Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Подотчетные средства: порядок выдачи и отражения в учете

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Октябрь, 2010/№ 84
Печать
Статья

Подотчетные средства: порядок выдачи и отражения в учете

 

Приобретение работником по поручению работодателя или от его имени товаров (работ, услуг) за наличные для хозяйственных нужд — одна из наиболее распространенных операций в деятельности предприятия. Разумеется, она имеет свои особенности отражения в учете. Об этих особенностях и пойдет речь в данной статье.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Отношения с подотчетными лицами: юридические моменты

Наличные средства для приобретения товаров (работ, услуг) для нужд предприятия могут выдаваться как работникам, так и лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях. Такой вывод следует, в частности, из

КЗоТ, ГКУ и Положения № 637.

 

Подотчетное лицо — работник предприятия

Отношения между работником — подотчетным лицом и предприятием-работодателем регулируются прежде всего

КЗоТ. Так, в соответствии со ст. 21 КЗоТ работник должен выполнять обязанности, установленные трудовым договором (должностной инструкцией). То есть работнику следует выполнять поручения руководителя в рамках своих трудовых обязанностей.

Если выполняемые работником поручения требуют расходования им средств, то он вправе требовать от работодателя их возмещения. Так, например, в соответствии со

ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Что касается других расходов,

то подтверждением того, что данные расходы действительно осуществлялись по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность. Об этом идет речь в консультации представителей НБУ, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 51, и в письме НБУ от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 85).

Если приобретение товаров (работ, услуг) выходит за рамки должностных инструкций, то тогда нужно действовать в соответствии с нормами гражданско-правового законодательства. И здесь (согласно

ГКУ) возможны два варианта приобретения работником товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия.

Первый вариант.

По поручению предприятия (с предварительным заключением договора в письменной или устной форме) и соответственно с выплатой поверенному необходимой суммы для выполнения поручения (т. е. с выдачей средств под отчет) или с возмещением ему расходов, связанных с выполнением поручения, как предусматривает глава 68 «Поручение» ГКУ.

По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. При этом согласно

ст. 1007 ГКУ на доверителя (предприятие), если иное не предусмотрено договором, возлагаются такие обязанности:

— обеспечить поверенного (работника) средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному (работнику) расходы, связанные с выполнением поручения.

Доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с исполнением договора поручения.

Заметьте, несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом,

не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ). Таким образом, данный договор, заключенный между физическим и юридическим лицом, вполне может быть составлен в устной форме и считается действительным, даже если выполнен не в момент его заключения. Проблемы могут образоваться только в случае возникновения спора между сторонами такого договора, поскольку непросто будет установить, на каких условиях он заключался.

После завершения выполнения договора должен быть оформлен документ, подтверждающий факт выполнения поручения. Таким документом является

Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), форма которого утверждена приказом № 440.

Второй вариант.

Без поручения (договорных отношений нет). Если работник не имеет возможности заранее сообщить работодателю о необходимости приобретения товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия, в этом случае можно говорить, что он действует без предварительного поручения. Такие взаимоотношения между работником и предприятием регламентируются главой 79 «Совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения» ГКУ.

Обращаем внимание, что, несмотря на отсутствие договорных отношений, предусматривающих соответствующую компенсацию, приобретенные на таких условиях товары (работы, услуги)

не являются для предприятия безвозмездно полученными. В этом случае при составлении работником авансового отчета у предприятия возникает задолженность по расчетам с подотчетным лицом.

При таких обстоятельствах работник согласно

ч. 1 ст. 1160 ГКУ имеет право требовать от работодателя возмещения фактически понесенных расходов в интересах предприятия без получения предварительного согласия последнего (при условии предоставления отчета об их осуществлении). В частности, в ч. 2 ст. 1158 ГКУ указано, что лицо, действовавшее в имущественных интересах другого лица без его поручения, должно при первой возможности уведомить его о своих действиях. В рассматриваемой ситуации уведомление происходит путем подачи авансового отчета с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающими размер понесенных расходов. Если руководитель принял такой авансовый отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать от предприятия возмещения расходов.

Выдача работнику наличных как под отчет, так и в виде компенсации понесенных им расходов в интересах предприятия, осуществляется по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, подписываемым руководителем предприятия и главным бухгалтером либо уполномоченным на то лицом (

п. 3.4 Положения № 637).

 

Подотчетное лицо — неработник предприятия

Иногда предприятие может столкнуться с необходимостью выдать наличные средства для приобретения товаров (работ, услуг)

лицам, не состоящим с ним в трудовых отношениях. В таких случаях взаимоотношения сторон должны строиться на основании договора поручения, регламентируемого главой 68 «Поручение» ГКУ, с выплатой поверенному необходимой суммы для выполнения договора поручения (т. е. с выдачей средств под отчет) или с возмещением ему расходов, связанных с выполнением поручения.

Однако НБУ по этому поводу в

письме от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871 указал, что средства под отчет могут выдаваться исключительно лицу, связанному с предприятием трудовым договором. Вместе с тем, учитывая, что разъяснение по рассматриваемым вопросам не в его компетенции, НБУ посоветовал обратиться для разрешения ситуации к Минфину.

Минфин же в

письме от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 3) относится к этой ситуации иначе. По его мнению, выдавать средства под отчет лицам, которых нет в штате предприятия, для осуществления хозрасходов на основании договора поручения можно. Для этого нужно в приказе об учетной политике предприятия предусмотреть порядок такой выдачи, а выдавая наличность, оформлять расходный кассовый ордер отдельно на каждое лицо или отдельную расходную ведомость, как это предусмотрено п. 3.5 Положения № 637.

Отчитываться за израсходованные средства, полученные под отчет, неработники предприятия, на наш взгляд, должны в том же порядке и в тот же трехдневный срок, установленный

п.п. 9.10.2 Закона № 889 , что и работники, путем подачи авансового отчета. Связано это с тем, что формально Закон № 889 выдвигает такие требования к физическим лицам в общем, не разделяя их на работников и неработников.

 

Порядок оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных средств

Подтверждением расходования средств подотчетным лицом служат

оригиналы первичных расчетных и отгрузочных документов, которые прилагаются к авансовому отчету.

К числу таких документов относятся, в частности, чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция, товарный чек (от физических лиц — предпринимателей) и т. п.

При этом, поскольку подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги)

для нужд предприятия и соответственно действует от его имени, документы, подтверждающие такую операцию, должны содержать реквизиты предприятия (если оформляется первичный документ, в котором можно указать наименование предприятия).

Так, например, в приходном кассовом ордере и квитанции к нему можно вписать в строке «Підстава» такую формулировку:

«Оплата товара для ООО «Монолит». Кроме того, наряду с наименованием предприятия, от имени и по поручению которого действует подотчетное лицо, допустимо указывать также фамилию, имя и отчество лица, от которого приняты денежные средства. К примеру, запись может быть такой: «Денежные средства приняты от ООО «Монолит» через Донченко Т. И.».

Если же оплата проводится через РРО, то реквизиты предприятия-покупателя в кассовом чеке продавец указывать не будет, поскольку чек РРО должен быть составлен по форме, утвержденной

приказом № 614, и содержать строго установленный набор реквизитов.

Что касается

налоговой накладной, то при ее заполнении необходимы данные именно предприятия-покупателя — плательщика НДС. Поэтому, поручая подотчетному лицу приобрести товары (работы, услуги) за наличные, следует снабдить его всеми необходимыми документами — в частности, ксерокопией Свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость, доверенностью на выполнение поручения.

Теперь перейдем к вопросам отражения подотчетных сумм в учете предприятия.

 

Порядок отражения подотчетных сумм в налоговом учете

Налог на прибыль.

Согласно п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль налогоплательщики имеют право включить в состав валовых расходов суммы любых затрат, уплаченных (начисленных) в течение отчетного периода в рамках хозяйственной деятельности.

То есть любые расходы на приобретение товаров (работ, услуг) за наличные, носящие

хозяйственный характер, позволяют предприятию учесть их в составе валовых расходов.

При этом напомним, что в

п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль содержится запрет на включение в валовые расходы наличных, потраченных на представительские или рекламные цели (пп. 5.3.1, 5.4.4 Закона о налоге на прибыль). Поэтому затраты на такие мероприятия попадут в валовые расходы при определенных условиях только в случае, если расчеты за них осуществлялись в безналичной форме. Формально данная норма касается расходования наличных на указанные цели лишь в командировке, тем не менее производить такие расходы, находясь не в командировке, также не рекомендуем.

По правилам, установленным

п.п. 11.2.1 указанного Закона, датой увеличения валовых расходов в случае приобретения товаров (работ, услуг) за наличные считается дата первого из событий:

— либо дата выдачи наличных из кассы предприятия;

— либо дата оприходования товаров, а для работ (услуг) — дата фактического получения предприятием результатов работ (услуг).

Однако в рассматриваемой ситуации применять эти правила нужно с учетом следующего нюанса. Если первым событием является выдача работнику (поверенному) денежных средств из кассы для выполнения поручения, то право на валовые расходы у предприятия еще

не возникает . Появляется оно исключительно после предоставления работником авансового отчета и утверждения его руководителем предприятия. Связано это с тем, что одним из условий отнесения подотчетных затрат на валовые расходы является наличие соответствующих подтверждающих документов, а такие документы могут появиться только после завершения операции (при предоставлении подотчетным лицом авансового отчета вместе с указанными документами). До момента получения авансового отчета и документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг), оснований для отражения валовых расходов нет.

Таким образом, увеличить валовые расходы в данном случае можно только

на дату утверждения руководителем авансового отчета (при наличии подтверждающих документов о связи покупки с хоздеятельностью предприятия).

На эту же дату отражаются валовые расходы и в случае приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг) для нужд предприятия

за собственные средства.

Налог на добавленную стоимость.

В соответствии с п.п. 7.4.1 Закона об НДС плательщик НДС, приобретающий через подотчетное лицо товары (услуги) также у плательщика НДС, вправе увеличить свой налоговый кредит на уплаченную (начисленную) в составе стоимости таких товаров (услуг) сумму НДС. Такое право предоставляется ему при условии, что приобретенные товары (услуги) будут использоваться в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности и при наличии налоговой накладной или другого заменяющего ее документа.

Так,

п.п. 7.2.6 Закона об НДС дает возможность увеличить налоговый кредит при поставке товаров (услуг) за наличные или с расчетами карточками платежных систем, банковскими или персональными чеками в рамках предельной суммы, установленной НБУ для наличных расчетов (т. е. в пределах 10000 грн.), на основании надлежащим образом оформленного товарного чека, другого платежного или расчетного документа, подтверждающего прием платежа поставщиком, с указанием общей суммы платежа, суммы НДС и налогового номера поставщика. То есть если подотчетное лицо, осуществив покупку за наличный расчет на сумму в пределах 10000 грн., предоставит вместе с авансовым отчетом полученный от продавца надлежащим образом оформленный кассовый чек, в котором указаны общая сумма платежа, сумма НДС и индивидуальный налоговый номер (ИНН) поставщика, то предприятие-покупатель вправе на основании такого документа отразить налоговый кредит по НДС.

Если же кассовый чек содержит информацию только о стоимости товаров (услуг), сумме НДС с определением фискального номера, но

без определения ИНН поставщика, то еще недавно ГНАУ давала надежду, что налоговый кредит по такому чеку можно увеличить лишь на 40 грн. в один день. При этом в графе 2 раздела II приложения 5 «Расшифровки налоговых обязательств и налогового кредита в разрезе контрагентов» к декларации по НДС, а также в графе 7 раздела I реестра полученных и выданных налоговых накладных налоговый кредит по кассовым чекам без ИНН можно было показать общей суммой с указанием условного ИНН «100000000000» (см. п. 2 письма ГНАУ от 14.06.2008 г. № 6912/5/16-1516; консультацию специалистов налогового ведомства, опубликованную в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 59; п. 9.7 Порядка № 244 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 8).

Однако, судя по мнению главного налогового органа, изложенному в

последнем абзаце п. 4.3.1 письма от 12.03.2010 г. № 5119/7/16-1617 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 31, он вообще не признает существования чеков без ИНН как таковых.

В общем случае налоговый кредит согласно

п.п. 7.5.1 Закона об НДС увеличивается на дату осуществления первого из событий:

— либо на дату оплаты товаров (работ, услуг);

— либо на дату получения налоговой накладной, подтверждающей факт приобретения налогоплательщиком таких товаров (работ, услуг).

При приобретении подотчетным лицом товаров (работ, услуг) датой возникновения у предприятия права на налоговый кредит будет

дата получения налоговой накладной, выписанной в адрес предприятия-покупателя, или другого заменяющего ее документа, но не ранее даты утверждения авансового отчета.

Пример 1.

Предприятие «Монолит» выдало работнику под отчет наличные средства в сумме 800 грн. для приобретения строительных материалов, которые будут использованы для ремонта производственного помещения. Работник приобрел в торговой точке необходимые материалы на сумму 768 грн. (без НДС — 640 грн.; НДС 20 % — 128 грн.), а остаток денег в сумме 32 грн. вернул в кассу.

В бухгалтерию предприятия предоставлен утвержденный руководителем авансовый отчет и подтверждающие покупку документы.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

 

Таблица 1

Порядок отражения операций по приобретению ТМЦ за счет средств, выданных работнику под отчет

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Сумма, грн.

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дт

Кт

ВД

ВР

1

Выданы работнику наличные средства под отчет

800

372

301

— *

* Валовые расходы до утверждения руководителем авансового отчета не возникают.

2

Оприходованы материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом

640

205

372

640*

* Стоимость приобретенных материальных ценностей участвует в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль.

3

Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости приобретенных материальных ценностей

128

641/НДС

372

4

Возвращен в кассу предприятия остаток неиспользованных подотчетных средств

32

301

372

 

Пример 2.

Предприятие «Реал» направило в командировку работника для проведения переговоров с потенциальным поставщиком. В командировке работник приобрел у этого поставщика образец товара за собственные средства на сумму 180 грн. (без НДС — 150 грн.; НДС 20 % — 30 грн.).

По возвращении из командировки работником составлен авансовый отчет. Этот документ утвержден руководителем и предоставлен работником в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими понесенные затраты.

Предприятие возместило работнику его расходы.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

 

Таблица 2

Порядок отражения операций по приобретению работником ТМЦ за счет собственных средств для нужд предприятия

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Сумма, грн.

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дт

Кт

ВД

ВР

1

Оприходован образец товара, приобретенный работником

150

28

372

150*

* Стоимость приобретенного товара участвует в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль.

2

Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости приобретенного товара

30

641/НДС

372

3

Погашена задолженность перед работником на основании утвержденного авансового отчета

180

372

301

 

Мы напомнили вам порядок отражения подотчетных сумм в учете предприятия. Уверены, что контролировать расходование средств, а также формировать валовые расходы и налоговый кредит вам теперь станет еще легче.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше