Налоговый и бухгалтерский учет «переходящих» отпускных
После расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо отразить ее в налоговом и бухгалтерском учете. Каким образом облагается сумма отпускных налогом с доходов физических лиц, взносами в социальные фонды, а также каков порядок бухгалтерского учета суммы отпускных, рассмотрим в данной публикации.
Татьяна ОНИЩЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В соответствии со
ст. 21 Закона об отпусках сумму заработной платы за все время отпуска необходимо выплатить не позднее чем за 3 дня до его начала. В случае, когда весь отпуск приходится на один месяц, проблем с начислением и налогообложением отпускных не возникает. Вместе с тем на практике наиболее частым является случай предоставления работнику переходящих отпусков (когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом).На сегодняшний день при начислении отпускных применяют два подхода:
1) всю сумму переходящих отпускных начисляют в том месяце, в котором работник уходит в отпуск (другими словами, отпускные и за текущий месяц, и за следующий месяц отражаются по кредиту субсчета 661 в месяце их выплаты);
2) отпускные начисляют частями отдельно по каждому месяцу, на который приходится отпуск (т. е. в месяце ухода в отпуск по кредиту субсчета 661 отражают часть отпускных, приходящихся на текущий месяц, а в следующем месяце по кредиту субсчета 661 проводят сумму отпускных, относящихся к такому следующему месяцу).
По нашему мнению, более логичным выглядит второй вариант начисления отпускных. Так, согласно
п.п. 1.6.1 Инструкции № 5 суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.В числовом примере, который будет приведен ниже, мы будем придерживаться именно такого варианта начисления отпускных.
Налог с доходов физических лиц
Для целей обложения налогом с доходов физических лиц отпускные являются заработной платой с общепринятыми правилами налогообложения.
В соответствии с
п.п. 6.5.1 Закона № 889 в случае, если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за время отпуска, то с целью определения предельной суммы зарплаты, дающей право на получение налоговой социальной льготы, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Таким образом, для того чтобы определить, имеет ли право работник на получение налоговой социальной льготы, необходимо:— распределить отпускные по периодам, на которые они приходятся;
— сравнить отдельно доходы за каждый месяц с предельным размером зарплаты, при котором сохраняется право на налоговую социальную льготу.
Следует отметить, что согласно разъяснениям ГНАУ (см.
письмо от 24.12.2009 г. № 28800/7/17-0217 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 1-2, письмо от 14.01.2010 г. № 160/6/17-0716 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 13) предельный размер заработной платы, при которой работник имеет право на налоговую социальную льготу, в 2010 году составляет 1220 грн. Исключение составляют лица, имеющие право на налоговую социальную льготу на детей согласно пп. «а», «б» п.п. 6.1.2 и п.п. «е» п.п. 6.1.3 Закона № 889. Для одного из родителей предельный размер зарплаты в текущем году определяется как произведение 1220 грн. и количества детей, на которых предоставляется льгота.С расчетом суммы налога с доходов физических лиц с отпускных за дни, приходящиеся на отчетный месяц, как правило, никаких вопросов не возникает. Что касается отпускных за следующий месяц, то необходимо иметь в виду, что налоговую социальную льготу к отпускным за второй месяц при их выплате применять не следует, так как в момент выплаты еще неизвестна общая сумма налогооблагаемого дохода за месяц, на который приходится вторая часть отпуска.
При расчете налога с доходов физических лиц с суммы отпускных за второй месяц база налогообложения может быть уменьшена на сумму страховых взносов в соответствии с
п. 3.5 Закона № 889, если они были удержаны и перечислены в соответствующие фонды.
Взносы в социальные фонды
Суммы отпускных включаются в состав дополнительной заработной платы (
п.п. 2.2.12 Инструкции № 5) и облагаются налогом с доходов физических лиц. В связи с этим отпускные являются объектом для начисления и удержания взносов в фонды социального страхования.Взносы в Пенсионный фонд с сумм, приходящихся на период более одного месяца, в том числе с суммы оплаты ежегодного отпуска, начисляются и удерживаются с учетом правил, установленных
пп. 5.1.7 и 5.2.3 Инструкции № 21-1. В соответствии с ними максимальная величина, с которой уплачиваются страховые взносы, для начисления пенсионных взносов на суммы отпускных применяется отдельно за каждый месяц.Значит, для правильного начисления (удержания) взносов в Пенсионный фонд суммы отпускных необходимо распределить по периодам, к которым они относятся. Выплаты за каждый месяц (с учетом начисленной заработной платы за отработанные дни в этих месяцах) отдельно сравниваются с максимальным размером дохода, с которого уплачиваются страховые взносы, действовавшим в период, за который осуществляется начисление отпускных.
Разбивка суммы отпускных по соответствующим календарным месяцам, в течение которых работник находился в отпуске, осуществляется и для определения сумм взносов во все остальные социальные фонды: Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности, Фонд социального страхования на случай безработицы, Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве. Это необходимо для сравнения суммы дохода отдельно за каждый месяц с максимальным размером дохода, с которого взимаются страховые взносы.
Кроме того, для определения ставки удержаний взноса в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (0,5 % или 1 %) также имеет значение сравнение месячного дохода работника с суммой прожиточного минимума на трудоспособное лицо. В связи с этим суммы отпускных также распределяются на соответствующие месяцы отпуска и доход каждого из таких месяцев (с учетом начисленной зарплаты за отработанные в этих месяцах дни) сравнивается с прожиточным минимумом для трудоспособных лиц.
Порядок уплаты налога с доходов и страховых взносов
В соответствии с
п.п. 8.1.2 Закона № 889 налог со всей суммы отпускных должен быть перечислен в бюджет в день их получения в учреждении банка или перечисления на банковский счет работника, а если отпускные выплачиваются из выручки — не позднее следующего банковского дня, следующего за днем такой выплаты (п.п. 8.1.4 Закона № 889).В день выдачи отпускных необходимо перечислить взнос в Пенсионный фонд в части начислений (33,2 %), в том числе и с суммы отпускных за второй месяц. Это связано с тем, что в соответствии с
п. 6 ст. 20 Закона № 1058 и п.п. 5.1.5 Инструкции № 21-1 одновременно с выплатой доходов, на которые начисляются страховые взносы, страхователи обязаны перечислить авансовые платежи.Что касается удержаний в Пенсионный фонд (2 %),
Инструкция № 21-1 не содержит требования по их уплате авансом. Таким образом, суммы удержаний в Пенсионный фонд необязательно перечислять в момент выплаты отпускных. Они должны быть уплачены не позднее чем через 20 календарных дней со дня окончания отчетного месяца ( п.п. 5.2.2 и п.п. 5.1.4 Инструкции № 21-1).Со всей суммы отпускных при их выдаче перечисляются взносы в Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве (
п. 4.12 Инструкции № 36).Также со всей суммы отпускных в день их выдачи перечисляются взносы в Фонд социального страхования на случай безработицы (как в части начислений, так и в части удержаний). Именно такой порядок уплаты страховых взносов в настоящее время предусмотрен
п. 3 ст. 17 Закона № 1533.Что касается взносов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности, то
п. 1 ст. 23 Закона № 2240 содержит норму, согласно которой страховые взносы уплачиваются один раз в месяц в день, установленный для получения в учреждениях банков средств на оплату труда. Таким образом, законодательство не содержит нормы, которая обязывала бы перечислять взносы в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности с отпускных за следующий месяц в момент их выплаты.Однако на практике большинство бухгалтеров для удобства в работе предпочитают перечислять все страховые взносы с общей суммы отпускных при их выдаче. Далее в примере рассмотрим именно такой вариант уплаты взносов в социальные фонды.
Отражение сумм отпускных в бухгалтерском и налоговом учете
Суммы отпускных включаются в фонд дополнительной заработной платы (
п.п. 2.2.12 Инструкции № 5). Поэтому на основании п.п. 5.6.1 Закона о налоге на прибыль отпускные относятся к валовым расходам предприятия как расходы на оплату труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с налогоплательщиком. Взносы в фонды социального страхования, начисляемые на суммы отпускных, отражаются в составе валовых расходов в соответствии с п.п. 5.7.1 Закона о налоге на прибыль.Что касается бухгалтерского учета сумм отпускных, то их начисление осуществляется по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» в корреспонденции с дебетом:
— субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков» — при оплате тех видов отпусков, для которых создается резерв (ежегодных основных и дополнительных отпусков, дополнительных отпусков работникам, имеющим детей);
— субсчетов 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» — при оплате отпусков, для которых резерв не создается (учебные, творческие отпуска, отпуск в связи с усыновлением ребенка).
Рассмотрим порядок отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете на условном числовом примере.
Пример
. Экономист ООО «Восток» Ткачева С. И. уходит в отпуск с 17 мая 2010 года на 24 календарных дня. В связи с тем, что 23 мая 2010 года является праздничным днем (Троица), этот день не учитывается при определении продолжительности ежегодного основного отпуска и не оплачивается. Таким образом, Ткачева С. И. должна приступить к работе 11 июня 2010 года.Зарплата за отработанные дни мая составила 823,53 грн., за отработанные дни июня — 1238,10 грн.
Общая сумма отпускных составила 1500,96 грн., в том числе:
— за 14 дней мая — 875,56 грн.;
— за 10 дней июня — 625,40 грн.
За три дня до отпуска работнику выплачены зарплата за май и вся сумма отпускных.
Сокращения, применяемые в таблицах:
ПФ — Пенсионный фонд;
ФВПТ — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности;
ФБ — Фонд социального страхования на случай безработицы;
ФНС — Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве;
НДФЛ — налог с доходов физических лиц.
| № п/п | Наименование взноса | Подлежит перечислению с заработной платы и отпускных за май, грн. | Подлежит перечислению с отпускных за июнь, грн. | Итого, грн. | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Взнос в ПФ: | Начисления | 564,10 (1699,09 x 0,332) | 207,63 (625,40 x 0,332) | 771,73 |
| Удержания | 33,98 (1699,09 x 0,02) | 12,51 (625,40 x 0,02) | 46,49 | ||
| Всего: | 818,22 | ||||
| 2 | Взнос в ФВПТ | Начисления | 23,79 (1699,09 x 0,014) | 8,76 (625,40 x 0,014) | 32,55 |
| Удержания | 16,99 (1699,09 x 0,01) | 3,13 (625,40 x 0,005) | 20,12 | ||
| Всего: | 52,67 | ||||
| 3 | Взнос в ФБ | Начисления | 27,19 (1699,09 x 0,016) | 10,01 (625,40 x 0,016) | 37,20 |
| Удержания | 10,19 (1699,09 x 0,006) | 3,75 (625,40 x 0,006) | 13,94 | ||
| Всего: | 51,14 | ||||
| 4 | Взнос в ФНС | Начисления (условно — 1,06 %) | 18,01 (1699,09 x 0,0106) | 6,63 (625,40 x 0,0106) | 24,64 |
| 5 | НДФЛ | Удержания | 245,69 ((1699,09 - 33,98 - 16,99 - 10,19) x 0,15) | 90,90 ((625,40 - 12,51 - 3,13 - 3,75) x 0,15) | 336,59 |
Сумма заработной платы и отпускных, подлежащих выдаче на руки в мае, составляет 1907,35 грн., в том числе
— заработная плата и отпускные за май — 1392,24 грн. (1699,09 - 33,98 - 16,99 - 10,19 - 245,69);
— отпускные за июнь — 515,11 грн. (625,40 - 12,51 - 3,13 - 3,75 - 90,90).
В учете предприятия начисление и выплата заработной платы и отпускных будут отражены следующим образом:
| № п/п | Содержание операции | Сумма, грн. | Корреспондирующие счета | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВР | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| Май 2010 года | ||||||
| 1 | Начислена заработная плата за май | 823,53 | 92 | 661 | 823,53 | |
| 2 | Начислены отпускные за май | 875,56 | 471 | 661 | 875,56 | |
| Произведены начисления на заработную плату и отпускные за май: | ||||||
| 3 | Начислен взнос в ПФ | на сумму заработной платы (823,53 х 0,332) | 273,41 | 92 | 651 | 564,10 |
| на сумму отпускных (875,56 х 0,332) | 290,69 | 471 | 651 | |||
| 4 | Начислен взнос в ФВПТ | на сумму заработной платы (823,53 х 0,014) | 11,53 | 92 | 652 | 23,79 |
| на сумму отпускных (875,56 х 0,014) | 12,26 | 471 | 652 | |||
| 5 | Начислен взнос в ФБ | на сумму заработной платы (823,53 х 0,016) | 13,18 | 92 | 653 | 27,19 |
| на сумму отпускных (875,56 х 0,016) | 14,01 | 471 | 653 | |||
| 6 | Начислен взнос в ФНС (условно — 1,06 %) | на сумму заработной платы (823,53 х 0,0106) | 8,73 | 92 | 656 | 18,01 |
| на сумму отпускных (875,56 х 0,0106) | 9,28 | 471 | 656 | |||
| Произведены удержания из заработной платы и отпускных за май (823,53 + 875,56 = 1699,09): | ||||||
| 7 | Удержан взнос в ПФ (1699,09 x 0,02) | 33,98 | 661 | 651 | — | |
| 8 | Удержан взнос в ФВПТ (1699,09 x 0,01) | 16,99 | 661 | 652 | — | |
| 9 | Удержан взнос в ФБ (1699,09 x 0,006) | 10,19 | 661 | 653 | — | |
| 10 | Удержан НДФЛ ((1699,09 - 33,98 - 16,99 - 10,19) x 0,15) | 245,69 | 661 | 641/НДФЛ | — | |
| Произведены перечисления налога с доходов и страховых взносов с суммы зарплаты за май и всей суммы отпускных: | ||||||
| 11 | Перечислен НДФЛ (245,69 + 90,90) | 336,59 | 641/НДФЛ | 311 | — | |
| 12 | Перечислен взнос в ПФ (771,73 + 46,49) | 818,22 | 651 | 311 | — | |
| 13 | Перечислен взнос в ФВПТ (32,55 + 20,12) | 52,67 | 652 | 311 | — | |
| 14 | Перечислен взнос в ФБ (37,20 + 13,94) | 51,14 | 653 | 311 | — | |
| 15 | Перечислен взнос в ФНС | 24,64 | 656 | 311 | — | |
| 16 | Выданы заработная плата за май и вся сумма отпускных (1392,24 + 515,11) | 1907,35 | 661 | 301 | — | |
| Июнь 2010 года | ||||||
| 17 | Начислена заработная плата за июнь | 1238,10 | 92 | 661 | 1238,10 | |
| 18 | Начислены отпускные за июнь | 625,40 | 471 | 661 | 625,40 | |
| Произведены начисления на заработную плату и отпускные за июнь: | ||||||
| 19 | Начислен взнос в ПФ | на сумму заработной платы (1238,10 х 0,332) | 411,05 | 92 | 651 | 618,68 |
| на сумму отпускных (625,40 х 0,332) | 207,63 | 471 | 651 | |||
| 20 | Начислен взнос в ФВПТ | на сумму заработной платы (1238,10 х 0,014) | 17,33 | 92 | 652 | 26,09 |
| на сумму отпускных (625,40 х 0,014) | 8,76 | 471 | 652 | |||
| 21 | Начислен взнос в ФБ | на сумму заработной платы (1238,10 х 0,016) | 19,81 | 92 | 653 | 29,82 |
| на сумму отпускных (625,40 х 0,016) | 10,01 | 471 | 653 | |||
| 22 | Начислен взнос в ФНС (условно — 1,06 %) | на сумму заработной платы (1238,10 х 0,0106) | 13,12 | 92 | 656 | 19,75 |
| на сумму отпускных (625,40 х 0,0106) | 6,63 | 471 | 656 | |||
| Произведены удержания из заработной платы и отпускных за июнь (1238,10 + 625,40 = 1863,50): | ||||||
| 23 | Удержан взнос в ПФ (1863,50 x 0,02) | 37,27 | 661 | 651 | — | |
| 24 | Удержан взнос в ФВПТ (1863,50 x 0,01) | 18,64 | 661 | 652 | — | |
| 25 | Удержан взнос в ФБ (1863,50 х 0,006) | 11,18 | 661 | 653 | — | |
| 26 | Удержан НДФЛ ((1863,50 - 37,27 - 18,64 - 11,18) x 0,15) | 269,46 | 661 | 641/НДФЛ | — | |
| 27 | Перечислен НДФЛ (269,46 - 90,90) | 178,56 | 641/НДФЛ | 311 | — | |
| 28 | Перечислен взнос в ПФ (618,68 + 37,27 - 207,63 - 12,51) | 435,81 | 651 | 311 | — | |
| 29 | Перечислен взнос в ФВПТ (26,09 + 18,64 - 8,76 - 3,13) | 32,84 | 652 | 311 | — | |
| 30 | Перечислен взнос в ФБ (29,82 + 11,18 - 10,01 - 3,75) | 27,24 | 653 | 311 | — | |
| 31 | Перечислен взнос в ФНС (19,75 - 6,63) | 13,12 | 656 | 311 | — | |
| 32 | Выплачена заработная плата за июнь (1863,50 - 37,27 - 18,64 - 11,18 - 269,46 - 515,11) | 1011,84 | 661 | 301 | — | |
