Обучение за счет средств предприятия: налоговый и бухгалтерский учет
Все мы замечаем, что из года в год растет спрос на квалифицированные кадры — предприятия в числе своих работников хотят видеть высокообразованных, опытных специалистов. При этом радует, что довольно часто средства в обучение персонала и повышение его профессионализма вкладывают сами работодатели. Выгода от этого очевидна для обеих сторон — работодатель получает квалифицированных, эффективно работающих специалистов, а тем, в свою очередь, предоставляются все условия и возможности для продвижения и самореализации внутри компании. О правилах отражения расходов на обучение в налоговом и бухгалтерском учете предприятия пойдет речь в данной статье.
Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Закон об оплате труда
— Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.Закон об образовании
— Закон Украины «Об образовании» от 23.05.91 г. № 1060-XII.Закон о высшем образовании
— Закон Украины «О высшем образовании» от 17.01.2002 г. № 2984-III.Закон о профтехобразовании
— Закон Украины «О профессионально-техническом образовании» от 10.02.98 г. № 103/98-ВР.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Перечень № 435
— Перечень услуг по воспитанию и обучению, операции по предоставлению которых освобождаются от обложения налогом на добавленную стоимость, утвержденный постановлением КМУ от 08.06.2005 г. № 435.Постановление № 695
— постановление КМУ «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 г. № 695.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.
Учитываем расходы на обучение работников предприятия
Какие гарантии и компенсации установлены для работников, направленных на обучение?
Прежде всего напомним, что обучение работников может осуществляться
как с отрывом, так и без отрыва от производства.Для работников,
совмещающих работу с обучением (т. е. обучающихся без отрыва от производства), главой XIV КЗоТ (ст. 201 — 220) предусмотрен ряд льгот. Это, в частности:— создание работодателем необходимых условий для совмещения работы с обучением;
— сокращенная рабочая неделя или сокращенный рабочий день с сохранением заработной платы и других льгот — для работников, обучающихся в средних учебных заведениях и ПТУ;
— предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков в связи с обучением;
— сохранение средней заработной платы на период пребывания в учебном отпуске;
— оплата 50 % стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно работникам, обучающимся в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения (1 раз в год) и т. д.
А гарантии и компенсации работникам,
обучающимся с отрывом от производства, определены в ст. 122 КЗоТ, ст. 12 Закона об оплате труда и уточнены в постановлении № 695. К таким минимальным государственным гарантиям относятся, например:— сохранение средней заработной платы на время обучения;
— оплата стоимости проезда работника к месту обучения и обратно;
— выплата суточных за каждый день пребывания в дороге в размере, установленном законодательством для служебных командировок;
— обеспечение на время обучения жильем, а в случае его отсутствия — возмещение расходов на проживание в порядке, установленном для служебных командировок.
Как видите, кроме непосредственно расходов на обучение (уплаты определенных сумм учебному заведению), от предприятия может потребоваться осуществить и некоторые другие выплаты работникам согласно трудовому законодательству. Поскольку такие выплаты гарантированы государством, они полностью включаются в валовые расходы на основании
п. 5.6 и п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.
В каком порядке расходы на обучение отражаются в учете налога на прибыль?
Порядок налогообложения расходов на обучение регулируется
абзацем третьим п.п. 5.4.2 Закона о налоге на прибыль. Так, затраты, связанные с профессиональной подготовкой, обучением, переподготовкой или повышением квалификации лиц, состоящих с предприятием в трудовых отношениях, могут быть отнесены им на валовые расходы в пределах 3 % фонда оплаты труда отчетного периода.При этом, поскольку налоговым периодом согласно
п. 11.1 Закона о налоге на прибыль являются квартал, полугодие, 3 квартала и год, такой 3 % предел определяется нарастающим итогом с начала года.Так, сумма превышения, не попавшая в валовые расходы в текущем году, на следующий отчетный налоговый год
не переносится. То есть если предприятие перечислило учебному заведению плату за обучение своего работника за весь период обучения (как за текущий год, так и за последующие годы), то с 3 % лимитом отчетного периода нужно сравнивать всю перечисленную сумму, а не лишь сумму, приходящуюся на текущий год.По логике при определении размера фонда оплаты труда отчетного периода, служащего базой для исчисления размера «учебных» затрат, предприятие должно руководствоваться нормами
Инструкции № 5. Однако нужно иметь в виду, что налоговики для расчетов в подобных ситуациях предлагают использовать данные строки 04.3 декларации по налогу на прибыль за отчетный период (см. Примерный порядок проведения невыездной документальной (камеральной) проверки и осуществления контроля за взиманием налога на прибыль, утвержденный приказом ГНАУ от 05.12.2008 г. № 761 в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 101).Для отражения расходов на обучение в составе валовых не имеют значения:
—
территориальное расположение учебного заведения (в Украине или за рубежом);—
форма обучения (дневная, вечерняя или заочная);— является обучаемый работник по отношению к предприятию
связанным лицом (например, директор, учредитель) или нет;— является предприятие для работника
основным местом работы или он работает на нем по совместительству (тот факт, что расходы на обучение работника, работающего по совместительству, будущая профессия которого соответствует профилю деятельности предприятия, включаются в валовые расходы в пределах 3 % лимита, подтверждают сотрудники ГНАУ в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 36, с. 23).Расходы на обучение включаются в валовые:
—
по правилу первого события — если заведение, предоставляющее образовательные услуги, является стандартным плательщиком налога на прибыль (п.п. 11.2.1 Закона о налоге на прибыль). Заметим, что данное правило применяется и в случае перечисления платы за обучение государственным вузам, которые, несмотря на их неприбыльный статус и освобождение от налогообложения отдельных видов доходов, при этом являются плательщиками налога на прибыль на общих основаниях. Так сказано в п. 3 письма ГНАУ от 03.10.2007 г. № 4819/г/15-0214 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 89), в котором налоговики дают ответ на вопрос: можно ли сумму аванса (платы за год вперед) на обучение работника предприятия в государственном высшем учебном заведении отнести в состав валовых расходов по правилу первого события или следует пользоваться п.п. 11.2.3 Закона о налоге на прибыль, обязывающим отражать валовые расходы по операциям с неплательщиками налога на прибыль или нестандартными его плательщиками на дату фактического получения услуг от них, независимо от наличия оплаты;—
по факту получения услуг по обучению — если предоставляющее их лицо не является плательщиком налога на прибыль или уплачивает налог по иной ставке, нежели 25 % (п.п. 11.2.3 Закона о налоге на прибыль).В декларации по налогу на прибыль предприятия «учебные» расходы (в пределах 3 % лимита) показываются в строке 04.13 «інші витрати, крім визначених у 04.1 — 04.12».
Как подтвердить связь расходов на обучение работника с хозяйственной деятельностью предприятия?
Основное условие валоворасходности «учебных» затрат — их
связь с хозяйственной деятельностью налогоплательщика. Причем доказывать такую связь обязан сам налогоплательщик.Заметим, что под
основной деятельностью ГНАУ в письме от 03.10.2007 г. № 4819/г/15-0214 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 63) понимает деятельность налогоплательщика, определенную в его уставных документах, являющуюся регулярной и постоянной в течение календарного года, на который приходится отчетный период.Так, если, например, металлургическое предприятие оплатит обучение работника по специальности «Театральное искусство», оно вряд ли сможет рассчитывать на валовые расходы согласно
п.п. 5.4.2 Закона о налоге на прибыль, поскольку связь понесенных расходов с хозяйственной деятельностью налогоплательщика здесь явно не прослеживается. В такой ситуации перечисление средств за обучение не по профилю деятельности предприятия, с позиции п.п. 5.3.1 Закона о налоге на прибыль, рассматривается как финансирование личных нужд физического лица, что не дает права на увеличение валовых расходов.Другое дело, если работник за счет средств предприятия обучается в
отраслевом учебном заведении (независимо от того, какие функциональные обязанности он исполняет) или в любом другом учебном заведении по специальности, являющейся общей для всех видов экономической деятельности (например, «Менеджмент организаций», «Экономика предприятия», «Бухгалтерский учет», «Правоведение» и т. п.). В этом случае у предприятия есть все основания считать осуществленные расходы связанными с хоздеятельностью и включить их в валовые расходы. Подтверждение тому находим в письме Госкомпредпринимательства от 11.01.2001 г. № 3-513/80, где сказано, что такие специалисты, как бухгалтер, юрист, менеджер и т. п., относятся к административному персоналу предприятия и его профильная деятельность без их участия невозможна. А раз так, то затраты на их подготовку могут быть отнесены к валовым расходам.Для подтверждения валоворасходности «учебных» затрат целесообразно иметь в наличии такие
документы :—
приказ о направлении работников на обучение в связи с производственной необходимостью;—
договор между предприятием и учебным заведением о подготовке специалистов (форма Типового договора об обучении, подготовке, переподготовке, повышении квалификации или о предоставлении дополнительных образовательных услуг учебными заведениями утверждена приказом Министерства образования и науки Украины от 11.03.2002 г. № 183);—
платежные документы, свидетельствующие об оплате стоимости обучения;—
акты приема-передачи предоставленных услуг.
Каков порядок обложения НДС образовательных услуг?
Образовательные услуги в соответствии с
Законом об НДС подпадают под льготу по НДС. Так, в п.п. 5.1.3 данного Закона, указано, что освобождаются от НДС, в частности, операции по поставке услуг по профессионально-техническому и высшему образованию заведениями, которые имеют специальное разрешение (лицензию) на поставку таких услуг, независимо от их организационно-правового статуса и формы собственности, в соответствии с Перечнем № 435. В него, в частности, включены образовательные услуги, предоставляемые профессионально-техническими, а также высшими учебными заведениями, в том числе для получения второго высшего и последипломного образования.Если же плата за обучение работника перечисляется заведению, не подпадающему под действие НДС-льготы, то «входной» НДС по такой операции предприятие может включить в свой налоговый кредит при наличии налоговой накладной и при условии, что расходы на обучение связаны с его хоздеятельностью.
Каков порядок обложения налогом с доходов физических лиц платы за обучение работников?
Порядок налогообложения сумм, перечисленных работодателем за обучение своих работников, описан в
п.п. 4.3.20 Закона № 889. Согласно данному подпункту плата за подготовку или переподготовку работников не облагается налогом с доходов физических лиц (далее — НДФЛ), если одновременно соблюдаются такие условия:— средства перечисляются работодателем в пользу
заведения образования (под заведениями образования в данном случае ГНАУ подразумевает высшие учебные заведения I — IV уровней аккредитации, а также профессионально-технические учебные заведения (подробнее — в табл. 1). Об этом идет речь в письмах от 20.07.2007 г. № 7013/6/17-0716 и от 22.08.2008 г. № 10534/5/17-0716 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 63);— подготовка (переподготовка) проводится
по профилю деятельности работодателя или связана с его общими производственными нуждами (по мнению ГНАУ, изложенному в письме ГНАУ от 24.01.2006 г. № 409/к/17-0715 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 63), обучение работника должно быть непосредственно связано с его будущей трудовой деятельностью на предприятии);— расходы на обучение
не превышают сумму, равную размеру прожиточного минимума на трудоспособное лицо, действующему на 1 января отчетного года, умноженному на 1,4 и округленному до ближайших 10 грн. за каждый полный или неполный месяц обучения (в 2010 году — 1220 грн.).
Таблица 1
Типы заведений образования, относящиеся к профессионально-техническим и высшим учебным заведениям
| Профессионально-технические учебные заведения | Высшие учебные заведения |
| — профессионально-техническое училище соответствующего профиля; | — университет, академия — высшие учебные заведения четвертого уровня аккредитации; |
Если стоимость обучения в месяц
больше установленного ограничения, сумма превышения с учетом «натурального» коэффициента (1,176471) должна быть включена в налогооблагаемый доход физического лица как дополнительное благо, полученное от работодателя (п.п. 4.2.9 Закона № 889).К дополнительному благу, по разъяснениям налоговиков, приравнивается и сумма, уплаченная работодателем за обучение работника
зарубежному учебному заведению (см. консультацию, опубликованную в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 10, с. 53). Подробнее о том, что такое учебное заведение и признаются ли таковыми учебные заведения иностранных государств, изложено в статье «Ученье — свет…», или Освещение некоторых аспектов обучения» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 64).Бывает так, что работник, обучающийся за счет предприятия,
увольняется. При таких обстоятельствах следует руководствоваться абзацем вторым п.п. 4.3.20 Закона № 889. Согласно ему прекращение трудовых отношений наемного работника с работодателем в период обучения или до истечения двух лет с года окончания обучения приводит к обложению НДФЛ суммы, уплаченной за обучение, в общеустановленном порядке. То есть при проведении окончательного расчета с работником в последний месяц работы на предприятии сумма, перечисленная за весь период обучения, должна быть включена в его доход и обложена НДФЛ как дополнительное благо.В Налоговом расчете по форме № 1ДФ необлагаемая часть стоимости обучения отражается с признаком дохода «37», а облагаемая (как дополнительное благо) — с признаком дохода «09».
И еще один момент. В соответствии с
пп. 3.10 и 3.24 Инструкции № 5 расходы на оплату обучения работников в высших учебных заведениях, профессиональную подготовку и переподготовку кадров не включаются в фонд оплаты труда, поэтому взносы в Пенсионный фонд и в фонды социального страхования с суммы платы за обучение не начисляются и не удерживаются.Пример 1.
Предприятие «Автолюкс» в августе 2010 года оплатило обучение работника (работающего в отделе логистики) в украинском высшем учебном заведении за I семестр 2010/2011 учебного года (сентябрь — январь) в сумме 6500 грн. по специальности, соответствующей профилю деятельности предприятия.В договоре указано, что вуз является плательщиком налога на прибыль на общих основаниях.
Размер фонда оплаты труда предприятия за 3 квартала 2010 года составляет 185000 грн., соответственно 3 % «учебный» лимит — 5550 грн.
Исходя из п.п. 4.3.20 Закона № 889 в данном случае не подлежит обложению НДФЛ стоимость обучения в размере 6100 грн. (1220 грн.
х 5 месяцев), а сумма превышения в размере 400 грн. (6500 грн. - 6100 грн.) является для работника дополнительным благом, полученным от работодателя, и подлежит налогообложению с учетом натурального коэффициента. То есть в налогооблагаемый доход работника попадает сумма 470,59 грн. (400 грн. х 1,176471), при этом сумма НДФЛ равна 70,59 грн. (470,59 грн. х 15 % : 100 %).В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 2
Порядок отражения в учете предприятия расходов на обучение работника
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Сумма, | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Перечислена учебному заведению плата за обучение работника | 6500 | 377 | 311 | — | 5550* |
| * В рассматриваемой ситуации 3 % «учебный» лимит за 3 квартала 2010 года составляет 5550 грн., поэтому по итогам этого отчетного налогового периода стоимость обучения попадает в валовые расходы лишь в пределах этой суммы. Остальные 950 грн. (6500 грн. - 5550 грн.), учитывая нарастающий итог декларации по налогу на прибыль и нарастающую величину фонда оплаты труда, можно будет включить в валовые расходы в следующем отчетном налоговом периоде (т. е. по итогам 2010 года).
| ||||||
| 2 | Отнесена на расходы будущих периодов часть платы за обучение, не облагаемая НДФЛ | 6100 | 39 | 377 | — | — |
| 3 | Начислен доход работнику в виде дополнительного блага (470,59 грн.) | 400 | 39 | 685 | — | — |
| 70,59 | 92 | 685 | — | — | ||
| 4 | Удержан НДФЛ с дохода работника | 70,59 | 685 | 641/НДФЛ | — | — |
| 5 | Перечислен НДФЛ в бюджет | 70,59 | 641/НДФЛ | 311 | — | — |
| 6 | Отражен зачет задолженностей | 400 | 685 | 377 | — | — |
| 7 | Отнесена на расходы отчетного периода стоимость обучения за первый месяц учебы, т. е. за сентябрь (6500 грн. : 5 месяцев) | 1300* | 92 | 39 | — | — |
| * Такая же бухгалтерская запись выполняется в каждом следующем месяце оплаченного учебного семестра. | ||||||
| 8 | Отнесены на финансовый результат: | |||||
| — сумма начисленного НДФЛ | 70,59 | 791 | 92 | — | — | |
| — стоимость обучения за первый месяц учебы | 1300* | 791 | 92 | — | — | |
| * Такая же бухгалтерская запись выполняется в каждом следующем месяце оплаченного учебного семестра. | ||||||
Так отражаются в учете расходы на обучение работников предприятия. Однако в некоторых случаях может возникнуть необходимость оплатить обучение и лиц, не состоящих с предприятием в трудовых отношениях, например, учредителей, членов их семей (согласно
п. 1.26 Закона о налоге на прибыль учредители и члены их семей относятся к связанным с таким предприятием лицам); детей работников; других лиц, с которыми предприятие впоследствии планирует заключить трудовой договор, и т. п.Посмотрим, какой порядок учета образовательных расходов действует в этой ситуации.
Учитываем расходы на обучение лиц, не являющихся работниками предприятия
В каком порядке расходы на обучение отражаются в учете налога на прибыль?
В соответствии с
п.п. 5.4.2 Закона о налоге на прибыль затраты на обучение и (или) профессиональную подготовку неработников предприятия, в том числе связанных лиц, могут быть отнесены в состав его валовых расходов. Однако для этого должны быть соблюдены одновременно следующие условия:— обучение и (или) профессиональная подготовка осуществляются в
отечественных заведениях образования — высших и профессионально-технических учебных заведениях (их типы перечислены в табл. 1);— заключен
письменный договор об обязательстве неработника отработать на предприятии по окончании обучения и получения специальности не менее 3 лет (причем это должна быть должность, соответствующая специальности, указанной в документе об образовании. В противном случае права на валовые расходы у предприятия не будет. Такой вывод следует из письма ГНАУ от 24.01.2006 г. № 409/к/17-0715 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 63. Если гражданин нарушает условия договора, обязывающие его отработать установленный срок на предприятии, оплатившем обучение (например, не приступает к работе или увольняется до истечения 3 лет), отраженные ранее «учебные» затраты из валовых расходов нужно исключить в квартале увольнения);— «учебные» затраты
связаны с основной деятельностью налогоплательщика;— предельная величина расходов на обучение неработников (совокупно с расходами на обучение работников)
не превышает 3 % фонда оплаты труда отчетного периода.
Каков порядок обложения налогом с доходов физических лиц платы за обучение лиц, не являющихся работниками предприятия?
В
п.п. 4.3.20 Закона № 889 предусмотрена возможность необложения НДФЛ сумм, уплаченных предприятием за обучение физических лиц в заведениях образования. Однако эта льготная норма действует лишь в случае обучения работников предприятия.Если же оплачивается обучение лица,
не состоящего с предприятием в трудовых отношениях, то в понимании Закона № 889 сумма такой платы рассматривается как дополнительное благо в пользу физического лица от неработодателя, поэтому подлежит обложению НДФЛ по ставке 15 %. Причем учтите: поскольку для гражданина стоимость обучения в заведении образования является чистым доходом, при определении объекта налогообложения следует применять «натуральный» коэффициент (1,176471). В Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумма такого дохода отражается с признаком дохода «14».В соответствии с
п.п. 8.1.4 Закона № 889 НДФЛ подлежит уплате (перечислению) в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем выплаты дохода (в данном случае — за днем перечисления платы за обучение заведению образования).Что касается взносов в Пенсионный фонд и фонды социального страхования, то начислять и удерживать их
не нужно, поскольку расходы на обучение не включаются в фонд оплаты труда согласно п. 3.10 Инструкции № 5.Пример 2.
Предприятие «Строймонтаж» в августе 2010 года перечислило украинскому высшему учебному заведению (плательщику налога на прибыль) плату за обучение ребенка работника по специальности, соответствующей профилю деятельности предприятия, за I семестр 2010/2011 учебного года (сентябрь — январь), в сумме 4800 грн.Согласно договору гражданин по окончании обучения обязуется отработать на предприятии 3 года.
Размер фонда оплаты труда за 3 квартала 2010 года составляет 165000 грн., соответственно 3 % «учебный» лимит — 4950 грн. Таким образом, в валовые расходы за 3 квартала 2010 года включается вся перечисленная заведению образования сумма, поскольку она «вписывается» в 3 % «учебный» лимит.
Налогооблагаемый доход физического лица в данном случае составляет 5647,06 грн. (4800 грн.
х 1,176471), а сумма НДФЛ, удерживаемая с такого дохода, — 847,06 грн. (5647,06 грн. х 15 % : 100 %).В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 3
Порядок отражения в учете расходов на обучение лица, не являющегося работником предприятия
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Сумма, | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | Перечислена учебному заведению плата за обучение физического лица — неработника | 4800 | 377 | 311 | — | 4800 |
| 2 | Отнесена на расходы будущих периодов сумма платы за обучение | 4800 | 39 | 685 | — | — |
| 3 | Удержан НДФЛ с дохода неработника | 847,06 | 685 | 641/НДФЛ | — | — |
| 4 | Перечислен НДФЛ в бюджет | 847,06 | 641/НДФЛ | 311 | — | — |
| 5 | Отражена в составе расходов отчетного периода сумма НДФЛ | 847,06 | 949 | 685 | — | — |
| 6 | Отражен зачет задолженностей | 4800 | 685 | 377 | — | — |
| 7 | Отнесена на расходы отчетного периода стоимость обучения за первый месяц учебы, т. е. за сентябрь (4800 грн.: 5 месяцев) | 960* | 949 | 39 | — | — |
| * Такая же бухгалтерская запись выполняется в каждом следующем месяце оплаченного учебного семестра. | ||||||
| 8 | Отнесены на финансовый результат: | |||||
| — сумма начисленного НДФЛ | 847,06 | 791 | 949 | — | — | |
| — стоимость обучения за первый месяц учебы | 960* | 791 | 949 | — | — | |
| * Такая же бухгалтерская запись выполняется в каждом следующем месяце оплаченного учебного семестра. | ||||||
Таков налогово-бухгалтерский порядок учета сумм, уплаченных предприятием за обучение работников и лиц, не состоящих с ним в трудовых отношениях. Желаем, чтобы потраченные средства окупились для вашего предприятия в максимально короткие сроки, ведь вложение капитала в образование — это инвестиции в будущее!
