Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Бюджетный учет. Особенности проведения инвентаризаций библиотечных фондов

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Ноябрь, 2010/№ 94
Печать
Статья

Особенности проведения инвентаризаций библиотечных фондов

 

Недавно Госказначейство Украины внесло изменения в Инструкцию по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, которые касаются, в частности, проведения инвентаризации библиотечных фондов. В этой статье рассмотрим особенности проведения инвентаризации таких ценностей с учетом внесенных изменений.

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Елена МОРЕВА, консультант

 

В соответствии с

Инструкцией № 90 инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Сроки проведения инвентаризации различных объектов установлены п. 1.5 Инструкции № 90.

Изменениями, внесенными приказом

Госказначейства от 02.09.2010 г. № 311 в Инструкцию № 90, установлено, что инвентаризация библиотечных фондов проводится по решению руководителя учреждения один раз в 5 лет или в течение 5 лет с охватом инвентаризацией ежегодно не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней.

Напомним, что ранее

Инструкция № 90 предусматривала, что инвентаризация библиотечных фондов проводится один раз в 5 лет.

Как видим, периодичность проведения инвентаризации библиотечных фондов осталась без изменений и составляет 5 лет. Но теперь Госказначейство, учитывая специфику учета таких объектов, разрешило учреждениям по своему усмотрению проводить инвентаризацию библиотечных фондов либо один раз в 5 лет, либо ежегодно, охватывая при этом не менее 20 % единиц библиотечного фонда. При этом необходимо иметь в виду, что начатая инвентаризация должна быть завершена в структурном подразделении (у материально ответственного лица)

в течение 30 дней.

Вместе с тем напомним, что в

п. 12 Порядка № 419 указано, что порядок и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов определяются Минфином и Минкультуры.

В свою очередь,

Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденными приказом Минкультуры от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08 , предусмотрены следующие сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов:

— наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах или в закрытых шкафах, — ежегодно;

— редких, ценных фондов — один раз в 5 лет;

— фондов библиотек объемом до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

— фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — поэтапно, один раз в 7 лет;

— фондов библиотек от 200 до 600 тыс. учетных единиц — поэтапно, один раз в 10 лет;

— фондов библиотек от 600 тыс. до 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 12 лет;

— фондов свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 15 лет.

Как же действовать учреждениям, на балансе которых учитываются библиотечные фонды? Каким документом руководствоваться при определении периодичности проведения инвентаризации? По нашему мнению,

руководитель учреждения имеет право самостоятельно определить сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов исходя прежде всего из того, какое количество единиц библиотечных фондов находится на учете. Ведь учитывая обновленную редакцию п.п. 1.5.3 Инструкции № 90, руководитель учреждения имеет право своим решением определить, каким образом будет в учреждении проводиться инвентаризация библиотечных фондов (один раз в пять лет или ежегодно). Такое решение должно быть закреплено в приказе об учетной политике бюджетного учреждения. В соответствии с этим распорядительным документом в ежегодном приказе о проведении годовой инвентаризации указывают, подлежат ли такие объекты учета, как библиотечные фонды, инвентаризации в текущем году.

Основными задачами проверки таких объектов являются выявление недостатков в организации учета библиотечных фондов, установление задолженности пользователей перед библиотекой, обеспечение надлежащего порядка в размещении фонда, выявление документов, требующих ремонта, реставрации или списания как устаревшие, непрофильные по содержанию и непригодные для пользования.

Отметим, что методика проведения проверки библиотечных фондов разрабатывается учреждением (библиотекой) с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, а также методических рекомендаций вышестоящих органов по этому вопросу.

В зависимости от условий работы библиотеки, выбора размещения и объема ее фонда

существуют три основных способа проверки (инвентаризации) библиотечного фонда:

— сверка с документами индивидуального учета (в небольших библиотеках с объемом фонда до 10 тыс. экземпляров);

— проверка с помощью контрольных талонов (для библиотек со сложной структурой и объемом фонда свыше 10 тыс. экземпляров);

— проверка по топографическому каталогу (в крупных библиотеках, библиотечный фонд которых насчитывает свыше 200 тыс. экземпляров).

Остановимся на каждом способе подробнее.

 

Проверка фонда с помощью форм индивидуального учета

Этот способ проверки несложен, отличается простотой и точностью, но осуществляется очень медленно, поскольку одновременно проверку могут проводить только два человека.

Один работник снимает с полки поочередно по одной книге и называет ее инвентарный номер, фамилию автора, название, год издания и цену. Второй библиотекарь ищет по этому номеру запись в документе индивидуального учета — инвентарной книге или в Описи инвентарных номеров. Если сведения совпадают, то в правом верхнем углу титульной страницы книги ставят штамп проверки, а в документе индивидуального учета — отметку о наличии книги в фонде во время проверки. Издания, находящиеся у читателей, ищут по формулярам, где также ставится штемпель проверки. При возврате книги отметку о проверке переносят на книгу. Отсутствие отметки в документе индивидуального учета свидетельствует об утрате издания.

 

Проверка фонда с помощью контрольных талонов

Этот способ является наиболее распространенным. Суть его заключается в том, что на каждый экземпляр книги или другого издания заполняется контрольный талон. На контрольном талоне указывают следующие данные: инвентарный номер (в правом верхнем углу), шифр книги (в левом верхнем углу), фамилию и инициалы автора, название, год и место издания, стоимость. Такие подробные данные необходимы только в случае отсутствия книги с целью ее дополнительного поиска и составления списка недостающих книг. Поскольку сведения о годе выпуска и стоимости документа можно выяснить и позже, для всех документов их можно не указывать, а ограничиться более краткой записью: инвентарный номер, фамилия автора или первое слово названия.

Отметим также, что существуют два варианта проверки фонда с помощью контрольных талонов:

а) талоны составляют по учетным документам, а затем сверяют с фондом на полках;

б) талоны пишутся непосредственно с документов, стоящих на полках (сведения берутся с титульной страницы).

Более рациональным считается первый вариант, поскольку записи можно осуществить в то время, когда библиотека открыта для посещения.

По первому варианту участники проверки заполняют контрольные талоны на основании форм учета фонда (инвентарных книг или Описей инвентарных номеров) и расставляют согласно инвентарным номерам. Талоны с данными, взятыми из алфавитного или учетного каталога, расставляют по алфавиту. Затем их нумеруют карандашом по порядку и расставляют согласно инвентарным номерам в горизонтальном положении. Через каждые 500 талонов ставят разделители, на которых указывают инвентарные номера.

Проверку фонда осуществляют два работника. Один снимает документ с полки, называет инвентарный номер и фамилию автора или первое слово названия. Второй находит в картотеке талон с необходимым номером и при совпадении данных ставит его в вертикальном положении, предварительно отмечая карандашом определенного цвета. На проверенном документе ставят штемпель проверки и возвращают на место. Целесообразно штемпель проверки ставить и на книжном формуляре. Это устраняет двойной учет проверенных документов при их дальнейшей выдаче читателям.

Сверив талоны с имеющимся фондом и читательскими формулярами, вынимают оставшиеся в горизонтальном положении, поскольку именно они свидетельствуют об отсутствии изданий в библиотеке. После проведения мероприятий по их поиску по этим талонам составляют список отсутствующих документов. Отметку о проверке фонда из талона переносят в соответствующие формы учета документов: сначала в инвентарные книги и Описи инвентарных номеров, а затем в учетный или алфавитный каталог. Такой способ дает возможность ускорить проверку, поскольку оформление талонов можно осуществить заранее на подготовительном этапе и библиотеку в ходе проверки не закрывать.

Существует и другая методика проверки фонда с помощью контрольных талонов. Все данные для талонов получают непосредственно с титульной страницы каждой книги, а если книга находится у читателя — из ее книжного формуляра. При оформлении контрольных талонов разделы фонда предварительно распределяют между всеми библиотечными работниками. Талоны вкладывают в книги, а члены комиссии проверяют правильность их написания (всех или избирательно). Затем талоны вынимают из книг, ставят на них отметку о проверке и складывают в заранее заготовленные ящики.

После того как оформлены талоны на весь имеющийся фонд, библиотеку закрывают на несколько дней. В этот период по данным читательских формуляров берутся на контрольные талоны остальные, выданные читателям на дом, документы. Необходимо следить за тем, чтобы не остались пачки непроверенных книг, отложенных для ремонта и изъятия.

Проверку осуществляют путем сверки контрольных талонов с учетными формами, а именно: инвентарной книгой, учетным каталогом или журналом регистрации поступлений, Описью инвентарных номеров. В зависимости от формы учета контрольные талоны расставляют по инвентарным номерам (если талоны сверяют с инвентарной книгой или Описью инвентарных номеров) или группируют в алфавитном порядке по авторам и названиям (если сверка осуществляется с учетным или алфавитным каталогом).

Использованные контрольные талоны хранят до следующей проверки в той последовательности, в которой они сверялись с учетным документом. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой папке инвентарные номера или буквы собранных здесь талонов. При следующей проверке дописывают контрольные талоны на документы, поступившие до начала проверки. Старые талоны сверяют с учетным документом, чтобы обеспечить полноту картотеки и изъятие талонов на списанные книги.

Хотя подготовка контрольных талонов требует достаточно больших затрат времени, однако проверка по ним проходит гораздо быстрее, чем по документам индивидуального учета. При этом способе к проверке можно привлечь одновременно много работников. К тому же картотеку контрольных талонов в дальнейшем можно использовать для последующих проверок.

 

Проверка фонда с помощью топографического каталога

Топографический каталог — это каталог, в котором карточки расставлены согласно размещению документов в структурных подразделениях библиотеки. Методика проверки фонда с помощью топографического каталога похожа на предыдущий способ проверки.

Опись для топографического каталога сложнее, чем для картотеки. Она состоит из инвентарного номера, шифра документа, фамилии автора, его инициалов, названия произведения, номера тома или части, места и года издания, стоимости книги. Под шифром карандашом сокращенно указывают отдел библиотеки, в котором находится этот документ.

В топографическом каталоге карточки расставляют в строгом соответствии с расположением фонда по структурным подразделениям библиотеки, а в их пределах — в последовательности расстановки книг на полках. Если в библиотеке применена систематически-алфавитная расстановка, карточки располагают в пределах отдела по шифрам. В картотеке же контрольных талонов — по инвентарным номерам или по алфавиту. Кроме того, работа с топографическим каталогом ведется постоянно, в него регулярно включаются библиографические записи на новые поступления, а с картотекой работа ведется преимущественно от проверки до проверки. Проверку фонда с помощью топографического каталога проводят бригадами (по два работника в каждой), причем количество бригад не ограничено, поскольку каталог можно разделить на несколько частей. Это повышает оперативность проверки. При этом способе проверки библиотечных фондов формы индивидуального учета не применяют.

Независимо от способа проверки библиотечных фондов необходимо вести четкий учет выполненной работы. Для этого каждый участник проверки в конце рабочего дня указывает в специальной тетради учета номера проверенных стеллажей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг, количество отложенных для уточнения документов и т. п. Сведения ежедневно передаются комиссии.

По итогам инвентаризации составляется

акт в двух экземплярах. К акту прилагаются пояснительная записка, а также список книг, которые числятся на балансе библиотеки, но при инвентаризации их не обнаружили. В акте комиссия также делает заключения, касающиеся правильности организации хранения фонда в библиотеке, состояния ведения его учета и выдачи, соблюдения инструкций и распоряжений по этому вопросу. После утверждения акта не обнаруженные издания и сведения о них изымают из каталогов и картотек.

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией, созданной по приказу руководителя учреждения, и принимаются меры по их поиску.

Как указано в

п. 13.5 Инструкции № 90, при установления факта отсутствия документа проводится его поиск в срок, определенный правилами пользования библиотекой относительно пользования документом читателем, но не более 30 дней.

В случае выявления виновных лиц определение сумм убытков, причиненных ими хищением, недостачей или утратой библиотечных фондов, осуществляется в соответствии с Порядком № 116. Напомним, что недостача документов, выявленная в результате проверки, когда конкретные виновники не установлены, списывается с баланса только после тщательной проверки отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер с целью недопущения фактов потерь в будущем.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше