Аванс на відрядження: строки видачі та відповідальність за невидачу
У який строк потрібно видати аванс особі, яка відряджається? Яка відповідальність, наступає, якщо аванс видано не буде?
(м. Черкаси)
Направлення працівника у відрядження здійснюється
керівником підприємства або його заступником та оформляється наказом (розпорядженням).Згідно зі
ст. 121 КЗпП і п. 1.11 Розділу 1 Інструкції № 59 перед від’їздом у відрядження працівнику має видаватися грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові. При цьому видача авансу для роботодавця є не правом, а обов’язком зважаючи на пряму вимогу, що міститься в абзаці першому п. 4 постанови № 663 і абзаці п’ятому Загальних положень Інструкції № 59.Конкретні строки
видачі авансу на відрядження не встановлено ані Інструкцією № 59, ані постановою № 663. Тому встановлювати такі строки роботодавець може самостійно. Однак, аналізуючи норми зазначених документів, можна зробити висновок про те, що при рішенні питання щодо строків видачі авансу відрядженому працівнику, роботодавцю слід дотримуватися таких рекомендацій: аванс має видаватися після підписання наказу (розпорядження) про відрядження і до від’їзду працівника у відрядження. Аналогічні роз’яснення містяться в листах НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 72) і Мінфіну України від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, спецвипуск № 11). При цьому Мінфін рекомендує керівникам ураховувати час, необхідний працівникам, які направляються у відрядження, для проведення витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад, для придбання проїзних квитків.У разі видачі авансу на відрядження
до видання наказу (розпорядження) про відрядження податкові органи при проведенні перевірки можуть поширити на них обмеження, установлене п. 2.11 Положення № 637, щодо строків видачі готівки на виробничі (господарські) потреби. Нагадаємо, що згідно з абзацом другим п. 2.11 Положення № 637 видача грошових коштів під звіт для вирішення виробничих (господарських) потреб здійснюється на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Якщо працівник не повертає залишок отриманих грошових коштів у зазначені строки (а швидше за все, так і буде, коли працівник направляється у відрядження), то матиме місце порушення норм, що регулюють обіг готівки (перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки). За зазначене порушення згідно з абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436 накладається штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум. Крім того, згідно зі ст. 1642 КУпАП за порушення правил ведення касової дисципліни, установлених Положенням № 637, на посадових осіб підприємства накладається штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.), а за ті самі дії, здійснені протягом року повторно, — у розмірі від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).Щоб уникнути штрафів, рекомендуємо роботодавцям видавати аванс на відрядження тільки після підписання наказу (розпорядження) про відрядження.
Аванс на відрядження може видаватися:
—
готівковими грошовими коштами з каси підприємства або в безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток;—
однією сумою або, за потреби, частинами.Щодо видачі грошових коштів на відрядження частинами зазначимо таке. Чинні нормативні акти, що регулюють порядок відрядження працівників,
не містять заборону на видачу авансу на одне й те саме відрядження частинами. Підтверджує це і НБУ у своєму листі № 11-113/454-1255 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 45).Водночас, у цьому самому листі НБУ звертає увагу на те, що роботодавцю, який здійснює виплату авансу частинами, слід пам’ятати про обмеження, установлене
Положенням № 637 і про відповідальність, передбачену Указом № 436 за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту за раніше видані кошти.На нашу думку, це обмеження та відповідальність за його порушення мають застосовуватися тільки у ситуації, коли строк подання Звіту про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) за раніше отримані кошти минув, а працівник за ними не відзвітував. При видачі грошей на одне й те саме відрядження частинами строк
подання Звіту настане після завершення відрядження (згідно з п.п. 9.10.2 Закону № 889 за грошові кошти, видані на відрядження, працівник зобов’язаний відзвітувати до закінчення третього банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження). Отже, штрафні санкції, передбачені ст. 1 Указу № 436, у цьому випадку до підприємства застосовуватися не повинні. Однак у зв’язку з тим, що таке затвердження нормативними актами прямо не підтверджено, доречно утриматися від видачі авансу частинами до появи чіткіших роз’яснень або зобов’язати працівника звітувати за раніше отриману частину авансу перед видачею наступної частини.Якщо необхідність додаткового перерахування грошових коштів працівнику виникла вже після його від’їзду у відрядження у зв’язку з продовженням строку відрядження, то, на думку НБУ, яку викладено в
листі від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, спецвипуск № 11), видача або перерахування підприємством відрядженому працівнику додаткової суми коштів на відрядження не буде порушенням вимог чинних нормативно-правових актів за умови:1) наявності наказу керівника про продовження строку відрядження
такого працівника;2) подання працівником авансового звіту про використання всієї суми отриманих ним коштів до закінчення третього банківського дня після завершення такого відрядження.
Аналогічної думки в цій ситуації дотримується і Мінфін (див. лист від 02.10.2007 р. № 31-18030-07-10/20045). Ми зі свого боку цілком згодні з такою позицією.Роботодавцям, які направляють своїх працівників у відрядження без попередньої видачі авансу, слід мати на увазі, що
невидача авансу відрядженому працівнику є порушенням трудового законодавства. Таке порушення може бути виявлено при перевірці посадовими особами Державного департаменту нагляду за дотриманням законодавства про працю або територіальних державних інспекцій праці. Відповідальність за таке правопорушення передбачено ч. 1 ст. 41 КУпАП. Рішення про накладення на посадових осіб підприємства адміністративного штрафу за ч. 1 ст. 41 КУпАП виносить суд. Розмір штрафу може складати від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.).
Лілія Ушакова, економіст-аналітик
