Аванс на командировку: сроки выдачи и ответственность за невыдачу
В какой срок нужно выдать аванс командированному лицу? Какова ответственность, если аванс выдан не будет?
(г. Черкассы)
Направление работника в командировку осуществляется
руководителем предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением).Согласно
ст. 121 КЗоТ и п. 1.11 раздела 1 Инструкции № 59 перед отъездом в командировку работнику должен выдаваться денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные. При этом выдача аванса для работодателя является не правом, а обязанностью ввиду прямого требования, содержащегося в абзаце первом п. 4 постановления № 663 и абзаце пятом Общих положений Инструкции № 59.Конкретные сроки
выдачи аванса на командировку не установлены ни Инструкцией № 59, ни постановлением № 663. Поэтому устанавливать такие сроки работодатель может самостоятельно. Однако, анализируя нормы указанных документов, можно сделать вывод о том, что при решении вопроса относительно сроков выдачи аванса командированному работнику работодателю следует придерживаться следующих рекомендаций: аванс должен выдаваться после подписания приказа (распоряжения) о командировке и до отъезда работника в командировку. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 72) и Минфина Украины от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11). При этом Минфин рекомендует руководителям учитывать время, необходимое работникам, направляемым в командировку, для проведения расходов, связанных с такой командировкой, например, для приобретения проездных билетов.В случае выдачи аванса на командировку
до издания приказа (распоряжения) о командировке налоговые органы при проведении проверки могут распространить на них ограничение, установленное п. 2.11 Положения № 637, относительно сроков выдачи наличных на производственные (хозяйственные) нужды. Напомним, что согласно абзацу второму п. 2.11 Положения № 637 выдача денежных средств под отчет для решения производственных (хозяйственных) нужд производится на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет. Если работник не возвращает остаток полученных денежных средств в указанные сроки (а скорее всего так и будет, в случае когда работник направляется в командировку), то будет иметь место нарушение норм, регулирующих обращение наличности (превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности). За указанное нарушение согласно абзацу пятому ст. 1 Указа № 436 налагается штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм. Кроме того, согласно ст. 1642 КУоАП за нарушение правил ведения кассовой дисциплины, установленных Положением № 637, на должностных лиц предприятия налагается штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.), а за те же действия, совершенные на протяжении года повторно, — в размере от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.).Во избежание штрафов рекомендуем работодателям выдавать аванс на командировку только после подписания приказа (распоряжения) о командировке.
Аванс на командировку может выдаваться:
— наличными денежными средствами
из кассы предприятия или в безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек;—
одной суммой или, в случае необходимости, частями.Относительно выдачи денежных средств на командировку частями отметим следующее. Действующие нормативные акты, регулирующие порядок командирования работников,
не содержат запрет на выдачу аванса на одну и ту же командировку частями. Подтверждает это и НБУ в своем письме № 11-113/454-1255 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 45).Вместе с тем в этом же письме НБУ обращает внимание на то, что работодателю, осуществляющему выплату аванса частями, необходимо помнить об ограничении, установленном
Положением № 637, и об ответственности, предусмотренной Указом № 436 за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета за ранее выданные средства.По нашему мнению, данное ограничение и ответственность за его нарушение должны применяться только в ситуации, когда срок предоставления Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), за ранее полученные средства истек, а работник по ним не отчитался. При выдаче денег на одну и ту же командировку частями
срок предоставления Отчета наступит после завершения командировки (согласно п.п. 9.10.2 Закона № 889 за денежные средства, выданные на командировку, работник обязан отчитаться до окончания третьего банковского дня, следующего за днем возвращения из командировки). Следовательно, штрафные санкции, предусмотренные ст. 1 Указа № 436, в данном случае к предприятию применяться не должны. Однако в связи с тем, что такое утверждение нормативными актами прямо не подтверждено, имеет смысл воздержаться от выдачи аванса частями до появления более четких разъяснений либо обязать работника отчитываться за ранее полученную часть аванса перед выдачей следующей части.В случае если необходимость дополнительного перечисления денежных средств работнику возникла уже после его отъезда в командировку в связи с продлением срока командировки, то, по мнению НБУ, изложенному в
письме от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, спецвыпуск № 11), выдача или перечисление предприятием командированному работнику дополнительной суммы средств на командировку не будет нарушением требований действующих нормативно-правовых актов при условии:1) наличия приказа руководителя о продлении срока командировки
такого работника;2) подачи работником авансового отчета об использовании всей суммы полученных им средств до окончания третьего банковского дня после завершения такой командировки
. Аналогичного мнения в данной ситуации придерживается и Минфин (см. письмо от 02.10.2007 г. № 31-18030-07-10/20045). Мы же со своей стороны полностью согласны с такой позицией.Работодателям, которые направляют своих работников в командировки без предварительной выдачи аванса, следует иметь в виду, что
невыдача аванса командированному работнику является нарушением трудового законодательства. Такое нарушение может быть выявлено при проверке должностными лицами Государственного департамента надзора за соблюдением законодательства о труде или территориальных государственных инспекций труда. Ответственность за такое правонарушение предусмотрена ч. 1 ст. 41 КУоАП. Решение о наложении на должностных лиц предприятия административного штрафа по ч. 1 ст. 41 КУоАП выносит суд. Размер штрафа может составлять от 30 до 100 ннмдг (от 510 до 1700 грн.).
Лилия Ушакова, экономист-аналитик
