от предприятия центр обработки электронных отчетов фиксирует дату и время успешного получения электронного отчета предприятия.Первая
квитанция направляется предприятию в сроки и способом, которые определены Регламентом работы центра обработки электронных отчетов, но не более чем за два часа с момента отправления предприятием электронного отчета в центр обработки электронных отчетов.В случае
успешной обработки данных, содержащихся в электронном отчете, базовый центр занятости направляет предприятию через центр обработки электронных отчетов квитанцию о приеме электронного отчета (вторую квитанцию).
7. Какая дата считается датой подачи налоговой отчетности, представленной в электронном виде?
Методические рекомендации
не исключают возможности повторной отправки предприятием электронного отчета в центр обработки электронных отчетов. Поэтому окончательным для органов Фонда является последний электронный отчет, который был представлен предприятием.Фонд спрашивали не о том. Повторная подача отчета — несколько иной вопрос, хотя это и хорошо, что Фонд признал возможность подачи нового отчета взамен старого ошибочного. Однако если говорить о процедуре отправки каждого отдельно взятого отчета, то все же, как определять дату и время его фактического представления — по первой квитанции или по второй? В случае с налоговой отчетностью (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 77, с. 20 — 21) мы пришли к выводу, что дата и время определяются по первой квитанции (подтверждающей фактическую доставку файлов с отчетностью), при условии что получена вторая (свидетельствующая об успешной их обработке). Учитывая аналогичный смысл квитанций (см. ответ на вопрос № 6), полагаем, что такой же подход должен применяться и к отчетности работодателей в службу занятости.
комментарий редакции
8. Каков срок хранения архива файлов, направленных в качестве отчетности, файлов отчетности с наложенными на них ЭЦП плательщика и полученных электронных квитанций с ЭЦП?
Срок хранения
архива файлов, направленных в качестве отчетности, файлов отчетности с наложенными на них ЭЦП плательщика и полученных электронных квитанций с ЭЦП совпадает со сроком хранения отчетности на бумажных носителях и составляет 75 лет.
комментарий редакции
Возможно, в Фонде неправильно поняли вопрос, и в ответе речь идет о сроке хранения файлов в органах Центра занятости. Работодателям нет необходимости хранить отправленные отчеты и полученные квитанции в течение столь длительного срока.
Если исходить из периодичности проверок центром занятости, то каждая проверка проводится за период с момента проведения предыдущей (п. 7.2 Инструкции о порядке исчисления и уплаты взносов на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы и учета их поступления в Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы, утвержденной приказом Минтруда от 18.12.2000 г. № 339). При этом даже субъектов с низкой степенью риска проверяют хотя бы 1 раз в 5 лет (постановление КМУ от 15.04.2009 г. № 345).
9. Предприятие заключило договор с аудиторской фирмой на составление всей отчетности и поручило ей сдавать налоговую отчетность предприятия в электронном виде. Кто несет ответственность за своевременность представления и корректность заполнения документов?
Предприятие
, заключившее договор с аудиторской фирмой на составление всей отчетности и поручившее ей сдавать налоговую отчетность предприятия в электронном виде, несет полную ответственность за своевременность представления и корректность заполнения документов.Правление Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы и Государственный центр занятости — Исполнительная дирекция Фонда всегда готовы к
сотрудничеству со всеми спецоператорами в направлении реализации проекта представления работодателями отчетности в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, которые имеют соответствующее программное обеспечение и действуют в рамках действующего законодательства.
комментарий редакции
Как и в случае с налоговой отчетностью, за своевременность подачи и достоверность налоговой отчетности ответственность несет само предприятие, кому бы оно ни доверило такую обязанность. Другое дело, что аудиторская фирма, не оправдавшая оказанное ей доверие, несет не финансовую, а гражданско-правовую ответственность, и возмещает убытки, причиненные клиенту недобросовестным исполнением своих обязательств по договору.
<…>
Председатель правления Фонда А. Шевчук
