Подотчетные суммы: сроки взыскания в судебном порядке
Когда речь идет о деньгах, неизбежно возникает вопрос о сроках, в течение которых можно вернуть долг в судебном порядке, если в добровольном порядке он выплачен не был. Ответ на него лучше знать заранее, еще до возникновения спора о взыскании подотчетных сумм. В этом поможет данная статья.
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Исковая давность: правила исчисления
Для начала несколько слов об общих правилах исчисления сроков исковой давности и о том, какое значение они имеют.
Исковая давность, как известно, представляет собой срок, в течение которого лицо может получить защиту своего нарушенного права в суде. Истечение этого срока, безусловно, не означает, что должник не может, например, добровольно восстановить нарушенное им право, выплатив долг. Однако в суде, если ответчик заявит об истечении сроков исковой давности, защитить такое право уже не получится.
Смысл установления сроков исковой давности заключается в следующем: во-первых, их отсутствие означало бы, что предполагаемый должник (ведь суммы могут быть спорными, и вполне возможно, что на самом деле долга нет) неопределенно долгий срок находился бы под угрозой взыскания с него таких сумм, во-вторых, чем более длительный срок проходит, тем сложнее с достаточной достоверностью установить факты, имеющие значение для дела.
Для разных категорий споров законодатель предусматривает разные сроки исковой давности. Поэтому, рассматривая вопрос о взыскании подотчетных сумм, важно установить, в рамках каких отношений между лицами возник долг.
Поскольку вопрос о подотчетных суммах всегда возникает в рамках взаимоотношений работодателя и работника, то, в общем случае, сроки исковой давности следует исчислять по правилам, закрепленным в трудовом законодательстве. Коротко на них остановимся.
КЗоТ
не оперирует понятием «исковая давность», заменив его на «срок обращения в суд». Мы для удобства все же будем использовать более привычное понятие «исковая давность». Какие же сроки исковой давности предусматривает КЗоТ?В соответствии со
ст. 233 КЗоТ работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права.Чтобы правильно рассчитать этот срок, нужно знать общие правила исчисления сроков, предусмотренных
КЗоТ. В соответствии с ч. 3 ст. 2411 КЗоТ срок, исчисляемый месяцами, заканчивается в соответствующее число последнего месяца срока. При этом законодатель предусмотрел правило, согласно которому течение срока, определенного периодом времени, начинает течь на следующий день после наступления определенной даты. Например, если работник узнал (или должен был узнать) о нарушении своего права 18.10.2010 г., то трехмесячный срок на обращение в суд начинает исчисляться с 19.10.2010 г., и последним днем, когда работник сможет подать иск в суд, будет 19.01.2011 г. Если же конец срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором соответствующего числа нет, то срок заканчивается в последний день этого месяца. Так, если работник узнал о том, что его право было нарушено 30.08.2010 г., с 31.08.2010 г. отсчитывается три месяца для обращения в суд, подать иск к работодателю можно до 30.11.2010 г. включительно.Трехмесячный срок исковой давности для обращения в суд работника является общим сроком, из которого
КЗоТ предусматривает ряд исключений. Среди них — подача работником иска в связи с нарушением законодательства об оплате труда. Для таких требований срок обращения в суд с иском о взыскании заработной платы не ограничен (ч. 2 ст. 233 КЗоТ). Однако долги по подотчетным суммам к долгам, связанным с оплатой труда, не относятся, поэтому в нашем случае эта норма не применима.Что касается работодателя, то для него
КЗоТ устанавливает срок исковой давности в один год со дня выявления причиненного работником ущерба (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).Это общее правило. Но иногда бывает так, что отношения, в рамках которых возник долг по подотчетным суммам, по своему смыслу являются не трудовыми, а гражданскими. Так, один из наиболее дискуссионных вопросов — это
вопрос о характере отношений в случае приобретения работником товарно-материальных ценностей для предприятия за собственные средства («Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 84, с. 25).Отношения по приобретению работником товарно-материальных ценностей для предприятия, по мнению представителей центральных органов госвласти, для которых этот вопрос также имеет важное практическое значение, могут носить характер как трудовых, так и гражданско-правовых. Так, Нацбанк, например, исходит из того, если израсходование собственных денежных средств было обусловлено выполнением работником в рамках своих трудовых обязанностей поручения работодателя, то обязанность последнего возместить потраченные средства возникает в соответствии с требованиями
КЗоТ. Подтверждением того, что они осуществлялись по поручению руководства, могут быть распорядительные документы (приказ, распоряжение) либо письменная доверенность (см. консультацию в «Вестнике налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 51, а также письма Нацбанка от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712, от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206). Не исключают такую возможность и налоговики (письмо ГНАУ от 26.11.2004 г. № 10729/6/17-3116). В таком случае должен применяться срок исковой давности, установленный КЗоТ, а именно три месяца.Если же работник по собственной инициативе приобрел ТМЦ, либо совершил иные действия за свой счет в интересах предприятия, либо если их совершение выходило за рамки его трудовых обязанностей, то и отношения по возмещению понесенных работником затрат выходят за рамки трудовых, а значит должны регулироваться
ГКУ, а именно статьями 1159 и 1160 ГКУ, т. е. будут квалифицироваться как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. письма Нацбанка от 11.05.2004 г. № 11-113/1571-4618 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 42; от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746; см. также письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266). В этом случае применяется «гражданско-правовой» срок исковой давности в три года.Кроме того, не исключена и возможность заключения между работником и предприятием
гражданско-правового договора поручения (письмо Нацбанка от 27.02.2002 г. № 11-113/396). В этом случае отношения между ними однозначно должны регулироваться гражданским законодательством с применением трехгодичного срока для обращения в суд.На наш взгляд, ситуация, когда работник тратит собственные деньги на нужды предприятия, всегда должна рассматриваться в свете гражданско-правовых норм, поскольку трудовые обязанности работника, даже руководителя, не могут предполагать расходование собственных денежных средств на нужны предприятия. Такое расходование может носить исключительно добровольный характер. Даже в тех случаях, когда выданной под отчет наличности не хватает для приобретения необходимой продукции, работник, как все понимают, не обязан «доложить свои», чтобы потом предприятие ему возместило перерасход. Нарушением условий трудового договора возврат наличных средств по причине невозможности приобретения товарно-материальных ценностей в данном случае считаться не может.
В этой позиции нас поддержало Минтруда, которое в
письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 (см. на с. 47) сделало несколько интересных заключений.Во-первых, прямо указало на
правомерность приобретения работником продукции для предприятия за собственные денежные средства. Данная операция, как подчеркивается в письме, имеет право на существование, поскольку не противоречит действующему законодательству.Во-вторых, обратило внимание на то, что
срок компенсации предприятием работнику расходов, понесенных сверх выданной ему под отчет наличности, действующим законодательством не установлен. Поэтому для определения момента начала течения срока обращения в суд работник должен обратиться к работодателю с требованием возвратить ему понесенные расходы. На этом моменте мы еще остановимся более подробно.В-третьих, по мнению Минтруда,
установленный трудовым законодательством срок обращения в суд в данном случае не должен применяться, а значит, подлежит применению трехгодичный срок исковой давности, предусмотренный ГКУ.Аргументация, приведенная в
письме, следует признать, весьма слабая (через ссылки на субсчета бухгалтерского учета), но, тем не менее, с основными выводами, с некоторыми уточнениями мы согласны: определяющим для исчисления срока, в течение которого работник может потребовать израсходованные на нужды предприятия собственные денежные средства, будет день предъявления предприятию требования о соответствующем возмещении, но начнет он течь не с этого дня (как указало Минтруда), а с 8-го дня после предъявления такого требования. Именно такое правило установлено ст. 530 ГКУ. Продолжительность же срока исковой давности составит три года.Еще одно интересное замечание Минтруда: в случае приобретения работником продукции за собственные средства отчет должен подаваться по тем же правилам, что и отчет об израсходовании
выданной под отчет наличности. Этот вывод вызывает возражения, поскольку, как правильно отметило Минтруда, отношения по погашению задолженности перед работником в связи с расходованием им собственных денежных средств являются гражданско-правовыми, поэтому к ним должны применяться предусмотренные ГКУ правила, в том числе об уведомлении предприятия, в чьих интересах была приобретена продукция, отчете о затратах на ее приобретение и заявлении требования об их возмещении. Кроме того, необходимо учитывать, что целью, с которой действующим законодательством предусмотрено обязательное предоставление Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку либо под отчет, является осуществление контроля за использованием денежных средств предприятиями и недопущением различных злоупотреблений.
Момент, когда возникает долг у работника
Прежде всего рассмотрим,
в каких случаях и с какого момента может образоваться задолженность работника перед предприятием по подотчетным суммам. Этот вопрос мы подробно рассматривали (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 84). Напомним лишь основные наиболее важные моменты.Для предприятия точное установление сроков, в которые должны быть возвращены наличные средства, выданные под отчет, важно не только с точки зрения определения момента, когда начнет истекать срок исковой давности, но и в связи с тем, что за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности предусмотрены штрафные санкции как для предприятия, так и для его должностных лиц (см. статью на с. 19).
Закон № 889
и Положение № 637 называют разные по продолжительности сроки возврата неизрасходованных средств и разные отправные моменты в их исчислении: Положение № 637 устанавливает срок в два рабочих дня с момента выдачи наличных под отчет (включая день выдачи), Закон № 889 — в три банковских дня после совершения гражданско-правового действия, на которое были выданы подотчетные средства.Но, на наш взгляд, противоречия между указанными предписаниями нет, поскольку названные сроки установлены с разными целями:
1) в предусмотренный
Положением № 637 двухдневный срок работник должен либо совершить гражданско-правовое действие, либо, если совершить его не удается, вернуть выданные под отчет средства;2) если же гражданско-правовое действие совершено, то с этого момента начинает отсчитываться предусмотренный
п.п. 9.10.2 Закона № 889 трехдневный срок на возврат остатка средств.Например, если работнику были выданы наличные средства для приобретения продукции 11.10.2010 г., то до окончания рабочего дня 12.10.2010 г. он должен либо приобрести указанную продукцию, либо вернуть выданные под отчет средства. Если сделка в этот срок совершена, то у работника есть время до конца рабочего дня 15.10.2010 г. подать отчет и вернуть остаток средств при его наличии. В противном случае нарушение требований
Закона № 889 может повлечь применение к работнику штрафных санкций.Приведенные законодательные положения дают основания еще для одного смелого вывода:
если наличные средства работником не были потрачены, поскольку гражданско-правовые действия не совершались, то и обязанности подавать отчет у него нет. Достаточным же доказательством того, что подотчетные средства возвращены с соблюдением установленных сроков, будет приходный кассовый ордер.Но хотим предупредить: изложенные выше выводы не являются общепризнанными. И следование им в повседневной деятельности предприятия, скорее всего, приведет к спорам с контролирующими органами. Они больше пригодятся тем субъектам хозяйствования, которые уже столкнулись с проблемой и ищут аргументы в свою пользу. Остальным же рекомендуем придерживаться более консервативных подходов:
требовать от работников возврата наличных средств в течение двух рабочих дней со дня выдачи (включая сам день выдачи) и подачи отчета во всех случаях, даже если наличность не использовалась и в полной сумме возвращается работником.Если в указанные выше сроки работник не возвращает неизрасходованные наличные средства, начинает исчисляться срок исковой давности в один год.
Некоторая специфика появляется, если средства были перечислены на карточку. Напомним, в ранее действовавшем
Положении № 137 прямо предусматривалось, что если средства перечислены на корпоративную карточку, то они считаются выданными под отчет с момента их списания с картсчета работодателя (п. 3.12 Положения № 137), если карточка личная, то средства считаются выданными под отчет с момента их зачисления на личный картсчет работника (абзац второй п. 3.13 Положения № 137). Пришедшее ему на замену Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления Нацбанка от 30.04.2010 г. № 223, таких специальных норм не содержит, однако, думаем, правила о том, какой момент следует считать днем выдачи средств под отчет, должны остаться теми же, поскольку они соответствуют общим требованиям использования платежных карточек.
Варианты погашения долга работника
У работодателя на следующий день после истечения сроков, в течение которых должен быть возвращен остаток средств, возникает возможность:
— либо издать приказ об отчислении из заработной платы работника суммы задолженности,
— либо обратиться в суд с соответствующим иском к работнику.
Так,
ч. 2 ст. 127 КЗоТ предусматривает для собственника или уполномоченного им органа возможность проводить отчисления из заработной платы работника для покрытия его задолженности перед предприятием. Одним из оснований для этого выступает необходимость погашения неистраченного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку либо на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает оснований и размера отчислений из его заработной платы (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ).Если работодатель решит провести отчисления из заработной платы работника-должника, ему нужно помнить о нескольких важных моментах. Прежде всего нужно помнить о том, что приказ (распоряжение) об отчислении должен быть издан
не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности. Подтверждением того, что у работника нет возражений в отношении суммы долга или проводимых отчислений из его заработной платы, будет его ознакомление под роспись с приказом об отчислениях. Кроме того, нельзя нарушать требования КЗоТ в отношении ограничений отчислений из заработной платы. Напомним, при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % (ст. 128 КЗоТ).
Момент возникновения долга у предприятия
Срок, в течение которого работнику должен быть возмещен перерасход, ни
Положение № 637, ни Порядок № 440 не называют*. И, возможно, это оправдано, поскольку, как мы уже говорили, на случаи добровольного расходования работником собственных средств на нужды предприятия распространяются положения гражданского законодательства. Осуществлять надзор в этой ситуации государству нет смысла, поскольку речь не идет о денежных средствах предприятия.* Действующее законодательство называет только сроки, в течение которых должен быть осуществлен расчет с работником при загранкомандировке. Так, согласно п. 1.17 Инструкции № 59, если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то
выплата осуществляется не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку. Если предприятие в этот срок не выплачивает работнику указанную сумму, со следующего дня начинает течь срок исковой давности.Мы уже говорили о том, что в такой ситуации есть все основания воспользоваться правилом, закрепленным в
ч. 2 ст. 530 ГКУ. В соответствии с ней, если срок исполнения обязательства не установлен, такое обязательство должно быть исполнено в течение 7 дней со дня предъявления требования. При этом, на наш взгляд, дату утверждения отчета считать моментом предъявления требования нельзя. Работодатель, утверждая отчет, лишь признает наличие долга перед работником. Чтобы срок исковой давности начал течь, работнику нужно обратиться к работодателю с требованием возместить ему перерасход. Если работодатель не произведет такой выплаты в течение 7 календарных дней, то с восьмого дня начнет течь срок исковой давности.Но есть и другой вариант. Срок, в течение которого работодатель должен возместить работнику сумму перерасхода, может быть предусмотрен в коллективном договоре. Этот вариант вполне жизнеспособен. Если все же в колдоговоре соответствующего указания нет (а его, скорее всего, там не будет), придется все же ориентироваться на описанный выше сценарий.
И не забывайте о последствиях истечения срока исковой давности: сумму долга с истекшим сроком исковой давности нужно будет включить в валовые доходы.
