Командировки у предпринимателя
Направление работников в командировки — процедура достаточно хлопотная, особенно если работодателем является предприниматель-физлицо. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы, которые на практике возникают у предпринимателей.
Маргарита СМИРНОВА, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»
Какие документы должен оформить предприниматель, отправляя в командировку своего работника? Обязательно ли издавать распоряжение, выписывать командировочное удостоверение и т. д.?
Прежде всего отметим, что возможность отправить работника в командировку, в частности в другой город, предусмотрена
КЗоТ. Причем во время отсутствия за работниками сохраняются все трудовые гарантии (заработная плата и т. д.), обусловленные этим документом.Так, за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок. Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Среднедневная заработная плата в этом случае рассчитывается в соответствии с
Порядком № 100.Основные правила, согласно которым работодатели отправляют в командировки своих работников, описаны в
Инструкции № 59. Поездка работника в другой населенный пункт для решения производственных вопросов (выполнения поручений) согласно Инструкции № 59 называется служебной командировкой. Отметим, что нормы этого документа обязательны для исполнения юридическими лицами, а для физлиц-предпринимателей они являются рекомендациями. Однако ведение налогового учета предпринимателями на общей системе требует четкого документального оформления командировочных расходов. Кроме того, независимо от системы налогообложения физлица-предприниматели должны соблюдать кассовую дисциплину, если на командировку выдаются наличные средства, а также помнить о нормах Закона о налоге с доходов, регулирующих получение и возврат работниками командировочных в установленные сроки. Поэтому предпринимателям понадобятся документы, в которых будут отражаться даты выдачи и возврата денег, их сумма, дата прибытия в другой город и выбытия из него и т. д., т. е. им стоит придерживаться принятого «командировочного» документооборота.Итак, документальное оформление командировок, как правило, заключается в заполнении и составлении:
— приказа (распоряжения) о направлении в командировку;
— сметы расходов на командировку;
— командировочного удостоверения;
— журнала регистрации командировочных удостоверений;
— отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.
Кроме того, работодатель может принять решение об оформлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием в командировке средств (например, задание на командировку и отчет о выполненной в командировке работе).
Распоряжение о командировке по сути обосновывает ее необходимость для предпринимателя, в нем указывается пункт назначения, наименование места пребывания (предприятия и т. д.), куда откомандирован работник, срок и цели командировки. Фактически это основание для выдачи аванса на командировку и принятия отчетов о выполнении задания и потраченных средств после возвращения из нее.
Приведем пример составления распоряжения о командировке.
Отметим, что в распоряжении может быть отражена и другая информация (ограничения по расходам, используемые виды транспорта и т. д.).
Как видим, распоряжение о направлении в командировку обосновывает как непосредственно траты работника, связанные с производственным заданием, так и сопутствующие платежи (проезд, проживание и т. д.). Следовательно, предприниматели обязательно должны составить такое распоряжение для подтверждения того, что расходы связаны с хоздеятельностью.
Смету расходов на командировку (суточные, расходы на проживание, проезд к месту командирования и обратно, другие расходы и т. д.) предприниматели могут составлять на свое усмотрение.
Журнал регистрации командировочных удостоверений, куда заносятся данные о работнике после выписки командировочного удостоверения, предприниматели могут не вести.
Что касается самого
командировочного удостоверения, то на нем мы остановимся подробнее. Согласно пункту 1.3 раздела I Инструкции № 59 по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии с места постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы определяется фактическое время пребывания работника в командировке (как следствие, и подлежащая компенсации сумма суточных).Правильно определить сумму командировочных важно как для расходов предпринимателя, так и для суммы, подлежащей возмещению работнику или возврату. Следовательно, чтобы обосновать выдачу и возврат аванса, компенсации и т. д., предприниматель должен выписать работнику командировочное удостоверение (именно такой документ для указанных ранее целей предусмотрен
Инструкцией № 59). Поэтому без него не обойтись ни предпринимателям на общей системе, ни единоналожникам.Командировочное удостоверение представляет собой бланк двусторонней формы, на лицевой стороне которого указываются фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность и паспортные данные, место, срок и цель командирования, дата и номер приказа о командировке.
На оборотной стороне командировочного удостоверения проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.
Отметки в командировочном удостоверении служат подтверждением того, что работник выбыл к месту командировки и прибыл в пункт назначения для выполнения порученного ему производственного задания.
Основные вопросы при заполнении командировочного удостоверения может вызвать его оборотная сторона, где проставляются даты выбытия и прибытия. Приведем основные правила, прописанные в
Инструкции № 59:1) днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника;
2) днем прибытия из командировки считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника;
3) при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие сутки;
4) если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, в котором работает командированный, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогичным образом определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы;
5) если работник командирован в несколько населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из них;
6) если в распоряжении о направлении работника в командировку предусмотрена возможность ежедневного его возвращения к месту постоянного проживания, то в командировочном удостоверении ежедневные отметки о прибытии и выбытии не проставляются.
В этом случае работнику возмещаются расходы на проезд в размере стоимости проезда транспорта общего пользования (кроме такси) (при наличии подтверждающих документов), а также суточные. При выезде работника в командировку и возвращении из нее в один и тот же день командировочное удостоверение выписывается на один день и должно быть оформлено в общем порядке.
Отметки в командировочном удостоверении заверяются подписью предпринимателя или должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее, а также печатью, используемой в хозяйственной деятельности предприятия для удостоверения подписи такого лица.
Существует утвержденная
приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260 форма данного документа. Как уже было сказано, «командировочный» документооборот с соблюдением утвержденных форм обязаны вести только юридические лица, но в данном случае этой возможностью стоит воспользоваться и предпринимателям.Отчет об использовании средств
, предоставленных на командировку или под отчет, должен предоставляться в обязательном порядке независимо от системы налогообложения, на которой находится предприниматель-работодатель (подробнее об этом мы скажем ниже).
Как оформляется выдача аванса на командировку? Отражать ли эти суммы в расходах Книги ф. № 10? Можно ли не выплачивать перед командировкой аванс, а возместить расходы после возвращения работника?
Выдача аванса на командировку наличными денежными средствами оформляется согласно
пункту 3.4 Положения № 637 расходными кассовыми ордерами или расходными ведомостями.Физлица-предприниматели не обязаны вести первичную кассовую документацию по какой-либо утвержденной нормативными документами форме. Поэтому они могут составлять кассовые документы (в том числе и расходные ведомости на выдачу аванса) в произвольной форме. Эти документы должны быть подписаны предпринимателем.
Предприниматели на общей системе, которые формируют расходы согласно перечню
статьи 5 Закона о налоге на прибыль, включают в них командировочные траты на основании подпункта 5.4.8 данного Закона.Расходы на командировку отражаются в Книге ф. № 10 по мере их выплаты, а учитываются в составе расходов при подсчете чистого дохода на момент получения дохода, который можно связать с командировкой. Напомним, что все расходы должны быть подтверждены документально, и только те, которые
имеют прямое отношение к осуществлению предпринимательской деятельности.В Книге ф. № 10 предпринимателя-единоналожника денежные средства, потраченные работником на командировку, также должны найти отражение в графе «Расходы».
В соответствии со
статьей 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Здесь же указано, что работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством. Более того, согласно пункту 4 постановления № 663 предприятия, учреждения и организации, направляющие работников в командировку в пределах Украины и за границу, обязаны обеспечить их денежными средствами в качестве аванса на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам.Таким образом,
выдача работнику аванса перед командировкой не право, а обязанность работодателя, в том числе предпринимателя. Что касается расходов, не покрытых авансом, то их предприниматель должен компенсировать работнику по возвращении из командировки.Отметим, что в нормативных документах не оговорена сумма, которую необходимо выдать работнику перед направлением его в служебную поездку. Конкретное пояснение по этому поводу содержится в
пункте 1.11 раздела I Инструкции № 59, согласно которому командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.Нормы суточных расходов установлены законодательно, поэтому рассчитать подлежащую компенсации сумму не составит труда.
Для командировок в пределах Украины
постановлением № 663 установлены такие нормы суточных расходов:
| Предельные нормы суточных расходов для командировок по Украине в зависимости от режима питания, грн./день | |||
| без питания | одноразовое питание | двухразовое питание | трехразовое питание |
| 30,00 | 24,00 | 18,00 | 12,00 |
Размер компенсации расходов на проезд и проживание заранее точно узнать нельзя, поэтому такие расходы компенсируются в сумме, утвержденной работодателем.
Четкие сроки выдачи аванса на командировку также не установлены в нормативных документах. Поэтому рекомендуется выдать аванс работнику в любое время до командировки, но после издания распоряжения о направлении его в командировку.
Добавим, что согласно
подпункту 4.3.2 статьи 4 Закона о налоге с доходов сумма средств, полученных на командировку или под отчет с учетом норм пункта 9.10 статьи 9 этого Закона, не включается в состав общего месячного или годового налогооблагаемого дохода налогоплательщика.Таким образом, при выплате работнику командировочных в пределах норм, установленных
постановлением № 663, объект обложения налогом с доходов не возникает. Вместе с тем в некоторых случаях налог (15 %) с сумм командировочных удержать все же придется. Так, объект налогообложения возникает в двух случаях:— работнику выплачивались сверхнормативные суточные (т. е. в сумме большей, чем предусмотрено
постановлением № 663 );— работник несвоевременно возвращает неизрасходованные в командировке средства (остаток средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету).
Должен ли работник физлица-предпринимателя отчитываться, предоставляя Отчет об использовании денежных средств (авансовый отчет)?
Возвратившись из командировки,
работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку денежных средств (подпункт 9.10.2 статьи 9 Закона о налоге с доходов). Для этого после своего возвращения работник предоставляет предпринимателю (в его бухгалтерию) Отчет по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440. К Отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке с отметками отправляющей и принимающей сторон, а также оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов.В Отчете в обязательном порядке отражается такая информация: фамилия, имя и отчество подотчетного лица, его должность, дата составления Отчета и назначение аванса, суммы полученных и израсходованных средств, а также наименования документов, подтверждающих суммы понесенных расходов и прилагаемых к Отчету.
Сроки предоставления Отчета и возврата неиспользованных денежных средств установлены сразу несколькими нормативно-правовыми актами:
Законом о налоге с доходов, Порядком № 440, Инструкцией № 59 и Положением № 637. Установленные перечисленными документами сроки предоставления Отчета освещены в статье «Авансовый отчет: заполняем правильно, отчитываемся вовремя» на с. 19.
Может ли предприниматель оформлять на себя командировку, чтобы списать расходы на проезд, гостиницу и т. д.?
Чтобы ответить на поставленный вопрос, обратимся к
Инструкции № 59 и Закону и налоге на прибыль. В соответствии с Инструкцией № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (или предпринимателя) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Следовательно, оформление командировочных документов, предоставление Отчета об использовании денежных средств и т. д. предусмотрено только для наемных работников.Кроме того,
подпункт 5.4.8 статьи 5 Закона о налоге на прибыль разрешает отнести в расходы командировочные траты наемных работников или членов руководящих органов предприятия. Предприниматель не относится ни к одной из указанных категорий.Значит, предприниматели не могут включать в расходы суммы, потраченные на личные командировки (питание, проживание и т. д.).
