Создание филиала: основные юридические правила
Любой хозяйствующий субъект заинтересован в как можно большем расширении своей деятельности, в том числе в охвате ею максимальной территории. Оптимальный способ достичь этой цели — иметь «своих людей» прямо на месте. Для этого создаются филиалы.
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Обособленные подразделения юрлица
Право создавать
филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения для предприятий предусмотрено ч. 4 ст. 64 ХКУ. При этом, как указано, вопрос о размещении таких подразделений предприятия необходимо согласовывать с соответствующими органами местного самоуправления в установленном законодательством порядке.Понятие филиала приведено в
ст. 95 ГКУ. В соответствии с ней филиал — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все или часть его функций.Действующее законодательство также предусматривает возможность создания других обособленных подразделений юридического лица. Среди них прямо названы
представительства — обособленные подразделения юридического лица, расположенные вне его местонахождения и осуществляющее представительство и защиту интересов юридического лица.Как следует из предписаний
ХКУ, кроме филиалов и представительств могут создаваться и другие обособленные подразделения. Так, действующим законодательством предусмотрена возможность создания отделений для некоторых юридических лиц (см., например, Положение о порядке создания и государственной регистрации банков, открытия их филиалов, представительств, отделений, утвержденное постановлением Нацбанка от 31.08.2001 г. № 375).Общим признаком, отличающим все обособленные подразделения юрлица
, называют их расположение не по его местонахождению. Напомним: согласно ст. 93 ГКУ местонахождением юридического лица является адрес органа либо лица, которые в соответствии с учредительными документами юрлица либо законом выступают от его имени. При этом под адресом понимают совокупность сведений, включающих указание страны, почтовый индекс, наименование населенного пункта, района, области, наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры (п. 42 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Кабмина от 05.03.2009 г. № 270).Отличаются же друг от друга обособленные подразделения набором функций, которые они могут осуществлять. Максимально «функциональными» выступают филиалы. В связи с этим в юридической литературе подчеркивается, что
полномочия филиала являются более широкими и включают в себя изготовление продукции, выполнение работ либо предоставление услуг от имени юрлица, а также представительство и защиту его прав и интересов (абз. первый ч. 1 ст. 1 Закона № 755).В свою очередь, полномочия представительства ограничиваются только представительством и защитой прав и интересов юрлица.
Однако такой широкий набор функциональных обязанностей не дает филиалу статус юрлица, что также является общим признаком всех обособленных подразделений.
Функции, права и обязанности и структурных, и обособленных подразделений предприятия определяются
положениями о них, которые утверждаются в порядке, предусмотренном уставом предприятия или другими учредительными документами.Предлагаем выяснить,
чем же обособленные подразделения отличаются от структурных подразделений юрлица.
Обособленное
≠ структурноеКроме возможности создания обособленных подразделений, у предприятий есть право создавать
производственные структурные подразделения (производства, цеха, отделения, участки, бригады, бюро, лаборатории и т. п.), а также функциональные структурные подразделения аппарата управления (управления, отделы, бюро, службы и т. п.).Признаки, позволяющие
разграничить структурные и обособленные подразделения, подробно нами уже анализировались (см. «Структурное или обособленное?» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 20, с. 28).Напомним основные тезисы. Итак,
филиал (либо другое обособленное подразделение):— в отличие от
структурного подразделения (цеха, участка, управления, сектора и т. д.) может располагаться только вне местонахождения юридического лица, т. е. по адресу, отличному от адреса представительного органа предприятия. При этом допустимы самые разные варианты — от расположения филиала в соседнем офисе, здании с другим адресом до создания обособленного подразделения в другом районе, городе, области, государстве;— значительная ограниченность, по сравнению с филиалом, функций структурных подразделений — они могут быть производственными, торговыми либо только управленческими;
— структурные подразделения не могут иметь отдельного банковского счета, обособленные — могут, но не обязаны открывать от имени юридического лица отдельный банковский счет для обслуживания своей деятельности;
—
обособленные подразделения, в отличие от структурных, имеют отдельно выделенное имущество с возможностью самостоятельной реализации относительно него тех прав, которые были делегированы руководителю обособленного подразделения;— руководители обособленных подразделений действуют на основании
доверенности юридического лица, которая дает возможность осуществлять представительство юрлица перед другими лицами, вступать с ними во взаимоотношения от имени и в интересах юридического лица.
Ограничения по созданию и функционированию филиалов
Действующие нормативные акты предусматривают ряд ограничений в отношении возможности открытия филиалов.
Так,
филиалы и представительства запрещено создавать на определенной территории. Например, субъекты предпринимательской деятельности, зарегистрированные на территории специальной экономической зоны «Закарпатье», не могут создавать обособленные подразделения за пределами этой зоны (ч. 3 ст. 6 Закона Украины «О специальной экономической зоне «Закарпатье»» от 22.03.2001 г. № 2322-III).К отдельным юрлицам, в частности к банкам, выдвигаются специальные требования к порядку и условиям создания филиалов и других обособленных подразделений (см., например,
Положение о порядке создания и государственной регистрации банков, открытия их филиалов, представительств, отделений, утвержденное постановлением Нацбанка от 31.08.2001 г. № 375).Для некоторых юрлиц предусмотрена возможность создания исключительно филиалов. Такое ограничение действует, например, в отношении кредитных союзов (
абз. пятый ч. 2 ст. 7 Закона Украины «О кредитных союзах» от 20.12.2001 г. № 2908-III).Филиалы и другие обособленные подразделения также не могут создаваться в случае возбуждения дела о банкротстве после назначения распорядителя имуществом и до прекращения процедуры распоряжения имуществом без согласия распорядителя имуществом (
ч. 11 ст. 13 Закона Украины «О восстановлении платежеспособности должника либо признании его банкротом» от 14.05.92 г. № 2343-XII).
Порядок создания филиала
В процедуре создания филиала условно можно выделить такие этапы:
I этап. Принятие решения о создании филиала
Решение о создании филиала либо другого обособленного подразделения юридического лица принимается его органом управления. Для ООО вопросы создания филиалов и других обособленных подразделений отнесены к исключительной компетенции
общего собрания участников. Для АО новый Закон об АО, в отличие от Закона о хозобществах, ответа на вопрос, какой из органов управления может принимать решение о создании обособленного подразделения, не дает. В связи с этим этот момент следует оговорить в уставе акционерного общества.Решение о создании филиала оформляется в виде протокола. Это может быть протокол общего собрания участников (для ООО и АО, если решение этого вопроса отнесено к компетенции общего собрания акционеров) либо решение участника хозобщества (для обществ с одним участником) либо протокол наблюдательного совета (если согласно уставу АО принятие решения о создании филиалов и других обособленных подразделений входит в компетенцию этого органа управления).
Госрегистратору может быть подано извлечение из прокола общего собрания (или наблюдательного совета). Извлечение должно быть подписано председательствующим на общем собрании (либо председателем наблюдательного совета) и скреплено печатью юридического лица. Нотариально удостоверять такое извлечение не нужно (см.
письмо Госкомпредпринимательства от 05.10.2004 г. № 6809).Обращаем внимание на
необходимость правильного указания наименования обособленного подразделения. Так, согласно п. 1.9 Требований по написанию наименования юридического лица либо его обособленного подразделения, утвержденных приказом Госкомпредпринимательства от 09.06.2004 г. № 65, наименование обособленного подразделения должно содержать слова «обособленное подразделение» («филиал», «представительство» и др.) и указывать на принадлежность к юридическому лицу, которое создало указанное обособленное подразделение. Кроме того, к наименованию обособленного подразделения применяются все те же требования и ограничения, что и к наименованию юрлица, в частности:— наименование должно быть изложено на украинском языке;
— название может состоять из собственного названия филиала юрлица, а также содержать информацию в отношении цели деятельности, обособленное подразделение может также иметь сокращенное наименование;
— наименование обособленного подразделения юрлица не может быть тождественно наименованию другого юрлица либо его обособленного подразделения;
— в наименовании обособленного подразделения запрещено использование наименований органов госвласти, местного самоуправления и исторических государственных наименований, перечень которых устанавливается Кабмином;
— в названии подразделения не может использоваться слово «национальный»;
— подразделение, кроме полного наименования (не больше чем 182 символа), может иметь сокращенное наименование (не больше чем 38 символов);
— при написании наименования используются буквы украинского алфавита и такие разделительные знаки и символы: скобки (), точка (.), запятая (,), апостроф (‘), дефис (-), тире (—), знак (№), знак восклицания (!), знак (/), а также, в случае необходимости, цифры: арабские (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) и римские (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X). Использование других символов в наименовании запрещено.
II этап. Разработка и утверждение положения о филиале
Как предусматривает действующее законодательство,
филиалы и представительства юрлица действуют на основании утвержденного им положения. Однако при этом в законодательстве нет каких-либо формализованных требований к содержанию положения о филиале, представительстве либо ином обособленном подразделении (за исключением обособленных подразделений отдельных юрлиц, к которым предъявляются специальные требования, например, подразделений кредитных союзов, примерный устав и примерные внутренние положения для которых утверждены распоряжением Госкомиссии по регулированию рынков финуслуг от 13.03.2008 г. № 338). Поэтому субъекты хозяйствования в этом вопросе могут чувствовать себя достаточно спокойно, однако минимальный перечень сведений, которые необходимо включить в положение о филиале, мы все же назовем:— наименование и местонахождение филиала;
— организационная структура и функции филиала, полномочия, права и обязанности его руководителя;
— порядок организации работы, отчетности и предоставления филиалом информации о деятельности обособленного подразделения;
— другие вопросы, связанные с деятельностью филиала и его взаимодействием с головным предприятием.
Следует обратить внимание, что согласно
п. 3 ч. 1 ст. 77 Закона об АО каждое акционерное общество должно осуществлять хранение положения о каждом филиале и каждом представительстве АО. Как указано в ч. 2 этой статьи, эти документы хранятся в акционерном обществе по его местонахождению либо в другом месте, известном и доступном акционерам. Таким местом все же целесообразно определить местонахождение самого АО, а потому положение о филиале лучше утверждать в двух экземплярах, чтобы обеспечить его наличие и в обособленном подразделении, и в самом акционерном обществе.
III этап. Включение сведений о филиале в Единый госреестр и постановка на учет в госорганах
Сведения о филиалах и представительствах юридического лица должны быть включены в Единый государственный реестр
юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (ЕГР), несмотря на то что обособленные подразделения юрлицами не являются и государственной регистрации не подлежат.Для включения сведений о филиале в ЕГР предприятие должно подать (направить заказным письмом с описью вложения) государственному регистратору по собственному местонахождению заполненную
Регистрационную карточку о создании обособленного подразделения по форме № 5, которая утверждена приказом Госкомпредпринимательства от 20.04.2007 г. № 54, и решение органа управления юридического лица о создании обособленного подразделения (как мы указывали, это может быть извлечение из протокола общего собрания либо заседания наблюдательного совета, решения участника общества).При отсутствии у государственного регистратора замечаний к поданным документам он обязан в течение
двух рабочих дней приобщить их к регистрационному делу юридического лица, внести соответствующую запись в ЕГР и в тот же день передать соответствующие сведения об обособленном подразделении органам статистики, государственной налоговой службы, Пенсионного фонда Украины и фондов социального страхования по местонахождению юридического лица и по местонахождению обособленного подразделения (ч. 9 ст. 28 Закона № 755). Поэтому в общем случае для юридического лица отсутствует необходимость в отдельном предоставлении документов в каждый из указанных органов .В ЕГР госрегистратор вносит такие
сведения об обособленном подразделении:— идентификационный код обособленного подразделения (
код ЕГРПОУ), который согласно Положению о Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины в редакции постановления КМУ от 22.06.2005 г. № 499 присваивается самим государственным регистратором;— полное наименование обособленного подразделения;
— местонахождение обособленного подразделения;
—
виды деятельности обособленного подразделения (все или только отдельные виды деятельности юридического лица);— фамилия, имя и отчество лиц, которые имеют право совершать юридические действия
от имени юридического лица на основании доверенности, в том числе подписывать договоры, их идентификационные номера налогоплательщиков;— дата постановки на учет в органах статистики, государственной налоговой службы, Пенсионного фонда Украины, фондов социального страхования;
— дата и номер записи о включении сведений в Единый реестр;
— место проведения записи о включении сведений в Единый реестр;
— местонахождение регистрационного дела юридического лица;
— фамилия, имя и отчество должностного лица, которое внесло в Единый реестр запись о включении сведений об обособленном подразделении юридического лица.
Принятие обособленного подразделения на
учет в качестве плательщика налогов осуществляется на основании сообщения о создании такого подразделения, которое государственный регистратор направляет органу государственной налоговой службы по местонахождению такого подразделения (п. 4.4 Порядка № 80). В качестве подтверждения постановки на учет налоговый орган направляет новому налогоплательщику справку по ф. № 4-ОПП (см. также «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 31, с. 47).Что касается
постановки обособленного подразделения на учет в органе Пенсионного фонда Украины, то согласно Порядку взятия на учет и снятия с учета в органах Пенсионного фонда Украины юридических лиц и физических лиц — предпринимателей как плательщиков страховых взносов, утвержденному постановлением правления ПФУ от 10.10.2006 г. № 14-4, она осуществляется только в том случае, если такое обособленное подразделение имеет отдельный баланс и самостоятельно ведет расчеты с застрахованными лицами по своему местонахождению. О наличии таких обстоятельств юридическое лицо в 10-дневный срок сообщает органу Пенсионного фонда Украины по местонахождению обособленного подразделения, что является основанием для взятия обособленного подразделения на учет в органах Пенсионного фонда Украины.Наличие
отдельного баланса и факт самостоятельного осуществления расчетов с застрахованными лицами по своему местонахождению являются также обязательными условиями постановки обособленного подразделения на учет:— как плательщика страховых взносов на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы (
п.п. 3.1 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 18.12.2000 г. № 339);— как страхователя Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (
п.п. 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 26.06.2001 г. № 16);— как плательщика страховых взносов в Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины (
п.п. 3.7 Инструкции, утвержденной постановлением правления Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины от 12.07.2007 г. № 36).Обращаем также внимание, что в случае создания филиала субъектом хозяйствования, который осуществляет лицензируемые виды деятельности, в орган лицензирования необходимо подать заявление установленного образца о выдаче копии лицензии, а также предусмотренный законодательными актами перечень документов (
ч. 9 ст. 14 Закона Украины «О лицензировании отдельных видов хозяйственной деятельности» от 01.06.2000 г. № 1775-III).Если же филиал либо иное обособленное подразделение создает эмитент ценных бумаг (в частности, акционерное общество), то информация о таком решении относится к особой (
абз. второй ч. 1 ст. 41 Закона Украины «О ценных бумагах и фондовом рынке» от 23.02.2006 г. № 3480-IV), должна быть раскрыта в ленте новостей (в течение 5 рабочих дней с даты принятия решения о создании обособленного подразделения), в официальном печатном издании (также в течение 5 рабочих дней) и подана ГКЦБФР (в течение 10 рабочих дней).
IV этап. Назначение руководителя филиала и выдача ему доверенности
Руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной им
доверенности. Каких-либо специальных требований к оформлению доверенности для руководителя обособленного подразделения в законодательстве нет. Основанием для ее выдачи выступает акт органа управления хозобществом (протокол общего собрания участников, решение участника, протокол заседания наблюдательного совета), которым лицо назначено руководителем обособленного подразделения хозяйственного общества. Нотариально удостоверять доверенность необязательно, но при желании сделать это можно.При составлении текста доверенности важно обратить внимание на круг тех полномочий, которые предоставляются руководителю филиала либо иного обособленного подразделения. Их условно делят на две группы — полномочия по представлению юрлица перед другими субъектами хозяйствования (в частности, при заключении сделок) и полномочия по представлению юрлица в суде и других государственных органах.
V этап. Наделение филиала определенным имуществом
Как мы отмечали, отличительной чертой филиалов и других обособленных подразделений является наделение их обособленным имуществом с возможностью самостоятельной реализации относительно него тех прав, которые были делегированы руководителю обособленного подразделения. Имущество передается (обособляется) в том объеме и качестве, которые необходимы для осуществления обособленным подразделением автономной деятельности от имени предприятия. Так, согласно
ст. 8 Закона о бухучете предприятие имеет возможность выделения на отдельный баланс филиалов, представительств, отделений и других обособленных подразделений, которые обязаны вести бухгалтерский учет, с последующим включением их показателей в финансовую отчетность предприятия.Кроме того, как мы уже указывали,
юридическое лицо может открывать через свои филиалы и представительства счета в банках (ч. 1 ст. 6 Закона Украины «О платежных системах и перечислении средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346).Филиалы и другие обособленные подразделения, если это предусмотрено уставом хозобщества либо положением о филиале, могут использовать собственные печати с обязательным помещением на них слова «Филиал» (
пп. 3.2.7 п. 3.2 ст. 3 Инструкции о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-гравюрных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядка выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17).Это основные организационные моменты, о которых следует помнить субъектам хозяйствования, создавая филиал. О других требующих внимания нюансах в деятельности филиала пойдет речь дальше.
