Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Учитываем подотчетные суммы

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Февраль, 2010/№ 13
Печать
Статья

Учитываем подотчетные суммы

 

Довольно часто бывает, что работники предприятия в рамках своих трудовых обязанностей, по поручению работодателя или от его имени приобретают для хозяйственных нужд товары (работы, услуги). Об основных особенностях выдачи средств под отчет для этих целей и о порядке отражения их в учете предприятия пойдет речь в данной статье.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Документы статьи

ГКУ

— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

КЗоТ

— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон о налоге на прибыль

— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

Закон об НДС

— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

Закон № 889

— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

Указ № 436

— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.

Инструкция № 59

— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

Положение № 637

— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

Приказ № 440

— приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет» от 19.09.2003 г. № 440.

Приказ № 614

— приказ ГНАУ «Об утверждении нормативно-правовых актов к Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 01.12.2000 г. № 614.

Порядок № 244

— Порядок ведения реестра полученных и выданных налоговых накладных, утвержденный приказом ГНАУ от 30.06.2005 г. № 244.

 

Кому предприятие может выдавать средства под отчет

Наличные средства для приобретения товаров (работ, услуг) для нужд предприятия могут выдаваться как работникам, так и лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях. Такой вывод следует, в частности, из

КЗоТ, ГКУ и Положения № 637.

Отношения между

работником — подотчетным лицом и работодателем носят характер трудовых и регулируются прежде всего КЗоТ. Поэтому, если выполняемые работником поручения в рамках его трудовых обязанностей требуют расходования им средств, он вправе требовать от работодателя их возмещения. Например, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Что касается

других расходов (на хознужды), то подтверждением того, что они действительно осуществлялись по поручению руководителя, служат, как правило, распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность (выдается работнику на основании ст. 244, 245 ГКУ). Об этом идет речь в консультации представителей НБУ, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 51 и в письме НБУ от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 85).

Выдача наличных, в том числе под отчет, осуществляется по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, подписываемым руководителем предприятия и главным бухгалтером либо уполномоченным на то лицом (

п. 3.4 Положения № 637).

Бывает и так, что у предприятия возникает необходимость выдать наличные средства для приобретения товаров (работ, услуг)

лицам, не состоящим с ним в трудовых отношениях. В таких случаях нужно действовать в соответствии с нормами гражданско-правового законодательства, а именно на основании договора поручения (он может быть заключен в письменной или устной форме) с выплатой поверенному необходимой суммы для выполнения поручения (т. е. с выдачей средств под отчет) или с возмещением ему расходов, связанных с выполнением поручения.

Правда, НБУ считает, что средства под отчет могут выдаваться исключительно лицу, связанному с предприятием трудовым договором (см.

письмо от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871). Вместе с тем, учитывая, что разъяснение по указанным вопросам не совсем в его компетенции, НБУ посоветовал обратиться для разрешения ситуации к Минфину.

А Минфин по этому поводу в

письме от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 3) выразил иное мнение: выдавать средства под отчет лицам, которых нет в штате предприятия, для осуществления хозрасходов на основании договора поручения можно. Для этого нужно в учетной политике предприятия предусмотреть порядок такой выдачи, а выдавая наличность таким лицам, следует оформлять расходный кассовый ордер или отдельную расходную ведомость, как это предусмотрено п. 3.5 Положения № 637.

В данном случае рекомендуем неработникам отчитываться по

полученным в подотчет суммам в общеустановленном порядке (как и работникам) и в установленный п.п. 9.10.2 Закона № 889 трехдневный срок, так как формально Закон № 889 выдвигает такие требования к физлицам в общем, не разделяя их на работников и неработников.

 

На какой срок подотчетному лицу выдаются средства на хознужды

В соответствии с

п. 2.11 Положения № 637 наличность под отчет на хозяйственные нужды предприятия выдается на срок не более двух рабочих дней, а на закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, — на срок не более 10 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Если наличные средства выдаются подотчетному лицу одновременно и на командировку, и для решения в командировке производственных (хозяйственных) вопросов, срок, на который они выданы, может быть продлен

до завершения командировки. Напомним, что срок командировки устанавливается руководителем предприятия или его заместителем и указывается в соответствующем приказе (см. п. 1.1 раздела I Инструкции № 59).

По разъяснениям НБУ, изложенным в

письме от 11.05.2004 г. № 11-113/1571-4618 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 42), остаток средств, которые были выданы подотчетному лицу для целевого решения производственных вопросов в командировке, должен быть возвращен в течение трех банковских дней после дня, в который истекает срок командировки.

Что касается сроков возврата неизрасходованных средств, полученных подотчетным лицом (

не командированным) на хознужды, то здесь нужно учитывать, что Положение № 637 и Закон № 889 устанавливают разные сроки возврата:

— исходя из норм

п. 2.11 Положения № 637 сдавать остаток неизрасходованных средств следует не позднее дня, следующего за днем их получения (при закупке сельхозпродукции и заготовке вторичного сырья, кроме металлолома, — не позднее десятого рабочего дня со дня получения средств);

— согласно

Закону № 889 сумма неиспользованных средств (в Законе № 889 они именуются как излишне израсходованные) должна быть возвращена до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия.

Рекомендуем в этом случае придерживаться сроков, предусмотренных

п. 2.11 Положения № 637, иначе предприятие столкнется с превышением установленных НБУ сроков использования выданных под отчет наличных, что согласно ст. 1 Указа № 436 может грозить ему штрафом в размере 25 % выданных под отчет сумм. О том, что эти сроки надо различать, можно сделать вывод из письма НБУ от 11.09.2007 г. № 11-115/3400-9224 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 99.

А вот отчитаться за израсходованные суммы путем подачи

Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), форма которого утверждена приказом № 440, подотчетное лицо должно до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором оно завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет предприятия (см. п.п. 9.10.2 Закона № 889).

Кстати, лицо, приобретающее товары (работы, услуги) для нужд предприятия

за собственные наличные средства, также должно отчитаться за потраченные суммы. Это требование содержит ч. 1 ст. 1006 главы 68 ГКУ и ст. 1159 главы 79 ГКУ. В такой ситуации Минфин предлагает отчитываться и отражать задолженность в общем порядке, предусмотренном для подотчетных лиц, которых обеспечивают авансами (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 89). Этим документом вполне может быть Отчет. Хотя договором поручения может быть предусмотрена иная форма, по которой гражданин должен отчитаться за потраченные им собственные средства. Сроки предоставления Отчета те же, что и для лиц, обеспеченных авансами. В этом с Минфином солидарны ГНАУ (см. письмо от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116) и НБУ (см. письмо от 02.08.2004 г. № 25-113/1290-7713). Тем не менее официальных сроков подачи отчета для такого случая в законодательстве нет, поэтому отштрафовать за нарушение срока, установленного Минфином и ГНАУ в письмах, не могут. Хотя все-таки лучше прислушаться к мнению контролеров и стараться не нарушать трехдневный срок.

 

Каков порядок оформления документов, подтверждающих понесенные расходы

Факт потраченных подотчетным лицом средств должны подтверждать

оригиналы первичных расчетных и отгрузочных документов, которые прилагаются к Отчету.

Такими документами могут быть, в частности, чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция, товарный чек (от физических лиц — предпринимателей) и т. п.

При этом, поскольку подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги)

для нужд предприятия и соответственно действует от его имени, оно должно позаботиться о наличии в документах, подтверждающих такую операцию, реквизитов своего предприятия. Конечно, если оформляется такой первичный документ, в котором можно вписать нименование предприятия. Например, если это приходный кассовый ордер, то там можно написать в строке «Підстава»: оплата товара для ООО «Старт», допустимо указывать также Ф.И.О. лица, от которого были приняты денежные средства, наряду с наименованием предприятия, от имени и по поручению которого оно действует. Например, запись может быть такой: «Денежные средства приняты от ООО «Респект» через Лемишко В. И.». Если же оплата проводится через РРО, то реквизиты предприятия-покупателя в кассовый чек продавец по понятным причинам вбивать не будет, ведь чек должен быть составлен по форме, утвержденной приказом № 614.

А вот

с налоговой накладной по НДС надо быть как можно внимательнее — при ее заполнении необходимы данные именно предприятия-покупателя — плательщика НДС. Поэтому подотчетное лицо надо снабдить всеми необходимыми ксерокопиями — свидетельством плательщика НДС, доверенностью на выполнение поручения.

 

Как отражаются подотчетные суммы в налоговом учете

Налог на прибыль.

Вы знаете, что п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль предоставляет налогоплательщикам право учесть в составе валовых расходов суммы любых затрат, уплаченные (начисленные) в течение отчетного периода в рамках хозяйственной деятельности.

При этом по правилам, установленным

п.п. 11.2.1 указанного Закона, датой увеличения валовых расходов в случае приобретения товаров (работ, услуг) за наличные считается дата первого из событий:

— либо дата выдачи наличных из кассы предприятия,

— либо дата оприходования товаров, а для работ (услуг) — дата фактического получения предприятием результатов работ (услуг).

В рассматриваемой ситуации нельзя говорить о праве предприятия на валовые расходы, если первым событием является выдача работнику (поверенному) денежных средств из кассы предприятия для выполнения поручения. Такое право возникает исключительно

после предоставления работником Отчета и утверждения его руководителем. Связано это с тем, что одним из условий отнесения подотчетных затрат на валовые расходы является наличие соответствующих подтверждающих документов, а такие документы могут появиться только после завершения операции (при предоставлении подотчетным лицом Отчета вместе с указанными документами). До момента получения Отчета и документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг), не считается, что предприятие понесло какие-либо расходы, поэтому для увеличения валовых расходов оснований нет.

Таким образом, увеличить валовые расходы в данной ситуации можно только

на дату утверждения руководителем Отчета (при наличии подтверждающих документов о связи покупки с хоздеятельностью предприятия).

Аналогичный порядок действует и в случае, когда подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия

за собственные средства.

Налог на добавленную стоимость.

Согласно п.п. 7.4.1 Закона об НДС предприятие — плательщик НДС, приобретающее через подотчетное лицо товары (услуги) также у плательщика НДС, вправе увеличить свой налоговый кредит на уплаченную (начисленную) в составе стоимости таких товаров (услуг) сумму НДС. Однако это возможно лишь при условии, что приобретенные товары (услуги) будут использоваться в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности и от продавца получена оформленная должным образом налоговая накладная.

Впрочем, в некоторых случаях основанием для отражения налогового кредита при осуществлении покупок за наличный расчет через подотчетное лицо могут служить и другие документы. Так,

п.п. 7.2.6 Закона об НДС дает возможность увеличить налоговый кредит при поставке товаров (услуг) за наличные или с расчетами карточками платежных систем, банковскими или персональными чеками в рамках предельной суммы, установленной НБУ для наличных расчетов (т. е. в пределах 10000 грн.), на основании надлежащим образом оформленного товарного чека, другого платежного или расчетного документа, подтверждающего прием платежа поставщиком, с указанием общей суммы платежа, суммы НДС и налогового номера поставщика. То есть если подотчетное лицо, осуществив покупку за наличный расчет на сумму в пределах 10000 грн., предоставит вместе с Отчетом полученный от продавца надлежащим образом оформленный кассовый чек, в котором указаны общая сумма платежа, сумма налога и индивидуальный налоговый номер поставщика, то предприятие-покупатель вправе на основании такого документа отразить налоговый кредит по НДС.

Если же кассовый чек содержит стоимость товаров (услуг), сумму НДС с определением фискального номера, но

без определения налогового номера поставщика, то налоговый кредит по такому чеку можно увеличить лишь на 40 грн. в один день.

В этой связи напомним, что ГНАУ не в таком далеком прошлом не признавала налоговый кредит по чекам без налогового номера (см.

письмо от 02.08.2006 г. № 14610/7/16-1517-05 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 73). Затем эту мысль повторила в п. 1.2 раздела I письма от 15.07.2009 г. № 14927/7/16-1517 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 60. Однако на сегодняшний день мы все-таки надеемся, что главный налоговый орган откажется от этой позиции. Такой вывод нам позволяет сделать, во-первых, отмена письма от 15.07.2009 г. № 14927/7/16-1517, во-вторых, положения п. 2 письма от 14.06.2008 г. № 6912/5/16-1516 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 58, Мнение специалистов официальных органов // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, и наконец, п. 9.7 обновленного Порядка № 244 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 8. В этих документах от ГНАУ уже идет речь о начислении налогового кредита по кассовому чеку без ИНН (например, в реестре их надо отражать с условным ИНН «100000000000»).

В общем случае налоговый кредит согласно

п.п. 7.5.1 Закона об НДС увеличивается на дату осуществления первого из событий:

— либо на дату оплаты товаров (работ, услуг),

— либо на дату получения налоговой накладной, подтверждающей факт приобретения налогоплательщиком таких товаров (работ, услуг).

При приобретении подотчетным лицом товаров (работ, услуг) датой возникновения у предприятия права на налоговый кредит будет

дата получения налоговой накладной, выписанной в адрес предприятия-покупателя, или другого заменяющего ее документа, но не ранее даты утверждения Отчета.

Пример 1.

Предприятие «Сигма» выдало работнику Крамаренко И. С. под отчет наличные средства на хозяйственные нужды в сумме 200 грн. с целью приобретения канцтоваров. Работник приобрел канцтовары на сумму 180 грн. (без НДС — 150 грн.; НДС 20 % — 30 грн.), а остаток денег вернул в кассу. В бухгалтерию предприятия передан утвержденный руководителем Отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

 

Таблица 1

Учет товаров, приобретенных работником за счет средств, выданных под отчет

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Сумма, грн.

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дт

Кт

ВД

ВР

1

Выданы работнику наличные средства под отчет

200

372

301

— *

* Валовые расходы до утверждения руководителем Отчета не возникают.

2

Оприходованы канцтовары, приобретенные подотчетным лицом

150

209

372

150*

* Стоимость приобретенных канцтоваров участвует в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль.

3

Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости канцтоваров

30

641/НДС

372

4

Возвращен в кассу предприятия остаток неиспользованных средств

20

301

372

 

Пример 2.

Предприятие «Альфа» направило в командировку работника Синько А. П. для участия в выставке. В командировке на выставке работник приобрел образец товара за собственные средства на сумму 540 грн. (без НДС — 450 грн.; НДС 20 % — 90 грн.). По возвращении из командировки составлен Отчет, к которому приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. Предприятие возместило работнику его расходы.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

 

Таблица 2

Учет товаров, приобретенных работником за счет собственных средств для нужд предприятия

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Сумма, грн.

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дт

Кт

ВД

ВР

1

Оприходован образец товара, приобретенный подотчетным лицом

450

20 (28)

372

450

2

Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости образца товара

90

641/НДС

372

3

Погашена задолженность перед работником на основании утвержденного Отчета

540

372

301

 

Действует ли срок исковой давности в отношении подотчетных сумм

В соответствии с

пп. 1.22.1 и 4.1.6 Закона о налоге на прибыль кредиторская задолженность предприятия по подотчетным суммам по окончании срока исковой давности приобретает статус безвозвратной финансовой помощи и включается в состав валовых доходов. Во избежание таких налоговых последствий субъект хозяйственной деятельности должен погасить кредиторскую задолженность (т. е. успеть рассчитаться с работником) до окончания срока исковой давности.

Напомним, что под

исковой давностью традиционно понимают период времени, в течение которого лицо, право или законные интересы которого были нарушены, может получить их защиту в суде.

Поскольку отношения по приобретению подотчетным лицом товаров (работ, услуг) могут носить характер как

трудовых (когда работник выполняет обязанности, предусмотренные трудовым договором (должностной инструкцией), так и гражданско-правовых (когда приобретение товаров не входит в круг обязанностей работника, предусмотренных должностной инструкцией), по-разному следует подходить к исчислению срока исковой давности.

В первом случае обязанность работодателя возместить израсходованные средства возникает в соответствии с требованиями

КЗоТ, поэтому и срок исковой давности будет исчисляться по правилам, закрепленным в трудовом законодательстве. Согласно ст. 233 КЗоТ работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Следовательно, к суммам средств работника, потраченных для нужд предприятия в рамках трудовых отношений, применяется трехмесячный срок исковой давности.

Во втором случае отношения по возмещению понесенных расходов выходят за рамки трудовых и регулируются нормами

ГКУ, к ним применяется общий срок исковой давности в 3 года (ст. 257). При этом если между предприятием и гражданином заключен договор поручения, в котором прописан срок для возмещения потраченных таким гражданином средств, то по истечении этой даты начинают отсчитывать 3-летний срок.

Если взаимоотношения между сторонами классифицируются в соответствии с

главой 79 ГКУ, то течение срока исковой давности согласно ст. 530 ГКУ начинается с 8-го дня после предъявления требования работника погасить задолженность (в рассматриваемой ситуации — с 8-го дня после утверждения Отчета или подачи требования о возмещении затрат в произвольной форме, если отчет составляется в произвольной форме и в нем не предусмотрено требование о возмещении).

Так что определяющим для исчисления срока исковой давности является момент, когда подотчетное лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права или законного интереса.

Иногда задолженность по подотчетным суммам возникает именно в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений, и поэтому на них распространяются только нормы

ГКУ, а не КЗоТ. Хотя при возникновении трудовых споров при увольнении работника не исключено, что суд может занять его сторону, понимая норму КЗоТ, обязывающую выплатить все причитающиеся работнику суммы в день увольнения (ст. 116), широко, и распространить ее требование также на непогашенную задолженность по потраченным в пользу предприятия собственным средствам работника.

 

Считается ли кредиторская задолженность перед подотчетным лицом возвратной финансовой помощью

Несмотря на то что кредиторская задолженность перед подотчетным лицом за приобретенные товары (работы, услуги) может числиться непогашенной довольно долго, она

не считается возвратной финансовой помощью. Связано это с тем, что согласно п.п. 1.22.2 Закона о налоге на прибыль возвратная финансовая помощь — это сумма средств, переданная плательщику налога в пользование на определенный срок согласно договорам, не предусматривающим начисление процентов, или предоставление других видов компенсаций как платы за пользование такими средствами.

Отсюда следует, что одним из обязательных условий предоставления возвратной финансовой помощи является факт

передачи предприятию в пользование суммы средств. В рассматриваемой ситуации работник передает предприятию не денежные средства, а товары. А раз так, то сумма задолженности предприятия перед подотчетным лицом, оставшаяся непогашенной на конец отчетного периода, не является возвратной финансовой помощью и не отражается в составе валового дохода предприятия. Радует, что с этим согласны и представители главного налогового ведомства. Так, в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 17, с. 36, они отметили, что задолженность предприятия по расчетам с подотчетным лицом не включается в валовой доход предприятия как возвратная финансовая помощь. При этом наличие или отсутствие договора поручения во время приобретения работниками за собственный счет товарно-материальных ценностей для нужд предприятия не влияет на порядок отражения в налоговом учете такой задолженности.

Таков порядок учета предприятием подотчетных сумм. Как видите, он прост, хотя и требует от бухгалтера внимания и точности. Уверены, полученные знания помогут вам легко справиться с поставленными задачами.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц