Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Підзвітні кошти: порядок видачі та відображення в обліку

Редакція ПБО
Податки & бухоблік Жовтень, 2010/№ 84
Друк
Стаття

Підзвітні кошти: порядок видачі та відображення в обліку

 

Придбання працівником за дорученням роботодавця або від його імені товарів (робіт, послуг) за готівку для господарських потреб — одна з найпоширеніших операцій у діяльності підприємства. Зрозуміло, вона має свої особливості відображення в обліку. Про ці особливості й поговоримо в цій статті.

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Відносини з підзвітними особами: юридичні моменти

Готівкові кошти для придбання товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства можуть видаватися як працівникам, так і особам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах. Такий висновок випливає, зокрема, із

КЗпП, ЦКУ та Положення № 637 .

 

Підзвітна особа — працівник підприємства

Відносини між працівником — підзвітною особою та підприємством-роботодавцем регулюються насамперед

КЗпП. Так, відповідно до ст. 21 КЗпП працівник повинен виконувати обов’язки, установлені трудовим договором (посадовою інструкцією). Тобто працівнику слід виконувати доручення керівника в межах своїх трудових обов’язків.

ЯЯкщо доручення, що виконуються працівником, потребують витрачання ним коштів, то він має право вимагати від роботодавця їх відшкодування. Так, наприклад, відповідно до

ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Щодо інших витрат, то підтвердженням того, що ці витрати дійсно здійснювалися за дорученням керівника, можуть бути /font> розпорядчі документи (наказ, розпорядження) або письмова довіреність. Про це йдеться в консультації представників НБУ, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2005, № 42, с. 51, та в листі НБУ від 29.09.2005 р. № 11-113/3341-9712 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 85).

Якщо придбання товарів (робіт, послуг) виходить за межі посадових інструкцій, то тоді слід діяти відповідно до норм цивільно-правового законодавства. І тут (згідно з

ЦКУ) можливі два варіанти придбання працівником товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства.

Перший варіант.

За дорученням підприємства (з попереднім укладенням договору в письмовій або усній формі) та відповідно з виплатою повіреному необхідної суми для виконання доручення (тобто з видачею коштів під звіт) або з відшкодуванням йому витрат, пов’язаних з виконанням доручення, як передбачає гл. 68 «Доручення» ЦКУ.

За договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок іншої сторони (довірителя) певні юридичні дії. При цьому згідно зі

ст. 1007 ЦКУ на довірителя (підприємство), якщо інше не передбачено договором, покладаються такі обов’язки:

— забезпечити повіреного (працівника) засобами, необхідними для виконання доручення;

— відшкодувати повіреному (працівнику) витрати, пов’язані з виконанням доручення.

Довіритель зобов’язаний негайно прийняти від поверненого все отримане ним у зв’язку з виконанням договору доручення.

Візьміть до уваги: недодержання сторонами письмової форми правочину, установленої законом,

не має наслідком його недійсність (ч. 1 ст. 218 ЦКУ). Отже, цей договір, укладений між фізичною та юридичною особою, цілком може бути складений в усній формі та вважається дійсним навіть якщо виконаний не в момент його укладення. Проблеми можуть очікувати в разі виникнення спору між сторонами такого договору, оскільки нелегко буде встановити, на яких умовах його укладено.

Після завершення виконання договору має бути оформлено документ, що підтверджує факт виконання доручення. Таким документом є

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), форму якого затверджено наказом № 440.

Другий варіант.

Без доручення (договірних відносин немає). Якщо працівник не має можливості заздалегідь повідомити роботодавця про необхідність придбання товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства, то в цьому випадку можна говорити, що він діє без попереднього доручення. Такі взаємовідносини між працівником та підприємством регламентуються гл. 79 «Вчинення дій в майнових інтересах іншої особи без її доручення» ЦКУ.

Звертаємо увагу: незважаючи на відсутність договірних відносин, що передбачають відповідну компенсацію, придбані на таких умовах товари (роботи, послуги)

не є для підприємства безоплатно одержаними. У цьому випадку при складанні працівником авансового звіту в підприємства виникає заборгованість за розрахунками з підзвітною особою.

За таких обставин працівник згідно з

ч. 1 ст. 1160 ЦКУ має право вимагати від роботодавця відшкодування фактично понесених витрат на користь підприємства без отримання попередньої згоди останнього (за умови надання звіту про їх здійснення). Зокрема, у ч. 2 ст. 1158 ЦКУ зазначено, що особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити її про свої дії. У ситуації, що розглядається, повідомлення відбувається шляхом подання авансового звіту з доданими до нього оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат. Якщо керівник прийняв такий авансовий звіт та підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, у працівника з’являються всі підстави вимагати від підприємства їх відшкодування.

Видача працівнику готівки як під звіт, так і у вигляді компенсації понесених ним витрат на користь підприємства, здійснюється за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями, що підписуються керівником підприємства та головним бухгалтером або уповноваженою на те особою (

п. 3.4 Положення № 637).

 

Підзвітна особа — непрацівник підприємства

Іноді підприємство може зіткнутися з необхідністю видати готівкові кошти для придбання товарів (робіт, послуг)

особам, які не перебувають із ним у трудових відносинах. У таких випадках взаємовідносини сторін повинні будуватися на підставі договору доручення, що регламентується гл. 68 «Доручення» ЦКУ, з виплатою повіреному необхідної суми для виконання договору доручення (тобто з видачею коштів під звіт) або з відшкодуванням йому витрат, пов’язаних з виконанням доручення.

Однак НБУ з цього приводу в

листі від 21.12.2006 р. № 11-113/4734-13871 указав, що кошти під звіт можуть видаватися виключно особі, пов’язаній з підприємством трудовим договором. Водночас, ураховуючи, що роз’яснення щодо цих питань не в його компетенції, НБУ порадив звернутися для вирішення ситуації до Мінфіну.

Мінфін же в

листі від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 3) ставиться до цієї ситуації інакше. На його думку, видавати кошти під звіт особам, яких немає у штаті підприємства, для здійснення госпвитрат на підставі договору доручення можна. Для цього потрібно в наказі про облікову політику підприємства передбачити порядок такої видачі, а видаючи готівку, оформляти видатковий касовий ордер окремо на кожну особу або окрему видаткову відомість, як це передбачено п. 3.5 Положення № 637.

Звітувати за витрачені кошти, отримані під звіт, непрацівники підприємства, на наш погляд, повинні в тому самому порядку і в той самий триденний строк, установлений

п.п. 9.10.2 Закону № 889, що і працівники, шляхом подання авансового звіту. Це пов’язане з тим, що формально Закон № 889 висуває такі вимоги до фізичних осіб загалом, не розділяючи їх на працівників та непрацівників.

 

Порядок оформлення документів, що підтверджують витрачання підзвітних коштів

Підтвердженням витрачання коштів підзвітною особою є

оригінали первинних розрахункових та відвантажувальних документів, які додаються до авансового звіту.

До таких документів належать, зокрема, чек РРО, квитанція до прибуткового касового ордера, розрахункова квитанція, товарний чек (від фізичних осіб — підприємців) тощо.

При цьому, оскільки підзвітна особа придбаває товари (роботи, послуги)

для потреб підприємства і відповідно діє від його імені, документи, що підтверджують таку операцію, повинні містити реквізити підприємства (якщо оформляється первинний документ, в якому можна вказати найменування підприємства).

Так, наприклад, у прибутковому касовому ордері та квитанції до нього можна вписати в рядку «Підстава» таке формулювання: «

Оплата товару для ТОВ «Моноліт». Крім того, разом з найменуванням підприємства, від імені та за дорученням якого діє підзвітна особа, можна вказувати також прізвище, ім’я та по батькові особи, від якої прийнято грошові кошти. Наприклад, запис може бути такий: «Грошові кошти прийнято від ТОВ «Моноліт» через Донченка Т. І.».

Якщо оплата проводиться через РРО, то реквізити підприємства-покупця в касовому чеку продавець не вказуватиме, оскільки чек РРО має бути складено за формою, затвердженою

наказом № 614, та містити чітко встановлений набір реквізитів.

Щодо

податкової накладної, то при її заповненні необхідні дані саме підприємства-покупця — платника ПДВ. Тому, доручаючи підзвітній особі придбати товари (роботи, послуги) за готівку, слід забезпечити його всіма необхідними документами — зокрема, ксерокопією Свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість, довіреністю на виконання доручення.

Тепер перейдемо до питань відображення підзвітних сум в обліку підприємства.

 

Порядок відображення підзвітних сум у податковому обліку

Податок на прибуток.

Згідно з п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток платники податків мають право включити до складу валових витрат суми будь-яких витрат, сплачених (нарахованих) протягом звітного періоду в межах господарської діяльності.

Тобто будь-які витрати на придбання товарів (робіт, послуг) за готівку, що мають

господарський характер, дозволяють підприємству врахувати їх у складі валових витрат.

При цьому нагадаємо, що в

п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток міститься заборона на включення до валових витрат готівки, витраченої на представницькі або рекламні цілі (пп. 5.3.1, 5.4.4 Закону про податок на прибуток). Тому витрати на такі заходи потраплять до валових витрат за певних умов тільки в разі, якщо розрахунки щодо них здійснювалися в безготівковій формі. Формально ця норма стосується витрачання готівки на зазначені цілі лише у відрядженні, проте здійснювати такі витрати без відрядження також не рекомендуємо.

За правилами, установленими

п.п. 11.2.1 зазначеного Закону, датою збільшення валових витрат у разі придбання товарів (робіт, послуг) за готівку вважається дата першої з подій:

— або дата видачі готівки з каси підприємства;

— або дата оприбуткування товарів, а для робіт (послуг) — дата фактичного отримання підприємством результатів робіт (послуг).

Однак в ситуації, що розглядається, застосовувати ці правила слід з урахуванням такого нюансу. Якщо першою подією є видача працівнику (повіреному) грошових коштів з каси для виконання доручення, то право на валові витрати в підприємства ще

не виникає. З’являється воно виключно після подання працівником авансового звіту та затвердження його керівником підприємства. Це пов’язане з тим, що однією з умов віднесення підзвітних витрат до валових витрат є наявність відповідних підтверджуючих документів, а такі документи можуть з’явитися тільки після завершення операції (при поданні підзвітною особою авансового звіту разом із зазначеними документами). До моменту отримання авансового звіту та документів, що підтверджують факт придбання товарів (робіт, послуг), підстав для відображення валових витрат немає.

Таким чином, збільшити валові витрати в цьому випадку можна тільки

на дату затвердження керівником авансового звіту (за наявності підтверджуючих документів про зв’язок купівлі з госпдіяльністю підприємства).

На цю ж дату відображаються валові витрати й у разі придбання підзвітною особою товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства

за власні кошти.

Податок на додану вартість.

Відповідно до п.п. 7.4.1 Закону про ПДВ платник ПДВ, який придбаває через підзвітну особу товари (послуги) також у платника ПДВ, має право збільшити свій податковий кредит на сплачену (нараховану) у складі вартості таких товарів (послуг) суму ПДВ. Таке право надається йому за умови, що придбані товари (послуги) використовуватимуться в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності та за наявності податкової накладної чи іншого документа, що її заміняє.

Так,

п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ надає можливість збільшити податковий кредит при поставці товарів (послуг) за готівку або з розрахунками картками платіжних систем, банківськими або персональними чеками в межах граничної суми, установленої НБУ для готівкових розрахунків (тобто в межах 10000 грн.), на підставі належно оформленого товарного чека, іншого платіжного або розрахункового документа, що підтверджує прийом платежу постачальником, із зазначенням загальної суми платежу, суми ПДВ та податкового номера постачальника. Тобто якщо підзвітна особа, здійснивши купівлю за готівковий розрахунок на суму в межах 10000 грн., подасть разом з авансовим звітом отриманий від продавця належно оформлений касовий чек, у якому зазначені загальна сума платежу, сума ПДВ та індивідуальний податковий номер (ІПН) постачальника, то підприємство-покупець має право на підставі такого документа відобразити податковий кредит з ПДВ.

Якщо ж касовий чек містить інформацію тільки про вартість товарів (послуг), суму ПДВ з визначенням фіскального номера, але

без визначення ІПН постачальника, то ще донедавна ДПАУ давала надію, що податковий кредит за таким чеком можна збільшити лише на 40 грн. за один день. При цьому у графі 2 розділу II додатка 5 «Розшифровки податкових зобов’язань та податкового кредиту в розрізі контрагентів» до декларації з ПДВ, а також у графі 7 розділу I реєстру отриманих та виданих податкових накладних податковий кредит за касовими чеками без ІПН можна було показувати загальною сумою із зазначенням умовного ІПН «100000000000» (див. п. 2 листа ДПАУ від 14.06.2008 р. № 6912/5/16-1516; консультацію фахівців податкового відомства, опубліковану в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 50, с. 59; п. 9.7 Порядку № 244 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 8).

Проте, судячи з думки головного податкового органу, викладеної в

останньому абзаці п. 4.3.1 листа від 12.03.2010 р. № 5119/7/16-1617 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 31, він взагалі не визнає існування чеків без ІПН як таких.

У загальному випадку податковий кредит згідно з

п.п. 7.5.1 Закону про ПДВ збільшується на дату здійснення першої з подій:

— або на дату оплати товарів (робіт, послуг);

— або на дату отримання податкової накладної, що підтверджує факт придбання платником податків таких товарів (робіт, послуг).

При придбанні підзвітною особою товарів (робіт, послуг) датою виникнення в підприємства права на податковий кредит буде

дата отримання податкової накладної, виписаної на адресу підприємства-покупця, або іншого документа, що її заміняє, але не раніше дати затвердження авансового звіту.

Приклад 1.

Підприємство «Моноліт» видало працівнику під звіт готівкові кошти в сумі 800 грн. для придбання будівельних матеріалів, які буде використано для ремонту виробничого приміщення. Працівник придбав у торговельній точці необхідні матеріали на суму 768 грн. (без ПДВ — 640 грн.; ПДВ 20 % — 128 грн.), а залишок грошей у сумі 32 грн. повернув до каси.

До бухгалтерії підприємства подано затверджений керівником авансовий звіт та підтверджуючі придбання документи.

У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:

 

Таблиця 1

Порядок відображення операцій з придбання ТМЦ
за рахунок коштів, виданих працівнику під звіт

№ з/п

Зміст господарської операції

Сума,грн.

Бухгалтерський облік

Податковий облік

Дт

Кт

ВД

ВВ

1

Видано працівнику готівкові кошти під звіт

800

372

301

— *

* Валові витрати до затвердження керівником авансового звіту не виникають.

2

Оприбутковано матеріальні цінності, придбані підзвітною особою

640

205

372

640*

* Вартість придбаних матеріальних цінностей бере участь у перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток.

3

Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості придбаних матеріальних цінностей

128

641/ПДВ

372

4

Повернено до каси підприємства залишок невикористаних підзвітних коштів

32

301

372

 

Приклад 2.

Підприємство «Реал» направило у відрядження працівника для проведення переговорів з потенційним постачальником. У відрядженні працівник придбав у цього постачальника зразок товару за власні кошти на суму 180 грн. (без ПДВ — 150 грн.; ПДВ 20 % — 30 грн.).

Після повернення з відрядження працівником складено авансовий звіт. Цей документ затверджено керівником та подано працівником до бухгалтерії разом із документами, що підтверджують понесені витрати.

Підприємство відшкодувало працівнику його витрати.

У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:

 

Таблиця 2

Порядок відображення операцій з придбання працівником ТМЦ
за рахунок власних коштів для потреб підприємства

№ з/п

Зміст господарської операції

Сума,грн.

Бухгалтерський облік

Податковий облік

Дт

Кт

ВД

ВВ

1

Оприбутковано зразок товару, придбаний працівником

150

28

372

150*

* Вартість придбаного товару бере участь у перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток.

2

Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості придбаного товару

30

641/ПДВ

372

3

Погашено заборгованість перед працівником на підставі затвердженого авансового звіту

180

372

301

 

Ми нагадали вам порядок відображення підзвітних сум в обліку підприємства. Сподіваємося, що контролювати витрачання коштів, а також формувати валові витрати та податковий кредит вам тепер стане легше.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі