Авансовий звіт: заповнюємо правильно, звітуємо своєчасно
Направляючи працівника у відрядження або доручаючи йому виконати окрему цивільно-правову дію, роботодавець зобов’язаний видати працівнику грошові кошти у вигляді авансу на зазначені цілі. Повернувшись із відрядження або виконавши доручене, працівник зобов’язаний відзвітувати про витрачені ним на ці цілі грошові кошти. Про те, як правильно заповнюється авансовий звіт, у які строки надається, а також яку відповідальність передбачено за порушення строків подання звіту та строків здачі невитраченої готівки, читайте в цій статті.
Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Строки видачі готівки під звіт та на відрядження
Згідно зі
ст. 121 КЗпП роботодавець, який направляє у відрядження працівника, зобов’язаний забезпечити його грошовими коштами на поточні витрати.Підставою для видачі грошових коштів відрядженому працівнику є наказ (розпорядження) керівника.
Якщо грошові кошти видаються працівнику для вирішення виробничих (господарських) потреб, то підставою для видачі йому авансу буде письмове розпорядження керівника, службова записка чи інший документ, завізований керівником.
Видача грошових коштів під звіт або на відрядження може здійснюватися готівковими
грошовими коштами з каси підприємства або/та в безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.Після завершення відрядження або вирішення виробничих (господарських) питань
за дорученням роботодавця, який видав грошові кошти під звіт, працівник зобов’язаний:1)
заповнити та подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) за формою, затвердженою наказом № 440 (абзац перший п.п. 9.10.2 Закону № 889);2)
повернути суму надмірно витрачених коштів (за наявності) до каси підприємства або перерахувати на банківський рахунок підприємства до або під час подання зазначеного Звіту (абзац четвертий п.п. 9.10.2 Закону № 889) з урахуванням строків видачі готівки під звіт або на відрядження, установлених п. 2.11 Положення № 637. Строки повернення невикористаних грошових коштів наведемо в табл. 1.
Таблиця 1
Строки повернення невикористаних грошових коштів,
виданих під звіт або на відрядження
| Мета видачі авансу | Строки повернення невикористаних |
| На відрядження | Протягом 3-х банківських днів після повернення з відрядження |
| Під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, | Протягом 10 робочих днів із дня видачі готівкових коштів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт |
| Під звіт на всі інші виробничі (господарські) потреби | Протягом 2 робочих днів із дня видачі готівкових коштів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт |
| Одночасно і на відрядження, і для вирішення у відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторсировини) | Протягом 3 банківських днів після повернення його із відрядження* |
| * НБУ в листі від 11.05.2004 р. № 11-113/1571-4618 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 42) роз’яснив, що залишок коштів, які було видано підзвітній особі для цільового вирішення виробничих питань у відрядженні, має бути повернено до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує таке відрядження. | |
Заповнення Звіту
За витрачені грошові кошти, які було отримано працівником підприємства на відрядження або під звіт, працівник зобов’язаний відзвітувати шляхом подання Звіту.
Звіт заповнюється безпосередньо працівниками
, які отримали грошові кошти під звіт або на відрядження, а також тими, хто витратив власні кошти на потреби підприємства, на підставі документів, що підтверджують понесені ними витрати, за винятком граф :— «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти — заповнюються посадовими особами підприємства, на яких покладено обов’язок виконання зазначених функцій (
лист ДПАУ від 26.03.2007 р. № 2862/6/11-0216);— «Доцільність проведеної витрати підтверджую», «Звіт перевірено» — підписуються керівником.
Відривна частина звіту
(«Розписка») заповнюється та підписується посадовою особою підприємства, якій працівник здає Звіт. Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність подання звіту.На практиці може виникнути ситуація, коли працівник направляється у відрядження за кордон України і після повернення повинен відзвітувати за декількома валютами. У такій ситуації, на нашу думку, оптимальним буде варіант заповнення одного авансового звіту, незалежно від кількості валют (докладно див. статтю «Після повернення з відрядження у працівника виявилося роздвоєння… авансових звітів» // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 79, с. 36).
До звіту
додаються оригінали документів, що підтверджують суму понесених витрат, а також, якщо працівник направлявся у відрядження, посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку з відмітками відправляючої та приймаючої сторін.Документами, що підтверджують понесені витрати, можуть бути розрахункові або платіжні документи, які підтверджують здійснення розрахункової операції
, а саме розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
Строки подання Звіту
Строки подання Звіту встановлено відразу декількома нормативно-правовими актами:
Законом № 889, наказом № 440 та Інструкцією № 59. Для наочності наведемо їх у табл. 2.
Таблиця 2
Строки подання працівниками Звіту про використання коштів,
виданих їм під звіт або на відрядження
| Мета видачі авансу та форма його надання | Строк подання Звіту | Підстава |
| Для покриття витрат на відрядження (добові, витрати на проїзд та проживання). Аванс видано в готівковій формі | До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження | П. 2 наказу № 440, п.п. 9.10.2 Закону № 889; п. 1.11 розділу 1 Інструкції № 59 |
| Для вирішення виробничих (господарських) потреб. Аванс видано в готівковій формі | До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт | П.п. 9.10.2 Закону № 889; п. 2 наказу № 440 |
| Для покриття витрат на відрядження та для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі в населення сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини). Аванс видано в готівковій формі | До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження | Лист НБУ від 11.05.2004 р. № 11-113/1571-4618; лист ДПАУ від 30.04.2004 р. № 7941/7/17-3117 |
| Для покриття витрат на відрядження. Аванс видано в безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток: |
| П.п. 9.10.4 Закону № 889 |
| — якщо розрахунки здійснювалися готівкою, знятою з платіжних карток | До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження | |
| — якщо при використанні працівником платіжних карток розрахунки здійснювалися в безготівковій формі | Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження, а в разі наявності поважних причин роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) | |
| Для вирішення виробничих (господарських) потреб підприємства. Аванс видано в безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток | До закінчення 3 банківського дня, наступного за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт | П.п. 9.10.2 Закону № 889; п.п. 9.10.4 Закону № 889; п. 2 наказу № 440; лист НБУ від 14.08.2009 р. № 25-313/2015-15472 |
Подання Звіту з порушенням зазначених в наведеній таблиці строків дозволяється тільки
у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи чи за інших обставин, що виключають вину працівника й заважають йому своєчасно скласти та подати звіт та мають документальне підтвердження (лист НБУ від 05.07.2007 р. № 18-210/2252-6820 // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, спецвипуск № 11 та лист ДПА в Дніпропетровській обл. від 11.10.2005 р. № 25821/10/17-228).
Відповідальність працівника, підприємства, посадових осіб підприємства
Як уже зазначалося, строки повернення виданих під звіт та на відрядження грошових коштів установлено
п. 2.11 Положення № 637, строки звітності про використання коштів, виданих на зазначені цілі, визначені п. 9.10 Закону № 889.Перші застосовуються податковими органами для визначення фактів порушення правил готівкового звернення, другі, — для цілей оподаткування доходів фізичних осіб. Нагадаємо, що згідно з
п.п. 9.10.3 Закону № 889 у випадку, якщо працівник повертає суму надмірно витрачених коштів після граничного строку, установленого Законом № 889 для надання Звіту, до нього будуть застосовані штрафні санкції.Перелік штрафних санкцій, які можуть бути накладені на працівника, на підприємство і його посадових осіб у зв’язку з невиконанням норм вищезгаданих нормативних документів, наведемо в табл. 3.
Таблиця 3
Штрафні санкції за порушення строків повернення виданих
під звіт та на відрядження і невикористаних грошових коштів
| Вид порушення вимог законодавства | Штрафні санкції | Підстава |
| 1 | 2 | 3 |
| Санкції для працівника | ||
| Суму надмірно витрачених коштів повернено працівником після закінчення граничного строку подання Звіту, установленого п.п. 9.10.2 Закону № 889, у звітному місяці, в якому цей строк закінчився | Штраф у розмірі 15 % суми надмірно витрачених коштів | П.п. 9.10.3 Закону № 889 |
| Суму надмірно витрачених коштів не повернено працівником або повернено після закінчення місяця, на який припадає граничний строк подання Звіту, установлений п.п. 9.10.2 Закону № 889 | Штраф у розмірі 15 % суми надмірно витрачених коштів, а також податок з доходів з усієї суми неповернених підзвітних коштів (база оподаткування визначається із застосуванням натурального коефіцієнта згідно з п. 3.4 Закону № 889) | Пп. 9.10.3 і 9.10.1 Закону № 889 |
| Санкції до підприємства | ||
| Перевищення встановлених п. 2.11 Положення № 637 строків використання виданої під звіт готівки | Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт та неповернених сум | Абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436 |
| Видача готівки під звіт без повного звіту за раніше видані кошти | ||
| Санкції до посадових осіб підприємства | ||
| Порушення правил ведення касових операцій | Штраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.) | Ст. 1642 КУпАП |
| Повторне порушення правил ведення касових операцій особою, яка протягом року вже піддавалася адміністративному стягненню | Штраф у розмірі від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.) | |
Окремо зупинимося на відповідальності підзвітної особи. Звертаємо увагу: штраф, а за необхідності податок з доходів справляються
за несвоєчасне повернення коштів, виданих під звіт, а не за несвоєчасне подання Звіту. Своєчасно поданий Звіт не звільняє працівника, який не здав своєчасно надмірно витрачені кошти, від відповідальності, установленої п.п. 9.10.3 Закону № 889.Якщо підзвітна особа поверне суму надмірно витрачених коштів у майбутніх податкових періодах або таку суму буде стягнуто з неї за рішенням суду,
перерахунок податкових зобов’язань платника податків — підзвітної особи не здійснюється і сума штрафу йому не відшкодовується.Штраф
, а також податок з доходів із суми всіх неповернених підзвітних коштів утримується роботодавцем, який видавав готівкові кошти під звіт, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за відповідний місяць, а за недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців доти, доки не буде сплачено всю суму.Якщо
працівник припиняє трудові або цивільно-правові відносини з підприємством, що видало кошти під звіт або на відрядження, сума штрафу і податку з доходів утримується за рахунок останньої виплати доходу при проведенні остаточного розрахунку, а якщо недостатньо суми останньої виплати для покриття застосованих до працівника санкцій, непогашена частина суми штрафу та податку включається до складу податкового зобов’язання платника податків за результатами звітного податкового року та відображається ним у річній декларації про майновий стан і доходи.Якщо повне утримання штрафу та суми податку неможливе
внаслідок смерті працівника або визнання його за рішенням суду безвісно відсутнім, то така сума утримується при нарахуванні доходу за податковий період, який є останнім для такого платника податків, а непогашена частина штрафу та податку з доходів визнається безнадійною до сплати.При утриманні штрафу та суми податку роботодавцю необхідно враховувати вимоги
ст. 128 КЗпП, згідно з якою розмір усіх відрахувань із заробітної плати працівника не повинен перевищувати 20 % суми, що підлягає виплаті, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 % суми, що підлягає виплаті на руки.Зауважимо, що при придбанні працівником товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства
за рахунок власних коштів, штрафні санкції не застосовуються. У зв’язку з тим, що кошти під звіт не видавалися, відсутні підстави для їх застосування.Щодо строків сплати штрафу за порушення строків здавання залишку підзвітних сум та податку з доходів зазначимо таке.
Якщо підзвітні суми були несвоєчасно повернуті працівником підприємства, то, як указувалося вище, суму штрафу, а за необхідності і суму податку з доходів, буде утримано із заробітної плати. У цьому випадку штраф та податок з доходів необхідно перерахувати одночасно із сумою податку з доходів, утриманого із заробітної плати працівника. Такий самий висновок випливає з
листа ДПАУ від 21.04.2004 р. № 3928/5/17-3116, процитуємо його: «…терміни перерахування штрафу мають бути такими ж, що й терміни утримання податку у підзвітному місяці, — тобто співпадати з податковими періодами».Таким чином,
штраф та за необхідності податок з доходів перераховуються при отриманні грошових коштів на виплату заробітної плати (п.п. 8.1.2 Закону № 889). Якщо заробітна плата нарахована, але не виплачена, штраф і податок з доходів має бути сплачено протягом 30 днів, наступних за останнім днем звітного податкового місяця. Якщо заробітна плата виплачується готівкою з каси (з виручки), суму штрафу та податку з доходів має бути перераховано до бюджету протягом банківського дня, наступного за днем виплати (п.п. 8.1.4 Закону № 889).Сума штрафу та сума податку з доходів перераховуються на той самий рахунок, на який перераховується податок з доходів фізичних осіб, що підтверджується в
листах ДПАУ від 21.04.2004 р. № 3928/5/17-3116, від 06.04.2004 р. № 2597/6/17-3116.Суми, що підлягають утриманню з доходу працівника у зв’язку з несвоєчасним поверненням підзвітних сум, розраховуються у Звіті. У бухгалтерському обліку утримання штрафу та суми податку з доходів відображається записом Дт 661 — Кт 641/ПДФО.
У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ:
— сума 15 % штрафу відображатиметься у графах 4а і 4 у складі податку з доходів, утриманого із заробітної плати, тобто в тому ж рядку, де відображається дохід у вигляді заробітної плати з ознакою доходу «01»;
— сума надмірно витрачених підзвітних коштів, що підлягає оподаткуванню, відображається з ознакою доходу «16», у цьому ж рядку відображається сума утриманого податку з доходів.
Приклад.
Працівнику підприємства 25.10.2010 р. видано під звіт готівкові кошти в сумі 2000 грн. на придбання факсу. Факс було придбано працівником за ціною 1827 грн. без ПДВ (продавець — неплатник ПДВ), про що свідчить товарний чек. Авансовий звіт надано та затверджено 27.10.2007 р.Заробітна плата працівника в жовтні 2010 року склала 3000 грн. Строк виплати заробітної плати — 5 число.
Вартісний критерій для віднесення матеріальних активів до складу основних засобів установлено підприємством на рівні 1000,00 грн.
Розглянемо чотири можливі ситуації залежно від того, коли працівник здав залишок підзвітних коштів у сумі 173 грн. (2000 грн. - 1827 грн.) до каси підприємства:
1) 26 жовтня 2010 року;
2) 27 жовтня 2010 року;
3) 29 жовтня 2010 року;
4) 1 листопада 2010 року.
Перша ситуація.
Працівник повернув залишок підзвітних сум на наступний робочий день після їх отримання — 26 жовтня 2010 року. У цій ситуації дотримано вимоги:—
п. 2.11 Положення № 637 щодо строків використання готівкових коштів, виданих під звіт;—
п. 9.10 Закону № 889 щодо строків здачі підзвітної готівки.Отже, до працівника штрафні санкції не застосовуватимуться.
Використовуючи дані прикладу, зокрема першої ситуації, наведемо приклад заповнення Звіту.
Таблиця 4
Бухгалтерський облік операцій з видачі готівкових грошових коштів під звіт
| № з/п | Дата операції | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 25.10.2010 | Видано грошові кошти під звіт | 372 | 301 | 2000,00 |
| 2 | 26.10.2010 | Повернено залишок | 301 | 372 | 173,00 |
| 3 | 27.10.2007 | Затверджено авансовий звіт | 152 | 372 | 1827,00 |
Друга ситуація.
Працівник повернув залишок грошових коштів на третій робочий день після їх отримання — 27 жовтня 2010 року, у день подання Звіту. Отже, працівник не порушив вимоги п. 9.10 Закону № 889 щодо строків здавання підзвітної готівки, але залишок підзвітної суми повернено з порушенням норм п. 2.11 Положення № 637.У цій ситуації штрафні санкції, установлені
Законом № 889, до працівника не застосовуватимуться. Однак підприємству слід бути готовим до того, що при проведенні перевірки податковими органами до нього та до посадових осіб підприємства буде застосовано санкції за порушення правил готівкового обігу.Бухгалтерський облік операцій з видачі підзвітних коштів аналогічний першій ситуації.
Третя ситуація.
У цьому випадку працівник порушив строки здавання залишку підзвітних сум, установлені і п. 2.11 Положення № 637, і п.п. 9.10.2 Закону № 889. У зв’язку з тим, що невикористану суму повернено у звітному місяці, на який припадає граничний строк здачі надмірно витрачених коштів, установлений Законом № 889, працівник повинен сплатити штраф у розмірі 15 % суми залишку підзвітних коштів (абзац перший п.п. 9.10.3 Закону № 889).Наведемо фрагмент Звіту, в якому здійснюється розрахунок штрафу та податку з доходів.
Таблиця 5
Бухгалтерський облік операцій з видачі готівкових
коштів під звіт та з утримання штрафу, нарахованого у зв’язку
з несвоєчасним поверненням підзвітних сум
| № з/п | Дата операції | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 25.10.2010 | Видано грошові кошти під звіт | 372 | 301 | 2000,00 |
| 2 | 27.10.2010 | Затверджено авансовий звіт | 152 | 372 | 1827,00 |
| 3 | 29.10.2010 | Повернено залишок підзвітних сум | 301 | 372 | 173,00 |
| 4 | 29.10.2010 | Нараховано заробітну плату працівнику за жовтень 2010 року | 92 | 661 | 3000,00 |
| 5 | 29.10.2010 | Нараховано внески до фондів соціального страхування | 92 | 651,652, | 1117,80 |
| 6 | 29.10.2010 | Утримано внесок до Пенсійного фонду | 661 | 651 | 60,00 |
| 7 | 29.10.2010 | Утримано внесок до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності | 661 | 652 | 30,00 |
| 8 | 29.10.2010 | Утримано внесок до Фонду соціального страхування на випадок безробіття | 661 | 653 | 18,00 |
| 9 | 29.10.2010 | Утримано податок з доходів | 661 | 641/ПДФО | 433,80 |
| 10 | 29.10.2010 | Утримано штраф | 661 | 641/ПДФО | 25,95 |
| 11 | 05.11.2010 | Перераховано внески до фондів соціального страхування | 651, 652, | 311 | 1225,80 |
| 12 | 05.11.2010 | Перераховано податок з доходів та штраф | 641/ПДФО | 311 | 459,75 |
| 13 | 05.11.2010 | Виплачено заробітну плату працівнику | 661 | 301 | 2432,25 |
| * Ставку внеску до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань прийнято умовно. | |||||
Четверта ситуація.
Працівник повернув залишок підзвітних коштів у листопаді 2010 року, тобто в місяці, наступному за звітним місяцем, на який припадає граничний строк здачі підзвітних коштів. Згідно з абзацом другим п.п. 9.10.3 Закону № 889 сума надмірно витрачених коштів підлягає оподаткуванню, крім того, працівник зобов’язаний сплатити штраф у розмірі 15 % від такої суми. Звертаємо увагу, що в бухгалтерському обліку немає необхідності відображати дохід працівника у вигляді суми несвоєчасно повернутих підзвітних коштів. Сума податку з доходів, розрахована виходячи із зазначеної суми з урахуванням «натурального» коефіцієнта, утримується із заробітної плати працівника.Наведемо фрагмент Звіту, в якому здійснюється розрахунок штрафу та податку з доходів.
Таблиця 6
Бухгалтерський облік операцій з видачі готівкових коштів під звіт
та з утримання штрафу та суми податку з доходів, нарахованих
у зв’язку з несвоєчасним поверненням підзвітних сум
| № з/п | Дата операції | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 25.10.2010 | Видано грошові кошти під звіт | 372 | 301 | 2000,00 |
| 2 | 27.10.2010 | Затверджено авансовий звіт | 152 | 372 | 1827,00 |
| 3 | 29.10.2010 | Нараховано заробітну плату працівнику за жовтень 2010 року | 92 | 661 | 3000,00 |
| 4 | 29.10.2010 | Нараховано внески до фондів соціального страхування | 92 | 651, 652, 653, 656 | 1117,80 |
| 5 | 29.10.2010 | Утримано внесок до Пенсійного фонду | 661 | 651 | 60,00 |
| 6 | 29.10.2010 | Утримано внесок до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності | 661 | 652 | 30,00 |
| 7 | 29.10.2010 | Утримано внесок до Фонду соціального страхування на випадок безробіття | 661 | 653 | 18,00 |
| 8 | 29.10.2010 | Утримано податок з доходів | 661 | 641/ПДФО | 433,80 |
| 9 | 29.10.2010 | Утримано штраф | 661 | 641/ПДФО | 25,95 |
| 10 | 29.10.2010 | Утримано податок з доходів із суми підзвітних коштів, не повернутих на кінець місяця | 661 | 641/ПДФО | 30,53 |
| 11 | 01.11.2010 | Повернено залишок підзвітних сум | 301 | 372 | 173,00 |
| 12 | 05.11.2010 | Перераховано внески до фондів соціального страхування | 651, 652, 653, 656 | 311 | 1225,80 |
| 13 | 05.11.2010 | Перераховано податок з доходів та штраф | 641/ПДФО | 311 | 490,28 |
| 14 | 05.11.2010 | Виплачено заробітну плату працівнику | 661 | 301 | 2401,72 |
Звертаємо увагу, що у другій, третій та в четвертій ситуації може бути накладено штраф:
— на підприємство — за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки
в розмірі 25 % виданих під звіт і не повернутих своєчасно сум (абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436);— на посадових осіб підприємства — за порушення правил ведення касових операцій у розмірі від
8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.), а за таке саме порушення, вчинене повторно, на особу, яка протягом року вже піддавалася адміністративному стягненню, — у розмірі від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.)Сподіваємося, що ця стаття допоможе нашим читачам дотриматись усіх вимог щодо порядку проведення витрат, пов’язаних з господарськими та виробничими потребами підприємства.
