Без первых лиц: выполнение функций отсутствующих директора и главбуха
Директор и бухгалтер без преувеличения могут быть названы первыми лицами предприятия — именно они представляют организацию в отношениях с контрагентами и контролирующими органами, ставят свои подписи под документами, контролируют внутреннюю деятельность предприятия. Однако их отсутствие на рабочем месте по той либо иной причине не может быть основанием для того, чтобы жизнь на предприятии остановилась — не заключались договоры, не оплачивались счета, не сдавалась отчетность, не выплачивалась зарплата. Кто и в каком порядке должен взять выполнение функций директора и бухгалтера на себя на время их отсутствия?
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.ХКУ
— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII.Закон об АО
— Закон Украины «Об акционерных обществах» от 17.09.2008 г. № 514-VI.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Закон о хозобществах
— Закон Украины «О хозяйственных обществах» от 19.09.91 г. № 1576-XII.Закон № 755
— Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.2003 г. № 755-IV.Закон № 2181
— Закон Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181-III.Инструкция № 58
— Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.Инструкция № 492
— Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления Нацбанка от 12.11.2003 г. № 492.Порядок № 80
— Порядок учета плательщиков налогов, сборов (обязательных платежей), утвержденный приказом ГНАУ от 19.02.98 г. № 80.
Варианты замены отсутствующего работника
Начнем с некоторых общих моментов, на которые следует ориентироваться при решении вопроса о замене любого отсутствующего сотрудника, а не только директора либо бухгалтера.
Вариантов может быть несколько:
1.
Принять работника по срочному трудовому договору на время отсутствия сотрудника. В данном случае будет выполняться требование ст. 23 КЗоТ, в соответствии с которым временный договор с работником заключается только в том случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера будущей работы или условий ее выполнения и в других случаях, предусмотренных законодательством.В рассматриваемой ситуации временное отсутствие сотрудника — по причине болезни, нахождения в отпуске, пребывания в командировке и т. д. — обусловливает необходимость заключения договора именно на этот период, а не на неопределенный срок.
При заключении срочного трудового договора необходимо помнить о следующих требованиях:
— временного работника следует предупредить о продолжительности его работы. Необязательно это должно быть указание на конкретную дату. Если она неизвестна (например, если работник, которого необходимо заменить, болеет), достаточно оговорки о том, что трудовой договор заключается на период временного отсутствия сотрудника. Условие о временном характере работы должно обязательно содержаться в приказе о приеме на работу, с которым необходимо ознакомить вновь принятого работника под подпись;
— временному работнику не устанавливается испытательный срок;
— на временных работников ведутся трудовые книжки в общеустановленном порядке, если срок, на который заключен трудовой договор, превышает 5 дней (
ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58);— в соответствии с требованиями
ст. 39 КЗоТ работник, с которым заключен срочный трудовой договор, может его досрочно расторгнуть по собственной инициативе только по уважительным причинам. К таким причинам, в частности, относятся: болезнь или инвалидность, препятствующие выполнению работы по договору; переезд на новое место жительства; перевод мужа или жены на работу в другую местность; поступление в учебное заведение; невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением; беременность; уход за ребенком до достижения им 14-летнего возраста или за ребенком-инвалидом и др.;— по окончании действия срочного договора работодатель обязан предоставить отдельным категориям временных работников другую работу. К таким категориям согласно
ст. 184 КЗоТ относятся беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (если ребенок нуждается в домашнем уходе — до достижения возраста, определенного в медицинском заключении, но не старше шестилетнего возраста), одинокие матери, имеющие детей в возрасте до 14-ти лет или ребенка-инвалида (более подробно см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 73);— оплата труда временных работников осуществляется в общем порядке.
2.
Перевести другого сотрудника на должность работника, которого необходимо заменить на период его отсутствия. Напомним, переводом на другую работу является поручение работнику работы по специальности, квалификации или должности, не определенной ранее заключенным трудовым договором (п. 31 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9).Временный перевод работника должен осуществляться с соблюдением требований
ст. 33 КЗоТ. В соответствии с ней перевод работника на другую работу допускается только по его согласию. В этом случае сроки, на которые осуществляется перевод, действующим законодательством не устанавливаются (не ограничиваются).Без согласия работника может осуществляться перевод при одновременном соблюдении таких условий: работа не противопоказана работнику по состоянию здоровья; перевод обусловлен предотвращением или ликвидацией последствий стихийного бедствия, эпидемий, производственных аварий и т. п.; срок перевода не должен превышать один месяц.
В случае перевода работника для выполнения им трудовых функций временно отсутствующего сотрудника размер заработной платы не должен быть ниже среднего заработка на прежней работе (рабочем месте).
Перевод оформляется приказом руководителя предприятия, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись.
В трудовую книжку запись о переводе на другую должность на время замены отсутствующего сотрудника не вносится (
п. 2.4, п. 2.14 Инструкции № 58).3.
Трудовые обязанности отсутствующего сотрудника может выполнять его заместитель (помощник), что должно быть предусмотрено условиями трудового договора с ним и его должностной инструкцией. Соответственно, заместителю (помощнику) разница в окладах не выплачивается, поскольку выполнение обязанностей отсутствующего работника входит в его трудовые функции.В то же время Минтруда признает, что, например, коллективный договор предприятия может предусматривать дополнительные по сравнению с действующим законодательством гарантии. Поэтому в пределах своих финансовых возможностей предприятие может предусмотреть выплату разницы в окладах заместителя и сотрудника, обязанности которого он выполняет на период отсутствия последнего (
письмо Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23).4.
Временное выполнение одним из сотрудников параллельно со своей основной работой обязанностей отсутствующего работника. Один из сотрудников может одновременно со своей основной работой выполнять работу отсутствующего сотрудника в пределах своего рабочего времени по основной работе (письмо Минтруда от 10.02.2010 г. № 125/13/84-10). За это такому сотруднику назначается доплата на условиях, предусмотренных в колдоговоре.Если коллективный договор на предприятии не заключался, работодатель должен согласовать вопрос о доплате с профсоюзом либо другим уполномоченным представлять интересы трудового коллектива органом.
Приведенный в
Приложении 3 к Генеральному соглашению на 2008 — 2009 годы от 15.04.2008 г. (поскольку новое Генсоглашение не заключалось, продолжает действовать старое) Перечень доплат и надбавок к тарифным ставкам, окладам и должностным окладам работников объединений, предприятий и организаций предусматривает надбавку за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере до 100 процентов его тарифной ставки (оклада, должностного оклада).Временное исполнение должностных обязанностей отсутствующего работника возлагается на другое лицо приказом руководителя предприятия, в котором указываются срок исполнения таких обязанностей и размер доплаты. Запись в трудовую книжку не вносится.
Отличие временной замены работника от исполнения обязанностей
Следует разграничивать две возможные ситуации —
выполнение функций временно отсутствующего работника и выполнение функций на должности, которая в данный момент является вакантной, до момента принятия на нее нового сотрудника. Во втором случае мы имеем дело с исполнением обязанностей.В отличие от перечисленных выше вариантов оформления замены сотрудника на время его отсутствия, если
соответствующую должность никто не занимает (в связи с тем, что она только введена, либо по причине расторжения трудового договора с лицом, ранее ее занимавшим), выполнение обязанностей оформляется как совмещение профессий (должностей) либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ).Под расширением зоны обслуживания либо увеличением объема выполняемых работ следует понимать выполнение работником вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по той же профессии либо должности (см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 65, с. 41).
Поручение сотруднику выполнения дополнительных обязанностей в рамках вакантной должности возможно только с его согласия и оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
Как предусмотрено
приложением 3 к Генеральному соглашению, за совмещение профессий (должностей) доплата не ограничивается максимальным размером и устанавливается в пределах экономии фонда заработной платы по тарифной ставке и окладу совмещаемой должности работника, за расширение зоны обслуживания либо увеличение объема работ размер доплаты также не ограничивается и определяется по тарифным ставкам и окладам, которые могли бы выплачиваться при условии соблюдения нормативной численности сотрудников.Прибегнуть к любому из указанных выше вариантов как замены временно отсутствующего работника, так и выполнения обязанностей по вакантной должности можно при условии, что сотрудник, который будет временно выполнять трудовые обязанности отсутствующего работника, имеет необходимую для этого профессиональную подготовку и квалификацию. В связи с этим рассмотрим, кто может заменить главного бухгалтера (либо бухгалтера, если на предприятии он один)* на время его отсутствия.
* Напомним, Минфин и Минтруда сошлись во мнении, в соответствии с которым, если на предприятии только один бухгалтер, в штатное расписание нельзя включить должность главного бухгалтера (см. письмо Минтруда от 30.03.2010 г. № 3200/0/14-10/13, письмо Минфина от 07.04.2010 г. № 31-34000-10-10/7408).
Порядок замены бухгалтера на время его отсутствия
Чтобы на время отсутствия бухгалтера его функции выполняло другое лицо, как мы уже сказали, руководитель может воспользоваться любым из приведенных выше способов — заключить со специалистом срочный трудовой договор на время отсутствия бухгалтера (имеет смысл, если период отсутствия более-менее продолжительный, например, пребывание в отпуске по уходу за ребенком), перевести на должность бухгалтера другого сотрудника, прибегнуть к выполнению обязанностей отсутствующего работника одним из сотрудников предприятия параллельно со своими основными трудовыми обязанностями либо возложить выполнение функций главного бухгалтера на лицо, занимающее должность его заместителя.
Некоторые специалисты иногда указывают на то, что в силу прямого указания
Закона о бухучете, в соответствии с ч. 4 ст. 8 которого одной из форм обеспечения ведения бухгалтерского учета выступает самостоятельное его ведение и составление отчетности непосредственно руководителем предприятия, в случае временного отсутствия бухгалтера выполнение его функций охватывается служебными обязанностями директора. Однако с таким утверждением мы согласиться не можем. Данный вариант может быть использован только тогда, когда на предприятии нет должности бухгалтера. Наличие же такой должности, даже если она временно вакантна либо сотрудник, ее занимающий, в силу определенных обстоятельств временно отсутствует, означает, что предприятие уже выбрало такую форму организации ведения бухучета, как введение в свой штат должности бухгалтера либо создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером.Замена на время главного бухгалтера (либо бухгалтера, если на предприятии нет бухгалтерской службы) требует совершения ряда дополнительных действий.
Во-первых, главному бухгалтеру либо лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, может принадлежать
право второй подписи (п. 18.2 Инструкции № 492). Как предусмотрено п. 2.4 Инструкции, в случае изменения состава лиц, которые имеют право распоряжаться счетом юридического лица, вновь назначенное лицо должно лично подать карточку с образцами подписей и оттиском печати, предъявить паспорт либо документ, его заменяющий, и документы, подтверждающие полномочия этого лица.Во-вторых, что касается
подписания отчетности и других документов, подписание которых отнесено к компетенции главного бухгалтера. В этом вопросе статус главного бухгалтера (либо бухгалтера) близок к статусу руководителя. Поэтому выводы ГНАУ, сделанные в письме от 03.10.2008 г. № 20187/7/16-1517-20 («Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 5), в отношении подписания налоговой отчетности в случае отсутствия директора, можно распространить и на ситуацию, когда отсутствует бухгалтер.Но прежде чем перейти к рассмотрению выводов ГНАУ в указанном выше письме, напомним, что согласно
п. 7.9 Порядка № 80 сведения об ответственных за налоговый учет лицах юридического лица — руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера, если для обеспечения ведения бухгалтерского учета по штату налогоплательщика предусмотрена только одна должность бухгалтера без создания бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером) вносятся или изменяются органом государственной налоговой службы в Едином банке данных юридических лиц на основании регистрационного заявления налогоплательщика с пометкой «Зміни» либо на основании данных о таких лицах, которые указываются налогоплательщиком в налоговых декларациях, расчетах, отчетах, если таких данных достаточно для однозначной идентификации ответственных лиц налогоплательщика.При отсутствии главного бухгалтера данное требование, по нашему мнению, распространяется только на те ситуации, когда на период такого отсутствия с другим лицом заключается срочный трудовой договор либо осуществляется перевод сотрудника на должность главного бухгалтера (бухгалтера). Если же трудовые обязанности отсутствующего бухгалтера выполняет его заместитель либо они временно возлагаются на кого-то из сотрудников параллельно с их основной работой, то сведения о таком лице, поскольку оно не занимает должность бухгалтера, а только выполняет его функции, подавать в налоговые органы в указанном выше порядке не нужно. Как раз такая ситуация и была рассмотрена в упомянутом выше
письме ГНАУ от 03.10.2008 г. № 20187/7/16-1517-20, которая также не настаивает на необходимости подачи сведений с соблюдением требований п. 7.9 Порядка № 80.По мнению ГНАУ, отсутствие руководителя (но, еще раз подчеркнем, это справедливо и для ситуации, когда отсутствует бухгалтер) предприятия на рабочем месте, в связи с которым налоговая декларация не может быть им подписана, должно быть подтверждено соответствующими документами, которые следует предоставить одновременно с налоговой декларацией в налоговый орган. ГНАУ в
письме не назвала последствий неприложения документов, подтверждающих «объективные причины» отсутствия руководителя. Отказа в принятии декларации, по нашему мнению, это повлечь в любом случае не должно (п.п. 4.1.2 ст. 4 Закона № 2181). Более реальной выглядит угроза того, что поданная налоговая отчетность не будет признана налоговой декларацией . Обосновать такое свое решение налоговый орган может ссылкой на абзац пятый п.п. 4.1.2 ст. 4 Закона № 2181. В соответствии с ним налоговая отчетность, полученная контролирующим органом от налогоплательщика как налоговая декларация, заполненная вопреки правилам, указанным в утвержденном порядке ее заполнения, может быть не признана контролирующим органом как налоговая декларация, если она, в частности, не подписана соответствующими должностными лицами. Порядок заполнения и подачи налоговой декларации, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 166, такими должностными лицами называет руководителя и бухгалтера (п. 3.4).Как мы обращали внимание, у налогоплательщика нет обязанности подтверждать полномочия должностных лиц на подписание налоговой отчетности на стадии ее подачи в налоговый орган. Более того, изложенные выше требования ГНАУ не сможет выполнить даже то предприятие, которое согласно на любые ее условия, ведь на момент подачи декларации у предприятия еще нет документов, которые могли бы подтвердить причины отсутствия руководителя (нет ни оформленного командировочного удостоверения, ни больничного листа, о которых упоминает ГНАУ).
Тут ГНАУ могла бы взять пример с НБУ, который в
письме от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 признал, что определенные обязанности руководителя могут возлагаться в порядке, предусмотренном законодательством о труде и гражданским законодательством, на других работников приказом (распоряжением) руководителя, доверенностью и т. д. («Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 82).Признаем, что несколько позже налоговики (но уже не в форме письма, а только в виде консультации информационно-справочного департамента государственной налоговой службы) указали, что в случае отсутствия руководителя и главного бухгалтера юридического лица на работе по объективным причинам налоговая декларация либо иные документы могут быть подписаны другими лицами, уполномоченными учредительными и /или организационно-распорядительными документами выполнять обязанности указанных должностных лиц на время их отсутствия, при условии, что полномочия лица, подписавшего документ, подтверждены соответствующим образом (извлечением из устава, приказом и т. п.).
Следует также учесть положения
ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», которыми предусмотрено, что в отсутствие должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В этом случае обязательно указываются должность и фамилия лица, которое подписало документ, например: «Исполняющий обязанности», «Заместитель».В целом, контролирующие органы должны исходить из презумпции того, что отчетность подписана уполномоченными на это должностными лицами, поскольку подпись заверена печатью предприятия. Если сомнения все же возникают, налоговый орган уже после ее принятия может обратиться к предприятию с предложением предоставить документы, подтверждающие наличие у лиц, подписавших отчетность, соответствующих полномочий. Из такой презумпции исходят в своей практике суды, указывая, что если у суда возникают сомнения в отношении полномочий должностного лица предприятия на подписание того или иного документа, он истребует соответствующие доказательства у предприятия (
п. 14 письма ВХСУ от 14.12.2007 г. № 01-8/973, п. 1.9 рекомендаций ВХСУ от 09.12.2004 г. № 04-5/3358).Вопрос с
подписанием первичных документов решается путем утверждения руководителем перечня лиц, уполномоченных на их подписание (п. 2.13 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88).В этом перечне, кроме главного бухгалтера, могут быть указаны другие сотрудники, к которым соответствующие полномочия переходят в случае его отсутствия.
Выполнение функций директора хозобщества при его временном отсутствии
Законодательство может устанавливать специальные требования в случае временного выполнения функций отсутствующего работника другим сотрудником. В первую очередь это касается руководителя предприятия.
Напомним, в соответствии со
ст. 92 ГКУ юридическое лицо приобретает права и обязанности, а также осуществляет их через свои органы, которые действуют согласно учредительным документам и закону.Устав хозяйственного общества должен содержать сведения о том, является исполнительный орган единоличным (директор) или же коллегиальным (дирекция, правление), о его компетенции и порядке формирования. Директор либо председатель коллегиального исполнительного органа могут действовать от имени хозобщества в рамках предусмотренных уставом полномочий без доверенности. Устав либо утвержденное общим собранием участников положение об исполнительном органе хозяйственного общества могут наделять полномочиями осуществлять определенные действия от имени юрлица без доверенности и других членов исполнительного органа. Участники хозобщества могут быть наделены такими полномочиями только в том случае, если соответствующая возможность предусмотрена законом (например, это предусмотрено в отношении участников полных и коммандитных обществ). Сведения о таких лицах (с указанием фамилии, имени, отчества, даты назначения на должность и идентификационного номера) включаются в Единый государственный реестр (
абзац одиннадцатый ч. 2 ст. 17 Закона № 755).Оптимальным следует признать вариант, когда в ЕГР включены, например, сведения о директоре и его заместителе, который осуществляет соответствующие полномочия в случае отсутствия директора. В то же время вариант, когда директор и его заместитель наделяются практически одинаковыми полномочиями (право первой подписи, подписание контрактов, оформление сотрудников на работу и т. д.), на наш взгляд, является неприемлемым. Исполнительный орган в отношениях с третьими лицами действует от имени юридического лица. И одновременно, условно говоря, в двух обликах юрлицо представлено быть не может. Действовать от его имени по одному и тому же кругу вопросов сразу два лица не могут. В уставе можно предусмотреть, что заместитель директора наделен всеми указанными полномочиями на время отсутствия директора (болезни, отпуска, командировки), либо четко разграничить компетенцию директора и его зама, чтобы вопросы не дублировались.
Если же в уставе в качестве уполномоченного действовать от имени юридического лица указан только директор, либо если и директор, и заместитель отсутствуют одновременно (например, в случае совместной командировки), соответствующие полномочия должны быть переданы другому лицу. Уставом директору может быть предоставлено право наделять такими полномочиями кого-то из сотрудников. В этом случае он может:
—
издать приказ, которым на время своего отсутствия уполномочить выполнять функции директора кого-то из сотрудников;— изначально при приеме сотрудника на работу оговорить
включение в перечень его трудовых обязанностей выполнения функций директора на период его временного отсутствия;—
выдать доверенность на выполнение отдельных действий, входящих в круг полномочий директора, третьему лицу. Однако доверенностью все функции директора переданы быть не могут. Данный способ передачи полномочий директора может использоваться для осуществления представительства перед третьими лицами, но, например, такое лицо не сможет заменить директора в рамках трудовых отношений с работниками и для решения других внутренних вопросов предприятия.Итак, еще раз подчеркнем:
директор предприятия может передать свои полномочия в полном объеме другому лицу на время отсутствия только в том случае, когда ему предоставлено такое право учредительными документами предприятия.Если устав не предоставляет директору возможности передать свои полномочия другому лицу, то этот вопрос должен решаться общим собранием участников, что, безусловно, потребует времени для его организации и проведения. Поэтому вопрос о возможном выполнении функций исполнительного органа в случае отсутствия директора другим лицом лучше решить еще при составлении устава хозяйственного общества.
Более детально данный вопрос урегулирован в отношении акционерных обществ, действующих уже по
Закону об АО. Так, Закон об АО предусматривает, что председатель коллегиального исполнительного органа акционерного общества либо лицо, выполняющее функции единоличного исполнительного органа (т. е. либо глава дирекции/правления, либо директор), имеет право без доверенности действовать от имени общества, представлять интересы АО, заключать сделки от имени общества, издавать приказы и давать распоряжения, обязательные для всех работников общества (абзац третий ч. 5 ст. 59, ч. 2 ст. 60 Закона об АО). Если исполнительный орган коллегиальный, то другие его члены тоже могут быть наделены указанными полномочиями при условии, что такая возможность будет предусмотрена уставом АО. Действующее законодательство, как мы указывали, предусматривает несколько возможных процедур наделения соответствующими полномочиями (см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 83, с. 55). Но еще раз подчеркнем: такая возможность должна быть прямо предусмотрена уставом общества.Специальное правило установлено на тот случай, если
возникли обстоятельства, при которых руководитель не может выполнять свои полномочия. Когда в обществе действует коллегиальный исполнительный орган, то он согласно ч. 6 ст. 59 Закона об АО, если иное не предусмотрено уставом или положением об исполнительном органе, своим коллегиальным решением наделяет одного из входящих в его состав членов полномочиями руководителя на время отсутствия последнего. Обращаем внимание: в уставе либо в положении об исполнительном органе может быть предусмотрен иной вариант решения проблемы, например, наделение полномочиями руководителя на время его отсутствия конкретного члена исполнительного органа, который может занимать должность заместителя руководителя.Если же руководитель выполняет функции исполнительного органа единолично, то на случай невозможности их исполнения он наделяет ими другое лицо, если иное не предусмотрено уставом либо положением об исполнительном органе (
ч. 3 ст. 60 Закона об АО).Все изложенное выше справедливо для тех полномочий, которые являются исключительной компетенцией исполнительного органа хозобщества в силу специального указания закона либо положений устава. Для передачи любых других полномочий директора достаточно его приказа. Например, подписывать налоговые накладные, как признает ВАСУ, может любой работник предприятия, уполномоченный на это приказом директора (см.
определение ВАСУ от 09.02.2010 г. № К-3061/08).Уведомлять налоговые либо иные государственные органы о том, что функции директора временно выполняет другое лицо, вносить изменения в ЕГР в связи с его отсутствием не нужно.
