Щодо приймання електронної звітності
Лист правління від 14.10.2010 р. № ДЦ-11-6666/0/6-10 (витяг)
Правління Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на <…> лист <…> щодо приймання електронної звітності, в межах компетенції повідомляє про таке.
Надаємо відповіді у формі «запитання — відповідь».
1. Чи має бути безоплатним приймання електронної звітності, чи обов’язковим є користування послугами спецоператора для подання такої звітності? Чи дійсно, якщо платник бажає подати звітність в електронному вигляді, то відповідний орган зобов’язаний її прийняти, не відсилаючи платника до будь-яких комерційних спецоператорів?
У
статті 1 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» чітко визначено термін «посередник» — фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб’єктів електронного документообігу. Крім того, у цій статті Закону визначено термін «суб’єкти електронного документообігу» — автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.Наразі існують три шляхи подання звітів до органів Фонду: у паперовому вигляді, особисто відвідавши центр зайнятості; відправивши звіт за допомогою оператора поштового зв’язку та
в електронному вигляді з використанням ЕЦП за допомогою оператора електронної звітності.
коментар редакції
Насамперед зауважимо, що лист, який коментується, містить відповіді Фонду на ті самі 9 запитань, що й у листі ДПАУ від 03.07.2010 р. № 5187/Н/28-8015 «Проблемні питання приймання та обробки електронної податкової звітності» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 77). Як ви пам’ятаєте, податкові органи свого часу теж намагалися нав’язувати платникам послуги комерційного спецоператора електронної звітності, однак припинили такі спроби.
Але Фонд (читай Центр зайнятості), як бачимо з відповіді, як і раніше, відмовляється самостійно приймати звітність в електронному вигляді, відсилаючи роботодавців до посередника — спецоператора електронної звітності. На обґрунтування такої позиції чомусь наводиться стаття 1 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», де всього лише надано визначення термінів, що використовуються в Законі, у тому числі, терміна «посередник».
Однак із цієї статті зовсім не випливає, що посередник є обов’язковим суб’єктом документообігу. Зате зі статті 10 Закону чітко видно, що використання посередника є саме альтернативою безпосередній передачі електронних документів від автора адресату. Тому згаданий Закон аж ніяк не може наводитися як законна підстава для відмови безпосередньо приймати електронну звітність самим Державним центром зайнятості.
Більше того, оскільки подання звітності в електронному вигляді є
правом роботодавця (що Фонд підтвердив, відповідаючи на наступне запитання), то такому праву має кореспондувати обов’язок державного органу цей звіт прийняти. Прийняти без усіляких відсилань до комерційних посередників.
2. Чи відповідає законодавству примус подавати звітність до органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття саме в електронному вигляді (створення певних перешкод для звітності у звичному «паперовому» вигляді)?
Відповідно до
пункту 3 частини 2 статті 35 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» роботодавець зобов’язаний надавати Виконавчій дирекції Фонду відомості в установленому порядку про: прийняття на роботу працівників; заробітну плату працівників, використання робочого часу тощо; сплату страхових внесків, у тому числі застрахованими особами.Пунктом 6.7 Інструкції про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду,
затвердженої наказом Мінпраці від 18 грудня 2000 року № 339, зареєстрованої в Мін’юсті 16 січня 2001 року за № 30/5221, передбачено, що роботодавці щоквартально складають розрахункову відомість про нарахування та перерахування страхових внесків до Фонду. За бажанням платника розрахункова відомість може подаватися в електронному вигляді в порядку, визначеному законодавством.Наказом Державного центру зайнятості від 14.09.2009 р. № 68
затверджено Методичні рекомендації щодо технічної організації діяльності органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття під час приймання звітності в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису (далі — Методичні рекомендації). Відповідно до зазначених Методичних рекомендацій ініціатива подання звітності в електронному вигляді належить роботодавцю.
коментар редакції
Відповідь дана, безумовно, правильна.
Роботодавець вправі сам вирішувати, як йому подавати щоквартальну звітність до Центру зайнятості: у традиційному паперовому чи в електронному вигляді. Але, на жаль, автори листа жодним чином не прокоментували створення перешкод для здавання звітності в паперовому вигляді. Адже численні скарги роботодавців на спроби в такий спосіб нав’язати послуги спецоператора електронної звітності саме і стали приводом для запитання.
3. Підприємство уклало договір на подання до органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття звітності в електронному вигляді та має намір направляти декларації через Інтернет. При цьому виникає запитання: чи необхідно такі самі декларації подавати на паперових бланках?
Ні, не потрібно
. Позаяк відповідно до Методичних рекомендацій електронні звіти підприємства з накладеним електронним цифровим підписом є оригіналами і мають юридичну силу відповідно до статті 3 Закону України «Про електронний цифровий підпис».
4. Хто повинен підписувати звітність в електронному вигляді, яка подається до органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття?
Після підготовки звіту в електронному вигляді на нього накладаються
ЕЦП посадових осіб платника в такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим — ЕЦП керівника, третім — ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника податків.За відсутності у платника посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника накладаються в такому порядку: першим — ЕЦП керівника, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитку
печатки платника.
5. Чи відрізняються строки подання звітності в електронному вигляді від строків подання звітності в паперовому? Чи дійсно така звітність приймається з 9.00 до 18.00 щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів (прошу повідомити такі дні та години)?
Центр обробки електронних звітів Державної служби зайнятості України здійснює
приймання електронних звітів від підприємств та надає можливість отримання підприємствами відповідних електронних квитанцій з 9:00 до 17:00 щоденно, крім вихідних, святкових та неробочих днів.Насамперед виникає запитання: якщо в Державної служби зайнятості України є свій Центр обробки електронних звітів, що ж заважає йому самостійно приймати електронну звітність, як це роблять аналогічні структурні підрозділи інших держорганів — ЦОЕЗ у складі ДПА України або ІЦ СПОВ ПФУ? Навіщо знадобився комерційний посередник? Запитання, вважаємо, риторичне.
коментар редакції
Що ж до строків подання, то одна з переваг електронного способу подання звітності саме і полягає в тому, що з дотриманням установлених строків подання її можна відправити в будь-який зручний час. Тому робочий час «з 9:00 до 17:00» є умовністю: ви можете відправити звіт хоч посеред ночі о 2:00 — усе одно ваш звіт має бути оброблено, хай і з початком нового робочого дня. Однак слід мати на увазі, що звіт, поданий в останній день установленого строку (20 число місяця, наступного за звітним кварталом, 25 — за рік) після 17:00, уже однозначно вважатиметься поданим з порушенням установленого строку. Отже, як і у випадку з податковою звітністю, ми настійно не рекомендуємо відкладати відправлення звітності до вечора останнього дня.
6. Чим підтверджується прийняття звітності, поданої в електронному вигляді?
Відразу після отримання
електронного звіту від підприємства центр обробки електронних звітів фіксує дату і час успішного отримання електронного звіту підприємства.Перша
квитанція направляється підприємству у строки та способом, що визначено Регламентом роботи Центру обробки електронних звітів, але не пізніше ніж через дві години з моменту відправлення підприємством електронного звіту до центру обробки електронних звітів.У разі
успішної обробки даних, що містяться в електронному звіті, базовий центр зайнятості направляє підприємству через центр обробки електронних звітів квитанцію про прийняття електронного звіту (другу квитанцію).
7. Яка дата вважається датою подання податкової звітності, поданої в електронному вигляді?
Методичні рекомендації
не унеможливлюють повторного відправлення підприємством електронного звіту до центру обробки електронних звітів. Тому остаточним для органів Фонду є останній електронний звіт, який було подано підприємством.
коментар редакції
Фонд запитували не про це. Повторне подання звіту — дещо інше запитання, хоча це і добре, що Фонд визнав можливість подання нового звіту замість старого помилкового. Однак, якщо говорити про процедуру відправлення кожного окремого звіту, то все ж, як визначати дату та час його фактичного подання: за першою квитанцією чи за другою? У випадку з податковою звітністю (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 77, c. 20 — 21) ми дійшли висновку, що дата і час визначаються за першою квитанцією (що підтверджує фактичну доставку файлів зі звітністю), за умови, що отримано другу (яка свідчить про успішну їх обробку). Ураховуючи аналогічне значення квитанцій (див. відповідь на запитання № 6), вважаємо, що такий самий підхід має застосовуватися і до звітності роботодавців до служби зайнятості.
8. Який строк зберігання архіву файлів, направлених як звітність, файлів звітності з накладеними на них ЕЦП платника і отриманих електронних квитанцій з ЕЦП?
Строк зберігання архіву файлів , направлених як звітність, файлів звітності з накладеними на них ЕЦП платника та отриманих електронних квитанцій з ЕЦП збігається зі строком зберігання звітності на паперових носіях та становить 75 років.
коментар редакції
Найімовірніше, у Фонді неправильно зрозуміли запитання і у відповіді йдеться про строк зберігання файлів в органах Центру зайнятості. Роботодавцям немає необхідності зберігати відправлені звіти та отримані квитанції протягом настільки тривалого строку.
Адже, якщо виходити з періодичності перевірок Центром зайнятості, то кожна перевірка проводиться за період з моменту проведення попередньої (п. 7.2 Інструкції про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, затвердженої наказом Мінпраці від 18.12.2000 р. № 339). При цьому навіть суб’єктів з низьким ступенем ризику перевіряють хоча б 1 раз на 5 років (постанова КМУ від 15.04.2009 р. № 345).
9. Підприємство уклало договір з аудиторською фірмою на складання всієї звітності та доручило їй здавати податкову звітність підприємства в електронному вигляді. Хто несе відповідальність за своєчасність подання та коректність заповнення документів?
Підприємство
, що уклало договір з аудиторською фірмою на складання всієї звітності та доручило їй здавати податкову звітність підприємства в електронному вигляді, несе повну відповідальність за своєчасність подання та коректність заповнення документів.Правління Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття та Державний центр зайнятості — Виконавча дирекція Фонду завжди готові до співробітництва з усіма спецоператорами щодо реалізації проекту подання роботодавцями звітності в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису, які мають відповідне програмне забезпечення та діють у межах чинного законодавства.
коментар редакції
Як і у випадку з податковою звітністю, за своєчасність подання та достовірність податкової звітності відповідальність несе саме підприємство, кому б воно не довірило такий обов’язок. Інша справа, що аудиторська фірма, яка не виправдала довіру, несе не фінансову, а цивільно-правову відповідальність, та відшкодовує збитки, заподіяні клієнту несумлінним виконанням своїх зобов’язань за договором.
<…>
Голова правління Фонду А. Шевчук
