Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Бюджетний облік. Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів

Редакція ПБО
Податки & бухоблік Листопад, 2010/№ 94
Друк
Стаття

Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів

 

Нещодавно Держказначейство внесло зміни до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, які стосуються, зокрема, проведення інвентаризації бібліотечних фондів. У цій статті розглянемо особливості проведення інвентаризації таких цінностей з урахуванням унесених змін.

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Олена МОРЕВА, консультант

 

Відповідно до

Інструкції № 90 інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов’язань. Строки проведення інвентаризації різних об’єктів установлені п. 1.5 Інструкції № 90.

Змінами, внесеними

наказом Держказначейства від 02.09.2010 р. № 311 до Інструкції № 90 установлено, що інвентаризація бібліотечних фондів проводиться за рішенням керівника установи один раз на 5 років або протягом 5 років з охопленням інвентаризацією щорічно не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна в структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів.

Нагадаємо, що раніше

Інструкція № 90 передбачала проведення інвентаризації бібліотечних фондів один раз на 5 років.

Як бачимо, періодичність проведення інвентаризації бібліотечних фондів залишилася без змін і складає 5 років. Але тепер Дерказначейство, ураховуючи специфіку обліку таких об’єктів, дозволило установам на свій розсуд проводити інвентаризацію бібліотечних фондів або один раз на 5 років, або щорічно, охоплюючи при цьому не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду. До того ж необхідно мати на увазі, що розпочата інвентаризація повинна бути завершена в структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи)

протягом 30 днів.

Разом з тим нагадаємо, що у

п. 12 Порядку № 419, зазначено, що порядок та строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів визначаються Мінфіном та Мінкультури.

У свою чергу

Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затвердженими наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08, передбачені такі строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів:

— найбільш цінні фонди, що зберігаються в сейфах чи в закритих шафах, — щорічно;

— рідкісні, цінні фонди — один раз на 5 років;

— фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць — один раз на 5 років;

— фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 7 років;

— фонди бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 10 років;

— фонди бібліотек від 600 тисяч до 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 12 років;

— фонди понад 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 15 років.

Як же діяти установам, на балансі яких обліковуються бібліотечні фонди? Яким документом керуватися при визначенні періодичності проведення інвентаризації? Гадаємо, що

керівник установи має право самостійно визначити строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів виходячи, перш за все, з того, яка кількість одиниць бібліотечних фондів перебуває на обліку. Адже враховуючи оновлену редакцію п.п. 1.5.3 Інструкції № 90, керівник установи має право своїм рішенням визначити, яким чином буде в установі проводитися інвентаризація бібліотечних фондів (один раз на 5 років чи щорічно). Таке рішення повинно бути закріплене в наказі про облікову політику бюджетної установи. Відповідно до цього розпорядчого документа в щорічному наказі про проведення річної інвентаризації зазначають, підлягають такі об’єкти обліку, як бібліотечні фонди, інвентаризації у поточному році чи ні.

Основними завданнями перевірки таких об’єктів є виявлення недоліків у організації обліку бібліотечних фондів, установлення заборгованості користувачів перед бібліотекою, забезпечення належного порядку в розміщенні фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації або списання як застарілі, непрофільні за змістом та непридатні для користування.

Зазначимо, що методика проведення перевірки бібліотечних фондів розробляється установою (бібліотекою) з урахуванням її специфіки і загальних вимог до проведення інвентаризації, а також методичних рекомендацій вищих органів з цього питання.

Залежно від умов роботи бібліотеки, вибору розміщення та обсягу її фонду

існують три основні способи перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду:

— звірення з документами індивідуального обліку (у невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10 тис. примірників);

— перевірка за допомогою контрольних талонів (для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. примірників);

— перевірка за топографічним каталогом (у великих бібліотеках, бібліотечний фонд яких нараховує понад 200 тис. примірників).

Зупинимося на кожному способі докладніше.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку.

Цей спосіб перевірки нескладний, відрізняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас її можуть проводити лише дві особи.

Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і називає їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видання та ціну. Інший  відшукує за цим номером запис у документі індивідуального обліку — інвентарній книзі або в «Описі інвентарних номерів». Якщо відомості збігаються, то в правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевірки, а в документі індивідуального обліку — позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у читачів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів.

Цей спосіб є найбільш поширеним. Суть його полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється контрольний талон. На контрольному талоні вказують такі дані: інвентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у лівому верхньому кутку), прізвище та ініціали автора, заголовок, рік та місце видання, вартість. Такі докладні дані потрібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового розшуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з’ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.

Зазначимо також, що існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контрольних талонів:

а) талони складають за обліковими документами, а потім звіряють з фондом на полицях;

б) талони пишуться безпосередньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки).

Більш раціональним вважається перший варіант тому, що записи можна здійснити під час роботи бібліотеки.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контрольні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або «Описів інвентарних номерів») і розставляють відповідно до інвентарних номерів. Талони з даними, узятими з алфавітного або облікового каталогу, розставляють за алфавітом. Потім їх нумерують олівцем за порядком і розставляють відповідно до інвентарних номерів у горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні номери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Інший знаходить у картотеці талон з необхідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо позначає олівцем певного кольору. На перевіреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому формулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формулярами, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після заходів щодо їх розшуку за цими талонами складають список відсутніх документів. Відмітку про перевірку фонду з талона переносять до відповідних форм обліку документів: спочатку до інвентарних книг і «Описів інвентарних номерів», а потім — до облікового або алфавітного каталогу. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо оформлення талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі й бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контрольних талонів. Усі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться в читача — з її книжкового формуляра. При оформленні контрольних талонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліотечними працівниками. Талон укладають до книг, а члени комісії перевіряють правильність їх написання (повністю або вибірково). Потім талони виймають із книг, ставлять на них відмітку про перевірку та складають у завчасно заготовлені скриньки.

Після того, як талони оформлені на весь наявний фонд, бібліотеку зачиняють на декілька днів. У цей період за даними читацьких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Необхідно слідкувати за тим, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірку здійснюють шляхом звірення контрольних талонів з обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим каталогом або журналом реєстрації надходжень «Опис інвентарних номерів». Залежно від форми обліку контрольні талони розставляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвентарною книгою чи «Описом інвентарних номерів») або групують за алфавітом авторів та назв (якщо звірення здійснюється з обліковим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перевірки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим документом, їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні номери або літери зібраних тут талонів. При наступній перевірці дописують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевірки можна залучити одночасно багато працівників. До того ж картотеку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

Перевірка фонду за допомогою топографічного каталогу.

Топографічний каталог — це каталог, в якому картки розміщені відповідно до розміщення документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографічного каталогу схожа з попереднім способом перевірки.

Опис для топографічного каталогу складніший, ніж для картотеки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи частини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляють у чіткій відповідності з розміщенням фонду за структурними підрозділами бібліотеки, а в їх межах — у послідовності розстановки книг на полицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну розстановку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. У картотеці ж контрольних талонів — за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час вносяться бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топографічного каталогу проводять бригадами (по два працівники в кожній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог можна розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність перевірки. При цьому способі перевірки бібліотечних фондів форми індивідуального обліку не застосовують.

Незалежно від способу перевірки бібліотечних фондів необхідно вести чіткий облік виконаної роботи. Для цього кожен учасник перевірки наприкінці робочого дня зазначає в спеціальному зошиті обліку номери перевірених стелажів і полиць, указує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. Відомості щоденно передаються комісії.

За підсумками інвентаризації складається

акт у двох примірниках. До акта додається пояснювальна записка, а також список книжок, які числяться на балансі бібліотеки, але під час інвентаризації виявилися відсутніми. В акті комісія також робить висновки щодо правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. Після затвердження акта невиявлені видання та відомості про них вилучають із каталогів та картотек.

Результати перевірки, зафіксовані в акті, розглядаються комісією, створеною за наказом керівника установи, яка вживає заходів щодо розшуку таких видань.

Як зазначено у

п. 13.5 Інструкції № 90, у разі встановлення факту відсутності документа проводиться його розшук у строк, визначений правилами користування бібліотекою щодо користування документом читачем, але не більше 30 днів.

У разі виявлення винних осіб, визначення сум збитків, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою бібліотечних фондів, здійснюється відповідно до Порядку № 116. Нагадаємо, що недостача документів, виявлена в результаті перевірки, коли конкретні винуватці не встановлені, списується з балансу лише після ретельної перевірки відсутності винних осіб і вжиття необхідних заходів з метою недопущення фактів втрат у майбутньому.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі