Корпоративная платежная карточка: получаем, используем, учитываем
Все большее число предприятий отдают предпочтение использованию в своей хозяйственной деятельности корпоративных платежных карточек. Преимущества такого использования очевидны. Например, с помощью корпоративной карточки работник может приобретать товары (услуги) для нужд предприятия во многих пунктах торговли и предоставления услуг, что дает возможность не держать при себе постоянно крупные суммы наличности, а также получать наличные на командировочные расходы в банкоматах или банках практически в любом уголке мира, при этом не волнуясь об ограничениях по сумме иностранной валюты, которую можно вывозить из Украины. О правилах получения, хранения, использования платежных карточек и учета связанных с этим операций пойдет речь в данной статье.
Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Общие моменты
Прежде всего укажем, что термин «корпоративная платежная карточка» в настоящее время официально не используется. Вместо него
Положением № 223, пришедшим на смену Положению № 137, введен термин «корпоративное специальное платежное средство», который расшифровывается как специальное платежное средство, дающее возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования. А вместо термина «карточный счет» теперь используется термин «текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств» (см. главу 8 Инструкции № 492).При этом к
специальным платежным средствам Положение № 223 относит платежную карточку, мобильный платежный инструмент, другой платежный инструмент, выполняющий функцию средства идентификации, с помощью которого держатель этого инструмента осуществляет платежные операции по счету плательщика или банка, а также прочие операции, установленные договором.В свою очередь,
платежная карточка — это специальное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которая используется для осуществления платежных операций со счета плательщика или банка, а также других операций, установленных договором. А мобильный платежный инструмент — это специальное платежное средство, реализованное в аппаратно-программной среде мобильного телефона или другого беспроводного приспособления пользователя.Держателем
корпоративного специального платежного средства, в частности платежной карточки, является работник предприятия (доверенное лицо), который на законных основаниях имеет право использовать такую платежную карточку для инициации перевода средств с соответствующего счета в банке или осуществляет другие операции с ее применением (п. 1.4 Положения № 223). Специальное платежное средство является собственностью эмитента (банка — члена платежной системы, осуществляющего эмиссию специальных платежных средств) и может передаваться в собственность или предоставляться в пользование клиенту в соответствии с условиями письменного договора, на основании которого предоставляется и используется такое специальное платежное средство (п. 2.3 Положения № 223).В зависимости от условий, по которым осуществляются платежные операции с использованием специальных платежных средств, могут использоваться дебетовая, дебетово-кредитная и кредитная платежные схемы.
В отношении корпоративной платежной карточки, как правило, действует дебетовая схема, предусматривающая осуществление пользователем платежных операций с использованием специального платежного средства в рамках остатка средств, числящихся на его счете, или за счет средств потребителя по заранее оплаченным специальным платежным средствам, которые числятся на счете эмитента.
Следует учесть, что согласно
п. 3.9 Положения № 223 выдача по специальным платежным средствам наличности через банкоматы в пределах Украины осуществляется в гривнях, а через банкоматы уполномоченных банков-эмитентов — в гривнях или в валюте счета специального платежного средства.
Как получить корпоративную платежную карточку
Для получения корпоративного специального платежного средства, а именно платежной карточки,
субъект хозяйствования должен открыть текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, в банке, который является членом платежной системы, в порядке, предусмотренном Инструкцией № 492 для открытия текущих счетов.Указанный счет открывается
на основании заключенного между банком и клиентом письменного договора, в котором обязательно должны быть зафиксированы условия открытия текущего счета и особенности его использования.Для открытия текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, клиент подает в банк
пакет документов, установленный п. 3.2 Инструкции № 492 для открытия текущего счета, за исключением карточки с образцами подписей. Подавать карточку с образцами подписей в обязательном порядке нужно лишь в случае осуществления расходных операций по такому счету с использованием документов на перевод и специальных платежных средств или когда использования образца подписи требуют правила платежной системы или внутренние положения банка. В других случаях образцом подписи служит подпись клиента, проставленная в договоре, и операции осуществляются при условии предъявления клиентом паспорта или заменяющего его документа.Итак, в пакет документов, подаваемый
для открытия текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, входят:1)
заявление об открытии текущего счета (приложение 1 к Инструкции № 492), подписанное руководителем предприятия или другим уполномоченным на это лицом;2)
копия свидетельства о государственной регистрации предприятия, заверенная органом, выдавшим свидетельство, или нотариально, или подписью уполномоченного работника банка;3)
копия зарегистрированного учредительного документа (устава/учредительного договора/учредительного акта/положения), заверенная органом, осуществившим регистрацию, или нотариально;4)
копия справки о внесении предприятия в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины, заверенная органом, выдавшим справку, или нотариально, или подписью уполномоченного работника банка;5)
копия документа, подтверждающего взятие предприятия на учет в налоговом органе, заверенная этим органом, или нотариально, или подписью уполномоченного работника банка.Предприятия, использующие наемный труд и в соответствии с законодательством Украины являющиеся плательщиками страховых взносов, дополнительно к вышеуказанному перечню подают:
1) копию документа, подтверждающего регистрацию предприятия в органе Пенсионного фонда, заверенную этим органом, или нотариально, или подписью уполномоченного работника банка;
2) копию страхового свидетельства, подтверждающего регистрацию предприятия в Фонде социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины плательщиком страховых взносов, заверенную этим органом, или нотариально, или подписью уполномоченного работника банка.
Если у клиента в банке
уже открыт текущий счет, для осуществления по нему операций с использованием специальных платежных средств достаточно лишь заключения договора, на основании которого предоставляется и используется такое специальное платежное средство.Во время выдачи специального платежного средства банк обязан передать клиенту договор, правила использования такого специального платежного средства и тарифы на обслуживание проводимых с его помощью операций.
Специальное платежное средство должно позволять
идентифицировать его держателя. При этом идентификация может осуществляться по реквизитам такого специального платежного средства, нанесенным на него в графическом и электронном виде. Заранее оплаченное специальное платежное средство может не содержать реквизитов, идентифицирующих его держателя визуально (п. 2.10 Положения № 223).Для идентификации держателя во время осуществления операций с использованием специального платежного средства используется
персональный идентификационный номер (ПИН) — набор цифр или набор букв и цифр, известный только держателю специального платежного средства.После получения корпоративного специального платежного средства (платежной карточки) в банке оно передается в бухгалтерию предприятия и, как правило, хранится вместе с кассовыми документами.
К сожалению, вопрос хранения корпоративных платежных карточек в перерывах между их использованием в нормативных документах не освещен. На наш взгляд, на предприятии следует вести отдельный учет движения таких платежных средств, поскольку их передача подотчетному лицу еще не означает передачу ему самих денежных средств. Для этой цели рекомендуем использовать
Журнал учета платежных карточек. На его основании бухгалтерия сможет достоверно установить, кто из работников в данный момент использует платежную карточку и какая сумма денежных средств находилась на текущем счете в момент ее выдачи. Впрочем, не будет нарушением, если корпоративные платежные карточки будут постоянно находиться у доверенных лиц, что должно быть зафиксировано в Журнале учета платежных карточек.
Для оплаты каких расходов можно использовать средства с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств
В
главе 8 Инструкции № 492 указано, что текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, используется в соответствии с определенными данной Инструкцией режимами текущих счетов с учетом определенных ограничений.Так, средства с данного текущего счета юридического лица и физического лица — предпринимателя
не могут быть использованы с помощью специального платежного средства для получения заработной платы, других выплат социального характера, расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам), осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.Средства с текущего счета в
иностранной валюте юридического лица и физического лица — предпринимателя могут быть использованы с помощью специального платежного средства исключительно для:— получения наличности за пределами Украины для оплаты командировочных расходов;
— осуществления расходов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с расходами на командировки и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями
Кодекса торгового мореплавания Украины от 23.05.95 г. № 176/95-ВР, Воздушного кодекса Украины от 04.05.93 г. № 3167-XII, Конвенции о международной гражданской авиации от 07.12.94 г., Международной конвенции о дорожном движении от 08.11.68 г.К сожалению,
Положение № 223, в отличие от Положения № 137, не конкретизирует направление использования средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, в национальной валюте. Однако, на наш взгляд, держатели корпоративных платежных карточек, как и прежде, могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличность в таких случаях:— получение наличности в гривнях для осуществления расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных действующим законодательством, а также чистого дохода физическими лицами — предпринимателями;
— осуществление расчетов в безналичной форме в гривнях, связанных с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.
Для наглядности условия применения корпоративного специального платежного средства (платежной карточки) приведем в табл. 1 (см. с. 12).
Таблица 1
Условия применения корпоративного специального платежного средства (платежной карточки)
| Цели, на которые можно расходовать средства с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств | В пределах Украины (в национальной валюте) | За границей (в иностранной валюте) | ||
| в безналичной форме | путем получения наличных | в безналичной форме | путем получения наличных | |
| Командировочные расходы | + | + * | + | + |
| Расходы, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью | + | + * | — | — |
| * С учетом 10-тысячного ограничения, установленного Положением № 637 и постановлением № 32. | ||||
| Расходы представительского характера | + | — | + | — |
| Оплата эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины | — | — | + | — |
Какими документами подтверждается расходование средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств
Прежде всего укажем, что документы по операциям с использованием специальных платежных средств и другие документы, используемые в платежных системах для платежных операций с применением специальных платежных средств, могут быть в
бумажной и/или электронной форме (п. 7.1 Положения № 223).В соответствии с
п. 7.3 Положения № 223 при осуществлении операций с использованием специальных платежных средств должны оформляться квитанция платежного терминала, чек банкомата, слип и т. п. в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в количестве экземпляров, необходимом для всех участников операции, и/или документы в электронной форме, предусмотренные правилами платежной системы.Документы в бумажной форме по указанным операциям могут
не оформляться по месту проведения операции, если расчеты за товары (услуги) осуществляются потребителем в небольших суммах на транспорте и в других местах массового обслуживания физических лиц, требующих быстрого обслуживания.Во время проведения операций с использованием специальных платежных средств в системах
электронной торговли (коммерции), интернет-банкинга, мобильного банкинга и других системах дистанционного обслуживания допускается формирование документа в электронной форме при условии доставки его клиенту.Документы по операциям с использованием специальных платежных средств
имеют статус первичного документа и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов (п. 7.4 Положения № 223).При осуществлении операций с использованием
платежных терминалов должны оформляться квитанции платежного терминала.При осуществлении операций с использованием
платежных карточек с применением импринтеров (устройств, предназначенных для перенесения рельефных реквизитов платежной карточки на слип для формирования первичных документов), должен оформляться слип, форма которого определяется платежной системой.Согласно
п. 7.7 Положения № 223 документы по операциям с использованием специальных платежных средств должны включать такие обязательные реквизиты:— идентификатор эквайера и торговца или другие реквизиты, дающие возможность их идентифицировать;
— идентификатор платежного устройства;
— дату и время осуществления операции;
— сумму и валюту операции;
— реквизиты специального платежного средства, которые допускаются правилами безопасности платежной системы;
— вид операции;
— код авторизации или другой код, идентифицирующий операцию в платежной системе.
Правила платежных систем и/или внутрибанковские правила могут предусматривать также другие дополнительные реквизиты документов по операциям с использованием специальных платежных средств.
Банк обязан в порядке и строки, установленные договором, предоставлять субъекту хозяйствования выписки о движении средств на его счетах по операциям, осуществленным пользователями специальных платежных средств. Такая выписка может предоставляться в банке, направляться по почте, электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п.
Предоставляется ли Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, в случае использования платежной карточки
При осуществлении операций с использованием корпоративной платежной карточки обязательно должен составляться
Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом № 440. Связано это с тем, что средства, израсходованные с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, являются не чем иным, как средствами выданными под отчет держателю карточки .К Отчету прилагаются:
— расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт продажи товаров, предоставления услуг;
— документы, подтверждающие снятие наличных или факт безналичного расчета с помощью платежной карточки (квитанция платежного терминала, чек банкомата, слип). По правилу, установленному
п.п. 9.10.2 Закона № 889, Отчет предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства под отчет.А если с помощью платежной карточки в командировке осуществлялись
безналичные расчеты, то согласно п.п. 9.10.4 Закона № 889 Отчет предоставляется в течение 10 банковских дней (а при наличии уважительных причин — 20 банковских дней).При этом в Отчете в строке «Получено» подотчетное лицо указывает фактическую сумму снятых им средств (наличными через банкомат или путем использования платежной карточки для расчетов). Заполнение данной строки необходимо для расчета остатка неиспользованных подотчетных сумм или, наоборот, определения суммы перерасхода.
Каков порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с использованием корпоративных специальных платежных средств
Бухгалтерский учет.
Как правило, дата снятия наличных (проведения безналичных расчетов) с использованием корпоративной платежной карточки совпадает с датой списания средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, согласно выписке банка.Вместе с тем особенностью платежных систем (организации платежей с помощью специальных платежных средств) является то, что дата фактического списания средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью платежной карточки. В момент операции происходит
блокировка соответствующей суммы на указанном текущем счете, а уже затем — ее списание. Причем, в зависимости от правил платежной системы, этот период может составлять от одного до нескольких дней. Для учета заблокированной суммы может быть открыт специальный дополнительный субсчет к субсчету 313. На нем средства будут учитываться до момента фактического списания.
Налог на прибыль.
В п.п. 11.2.2 Закона о налоге на прибыль указано, что если предприятие приобретает товары (работы, услуги) с использованием кредитных, дебетовых карточек или коммерческих чеков, датой увеличения валовых расходов считается дата оформления соответствующего счета (товарного чека). И смелый налогоплательщик неверно будет ориентироваться только на эту дату.С другой стороны, в рассматриваемой ситуации говорить о праве предприятия на валовые расходы можно исключительно
после предоставления работником Отчета и утверждения его руководителем. Ведь одним из условий отнесения подотчетных затрат на валовые расходы является наличие соответствующих подтверждающих документов. А такие документы могут появиться только после завершения операции (при предоставлении подотчетным лицом Отчета вместе с указанными документами). До момента получения Отчета и документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг), нельзя утверждать, что предприятие понесло какие-либо расходы, поэтому основания для увеличения валовых расходов отсутствуют. Этой позиции будут придерживаться те, кто не ищет конфликтов с проверяющими.НДС.
По правилу, установленному п.п. 7.5.1 Закона об НДС, датой возникновения права на налоговый кредит считается дата осуществления первого из событий:— или дата списания средств с банковского счета налогоплательщика в оплату товаров (работ, услуг),
дата выписки соответствующего счета (товарного чека) — в случае расчетов с использованием кредитных, дебетовых карточек или коммерческих чеков,— или дата получения налоговой накладной, удостоверяющей факт приобретения налогоплательщиком товаров (работ, услуг).
В данном случае, т. е. при приобретении подотчетным лицом товаров (услуг), датой возникновения у предприятия права на налоговый кредит будет
дата получения налоговой накладной, выписанной в адрес предприятия-покупателя, или другого заменяющего ее документа, но не ранее даты утверждения Отчета.Рассмотрим порядок отражения операций с использованием корпоративных платежных карточек в бухгалтерском и налоговом учете на условном примере.
Пример 1.
Работник отдела сбыта направлен в командировку из Харькова в Киев для проведения переговоров. Срок командировки — с 7 по 10 сентября 2010 года. Аванс в сумме 1800 грн. перечислен на корпоративную платежную карточку 6 сентября 2010 года. По возвращении из командировки 13 сентября 2010 года работник предоставил Отчет и следующие первичные документы:—
документы, подтверждающие участие в переговорах;—
командировочное удостоверение с отметками отправляющей и принимающей сторон: «Выбыл из г. Харькова 07.09.2010 г.», «Прибыл в г. Киев 08.09.2010 г.», «Выбыл из г. Киева 09.09.2010 г.», «Прибыл в г. Харьков 10.09.2010 г.»;—
железнодорожные билеты из Харькова в Киев и обратно на сумму 247,20 грн., в том числе НДС — 39,20 грн.;—
счет из гостиницы за проживание (без питания) и квитанция платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг с помощью корпоративной платежной карточки на сумму 1200 грн., в том числе НДС — 200 грн. (в счете указан налоговый номер плательщика НДС);—
чек банкомата о получении наличных в сумме 500 грн.В бухгалтерском и налоговом учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 2
Порядок отражения операций с использованием корпоративной платежной карточки (снятие наличных для оплаты командировочных расходов)
| № п/п | Дата | Содержание хозяйственной операции | Сумма, грн. | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 06.09.2010 | Перечислены денежные средства на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств | 1800 | 313 | 311 | — | — * |
| * Валовые расходы не возникают. | |||||||
| 2 | 06.09.2010 | Выдана работнику корпоративная платежная карточка | В аналитическом учете производится запись о выдаче платежной карточки работнику, а также о сумме средств, доступной для использования по этой карточке | ||||
| 3 | 13.09.2010 | Включены в расходы на сбыт командировочные расходы на основании утвержденного Отчета | 1328 | 93 | 372 | — | 1328 |
| 4 | 13.10.2010 | Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости командировочных расходов | 239,20 | 641/НДС | 372 | — | — |
| 5 | 13.10.2010 | Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств (247,20 грн. + 1200 грн. + 120 грн. - 1200 грн. - 500,00 грн.) | 132,80 | 301 | 372 | — | — |
| 6 | 13.09.2010 | Сдана в банк сумма, возвращенная работником | 132,80 | 311 | 301 | — | — |
| На основании выписки, полученной 01.10.2010 г., отражены операции по текущему счету, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, за сентябрь 2010 года: | |||||||
| 7 | 07.09.2010 | Отражено списание суммы, полученной работником наличными в банкомате | 500 | 372 | 313 | — | — |
| 8 | 07.09.2010 | Отражено списание комиссии банка — 1 %* | 5 | 92 | 313 | — | 5 |
| * Размер процентов условный. | |||||||
| 9 | 09.09.2010 | Отражено списание денежных средств со счета в оплату гостиничных услуг посредством корпоративной платежной карточки | 1200 | 372 | 313 | — | — |
Пример 2.
Предприятие выдало работнику корпоративную карточку, перечислив на нее 6 сентября 2010 года 600 грн., для приобретения рабочего инструмента. Работник 7 сентября 2010 года приобрел в торговой точке необходимые ТМЦ на сумму 480 грн. (без НДС — 400 грн.; НДС 20 % — 80 грн.).В бухгалтерию предприятия 8 сентября 2010 года предоставлен утвержденный руководителем Отчет, к которому приложены подтверждающие документы:
— чек РРО;
— квитанция платежного терминала.
В бухгалтерском и налоговом учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 3
Порядок отражения операций по приобретению товаров (работ, услуг)
с использованием корпоративной платежной карточки
| № п/п | Дата | Содержание хозяйственной операции | Сумма, грн. | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 06.09.2010 | Перечислены денежные средства на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств | 600 | 313 | 311 | — | — * |
| * Валовые расходы не возникают. | |||||||
| 2 | 06.09.2010 | Выдана работнику корпоративная платежная карточка | В аналитическом учете производится запись о выдаче платежной карточки работнику, а также о сумме средств, доступной для использования по этой карточке | ||||
| 3 | 07.09.2010 | Оплачен инструмент посредством корпоративной платежной карточки (средства блокированы) | 480 | 3131 | 313 | — | — * |
| * Валовые расходы не возникают. | |||||||
| 4 | 08.09.2010 | Оприходован инструмент, приобретенный подотчетным лицом, на основании утвержденного Отчета | 400 | 22 | 372 | — | 400* |
| * Стоимость поступившего инструмента участвует в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. | |||||||
| 5 | 08.09.2010 | Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости приобретенного инструмента | 80 | 641/НДС | 372 | — | — |
| 6 | 08.09.2010 | Отражено списание денежных средств со счета в оплату инструмента посредством корпоративной платежной карточки, на основании выписки | 480 | 372 | 3131 | — | — |
Таков порядок учета операций, осуществляемых с использованием корпоративной платежной карточки. Как видите, он совсем несложен, а сам способ расчетов карточкой очень удобен. Желаем вам успехов в работе и только хороших новостей!
