Авансовый отчет: заполняем правильно, отчитываемся вовремя
Направляя работника в командировку или поручая ему выполнить отдельное гражданско-правовое действие, работодатель обязан выдать работнику денежные средства в виде аванса на указанные цели. Вернувшись из командировки или выполнив порученное, работники обязаны отчитаться о потраченных ими на эти цели денежных средствах. О том, как правильно заполняется авансовый отчет, в какие сроки предоставляется, а также какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков подачи отчета и сроков сдачи неизрасходованной наличности, читайте в данной статье.
Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Сроки выдачи наличных под отчет и на командировку
Согласно
ст. 121 КЗоТ работодатель, направляющий в командировку работника, обязан обеспечить его денежными средствами на текущие расходы.Основанием для выдачи денежных средств командированному работнику является приказ (распоряжение) руководителя.
В случае если денежные средства выдаются работнику для решения производственных (хозяйственных) нужд, то основанием для выдачи ему аванса будут письменное распоряжение руководителя, служебная записка либо другой документ, завизированный руководителем.
Выдача денежных средств под отчет или на командировку может осуществляться наличными
денежными средствами из кассы предприятия или и в безналичной форме, путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.После завершения командировки или решения производственных (хозяйственных) вопросов
по поручению работодателя, выдавшего денежные средства под отчет, работник обязан:1)
заполнить и предоставить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом № 440 (абзац первый п.п. 9.10.2 Закона № 889);2)
вернуть сумму излишне израсходованных средств (при наличии) в кассу предприятия или перечислить на банковский счет предприятия до или во время предоставления указанного Отчета (абзац четвертый п.п. 9.10.2 Закона № 889) с учетом сроков выдачи наличных под отчет или на командировку, установленных п.п. 2.11 Положения № 637. Сроки возврата неиспользованных денежных средств приведем в табл. 1.
Таблица 1
Сроки возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет
или на командировку
| Цель выдачи аванса | Сроки возврата неиспользованных денежных средств |
| На командировку | В течение 3 банковских дней после возвращения из командировки |
| Под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома | В течение 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения наличных средств под отчет |
| Под отчет на все другие производственные (хозяйственные) нужды | В течение 2 рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения наличных средств под отчет |
| Одновременно и на командировку, и для решения в командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторсырья) | В течение 3 банковских дней после возвращения из командировки* |
| * НБУ в письме от 11.05.2004 г. № 11-113/1571-4618 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 42) разъяснил, что остаток средств, которые были выданы подотчетному лицу для целевого решения производственных вопросов в командировке, должен быть возвращен до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает такую командировку. | |
Заполнение Отчета
За потраченные денежные средства, которые были получены работником предприятия на командировку или под отчет, работник обязан отчитаться путем предоставления Отчета.
Отчет заполняется непосредственно работниками
, получавшими денежные средства под отчет или на командировку, а также теми, кто потратил собственные средства на нужды предприятия, на основании документов, подтверждающих понесенные ими расходы, за исключением граф:— «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства — заполняются должностными лицами предприятия, на которых возложена обязанность выполнения указанных функций (
письмо ГНАУ от 26.03.2007 г. № 2862/6/11-0216);— «Доцільність проведеної витрати підтверджую», «Звіт перевірено» — подписываются руководителем.
Отрывная часть отчета
(«Розписка») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает Отчет. Для работника она является документом, подтверждающим своевременность предоставления отчета.На практике часто встречается ситуация, когда работник направляется в командировку за пределы Украины, и по приезду должен отчитаться по нескольким валютам. В такой ситуации, по нашему мнению, оптимальным будет вариант заполнения одного авансового отчета вне зависимости от количества валют (подробно см. статью «По возвращении из командировки у работника обнаружилось раздвоение… авансовых отчетов» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 79, с. 36).
К отчету
прилагаются оригиналы документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов, а также в случае, если работник направлялся в командировку, командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке с отметками отправляющей и принимающей сторон.В качестве документов, подтверждающих понесенные расходы, могут быть: расчетные или платежные документы, которые бы подтверждали осуществление расчетной операции
, а именно расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, квитанция к приходному кассовому ордеру и другие.
Сроки предоставления Отчета
Сроки предоставления Отчета установлены сразу несколькими нормативно-правовыми актами:
Законом № 889, приказом № 440 и Инструкцией № 59. Для наглядности представим их в табл. 2.
Таблица 2
Сроки предоставления работниками Отчета об использовании средств, выданных им под отчет или на командировку
| Цель выдачи аванса и форма его предоставления | Срок предоставления Отчета | Основание |
| Для покрытия командировочных расходов (суточные, расходы на проезд и проживание). Аванс выдан в наличной форме | До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | П. 2 приказа № 440, п.п. 9.10.2 Закона № 889; п. 1.11 раздела 1 Инструкции № 59 |
| Для решения производственных (хозяйственных) нужд. Аванс выдан в наличной форме. | До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет | п.п. 9.10.2 Закона № 889; |
| Для покрытия командировочных расходов и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки у населения сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья). Аванс выдан в наличной форме | До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | Письмо НБУ от 11.05.2004 г. № 11-113/1571-4618; письмо ГНАУ от 30.04.2004 г. № 7941/7/17-3117 |
| Для покрытия командировочных расходов. Аванс выдан в безналичной форме, путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек: |
| П.п. 9.10.4 Закона № 889 |
| — если расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек | До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки | |
| — если при использовании работником платежных карточек расчеты производились в безналичной форме | Не позднее 10 дней после окончания командировки, а в случае наличия уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней (до выяснения вопросов по выявленым разногласиям между соответствующими отчетными документами) | |
| Для решения производственных (хозяйственных) нужд предприятия. Аванс выдан в безналичной форме, путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек | До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет | П.п. 9.10.2 Закона № 889; п.п. 9.10.4 Закона № 889; |
Предоставление Отчета с нарушением указанных в вышеприведенной таблице сроков разрешается только
в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим важным обстоятельствам, исключающим вину работника и препятствующим ему своевременно составить и предоставить отчет и имеющим документальное подтверждение (письмо НБУ от 05.07.2007 г. № 18-210/2252-6820 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11 и письмо ГНА в Днепропетровской обл. от 11.10.2005 г. № 25821/10/17-228).
Ответственность работника, предприятия, должностных лиц предприятия
Как уже указывалось выше, сроки возврата выданных под отчет и на командировку денежных средств установлены
п. 2.11 Положения № 637, сроки отчетности об использовании средств, выданных на указанные цели, определены п. 9.10 Закона № 889.Первые применяются налоговыми органами для определения фактов нарушения правил наличного обращения, вторые — для целей налогообложения доходов физических лиц. Напомним, что согласно
п.п. 9.10.3 Закона № 889 в случае если работник возвращает сумму излишне израсходованных средств после предельного срока, установленного Законом № 889 для предоставления Отчета, к нему будут применены штрафные санкции.Перечень штрафных санкций, которые могут быть наложены на работника, на предприятие и его должностных лиц в связи с невыполнением норм вышеуказанных нормативных документов, приведем в табл. 3.
Таблица 3
Штрафные санкции за нарушение сроков возврата выданных под отчет и на командировку и неиспользованных денежных средств
| Вид нарушения требований законодательства | Штрафные санкции | Основание |
| 1 | 2 | 3 |
| Санкции для работника | ||
| Сумма излишне израсходованных средств возвращена работником в отчетном месяце, в котором истек предельный срок предоставления Отчета, установленный п.п. 9.10.2 Закона № 889, но по истечении такого срока | Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств | П.п. 9.10.3 |
| Сумма излишне израсходованных средств не возвращена работником или возвращена по истечении месяца, на который приходится предельный срок предоставления Отчета, установленный п.п. 9.10.2 Закона № 889 | Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств, а также налог с доходов со всей суммы невозвращенных подотчетных средств (база налогообложения определяется с применением натурального коэффициента согласно п. 3.4 Закона № 889) | П.п. 9.10.3 и п.п. 9.10.1 |
| Санкции к предприятию | ||
| Превышение установленных п. 2.11 Положения № 637 сроков использования выданной под отчет наличности | Штраф в размере 25 % от выданных под отчет и невозвращенных сумм | Абзац пятый ст. 1 Указа № 436 |
| Выдача наличности под отчет без полного отчета за ранее выданные средства | ||
| Санкции к должностным лицам предприятия | ||
| Нарушение правил ведения кассовых операций | Штраф размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.) | Ст. 1642 КУоАП |
| Повторное нарушение правил ведения кассовых операций лицом, которое в течение года уже подвергалось административному взысканию | Штраф в размере от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.) | |
Отдельно остановимся на ответственности подотчетного лица. Обращаем внимание: штраф, а при необходимости налог с доходов, взимаются
за несвоевременный возврат средств, выданных под отчет, а не за несвоевременную подачу Отчета. Своевременно поданный Отчет не освобождает работника, не сдавшего вовремя излишне израсходованные средства, от ответственности, установленной п.п. 9.10.3 Закона № 889.Если подотчетное лицо вернет сумму излишне израсходованных средств в будущих налоговых периодах или такая сумма будет взыскана с него по решению суда,
перерасчет налоговых обязательств налогоплательщика — подотчетного лица не осуществляется и сумма штрафа ему не возмещается.Штраф
, а также налог с доходов с суммы всех невозвращенных подотчетных средств, удерживаются работодателем, выдававшим наличные средства под отчет, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) работника за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы такого дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до тех пор, пока не будет уплачена вся сумма.В случае если
работник прекращает трудовые либо гражданско-правовые отношения с предприятием, выдавшим средства под отчет или на командировку, сумма штрафа и налога с доходов удерживается за счет последней выплаты дохода при проведении окончательного расчета, а при недостаточности суммы последней выплаты для покрытия примененных к работнику санкций непогашенная часть суммы штрафа и налога включается в состав налогового обязательства налогоплательщика по результатам отчетного налогового года и отражается им в годовой декларации об имущественном состоянии и доходах.Если полное удержание штрафа и суммы налога невозможно
из-за смерти работника или признания его по решению суда без вести отсутствующим, то такая сумма удерживается при начислении дохода за налоговый период, который является последним для такого налогоплательщика, а непогашенная часть штрафа и налога с доходов признается безнадежной к уплате.При удержании штрафа и суммы налога работодателю необходимо учитывать требования
ст. 128 КЗоТ, согласно которой размер всех отчислений из заработной платы работника не должен превышать 20 % суммы, подлежащей выплате, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством, — 50 % суммы, подлежащей выплате на руки.Отметим, что при приобретении работником товаров (работ, услуг) для нужд предприятия
за счет собственных средств штрафные санкции не применяются. В связи с тем, что средства под отчет не выдавались, отсутствуют основания для их применения.Относительно сроков уплаты штрафа за нарушение сроков сдачи остатка подотчетных сумм и налога с доходов отметим следующее.
Если подотчетные суммы были несвоевременно возвращены работником предприятия, то, как указывалось выше, сумма штрафа, а при необходимости и сумма налога с доходов, будут удержаны из заработной платы. В этом случае штраф и налог с доходов необходимо перечислить одновременно с суммой налога с доходов, удержанного с заработной платы работника. Такой же вывод следует из
письма ГНАУ от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116, процитируем его: «сроки перечисления штрафа должны быть такими же, как и сроки удержания налога в подотчетном месяце, т. е. совпадать с налоговыми периодами».Таким образом,
штраф и, при необходимости, налог с доходов перечисляются при получении денежных средств на выплату заработной платы (п.п. 8.1.2 Закона № 889). Если заработная плата начислена, но не выплачена, штраф и налог с доходов должны быть уплачены в течение 30 дней, следующих за последним днем отчетного налогового месяца. Если заработная плата выплачивается наличными из кассы (из выручки), сумма штрафа и налога с доходов должна быть перечислена в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем выплаты (п.п. 8.1.4 Закона № 889).Сумма штрафа и сумма налога с доходов перечисляются на тот же счет, на который перечисляется налог с доходов физических лиц, что подтверждается в
письмах ГНАУ от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116, от 06.04.2004 г. № 2597/6/17-3116.Суммы, подлежащие удержанию с дохода работника в связи с несвоевременным возвратом подотчетным сумм, рассчитываются в Отчете. В бухгалтерском учете удержание штрафа и суммы налога с доходов отражается записью Дт 661 — Кт 641/НДФЛ.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ:
— сумма 15 % штрафа будет отражаться в графах 4а и 4 в составе налога с доходов, удержанного из заработной платы, т. е. в той же строке, где отражается доход в виде заработной платы с признаком дохода «01»;
— сумма излишне израсходованных подотчетных средств, подлежащая налогообложению, отражается под признаком дохода «16», в этой же строке отражается сумма удержанного налога с доходов.
Пример.
Работнику предприятия 25.10.2010 г. выданы под отчет наличные средства в сумме 2000 грн. на приобретение факса. Факс был приобретен работником по цене 1827 грн. без НДС (продавец — неплательщик НДС), о чем свидетельствует товарный чек. Авансовый отчет предоставлен и утвержден 27.10.2007 г.Заработная плата работника в октябре 2010 года составила 3000 грн. Срок выплаты заработной платы — 5 число.
Стоимостный критерий для отнесения материальных активов к составу основных средств установлен предприятием на уровне 1000,00 грн.
Рассмотрим четыре возможные ситуации в зависимости от того, когда работник сдал остаток подотчетных средств в сумме 173 грн. (2000 грн. - 1827 грн.) в кассу предприятия:
1) 26 октября 2010 года;
2) 27 октября 2010 года;
3) 29 октября 2010 года;
4) 1 ноября 2010 года.
Первая ситуация.
Работник возвратил остаток подотчетных сумм на следующий рабочий день после их получения — 26 октября 2010 года. В данной ситуации соблюдены требования:—
п. 2.11 Положения № 637 относительно сроков использования наличных средств, выданных под отчет;—
п. 9.10 Закона № 889 относительно сроков сдачи подотчетной наличности.Следовательно, к работнику штрафные санкции применяться не будут.
Используя данные примера, в частности первой ситуации, приведем пример заполнения Отчета.
Таблица 4
Бухгалтерский учет операций по выдаче наличных денежных средств под отчет
| № п/п | Дата операции | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 25.10.2010 | Выданы денежные средства под отчет | 372 | 301 | 2000,00 |
| 2 | 26.10.2010 | Возвращен остаток подотчетных сумм | 301 | 372 | 173,00 |
| 3 | 27.10.2007 | Утвержден авансовый отчет | 152 | 372 | 1827,00 |
Вторая ситуация.
Работник возвратил остаток денежных средств на третий рабочий день после их получения — 27 октября 2010 года, в день сдачи Отчета. Таким образом, работник не нарушил требования п. 9.10 Закона № 889 относительно сроков сдачи подотчетной наличности, но остаток подотчетной суммы возвращен с нарушением норм п. 2.11 Положения № 637.В данной ситуации штрафные санкции, установленные
Законом № 889, к работнику применяться не будут. Однако предприятию нужно быть готовым к тому, что при проведении проверки налоговыми органами к нему и к должностным лицам предприятия будут применены санкции за нарушение правил наличного обращения.Бухгалтерский учет операций по выдаче подотчетных средств аналогичен первой ситуации.
Третья ситуация.
В данном случае работник нарушил сроки сдачи остатка подотчетных сумм, установленные и п. 2.11 Положения № 637, и п.п. 9.10.2 Закона № 889. В связи с тем, что неиспользованная сумма возвращена в отчетном месяце, на который приходится предельный срок сдачи излишне израсходованных средств, установленный Законом № 889, работник должен уплатить штраф в размере 15 % суммы остатка подотчетных средств (абзац первый п.п. 9.10.3 Закона № 889).Приведем фрагмент Отчета, в котором производится расчет штрафа и налога с доходов.
Сумма штрафа удержана из зарплаты работника за октябрь 2010 года.
Таблица 5
Бухгалтерский учет операций по выдаче наличных средств под отчет и по удержанию штрафа, начисленного в связи с несвоевременным возвратом подотчетных сумм
| № п/п | Дата операции | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 25.10.2010 | Выданы денежные средства под отчет | 372 | 301 | 2000,00 |
| 2 | 27.10.2010 | Утвержден авансовый отчет | 152 | 372 | 1827,00 |
| 3 | 29.10.2010 | Возвращен остаток подотчетных сумм | 301 | 372 | 173,00 |
| 4 | 29.10.2010 | Начислена заработная плата работнику за октябрь 2010 года | 92 | 661 | 3000,00 |
| 5 | 29.10.2010 | Начислены взносы в фонды социального страхования | 92 | 651,652, | 1117,80 |
| 6 | 29.10.2010 | Удержан взнос в Пенсионный фонд | 661 | 651 | 60,00 |
| 7 | 29.10.2010 | Удержан взнос в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности | 661 | 652 | 30,00 |
| 8 | 29.10.2010 | Удержан взнос в Фонд социального страхования на случай безработицы | 661 | 653 | 18,00 |
| 9 | 29.10.2010 | Удержан налог с доходов | 661 | 641/НДФЛ | 433,80 |
| 10 | 29.10.2010 | Удержан штраф | 661 | 641/НДФЛ | 25,95 |
| 11 | 05.11.2010 | Перечислены взносы в фонды социального страхования | 651, 652, 653, 656 | 311 | 1225,80 |
| 12 | 05.11.2010 | Перечислены налог с доходов и штраф | 641/НДФЛ | 311 | 459,75 |
| 13 | 05.11.2010 | Выплачена заработная плата работнику | 661 | 301 | 2432,25 |
| * Ставка взноса в Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний принята условно. | |||||
Четвертая ситуация.
Работник возвратил остаток подотчетных средств в ноябре 2010 года, т. е. в месяце, следующем за отчетным месяцем, на который приходится предельный срок сдачи подотчетных средств. Согласно абзацу второму п.п. 9.10.3 Закона № 889 сумма излишне израсходованных средств подлежит налогообложению, кроме того, работник обязан будет уплатить штраф в размере 15 % от такой суммы. Обращаем внимание, что в бухгалтерском учете нет необходимости отражать доход работника в виде суммы несвоевременно возвращенных подотчетных средств. Сумма налога с доходов, рассчитанная исходя из указанной суммы с учетом «натурального» коэффициента, удерживается из заработной платы работника.Приведем фрагмент Отчета, в котором производится расчет штрафа и налога с доходов.
Таблица 6
Бухгалтерский учет операций по выдаче наличных средств под отчет
и по удержанию штрафа и суммы налога с доходов, начисленных
в связи с несвоевременным возвратом подотчетных сумм
| № п/п | Дата операции | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 25.10.2010 | Выданы денежные средства под отчет | 372 | 301 | 2000,00 |
| 2 | 27.10.2010 | Утвержден авансовый отчет | 152 | 372 | 1827,00 |
| 3 | 29.10.2010 | Начислена заработная плата работнику за октябрь 2010 года | 92 | 661 | 3000,00 |
| 4 | 29.10.2010 | Начислены взносы в фонды социального страхования | 92 | 651, 652, 653, 656 | 1117,80 |
| 5 | 29.10.2010 | Удержан взнос в Пенсионный фонд | 661 | 651 | 60,00 |
| 6 | 29.10.2010 | Удержан взнос в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности | 661 | 652 | 30,00 |
| 7 | 29.10.2010 | Удержан взнос в Фонд социального страхования на случай безработицы | 661 | 653 | 18,00 |
| 8 | 29.10.2010 | Удержан налог с доходов | 661 | 641/НДФЛ | 433,80 |
| 9 | 29.10.2010 | Удержан штраф | 661 | 641/НДФЛ | 25,95 |
| 10 | 29.10.2010 | Удержан налог с доходов из суммы подотчетных средств, не возвращенных на конец месяца | 661 | 641/НДФЛ | 30,53 |
| 11 | 01.11.2010 | Возвращен остаток подотчетных сумм | 301 | 372 | 173,00 |
| 12 | 05.11.2010 | Перечислены взносы в фонды социального страхования | 651, 652, 653, 656 | 311 | 1225,80 |
| 13 | 05.11.2010 | Перечислены налог с доходов и штраф | 641/НДФЛ | 311 | 490,28 |
| 14 | 05.11.2010 | Выплачена заработная плата работнику | 661 | 301 | 2401,72 |
Обращаем внимание, что во второй, третьей и в четвертой ситуации может быть наложен штраф:
— на предприятие — за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных
в размере 25 % выданных под отчет и не возвращенных вовремя сумм (абзац пятый ст. 1 Указа № 436);— на должностных лиц предприятия — за нарушение правил ведения кассовых операций в размере от
8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.), а за такое же нарушение, совершенное повторно, которое в течение года уже подвергалось административному взысканию, — в размере от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.)Уверены, что данная статья поможет нашим читателям соблюсти все требования относительно порядка проведения расходов, связанных с хозяйственными и производственными нуждами предприятия.
