Відрядження у підприємця
Направлення працівників у відрядження — процедура досить клопітна, особливо якщо працедавцем є підприємець-фізособа. У цій статті розглянемо основні запитання, які на практиці виникають у підприємців.
Маргарита СМИРНОВА, консультант газети «Податки та бухгалтерський облік»
Які документи має оформити підприємець, відправляючи у відрядження свого працівника, та чи обов’язково видавати розпорядження, виписувати посвідчення про відрядження тощо?
Перш за все зауважимо, що можливість відправити працівника у відрядження, зокрема, до іншого міста, передбачена
КЗпП. Причому під час відсутності за працівниками зберігаються всі трудові гарантії (заробітна плата тощо), зумовлені цим документом.Так, за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, за відрядженим працівником зберігається середній заробіток. Заробітна плата за час перебування у відрядженні розраховується шляхом множення середньоденної заробітної плати працівника на кількість робочих днів відрядження (у тому числі днів перебування в дорозі). Середньоденна заробітна плата в цьому випадку розраховується відповідно до
Порядку № 100.Основні правила, згідно з якими роботодавці направляють у відрядження своїх працівників, описано в
Інструкції № 59. Поїздка працівника до іншого населеного пункту для вирішення «виробничих» питань (виконання доручень) відповідно до Інструкції № 59 називається службовим відрядженням.Зауважимо, що норми цього документа є обов’язковими для виконання юридичними особами, а фізичні особи — підприємці можуть до них ставитися як до рекомендацій. Однак ведення податкового обліку підприємцями на загальній системі потребує чіткого документального оформлення витрат на відрядження. Крім того, незалежно від системи оподаткування фізичні особи — підприємці повинні дотримуватися касової дисципліни, якщо на відрядження видаються готівкові кошти, а також пам’ятати про норми
Закону про податок з доходів, які регулюють отримання та повернення працівниками «відряджувальних» у встановлені терміни. Тому підприємцям знадобляться документи, в яких відображатимуться дати видачі та повернення грошей, їх сума, дата прибуття до іншого міста і вибуття з нього тощо. Тож у цілому їм варто дотримуватися прийнятого «відряджувального» документообігу.Отже, документальне оформлення відряджень, як правило, полягає в заповненні та складанні таких документів:
— наказу (розпорядження) про направлення у відрядження;
— кошторису витрат на відрядження;
— посвідчення про відрядження;
— журналу реєстрації посвідчень про відрядження;
— звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.
Крім того, роботодавець може прийняти рішення про оформлення додаткових документів, необхідних для здійснення контролю за використанням у відрядженні коштів (наприклад, завдання на відрядження та звіт про виконану у відрядженні роботу).
Розпорядження про відрядження, по суті, обґрунтовує його необхідність для підприємця, у ньому зазначаються пункт призначення, найменування місця перебування (підприємства тощо), куди відряджено працівника, термін і мета відрядження.
Фактично воно є підставою для видачі авансу на відрядження, а після його завершення — прийняття звітів про виконання завдання та витрачені кошти.
Наведемо приклад складання розпорядження про відрядження.
Зауважимо, що в розпорядженні може бути наведено й іншу інформацію (обмеження щодо витрат, використання видів транспорту тощо).
Як бачимо, розпорядження про направлення у відрядження обґрунтовує витрати працівника — як безпосередньо пов’язані з виробничим завданням, так і супутні платежі (проїзд, проживання тощо). Отже, підприємці обов’язково повинні скласти таке розпорядження для підтвердження того, що витрати пов’язані з госпдіяльністю.
Кошторис витрат на відрядження (добові, витрати на проживання, проїзд до місця відрядження і назад, інші витрати) підприємці можуть складати на власний розсуд.
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження, куди заносяться дані про працівника після виписування посвідчення про відрядження, підприємці можуть не вести.
Що стосується
посвідчення про власне відрядження, то на ньому ми зупинимося докладніше. Згідно з пунктом 1.3 розділу I Інструкції № 59 за позначками в посвідченні про відрядження про вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи визначається фактичний час перебування працівника у відрядженні (як наслідок і сума добових, що підлягає компенсації).Правильно визначити суму відряджувальних важливо як для витрат підприємця, так і для суми, що підлягає відшкодуванню працівнику або поверненню. Отже, щоб обґрунтувати видачу і повернення авансу, компенсації тощо, підприємець має виписати працівнику посвідчення про відрядження (саме такий документ для зазначених цілей передбачено
Інструкцією № 59).Тому без нього не обійтися ні підприємцям на загальній системі, ні єдиноподатникам.
Посвідчення про відрядження є бланком двосторонньої форми, на лицьовому боці якого вказуються такі дані: прізвище, ім’я та по батькові відрядженого працівника, його посада і паспортні дані, місце, термін і мета відрядження, дата і номер наказу про відрядження.
На зворотному боці посвідчення про відрядження проставляються позначки про вибуття у відрядження, прибуття до пунктів призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.
Позначки в посвідченні про відрядження є підтвердженням того, що працівник вибув до місця відрядження, а також прибув до пункту призначення для виконання дорученого йому виробничого завдання.
Основні питання при заповненні посвідчення про відрядження може викликати його зворотний бік, де проставляються дати вибуття і прибуття. Наведемо основні правила, прописані в
Інструкції № 59:1) днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника;
2) днем прибуття з відрядження вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника;
3) при відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба;
4) якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, в якому працює відряджений, до терміну відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи;
5) якщо працівник відряджається до кількох різних населених пунктів, то позначки про день прибуття і день вибуття проставляються в кожному з них;
6) якщо в розпорядженні про направлення працівника у відрядження передбачено можливість щоденного його повернення до місця постійного проживання, то в посвідченні про відрядження щоденні позначки про прибуття і вибуття не проставляються.
У цьому випадку працівнику відшкодовуються витрати на проїзд у розмірі вартості проїзду транспорту загального користування (крім таксі)(за наявності підтверджуючих документів), а також добові. При виїзді працівника у відрядження та поверненні з нього в той самий день посвідчення про відрядження виписується на один день і має бути оформлене в загальному порядку.
Позначки в посвідченні про відрядження посвідчуються підписом підприємця чи посадової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають із нього, а також печаткою, що використовується в господарській діяльності підприємства для засвідчення підпису такої особи.
Існує затверджена
наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260 форма цього документа. Як уже зазначалося, відряджувальний документообіг з дотриманням затверджених форм зобов’язані вести лише юридичні особи, але в цьому випадку нею варто скористатися і підприємцям.Звіт про використання коштів
, наданих на відрядження або під звіт, має надаватися обов’язково незалежно від того, у підприємця на якій системі працює працівник (докладніше про це йтиметься далі).
Як оформляється видача авансу на відрядження? Чи відображати ці суми у витратах Книги ф. № 10? Чи можна не виплачувати перед відрядженням аванс, а відшкодувати витрати після повернення працівника?
Видача авансу на відрядження готівковими грошовими коштами оформляється згідно з
пунктом 3.4 Положення № 637: видатковими касовими ордерами чи видатковими відомостями.Фізичні особи — підприємці не зобов’язані вести первинну касову документацію за будь-якою затвердженою нормативними документами формою. Тому вони можуть складати касові документи (у тому числі й видаткові відомості на видачу авансу) у довільній формі. Ці документи має бути підписано підприємцем.
Підприємці на загальній системі, які формують витрати згідно з переліком
статті 5 Закону про податок на прибуток, включають до них «відряджувальні» витрати на підставі підпункту 5.4.8 цього Закону.Витрати на відрядження відображаються у Книзі ф. № 10 у міру їх виплати, а враховуються у складі витрат при підрахунку чистого доходу на момент отримання доходу, який можна пов’язати з відрядженням. Нагадаємо, що всі витрати має бути підтверджено документально, і тільки ті, які
прямо стосуються здійснення підприємницької діяльності.У Книзі ф. № 10 підприємці-єдиноподатники грошові кошти, витрачені працівником на відрядження, також мають відобразити у графі «Витрати».
Відповідно до
статті 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат і отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Тут же зазначено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати на наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, установлених законодавством.Більше того, згідно з
пунктом 4 постанови № 663 підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження в межах України та за кордон, зобов’язані забезпечити їх грошовими коштами як авансом на поточні витрати в розмірах відповідно до встановлених норм.Таким чином,
видача працівнику авансу перед відрядженням — не право, а обов’язок роботодавця, у тому числі підприємства. Що стосується витрат, не покритих авансом, то їх підприємець має компенсувати працівнику після повернення з відрядження.Зауважимо, що в нормативних документах не застережено суму, яку необхідно видати працівнику перед направленням його у службову поїздку. Найконкретніша вказівка із цього приводу міститься в
пункті 1.11 розділу I Інструкції № 59, згідно з яким відрядженому працівнику перед виїздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення й добові.Норми добових витрат установлено законодавчо, тому розрахувати належну до компенсації суму нескладно.
Для відряджень у межах України
постановою № 663 встановлено такі норми добових витрат:
| Граничні норми добових витрат для відряджень у межах України залежно від режиму харчування, грн./день | |||
| без харчування | одноразове харчування | дворазове харчування | триразове харчування |
| 30,00 | 24,00 | 18,00 | 12,00 |
Розмір компенсації витрат на проїзд і проживання заздалегідь точно визначити не можна, тому такі витрати компенсуються в сумі, затвердженій роботодавцем.
Чітких термінів видачі авансу на відрядження також не встановлено в нормативних документах. Тому рекомендується видати аванс працівнику в будь-який час до відрядження, але після видання розпорядження про направлення його у відрядження.
Додамо, що згідно з
підпунктом 4.3.2 статті 4 Закону про податок з доходів сума коштів, отриманих на відрядження або під звіт з урахуванням норм пункту 9.10 статті 9 цього Закону, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податків.Таким чином, при виплаті працівнику відряджувальних у межах норм, установлених
постановою № 663, об’єкт обкладення податком з доходів не виникає.Водночас у деяких випадках податок (15 %) із сум відряджувальних утримати все-таки доведеться. Так, об’єкт оподаткування виникає у двох випадках:
— працівнику виплачувалися наднормативні добові (тобто в сумі більшій, ніж передбачено
постановою № 663);— працівник несвоєчасно повертає не витрачені у відрядженні кошти (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом).
Чи повинен працівник фізособи-підприємця звітувати зі складанням Звіту про використання грошових коштів (авансового звіту)?
Повернувшись із відрядження,
працівник зобов’язаний відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження грошових коштів (підпункт 9.10.2 статті 9 Закону про податок з доходів). Для цього після свого повернення працівник надає підприємцю (до його бухгалтерії) Звіт за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440. До Звіту додається посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, з позначками відправляючої та приймаючої сторін, а також оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат.У Звіті обов’язково відображається така інформація: прізвище, ім’я та по батькові підзвітної особи, її посада, дата складання Звіту і призначення авансу, суми отриманих та витрачених коштів, а також найменування документів, що підтверджують суми понесених витрат і додаються до Звіту.
Терміни подання Звіту та повернення невикористаних грошових коштів установлено відразу кількома нормативно-правовими актами:
Законом про податок з доходів, Порядком № 440, Інструкцією № 59 та Положенням № 637. Установлені переліченими документами терміни подання Звіту висвітлено у статті «Авансовий звіт: заповнюємо правильно, звітуємо вчасно» на с. 19.
Чи може підприємець оформляти на себе відрядження, щоб списати витрати на проїзд, готель тощо?
Щоб відповісти на поставлене запитання, звернемося до
Інструкції № 59 та Закону про податок на прибуток . Відповідно до Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації (або підприємця) на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.Отже, оформлення відряджувальних документів, подання Звіту про використання грошових коштів тощо передбачено тільки для найнятих працівників.
Крім того,
підпункт 5.4.8 Закону про податок на прибуток дозволяє віднести до витрат відряджувальні витрати найманих працівників або членів керівних органів підприємства, а підприємець ні першим, ні другим не є.Тому підприємці не можуть включати до витрат суми, витрачені на власні відрядження (харчування, проживання тощо).
