Створення філії: основні юридичні правила
Будь-який господарюючий суб’єкт зацікавлений в якомога більшому розширенні своєї діяльності, у тому числі в охопленні нею максимальної території. Оптимальний спосіб досягти цієї мети — мати «своїх людей» прямо на місці. Для цього створюються філії.
Олена УВАРОВА, юрист Видавничого будинку «Фактор»
Відокремлені підрозділи юрособи
Право створювати
філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи для підприємств передбачено ч. 4 ст. 64 ГКУ. При цьому, як зазначено, питання про розміщення таких підрозділів підприємства необхідно погоджувати з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку.Поняття «філія» наведено у
ст. 95 ЦКУ. Відповідно до неї філія — це відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій.Чинне законодавство також передбачає можливість створення інших відокремлених підрозділів юридичної особи. Серед них прямо названо
представництва — відокремлені підрозділи юридичної особи, що розташовані поза її місцезнаходженням та здійснюють представництво і захист інтересів юридичної особи.Як випливає з приписів
ГКУ, крім філій та представництв, можуть створюватися й інші відокремлені підрозділи. Так, чинним законодавством прямо передбачена можливість створення відділень для окремих юридичних осіб (див., наприклад, Положення про порядок створення та державної реєстрації банків, відкриття їх філій, представництв, відділень, затверджене постановою Нацбанку від 31.08.2001 р. № 375).Загальною ознакою, що відрізняє всі відокремлені підрозділи юрособи
, називають їх розташування не за її місцезнаходженням. Нагадаємо: згідно зі ст. 93 ЦКУ місцезнаходженням юридичної особи є адреса органу або особи, які відповідно до установчих документів юрособи або закону виступають від її імені. При цьому під адресою розуміють сукупність відомостей, що включають зазначення країни, поштовий індекс, назву населеного пункту, району, області, назву вулиці (проспекту, бульвару, провулка), номер будинку, квартири (п. 42 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабміну від 05.03.2009 р. № 270).Відрізняються один від одного відокремлені підрозділи набором функцій, які вони можуть здійснювати. Максимально «функціональними» є філії. У зв’язку з цим в юридичній літературі підкреслюється, що
повноваження філії є більш широкими та включають виготовлення продукції, виконання робіт або надання послуг від імені юрособи, а також представництво і захист її прав та інтересів (абзац перший ч. 1 ст. 1 Закону № 755).У свою чергу, повноваження представництва обмежуються тільки представництвом і захистом прав та інтересів юрособи.
Однак такий широкий набір функціональних обов’язків не дає філії статус юрособи, що також є загальною ознакою всіх відокремлених підрозділів.
Функції, права та обов’язки і структурних, і відокремлених підрозділів підприємства визначаються
положеннями про них, які затверджуються в порядку, передбаченому статутом підприємства або іншими установчими документами.Розглянемо,
чим же відокремлені підрозділи відрізняються від структурних підрозділів юрособи.
Відокремлений
≠ структурнийКрім можливості створення відокремлених підрозділів, у підприємств є право створювати
виробничі структурні підрозділи (виробництва, цехи, відділення, ділянки, бригади, бюро, лабораторії тощо), а також функціональні структурні підрозділи апарату управління (управління, відділи, бюро, служби тощо).Ознаки, що дозволяють
розмежувати структурні та відокремлені підрозділи, докладно нами вже розглядалися (див. «Структурний чи відокремлений?» // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 20, с. 28).Нагадаємо основні тези. Отже,
філія (чи інший відокремлений підрозділ):— на відміну від
структурного підрозділу (цеху, ділянки, управління, сектора тощо), може розташовуватися тільки поза місцезнаходженням юридичної особи, тобто за адресою, відмінною від адреси представницького органу підприємства. При цьому допустимими є різні варіанти — від розташування філії в сусідньому офісі, будівлі з іншою адресою до створення відокремленого підрозділу в іншому районі, місті, області, державі;— значна обмеженість, порівняно з філією, функцій структурних підрозділів — вони можуть бути виробничими, торговельними або тільки управлінськими;
— структурні підрозділи не можуть мати окремого банківського рахунка, відокремлені — можуть відкривати від імені юридичної особи окремий банківський рахунок для обслуговування своєї діяльності, але робити це не є їх обов’язком;
—
відокремлені підрозділи, на відміну від структурних, мають окремо виділене майно з можливістю самостійної реалізації щодо нього прав, які було делеговано керівнику відокремленого підрозділу;— керівники відокремлених підрозділів діють на підставі
довіреності юридичної особи, яка дає можливість здійснювати представництво юрособи перед іншими особами, вступати з ними у взаємовідносини від імені та в інтересах юридичної особи.
Обмеження щодо створення та функціонування філій
Чинні нормативні акти передбачають певні обмеження щодо можливості відкриття філій.
Так,
філії та представництва заборонено створювати на певній території. Наприклад, суб’єкти підприємницької діяльності, зареєстровані на території спеціальної економічної зони «Закарпаття», не можуть створювати відокремлені підрозділи за межами цієї зони (ч. 3 ст. 6 Закону України «Про спеціальну економічну зону «Закарпаття»» від 22.03.2001 р. № 2322-III).До окремих юросіб, зокрема до банків, висуваються спеціальні вимоги до порядку та умов створення філій та інших відокремлених підрозділів (див., наприклад,
Положення про порядок створення та державної реєстрації банків, відкриття їх філій, представництв, відділень, затверджене постановою Нацбанку від 31.08.2001 р. № 375).Для деяких юросіб передбачена можливість створення виключно філій. Таке обмеження діє, наприклад, щодо кредитних спілок (
абз. п’ятий ч. 2 ст. 7 Закону України «Про кредитні спілки» від 20.12.2001 р. № 2908-III).Філії та інші відокремлені підрозділи також не можуть створюватися в разі порушення справи про банкрутство після призначення розпорядника майном та до припинення процедури розпорядження майном без згоди розпорядника майном (
ч. 11 ст. 13 Закону України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» від 14.05.92 р. № 2343-XII).
Порядок створення філії
У процедурі створення філії умовно можна виділити такі етапи:
I етап. Прийняття рішення про створення філії
Рішення про створення філії чи іншого відокремленого підрозділу юридичної особи приймається його органом управління. Для ТОВ питання створення філій та інших відокремлених підрозділів віднесено до виключної компетенції
загальних зборів учасників. Для АТ новий Закон про АТ, на відміну від Закону про госптовариства, відповіді на запитання, який з органів управління може приймати рішення про створення відокремленого підрозділу, не дає. Тому цей момент слід застерегти у статуті акціонерного товариства.Рішення про створення філії оформлюється у вигляді протоколу. Це може бути протокол загальних зборів учасників (для ТОВ та АТ, якщо рішення цього питання віднесено до компетенції загальних зборів акціонерів), або рішення учасника госптовариства (для товариств з одним учасником), або протокол наглядової ради (якщо згідно зі статутом АТ прийняття рішення про створення філій та інших відокремлених підрозділів належить до компетенції цього органу управління).
Держреєстратору може бути подано витяг із проколу загальних зборів (або засідання наглядової ради). Витяг має бути підписано головуючим на загальних зборах (або головою наглядової ради) та скріплено печаткою юридичної особи. Нотаріально посвідчувати такий витяг не потрібно (див.
лист Держкомпідприємництва від 05.10.2004 р. № 6809).Звертаємо увагу на
необхідність правильного зазначення найменування відокремленого підрозділу. Так, згідно з п. 1.9 Вимог з написання найменування юридичної особи або її відокремленого підрозділу, затверджених наказом Держкомпідприємництва від 09.06.2004 р. № 65, найменування відокремленого підрозділу має містити слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво» тощо) та вказувати на належність до юридичної особи, яка створила зазначений відокремлений підрозділ. Крім того, до найменування відокремленого підрозділу застосовуються ті самі вимоги та обмеження, що і до найменування юрособи, зокрема:— найменування має бути викладено українською мовою;
— назва може складатися з власної назви філії юрособи, а також містити інформацію щодо мети діяльності, відокремлений підрозділ може також мати скорочене найменування;
— найменування відокремленого підрозділу юрособи не може бути тотожне найменуванню іншої юрособи або її відокремленого підрозділу;
— у найменуванні відокремленого підрозділу заборонено використання найменувань органів держвлади, місцевого самоврядування та історичних державних найменувань, перелік яких установлюється Кабміном;
— у назві підрозділу не може використовуватися слово «національний»;
— підрозділ, крім повного найменування (не більше ніж 182 символи), може мати скорочене найменування (не більше ніж 38 символів);
— при написанні найменування використовуються літери українського алфавіту та такі розділові знаки і символи: дужки ( ), крапка (.), кома (,), апостроф (’), дефіс (-), тире ( — ), знак (№), знак оклику (!), знак (/), а також, у разі потреби, цифри: арабські (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) та римські (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X). Використання інших символів у найменуванні заборонено.
II етап. Розробка та затвердження положення про філію
Як передбачає чинне законодавство,
філії та представництва юрособи діють на підставі затвердженого нею положення. Однак при цьому в законодавстві немає жодних формалізованих вимог до змісту положення про філію, представництво чи інший відокремлений підрозділ (за винятком відокремлених підрозділів окремих юросіб, до яких висуваються спеціальні вимоги, наприклад, підрозділів кредитних спілок, примірний статут та примірні внутрішні положення для яких затверджено розпорядженням Держкомісії з регулювання ринків фінпослуг від 13.03.2008 р. № 338). Тому суб’єкти господарювання в цьому питанні можуть почувати себе досить спокійно, однак мінімальний перелік відомостей, які необхідно включити до положення про філію, ми все ж назвемо:— найменування та місцезнаходження філії;
— організаційна структура та функції філії, повноваження, права та обов’язки її керівника;
— порядок організації роботи, звітності та надання філією інформації про діяльність відокремленого підрозділу;
— інші питання, пов’язані з діяльністю філії та її взаємодією з головним підприємством.
Слід звернути увагу, що згідно з
п. 3 ч. 1 ст. 77 Закону про АТ кожне акціонерне товариство має зберігати положення про кожну філію та кожне представництво АТ. Як зазначено в ч. 2 цієї статті, ці документи зберігаються в акціонерному товаристві за його місцезнаходженням або в іншому місці, відомому та доступному акціонерам. Таким місцем усе ж доцільно визначити місцезнаходження самого АТ, а тому положення про філію краще затверджувати у двох примірниках, щоб забезпечити його наявність і у відокремленому підрозділі, і в самому акціонерному товаристві.
III етап. Уключення відомостей про філію до Єдиного держреєстру та взяття на облік у держорганах
Відомості про філії та представництва юридичної особи має бути включено до Єдиного державного реєстру
юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (ЄДР), незважаючи на те що відокремлені підрозділи юрособами не є, тому державній реєстрації не підлягають.Для включення відомостей про філію до ЄДР підприємство має подати (направити рекомендованим листом з описом вкладення) державному реєстратору за власним місцезнаходженням заповнену
Реєстраційну картку про створення відокремленого підрозділу за формою № 5, яку затверджено наказом Держкомпідприємництва від 20.04.2007 р. № 54, та рішення органу управління юридичної особи про створення відокремленого підрозділу (як зазначалося, це може бути витяг із протоколу загальних зборів або засідання наглядової ради, рішення учасника товариства).За відсутності у державного реєстратора зауважень до поданих документів він зобов’язаний протягом
двох робочих днів долучити їх до реєстраційної справи юридичної особи, внести відповідний запис до ЄДР і того ж дня передати відповідні відомості про відокремлений підрозділ до органів статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України та фондів соціального страхування за місцезнаходженням юридичної особи та за місцезнаходженням відокремленого підрозділу (ч. 9 ст. 28 Закону № 755). Тому в загальному випадку для юридичної особи відсутня необхідність в окремому поданні документів до кожного із зазначених органів.До ЄДР держреєстратор уносить такі
відомості про відокремлений підрозділ:— ідентифікаційний код відокремленого підрозділу (
код ЄДРПОУ), який згідно з Положенням про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України в редакції постанови КМУ від 22.06.2005 р. № 499 присвоюється самим державним реєстратором;— повне найменування відокремленого підрозділу;
— місцезнаходження відокремленого підрозділу;
—
види діяльності відокремленого підрозділу (усі або тільки окремі види діяльності юридичної особи);— прізвище, ім’я та по батькові осіб, які мають право здійснювати юридичні дії
від імені юридичної особи на підставі довіреності, у тому числі підписувати договори, їх ідентифікаційні номери платників податків;— дата взяття на облік в органах статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України, фондів соціального страхування;
— дата та номер запису про включення відомостей до Єдиного реєстру;
— місце проведення запису про включення відомостей до Єдиного реєстру;
— місцезнаходження реєстраційної справи юридичної особи;
— прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, яка внесла до Єдиного реєстру запис про включення відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи.
Взяття відокремленого підрозділу на
облік як платника податків здійснюється на підставі повідомлення про створення такого підрозділу, яке державний реєстратор направляє до органу державної податкової служби за місцезнаходженням такого підрозділу (п. 4.4 Порядку № 80). Як підтвердження взяття на облік податковий орган направляє новому платнику податків довідку за ф. № 4-ОПП (див. також «Вісник податкової служби України», 2009, № 31, с. 47).Щодо
взяття відокремленого підрозділу на облік в органі Пенсійного фонду України, то згідно з Порядком взяття на облік та зняття з обліку в органах Пенсійного фонду України юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців як платників страхових внесків, затвердженим постановою правління ПФУ від 10.10.2006 р. № 14-4, вона здійснюється тільки у випадку, якщо такий відокремлений підрозділ має окремий баланс та самостійно веде розрахунки із застрахованими особами за своїм місцезнаходженням. Про наявність таких обставин юридична особа в 10-денний строк повідомляє орган Пенсійного фонду України за місцезнаходженням відокремленого підрозділу, що є підставою для взяття відокремленого підрозділу на облік в органах Пенсійного фонду України.Наявність
окремого балансу та факт самостійного здійснення розрахунків із застрахованими особами за своїм місцезнаходженням є також обов’язковими умовами взяття відокремленого підрозділу на облік:— як платника страхових внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття (
п.п. 3.1 Інструкції, затвердженої наказом Мінпраці від 18.12.2000 р. № 339);— як страхувальника Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (
п.п. 2.1 Інструкції, затвердженої постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 26.06.2001 р. № 16);— як платника страхових внесків до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (
п.п. 3.7 Інструкції, затвердженої постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 12.07.2007 р. № 36).Звертаємо також увагу, що в разі створення філії суб’єктом господарювання, який здійснює види діяльності, що ліцензуються, до органу ліцензування необхідно подати заяву встановленого зразка про видачу копії ліцензії, а також передбачений законодавчими актами перелік документів (
ч. 9 ст. 14 Закону України «Про ліцензування окремих видів господарської діяльності» від 01.06.2000 р. № 1775-III).Якщо ж філію або інший відокремлений підрозділ створює емітент цінних паперів (зокрема, акціонерне товариство), то інформація про таке рішення належить до особливої (
абз. другий ч. 1 ст. 41 Закону України «Про цінні папери та фондовий ринок» від 23.02.2006 р. № 3480-IV) і має бути розкрита у стрічці новин (протягом 5 робочих днів із дати прийняття рішення про створення відокремленого підрозділу), в офіційному друкованому виданні (також протягом 5 робочих днів), подано до ДКЦПФР (протягом 10 робочих днів).
IV етап. Призначення керівника філії та видача йому довіреності
Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою та діють на підставі виданої їм
довіреності. Будь-яких спеціальних вимог до оформлення довіреності для керівника відокремленого підрозділу в законодавстві немає. Підставою для її видачі є акт органу управління госптовариством (протокол загальних зборів учасників, рішення учасника, протокол засідання наглядової ради), яким особу призначено керівником відокремленого підрозділу господарського товариства. Нотаріально посвідчувати довіреність необов’язково, але за бажанням зробити це можна.При складанні тексту довіреності важливо звернути увагу на коло повноважень, що надаються керівнику філії або іншого відокремленого підрозділу. Їх умовно поділяють на дві групи — повноваження з представлення юрособи перед іншими суб’єктами господарювання (зокрема, при укладенні правочинів) та повноваження з представлення юрособи в суді та інших державних органах.
V етап. Наділення філії певним майном
Як ми зазначали, відмінною рисою філій та інших відокремлених підрозділів є наділення їх відокремленим майном з можливістю самостійної реалізації щодо нього прав, які було делеговано керівнику відокремленого підрозділу. Майно передається (відокремлюється) у тому обсязі та якості, які необхідні для здійснення відокремленим підрозділом автономної діяльності від імені підприємства. Так, згідно зі
ст. 8 Закону про бухоблік підприємство має можливість виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, із подальшим включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.Крім того, як уже зазначалося,
юридична особа може відкривати через свої філії та представництва рахунки в банках (ч. 1 ст. 6 Закону України «Про платіжні системи та перерахування коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346).Філії та інші відокремлені підрозділи, якщо це передбачено статутом госптовариства або положенням про філію, можуть використовувати власну печатку з обов’язковим зазначенням на ній слова «Філія» (
пп. 3.2.7 п. 3.2 ст. 3 Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затвердженої наказом МВС від 11.01.99 р. № 17).Це основні організаційні моменти, про які слід пам’ятати суб’єктам господарювання, створюючи філію. Про інші нюанси у діяльності філії, що потребують уваги, ітиметься далі.
