По возвращении из командировки у работника обнаружилось раздвоение… авансовых отчетов
Тему для статьи подсказал вопрос, заданный на форуме сайта газеты «Налоги и бухгалтерский учет»:
«…По приезде из командировки работник отчитался по нескольким валютам. Он предоставил авансовые отчеты по каждому виду валют отдельно, причем номер всех авансовых отчетов совпадает. Не является ли такая подача отчета нарушением?..»
Как оказалось, ситуация не такая уж и редкая, поэтому редакция решила высказаться по этому поводу на страницах издания.
Виталий СМЕРДОВ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон № 996
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.Порядок № 440
— Порядок составления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, утвержденный приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.
Количество авансовых отчетов под одну командировку
Для начала разберемся, есть ли вообще законодательные основания для составления нескольких авансовых отчетов? Поищем ответ на этот вопрос в
Порядке № 440 — нормативно-правовом документе, определяющем конкретные правила составления и предоставления авансовых отчетов. Проанализировав этот Порядок, мы можем увидеть, что в нем речь идет об одном авансовом отчете от отдельного лица после завершения командировки или выполнения обязанности. Того же результата мы добьемся и при рассмотрении других нормативно-правовых актов (Закона № 889, Положения № 637, Инструкции № 59).Рассуждаем дальше. Вместе с отчетом должен подаваться
пакет документов. Если отчет один — проблем не возникает, но если их несколько, то сразу возникает вопрос о том, вместе с каким из отчетов подавать такие документы (особенно если они подаются в разные сроки). Этот факт также свидетельствует в пользу одного отчета.Кроме того, предприятия могут столкнуться с проблемой при заполнении
некоторых реквизитов авансовых отчетов. Например, строки, отражающие остаток и перерасход — при составлении нескольких авансовых отчетов по одной командировке корректное заполнение приведенных реквизитов практически невозможно. Также нелогичным выглядит заполнение отрывных частей авансовых отчетов — «расписки». Выходит, что все они будут с одним и тем же номером и датой.Но несмотря на все это, отечественная нормативно-правовая база не содержит ограничений и (или) запретов на составление нескольких авансовых отчетов. В принципе, если задуматься, то работник, составив несколько авансовых отчетов, отчитался по понесенным расходам и соответственно выполнил возложенную на него обязанность. Так что
составление нескольких авансовых отчетов не считается нарушением.
Нумерация авансовых отчетов
Пришло время рассмотреть нумерацию авансовых отчетов. Обратимся к закону, определяющему основные принципы бухгалтерского учета и формирования первичных документов —
Закону № 996. В ст. 9 этого Закона приводится перечень обязательных реквизитов, среди которых о номере документа ничего не сказано. О нем упоминается в п. 2.4 Положения № 88 как о возможном дополнительном реквизите, но о правилах заполнения данного реквизита там ничего не сказано.А что нам скажет по этому поводу
Порядок № 440? Рассмотрев еще раз его нормы, можем констатировать, что он не устанавливает каких-либо требований к нумерации, а значит, и не дает ответ на наш вопрос. Тот же результат будет при рассмотрении писем и разъяснений официальных органов. Как видим, законодательные ограничения на нумерацию авансовых отчетов отсутствуют. На наш взгляд, заполняя авансовые отчеты, их можно нумеровать следующим образом:— по порядку (1, 2, 3 и т. д.);
— через дробь (1/2, 1/3, 1/4 и т. д.).
Скажем пару слов о нумерации через дробь. Аргументом «против» в этой ситуации может быть мнение налоговиков, высказанное в
письме от 18.03.2010 г. № 2700/6/16-1515-26 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 27, с. 16). В нем они говорили о нумерации налоговых накладных через последовательность целых натуральных чисел, а значит, можно предположить, что подобные требования они могут предъявлять и к нумерации иных первичных документов. Но подобное их мнение не должно вызывать опасений — ведь в отличие от авансовых отчетов, к реквизитам налоговых накладных предъявляются конкретные требования со стороны законодательства, да и суды даже в отношении налоговых накладных с некорректной нумерацией не считают документ недействительным (подробнее — в комментарии к указанному письму).Нумеровать все авансовые отчеты одним числом, опять же, по нашему мнению, будет некорректно (но не наказуемо), поскольку это противоречит общим принципам составления первичных документов, а также может привести к путанице.
В свою очередь, редакция считает оптимальным
заполнение одного авансового отчета вне зависимости от количества валют — такой вариант менее трудоемок и более очевиден. Постараемся убедить в этом читателей, представив пример заполнения авансового отчета по нескольким валютам (гривни, доллары США).Отметим, что для заполнения авансового отчета по нескольким валютам в форму отчета следует
добавить несколько граф, что не должно считаться нарушением (подробнее об этом см. в статье «Первичная документация: что необходимо знать о ней» в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 19, с. 5).
Пример
Предположим, что киевское предприятие «Н» заинтересовано в участии в международной конференции по профилю своей деятельности, которая будет проводиться 08.09.2010 — 11.09.2010 гг. недалеко от Ганновера (Германия). С этой целью руководитель предприятия (Сидоров А. В.) принял решение о командировке работника (Иванова И. И.). 5 сентября работник получил в кассе аванс в гривне и иностранной валюте (евро). Официальный курс НБУ на 05.09.2010 г. составляет 789,78 грн. за 100 дол. США, и 1012,34 грн. за 100 евро. Предполагается путешествие автобусом (Киев — Ганновер), отправление которого происходит 06.09.2010 г. в 8:00 (пересечение границы Украины происходит в этот же день), а прибытие 07.09.2010 г. в 12:00. Обратный рейс назначен на 12.09.2010 в 8:00, прибытие 13.09.2010 г. в 12:00 (пересечение границы Украины происходит 13.09.2010 г.). Компания-перевозчик является плательщиком НДС, и стоимость маршрута в одну сторону 600 грн. (в том числе НДС в части стоимости маршрута на тарритории Украины — 30 грн.)
Работник успешно выполнил свои обязанности и вернулся в Киев 13.09.2010 г., в тот же день составил авансовый отчет и вернул остаток неизрасходованной наличности.
