Після повернення з відрядження у працівника виявилося роздвоєння… авансових звітів
Тему для статті підказало запитання, поставлене на форумі сайта газети «Податки та бухгалтерський облік»:
«…Після приїзду з відрядження працівник відзвітував за декількома валютами. Він подав авансові звіти за кожним видом валют окремо, причому номер усіх авансових звітів збігається. Чи не є таке подання звіту порушенням?..»
Як виявилось, ситуація не така вже й рідкісна, тому редакція вирішила висловитися з цього приводу на шпальтах видання.
Віталій СМЕРДОВ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон № 996
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Положення № 88
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.Порядок № 440
— Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.
Кількість авансових звітів під одне відрядження
Спершу розберемося, чи є взагалі законодавчі підстави для складання декількох авансових звітів? Пошукаємо відповідь на це запитання в
Порядку № 440 — нормативно-правовому документі, що визначає конкретні правила складання та подання авансових звітів. Проаналізувавши цей Порядок, можна побачити, що в ньому йдеться про один авансовий звіт від окремої особи після завершення відрядження або виконання обов’язку. Такий самий результат отримаємо і при розгляді інших нормативно-правових актів (Закону № 889, Положення № 637, Інструкції № 59).Розмірковуємо далі. Разом зі звітом має подаватися
пакет документів. Якщо звіт один — проблем не виникає, але якщо їх декілька, то відразу постає питання про те, разом з яким зі звітів подавати такі документи (особливо якщо вони подаються в різні строки). Цей факт також свідчить на користь одного звіту.Крім того, підприємства можуть зіткнутися з проблемою при заповненні
деяких реквізитів авансових звітів. Наприклад, рядків, де відображаються залишок та перевитрата — при складанні декількох авансових звітів за одним відрядженням коректне заповнення наведених реквізитів практично неможливе. Також нелогічним виглядає заповнення відривних частин авансових звітів — «розписки»: виходить, що всі вони будуть з однаковим номером та датою.Але незважаючи на все це, вітчизняна нормативно-правова база не містить обмежень та (або) заборон на складання декількох авансових звітів. У принципі, якщо задуматися, то працівник, склавши декілька авансових звітів, відзвітував за понесеними витратами та відповідно виконав покладений на нього обов’язок. Отже,
складання декількох авансових звітів не вважається порушенням.
Нумерація авансових звітів
Настав час розглянути нумерацію авансових звітів. Звернемося до закону, що визначає основні принципи бухгалтерського обліку та формування первинних документів, —
Закону № 996. У ст. 9 цього Закону наводиться перелік обов’язкових реквізитів, серед яких про номер документа нічого не зазначено. Про нього згадується в п. 2.4 Положення № 88 як про можливий додатковий реквізит, але про правила заповнення цього реквізиту там нічого не говориться.А що нам скаже із цього приводу
Порядок № 440? Розглянувши ще раз його норми, можемо констатувати, що він не встановлює будь-яких вимог до нумерації, а отже, і не дає відповідь на наше запитання. Той самий результат буде при розгляді листів та роз’яснень офіційних органів. Як бачимо, законодавчі обмеження на нумерацію авансових звітів відсутні. На наш погляд, заповнюючи авансові звіти, їх можна нумерувати так:— за порядком (1, 2, 3 тощо);
— через дріб (1/2, 1/3, 1/4 тощо).
Зазначимо кілька слів про нумерацію через дріб. Аргументом «проти» в цій ситуації може бути думка податківців, висловлена в
листі від 18.03.2010 р. № 2700/6/16-1515-26 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 27, с. 16). У ньому йшлося про нумерацію податкових накладних через послідовність цілих натуральних чисел, а отже, можна припустити, що подібні вимоги вони можуть висувати і до нумерації інших первинних документів. Але подібна їх думка не повинна викликати побоювань — адже, на відміну від авансових звітів, до реквізитів податкових накладних висуваються конкретні вимоги з боку законодавства, та й суди навіть щодо податкових накладних із некоректною нумерацією не вважають документ недійсним (докладніше — у коментарі до зазначеного листа).Нумерувати всі авансові звіти одним числом, знову ж таки на нашу думку, буде некоректним (але некараним), оскільки це суперечить загальним принципам складання первинних документів, а також може призвести до плутанини.
У свою чергу, редакція вважає оптимальним
заповнення одного авансового звіту незалежно від кількості валют — такий варіант менш трудомісткий та більш очевидний. Спробуємо переконати в цьому читачів, навівши приклад заповнення авансового звіту за декількома валютами (гривні, долари США).Зауважимо, що для заповнення авансового звіту за декількома валютами до форми звіту слід
додати декілька граф, що не має вважатися порушенням (докладніше про це дивіться у статті «Первинна документація: що необхідно знати про неї» у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 19, с. 5).
Приклад
Припустимо, що київське підприємство «Н» зацікавлене в участі в міжнародній конференції за профілем своєї діяльності, яка проводитиметься 08.09.2010 — 11.09.2010 рр. неподалік від Ганновера (Німеччина). З цією метою керівник підприємства (Сидоров А. В.) прийняв рішення про відрядження працівника (Іванова І. І.). 5 вересня працівник отримав у касі аванс у гривнях та іноземній валюті (євро). Офіційний курс НБУ на 05.09.2010 р. становить 789,78 грн. за 100 дол. США і 1012,34 грн. за 100 євро. Передбачається подорож автобусом (Київ — Ганновер), який відправляється 06.09.2010 р. о 8:00 (перетин кордону України відбувається цього ж дня), а прибуває 07.09.2010 р. о 12:00. Зворотний рейс призначено на 12.09.2010 о 8:00, прибуття 13.09.2010 р. о 12:00 (перетин кордону України відбувається 13.09.2010 р.). Компанія-перевізник є платником ПДВ, вартість маршруту в один бік 600 грн. (у тому числі ПДВ у частині вартості маршруту на території України — 30 грн.)
Працівник успішно виконав свої обов’язки та повернувся до Києва 13.09.2010 р., того ж дня склав авансовий звіт та повернув залишок невитраченої готівки.
