Підзвітні суми: строки стягнення в судовому порядку
Коли йдеться про гроші, неминуче виникає питання про строки, протягом яких можна повернути борг через суд, якщо в добровільному порядку його виплачено не було. Відповідь на нього краще знати заздалегідь, ще до виникнення спору про стягнення підзвітних сум. У цьому допоможе запропонована стаття.
Олена УВАРОВА, юрист Видавничого будинку «Фактор»
Позовна давність: правила обчислення
Спершу декілька слів про загальні правила обчислення строків позовної давності та про те, яке значення вони мають.
Позовна давність, як відомо, — це строк, протягом якого особа може отримати захист свого порушеного права в суді. Закінчення цього строку, безумовно, не означає, що боржник не може, наприклад, добровільно відновити порушене ним право, виплативши борг. Однак у суді, якщо відповідач заявить про закінчення строків позовної давності, захистити таке право вже не вийде.
Сенс установлення строків позовної давності полягає в такому: по-перше, їх відсутність означала б, що можливий боржник (адже суми є спірними, і цілком можливо, що насправді боргу немає) невизначено тривалий строк перебував би під загрозою стягнення з нього таких сум, по-друге, чим тривалішим є строк, тим складніше з достатньою достовірністю встановити факти, що мають значення для справи.
Для різних категорій спорів законодавець передбачає різні строки позовної давності. Тому, розглядаючи питання про стягнення підзвітних сум, важливо встановити, у межах яких відносин між особами виник борг.
Оскільки питання про підзвітні суми завжди виникає в межах взаємовідносин роботодавця та працівника, то в загальному випадку строки позовної давності слід обчислювати за правилами, закріпленими у трудовому законодавстві.
КЗпП
не оперує поняттям «позовна давність», замінивши його на «строк звернення до суду». Ми для зручності все ж використовуватимемо більш звичне поняття «позовна давність». Які ж строки позовної давності передбачає КЗпП?Відповідно до
ст. 233 КЗпП працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору до суду в тримісячний строк із дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права.Щоб правильно розрахувати цей строк, потрібно знати загальні правила обчислення строків, передбачених
КЗпП. Відповідно до ч. 3 ст. 2411 КЗпП строк, що обчислюється місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. При цьому законодавець передбачив правило, згідно з яким перебіг строку, визначеного періодом часу, починає спливати наступного дня після настання певної дати. Наприклад, якщо працівник дізнався (або повинен був дізнатися) про порушення свого права 18.10.2010 р., то тримісячний строк на звернення до суду починає обчислюватися з 19.10.2010 р. і останнім днем, коли працівник зможе подати позов до суду, буде 19.01.2011 р. Якщо ж кінець строку, що обчислюється місяцями, припадає на такий місяць, в якому відповідного числа немає, то строк закінчується в останній день цього місяця. Так, якщо працівник дізнався про те, що його право було порушене 30.08.2010 р., з 31.08.2010 р. відлічується три місяці для звернення до суду, подати позов до роботодавця можна до 30.11.2010 р. включно.Тримісячний строк позовної давності для звернення до суду працівника є загальним строком, з якого
КЗпП передбачає низку винятків. Серед них — подання працівником позову у зв’язку з порушенням законодавства про оплату праці. Для таких вимог строк звернення до суду з позовом про стягнення заробітної плати необмежений (ч. 2 ст. 233 КЗпП). Однак борги за підзвітними сумами до боргів, пов’язаних з оплатою праці, не належать, тому в нашому випадку ця норма незастосовна.Щодо роботодавця, то для нього
КЗпП установлює строк позовної давності в один рік із дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).Це загальне правило. Але іноді буває так, що відносини, у межах яких виник борг за підзвітними сумами, за своїм змістом є не трудовими, а цивільними. Так, одне з найбільш дискусійних питань — це
питання про характер відносин у разі придбання працівником товарно-матеріальних цінностей для підприємства за власні кошти («Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 84, с. 25).Відносини з придбання працівником товарно-матеріальних цінностей для підприємства, на думку представників центральних органів держвлади, для яких це питання також має важливе практичне значення, можуть мати характер як трудових, так і цивільно-правових. Так, Нацбанк, наприклад, виходить з того, що якщо витрачання власних грошових коштів було обумовлене виконанням працівником у межах своїх трудових обов’язків доручення роботодавця, то обов’язок останнього відшкодувати витрачені кошти виникає відповідно до вимог
КЗпП. Підтвердженням того, що вони здійснювалися за дорученням керівництва, можуть бути розпорядчі документи (наказ, розпорядження) або письмова довіреність (див. консультацію у журналі «Вісник податкової служби України», 2005, № 42, с. 51, а також листи Нацбанку від 29.09.2005 р. № 11-113/3341-9712, від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206). Не виключають таку можливість і податківці (лист ДПАУ від 26.11.2004 р. № 10729/6/17-3116). У такому разі має застосовуватися строк позовної давності, установлений КЗпП, а саме три місяці.Якщо ж працівник з власної ініціативи придбав ТМЦ або вчинив інші дії за свій рахунок на користь підприємства, або якщо їх вчинення виходило за межі його трудових обов’язків, то і відносини щодо відшкодування понесених працівником витрат виходять зі сфери трудових, а отже, — повинні регулюватися
ЦКУ, а саме ст. 1159 і 1160 ЦКУ, тобто кваліфікуватимуться як вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (див. листи Нацбанку від 11.05.2004 р. № 11-113/1571-4618 // «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 42; від 13.04.2005 р. № 11-113/1227-3746; див. також лист Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266). У цьому випадку застосовується «цивільно-правовий» строк позовної давності в три роки.Крім того, не виключена й можливість укладення між працівником та підприємством
цивільно-правового договору доручення (лист Нацбанку від 27.02.2002 р. № 11-113/396). У цьому випадку відносини між ними однозначно повинні регулюватися цивільним законодавством із застосуванням трирічного строку для звернення до суду.На наш погляд, ситуація, коли працівник витрачає власні гроші на потреби підприємства, завжди повинна розглядатися у світлі цивільно-правових норм, оскільки трудові обов’язки працівника, навіть керівника, не можуть передбачати витрачання власних грошових коштів на потреби підприємства. Таке витрачання може мати виключно добровільний характер. Навіть у тих випадках, коли виданої під звіт готівки не вистачає для придбання необхідної продукції, працівник, як усі розуміють, не зобов’язаний «докладати свої» з тим, щоб потім підприємство йому відшкодувало перевитрату. Порушенням умов трудового договору повернення готівкових коштів унаслідок неможливості придбання товарно-матеріальних цінностей у цьому випадку вважатися не може.
У цій позиції нас підтримало Мінпраці, яке у
листі від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09 (див. на с. 47) зробило декілька цікавих висновків.По-перше, у
листі прямо вказано на правомірність придбання працівником продукції для підприємства за власні грошові кошти. Ця операція, як підкреслюється в листі, має право на існування, оскільки не суперечить чинному законодавству.По-друге, звернуто увагу на те, що
строк компенсації підприємством працівнику витрат, понесених понад видану йому під звіт готівку, чинним законодавством не встановлено. Тому для визначення моменту початку перебігу строку звернення до суду працівник повинен звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат. На цьому моменті ми ще зупинимося докладніше.По-третє, на думку Мінпраці,
установлений трудовим законодавством строк звернення до суду в цьому випадку не повинен застосовуватися, а отже, підлягає застосуванню трирічний строк позовної давності, передбачений ЦКУ.Аргументація, наведена в
листі, слід визнати, вельми слабка (через посилання на субрахунки бухгалтерського обліку), проте з основними висновками, з певними уточненнями, ми згодні: визначальним для обчислення строку, протягом якого працівник може вимагати витрачені на потреби підприємства власні грошові кошти, буде день пред’явлення підприємству вимоги про відповідне відшкодування, але почне він спливати не з цього дня (як вказало Мінпраці), а з 8-го дня після пред’явлення такої вимоги. Саме таке правило встановлено ст. 530 ЦКУ. Тривалість же строку позовної давності становитиме три роки.Ще одне цікаве зауваження Мінпраці: у разі придбання працівником продукції за власні кошти звіт має подаватися за тими самими правилами, що і звіт про витрачання виданої під звіт готівки. Цей висновок викликає заперечення, оскільки, як правильно зазначило Мінпраці, відносини з погашення заборгованості перед працівником у зв’язку з витрачанням ним власних грошових коштів є цивільно-правовими, тому до них мають застосовуватися передбачені
ЦКУ правила, у тому числі щодо повідомлення підприємства, в чиїх інтересах була придбана продукція, звіту про витрати на її придбання та заявлення вимоги про їх відшкодування. Крім того, необхідно враховувати, що метою, з якою чинним законодавством передбачено обов’язкове подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, є здійснення контролю за використанням грошових коштів підприємствами та недопущенням різноманітних зловживань.
Момент, коли виникає борг у працівника
Насамперед розглянемо,
в яких випадках та з якого моменту може утворитися заборгованість працівника перед підприємством щодо підзвітних сум. Це питання докладно розглядалося (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 84). Нагадаємо лише основні найбільш важливі моменти.Для підприємства точне встановлення строків, в які має бути повернено готівкові кошти, видані під звіт, важливе не лише з точки зору визначення моменту, коли почне спливати строк позовної давності, а й у зв’язку з тим, що за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки передбачені штрафні санкції як для підприємства, так і для його посадових осіб (див. статтю на с. 19).
Закон № 889
та Положення № 637 називають різні за тривалістю строки повернення невитрачених коштів та різні відправні моменти в їх обчисленні: Положення № 637 установлює строк у два робочі дні з моменту видачі готівки під звіт (уключаючи день видачі), Закон № 889 — у три банківські дні після вчинення цивільно-правової дії, на яку було видано підзвітні кошти.Але, на наш погляд, протиріччя між зазначеними приписами немає, оскільки названі строки встановлено з різними цілями:
1) у передбачений
Положенням № 637 дводенний строк працівник повинен або вчинити цивільно-правову дію, або, якщо вчинити її не вдається, повернути видані під звіт кошти;2) якщо ж цивільно-правова дія вчинена, то з цього моменту починає відлічуватися передбачений
п.п. 9.10.2 Закону № 889 триденний строк на повернення залишку коштів.Наприклад, якщо працівнику було видано готівкові кошти для придбання продукції 11.10.2010 р., то до закінчення робочого дня 12.10.2010 р. він повинен або придбати зазначену продукцію, або повернути видані під звіт кошти. Якщо правочин у цей строк учинено, то у працівника є час до кінця робочого дня 15.10.2010 р. подати звіт та повернути залишок коштів за його наявності. В іншому разі порушення вимог
Закону № 889 може спричинити застосування до працівника штрафних санкцій.Наведені законодавчі положення дають підстави ще для одного сміливого висновку:
якщо готівкові кошти працівником не було витрачено, оскільки цивільно-правові дії не вчинювалися, то і обов’язку подавати звіт у нього немає. Достатнім же доказом того, що підзвітні кошти повернено з дотриманням установлених строків, буде прибутковий касовий ордер.Але варто попередити: викладені вище висновки не є загальновизнаними. І дотримання їх у повсякденній діяльності підприємства, найімовірніше, призведе до спору з контролюючими органами. Вони більше стануть в пригоді тим суб’єктам господарювання, які вже зіткнулися з проблемою та шукають аргументи на свою користь. Решті ж рекомендуємо дотримуватися більш консервативних підходів:
вимагати від працівників повернення готівкових коштів протягом двох робочих днів із дня видачі (уключаючи власне день видачі) та подання звіту в усіх випадках, навіть якщо готівка не використовувалася і в повній сумі повертається працівником.Якщо в зазначені вище строки працівник не повертає невитрачені готівкові кошти, починає обчислюватися строк позовної давності в один рік.
Деяка специфіка з’являється, якщо кошти було перераховано на картку. Нагадаємо: у раніше діючому
Положенні № 137 прямо передбачалося, що якщо кошти перераховано на корпоративну картку, то вони вважаються виданими під звіт із моменту їх списання з картрахунка роботодавця (п. 3.12 Положення № 137), якщо картка особова, то кошти вважаються виданими під звіт з моменту їх зарахування на особовий картрахунок працівника (абзац другий п. 3.13 Положення № 137). Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів та здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління Нацбанку від 30.04.2010 р. № 223, що прийшло йому на заміну, таких спеціальних норм не містить, однак, думаємо, правила про те, який момент слід вважати днем видачі коштів під звіт, повинні залишитися тими самими, оскільки вони відповідають загальним вимогам використання платіжних карток.
Варіанти погашення боргу працівника
У роботодавця на наступний день після закінчення строків, протягом яких має бути повернено залишок коштів, виникає можливість:
— або видати наказ про відрахування із заробітної плати працівника суми заборгованості
— або звернутися до суду з відповідним позовом до працівника.
Так,
ч. 2 ст. 127 КЗпП передбачає для власника або уповноваженого ним органу можливість проводити відрахування із заробітної плати працівника для покриття його заборгованості перед підприємством. Однією з підстав для цього є необхідність погашення невитраченого і своєчасно не повернутого авансу, виданого на службове відрядження або на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав та розміру відрахувань з його заробітної плати (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП).Якщо роботодавець вирішить провести відрахування із заробітної плати працівника-боржника, йому потрібно пам’ятати про декілька важливих моментів. Насамперед слід пам’ятати про те, що наказ (розпорядження) про відрахування має бути видано
не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, установленого для погашення заборгованості. Підтвердженням того, що у працівника немає заперечень щодо суми боргу або відрахувань, які провадяться з його заробітної плати, буде його ознайомлення під підпис з наказом про відрахування. Крім того, не можна порушувати вимоги КЗпП щодо обмежень відрахувань із заробітної плати. Нагадаємо: при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % (ст. 128 КЗпП).
Момент виникнення боргу в підприємства
Строк, протягом якого працівнику має бути відшкодовано перевитрату, ні
Положення № 637, ні Порядок № 440, не називають*. І, можливо, це виправдано, оскільки, як уже зазначалося, на випадки добровільного витрачання працівником власних коштів на потреби підприємства поширюються положення цивільного законодавства. Здійснювати нагляд у цій ситуації державі немає сенсу, оскільки не йдеться про грошові кошти підприємства.* Чинне законодавство називає тільки строки, протягом яких має бути здійснено розрахунок з працівником при відрядженні за кордон. Так, згідно з п. 1.17 Інструкції № 59, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то
виплата здійснюється не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження. Якщо підприємство в цей строк не виплачує працівнику зазначену суму, з наступного дня починається перебіг строку позовної давності.Ми вже зазначали, що в такій ситуації є всі підстави скористатися правилом, закріпленим у
ч. 2 ст. 530 ЦКУ. Відповідно до неї, якщо строк виконання зобов’язання не встановлено, таке зобов’язання має бути виконане протягом 7 днів із дня пред’явлення вимоги. При цьому, на наш погляд, дату затвердження звіту вважати моментом пред’явлення вимоги не можна. Роботодавець, затверджуючи звіт, лише визнає борг перед працівником. Щоб строк позовної давності почав спливати, працівнику потрібно звернутися до роботодавця з вимогою відшкодувати йому перевитрату. Якщо роботодавець не здійснить такої виплати протягом 7 календарних днів, то з восьмого дня почне спливати строк позовної давності.Але є й інший варіант. Строк, протягом якого роботодавець повинен відшкодувати працівнику суму перевитрати, може бути передбачено в колективному договорі. Якщо все ж у колдоговорі відповідної вказівки немає (а її, найімовірніше, там не буде), доведеться все ж орієнтуватися на описаний вище сценарій.
І не забувайте про наслідки закінчення строку позовної давності: суму боргу зі строком позовної давності, що минув, потрібно буде включити до валових доходів.
