Корпоративна платіжна картка: отримуємо, використовуємо, обліковуємо

Корпоративна платіжна картка: отримуємо, використовуємо, обліковуємо

 

Усе більше підприємств використовують у своїй господарській діяльності корпоративні платіжні картки. Переваги такого використання очевидні. Наприклад, за допомогою корпоративної картки працівник може придбавати товари (послуги) для потреб підприємства в багатьох пунктах торгівлі та надання послуг, що дає можливість не тримати при собі постійно великі суми готівки, а також одержувати готівку на витрати на відрядження в банкоматах або банках практично в будь-якому куточку світу, при цьому не хвилюючись про обмеження щодо суми іноземної валюти, яку можна вивозити з України. Про правила отримання, зберігання, використання платіжних карток і обліку пов’язаних з цим операцій ітиметься в цій статті.

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Загальні моменти

Насамперед зауважимо, що термін «корпоративна платіжна картка» сьогодні офіційно не використовується. Замість нього

Положенням № 223, що прийшло на зміну Положенню № 137, уведено термін «корпоративний спеціальний платіжний засіб», який розшифровується як спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання. А замість терміна «картковий рахунок» тепер використовується термін «поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів» (див. гл. 8 Інструкції № 492).

При цьому до

спеціальних платіжних засобів Положення № 223 відносить платіжну картку, мобільний платіжний інструмент, інший платіжний інструмент, що виконує функцію засобу ідентифікації, за допомогою якого держатель цього інструменту здійснює платіжні операції по рахунку платника або банку, а також інші операції, встановлені договором.

У свою чергу,

платіжна картка — це спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для здійснення платіжних операцій з рахунка платника або банку, а також інших операцій, установлених договором. А мобільний платіжний інструмент — це спеціальний платіжний засіб, реалізований в апаратно-програмному середовищі мобільного телефону або іншого бездротового пристрою користувача.

Держателем

корпоративного спеціального платіжного засобу, зокрема платіжної картки, є працівник підприємства (довірена особа), який на законних підставах має право використовувати таку платіжну картку для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунка в банку або здійснює інші операції з її застосуванням (п. 1.4 Положення № 223). Спеціальний платіжний засіб є власністю емітента (банку — члена платіжної системи, що здійснює емісію спеціальних платіжних засобів) і може передаватися у власність або надаватися в користування клієнту відповідно до умов письмового договору, на підставі якого надається та використовується такий спеціальний платіжний засіб (п. 2.3 Положення № 223).

Залежно від умов, за якими здійснюються платіжні операції з використанням спеціальних платіжних засобів, можуть використовуватися дебетова, дебетово-кредитова та кредитова платіжні схеми.

Відносно корпоративної платіжної картки, як правило, діє дебетова схема, що передбачає здійснення користувачем платіжних операцій з використанням спеціального платіжного засобу в межах залишку коштів, які значаться на його рахунку, або за рахунок коштів споживача за наперед оплаченими спеціальними платіжними засобами, що значаться на рахунку емітента.

Слід мати на увазі, що згідно з

п. 3.9 Положення № 223 видача за спеціальними платіжними засобами готівки через банкомати в межах України здійснюється в гривнях, а через банкомати уповноважених банків-емітентів — у гривнях або у валюті рахунку спеціального платіжного засобу.

 

Як отримати корпоративну платіжну картку

Для отримання корпоративного спеціального платіжного засобу, а саме платіжної картки, суб’єкт господарювання повинен

відкрити поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, у банку, який є членом платіжної системи, у порядку, передбаченому Інструкцією № 492 для відкриття поточних рахунків.

Зазначений рахунок відкривається

на підставі укладеного між банком та клієнтом письмового договору, в якому обов’язково має бути зафіксовано умови відкриття поточного рахунка та особливості його використання.

Для відкриття поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, клієнт подає до банку

пакет документів, установлений п. 3.2 Інструкції № 492 для відкриття поточного рахунка, за винятком картки зі зразками підписів. Подавати картку зі зразками підписів в обов’язковому порядку потрібно лише в разі здійснення видаткових операцій за таким рахунком з використанням документів на переказ та спеціальних платіжних засобів або коли використання зразка підпису потребують правила платіжної системи чи внутрішні положення банку. В інших випадках зразком підпису служить підпис клієнта, проставлений у договорі, і операції здійснюються за умови пред’явлення клієнтом паспорта або документа, що його заміняє.

Отже, до пакета документів, що подається

для відкриття поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, входять:

1)

заява про відкриття поточного рахунка (додаток 1 до Інструкції № 492), підписана керівником підприємства або іншою уповноваженою на це особою;

2)

копія свідоцтва про державну реєстрацію підприємства, засвідчена органом, що видав свідоцтво, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

3)

копія зареєстрованого установчого документа (статуту / засновницького договору / установчого акта / положення), засвідчена органом, який здійснив реєстрацію, або нотаріально;

4)

копія довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчена органом, який видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

5)

копія документа, що підтверджує взяття підприємства на облік в податковому органі, засвідчена цим органом або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку.

Підприємства, що використовують найману працю та відповідно до законодавства України є платниками страхових внесків, додатково до зазначеного переліку подають:

1) копію документа, що підтверджує реєстрацію підприємства в органі Пенсійного фонду, засвідчену цим органом або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

2) копію страхового свідоцтва, яке підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України платником страхових внесків, засвідчену цим органом або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку.

Якщо у клієнта в банку

вже відкрито поточний рахунок, для здійснення за ним операцій з використанням спеціальних платіжних засобів достатньо лише укладення договору, на підставі якого надається та використовується такий спеціальний платіжний засіб.

Під час видачі спеціального платіжного засобу банк зобов’язаний передати клієнту договір, правила використання такого спеціального платіжного засобу та тарифи на обслуговування операцій, що проводяться за його допомогою.

Спеціальний платіжний засіб має дозволяти

ідентифікувати його держателя. При цьому ідентифікація може здійснюватися за реквізитами такого спеціального платіжного засобу, нанесеними на нього у графічному та електронному вигляді. Наперед оплачений спеціальний платіжний засіб може не містити реквізитів, які ідентифікують його держателя візуально (п. 2.10 Положення № 223).

Для ідентифікації держателя під час здійснення операцій з використанням спеціального платіжного засобу використовується персональний

ідентифікаційний номер (ПІН) — набір цифр або набір літер і цифр, відомий тільки держателю спеціального платіжного засобу.

Після отримання корпоративного спеціального платіжного засобу (платіжної картки) у банку він передається до бухгалтерії підприємства та, як правило, зберігається разом із касовими документами.

На жаль, питання зберігання корпоративних платіжних карток у перервах між їх використанням у нормативних документах не висвітлено. На наш погляд, на підприємстві слід вести окремий облік руху таких платіжних засобів, оскільки їх передача підзвітній особі ще не означає передачу йому власне грошових коштів. Для цієї мети рекомендуємо використовувати

Журнал обліку платіжних карток. На його підставі бухгалтерія зможе достовірно встановити, хто з працівників наразі використовує платіжну картку та яка сума грошових коштів знаходилася на поточному рахунку в момент її видачі. Утім, не буде порушенням, якщо корпоративні платіжні картки постійно знаходитимуться в довірених осіб, що має бути зафіксовано в Журналі обліку платіжних карток.

 

Для оплати яких витрат можна використовувати кошти з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів

У

гл. 8 Інструкції № 492 зазначено, що поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, використовується відповідно до визначених цією Інструкцією режимів поточних рахунків з урахуванням певних обмежень.

Так, кошти з цього поточного рахунка юридичної особи та фізичної особи — підприємця

не може бути використано за допомогою спеціального платіжного засобу для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Кошти з поточного рахунка в

іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи — підприємця може бути використано за допомогою спеціального платіжного засобу винятково для:

— отримання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;

— здійснення витрат в безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов

Кодексу торговельного мореплавства України від 23.05.95 р. № 176/95-ВР, Повітряного кодексу України від 04.05.93 р. № 3167-XII, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію від 07.12.94 р., Міжнародної конвенції про дорожній рух від 08.11.68 р.

На жаль,

Положення № 223, на відміну від Положення № 137, не конкретизує напрям використання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, у національній валюті. Однак, на наш погляд, держателі корпоративних платіжних карток, як і раніше, можуть здійснювати операції з безготівкової оплати товарів (послуг) та отримувати готівку в таких випадках:

— отримання готівки у гривнях для здійснення розрахунків, пов’язаних з виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України, з урахуванням обмежень, установлених чинним законодавством, а також чистого доходу фізичними особами — підприємцями;

— здійснення розрахунків у безготівковій формі у гривнях, пов’язаних зі статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України.

Для наочності умови застосування корпоративного спеціального платіжного засобу (платіжної картки) наведемо в табл. 1 (див. с. 12).

 

Таблиця 1

Умови застосування корпоративного спеціального
платіжного засобу (платіжної картки)

Цілі, на які можна витрачати кошти з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів	У межах України (у національній валюті)		За кордоном (в іноземній валюті)
	у безготівковій формі	шляхом отримання готівки	у безготівковій формі	шляхом отримання готівки
Витрати на відрядження	+	+ *	+	+
Витрати, пов’язані зі статутною та господарською діяльністю	+	+ *	—	—
* З урахуванням 10-тисячного обмеження, установленого Положенням № 637 та постановою № 32.
Витрати представницького характеру	+	—	+	—
Оплата експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України	—	—	+	—

　

Якими документами підтверджується витрачання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів

Насамперед зауважимо, що документи за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів та інші документи, які використовуються в платіжних системах для платіжних операцій із застосуванням спеціальних платіжних засобів, можуть бути в

паперовій та/або електронній формі (п. 7.1 Положення № 223).

Відповідно до

п. 7.3 Положення № 223 при здійсненні операцій з використанням спеціальних платіжних засобів повинні оформлятися квитанція платіжного термінала, чек банкомата, сліп тощо в паперовій формі, які складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в кількості примірників, необхідній для всіх учасників операції, та/або документи в електронній формі, передбачені правилами платіжної системи.

Документи в паперовій формі за зазначеними операціями можуть

не оформлятися за місцем проведення операції, якщо розрахунки за товари (послуги) здійснюються споживачем у невеликих сумах на транспорті та в інших місцях масового обслуговування фізичних осіб, які вимагають швидкого обслуговування.

Під час проведення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів у системах

електронної торгівлі (комерції), інтернет-банкінгу, мобільного банкінгу та інших системах дистанційного обслуговування допускається формування документа в електронній формі за умови доставки його клієнту.

Документи за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів

мають статус первинного документа та можуть бути використані під час врегулювання спірних питань (п. 7.4 Положення № 223).

При здійсненні операцій з використанням

платіжних терміналів повинні оформлятися квитанції платіжного термінала.

При здійсненні операцій з використанням

платіжних карток із застосуванням імпринтерів (пристроїв, призначених для перенесення рельєфних реквізитів платіжної картки на сліп для формування первинних документів), має оформлятися сліп, форма якого визначається платіжною системою.

Згідно з

п. 7.7 Положення № 223 документи за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів повинні включати такі обов’язкові реквізити:

— ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають можливість їх ідентифікувати;

— ідентифікатор платіжного пристрою;

— дату та час здійснення операції;

— суму та валюту операції;

— реквізити спеціального платіжного засобу, які допускаються правилами безпеки платіжної системи;

— вид операції;

— код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

Правила платіжних систем та/або внутрішньобанківські правила можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів.

Банк зобов’язаний в порядку та строки, установлені договором, надавати суб’єкту господарювання виписки про рух коштів на його рахунках за операціями, здійсненими користувачами спеціальних платіжних засобів. Така виписка може надаватися в банку, надсилатися поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо.

 

Чи подається Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, у разі використання платіжної картки

При здійсненні операцій з використанням корпоративної платіжної картки обов’язково має складатися

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), за формою, затвердженою наказом № 440. Це пов’язане з тим, що кошти, витрачені з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, є коштами, виданими під звіт держателю картки.

До Звіту додаються:

— розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу товарів, надання послуг;

— документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки (квитанція платіжного термінала, чек банкомата, сліп).

За правилом, установленим

п.п. 9.10.2 Закону № 889, Звіт подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому підзвітна особа завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка надала кошти під звіт.

А якщо за допомогою платіжної картки у відрядженні здійснювалися

безготівкові розрахунки, то згідно з п.п. 9.10.4 Закону № 889 Звіт подається протягом 10 банківських днів (а за наявності поважних причин — 20 банківських днів).

При цьому у Звіті в рядку «Отримано» підзвітна особа вказує фактичну суму знятих нею коштів (готівкою через банкомат або шляхом використання платіжної картки для розрахунків). Заповнення цього рядка необхідне для розрахунку залишку невикористаних підзвітних сум або навпаки — визначення суми перевитрати.

 

Який порядок відображення в бухгалтерському та податковому обліку операцій з використанням корпоративних спеціальних платіжних засобів

Бухгалтерський облік.

Як правило, дата зняття готівки (проведення безготівкових розрахунків) із використанням корпоративної платіжної картки збігається з датою списання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, згідно з випискою банку.

Водночас особливістю платіжних систем (організації платежів за допомогою спеціальних платіжних засобів) є те, що дата фактичного списання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, не завжди збігається з датою здійснення операції за допомогою платіжної картки. У момент операції відбувається

блокування відповідної суми на зазначеному поточному рахунку, а вже потім — її списання. Причому, залежно від правил платіжної системи, цей період може становити від одного до декількох днів. Для обліку заблокованої суми може бути відкрито спеціальний субрахунок до рахунка 313. На ньому кошти обліковуватимуться до моменту фактичного списання.

Податок на прибуток.

У п.п. 11.2.2 Закону про податок на прибуток зазначено: якщо підприємство придбаває товари (роботи, послуги) з використанням кредитних, дебетових карток або комерційних чеків, датою збільшення валових витрат вважається дата оформлення відповідного рахунка (товарного чека). І сміливий платник напевно буде орієнтуватися саме на цю дату.

З іншого боку, у ситуації, що розглядається, говорити про право підприємства на валові витрати можна виключно

після подання працівником Звіту та затвердження його керівником. Адже однією з умов віднесення підзвітних витрат до валових витрат є наявність відповідних підтверджуючих документів. А такі документи можуть з’явитися тільки після завершення операції (при поданні підзвітною особою Звіту разом із зазначеними документами). До моменту отримання Звіту та документів, що підтверджують факт придбання товарів (робіт, послуг), не можна стверджувати, що підприємство понесло будь-які витрати, тому підстави для збільшення валових витрат відсутні. Цієї позиції будуть притримуватися ті, хто не шукає конфліктів з перевіряючими.

ПДВ.

За правилом, установленим п.п. 7.5.1 Закону про ПДВ, датою виникнення права на податковий кредит вважається дата першої з подій:

— або дата списання коштів з банківського рахунка платника податків в оплату товарів (робіт, послуг),

дата виписування відповідного рахунка (товарного чека) — у разі розрахунків з використанням кредитних дебетових карток або комерційних чеків;

— або дата отримання податкової накладної, яка засвідчує факт придбання платником податків товарів (робіт, послуг).

У цьому випадку, тобто при придбанні підзвітною особою товарів (послуг), датою виникнення в підприємства права на податковий кредит буде

дата отримання податкової накладної, виписаної на адресу підприємства-покупця, або іншого документа, що її заміняє, але не раніше дати затвердження Звіту.

Розглянемо порядок відображення операцій з використанням корпоративних платіжних карток у бухгалтерському та податковому обліку на умовному прикладі.

Приклад 1.

Працівника відділу збуту направлено у відрядження із Харкова до Києва для проведення переговорів. Строк відрядження — з 7 по 10 вересня 2010 року. Аванс у сумі 1800 грн. перераховано на корпоративну платіжну картку 6 вересня 2010 року. Після повернення з відрядження 13 вересня 2010 року працівник подав Звіт і такі первинні документи:

—

документи, що підтверджують участь у переговорах;

—

посвідчення про відрядження з відмітками сторони, що відправляє, та сторони, що приймає: «Вибув із м. Харкова 07.09.2010 р.», «Прибув до м. Києва 08.09.2010 р.», «Вибув із м. Києва 09.09.2010 р.», «Прибув до м. Харкова 10.09.2010 р.»;

—

залізничні квитки з Харкова до Києва і назад на суму 247,20 грн., у тому числі ПДВ — 39,20 грн.;

—

рахунок із готелю за проживання (без харчування) та квитанцію платіжного термінала про безготівкову оплату готельних послуг за допомогою корпоративної платіжної картки на суму 1200 грн., у тому числі ПДВ — 200 грн. (у рахунку зазначено податковий номер платника ПДВ);

—

чек банкомата про отримання готівки в сумі 500 грн.

У бухгалтерському та податковому обліку ці операції відображаються такими записами:

 

Таблиця 2

Порядок відображення операцій з використанням корпоративної платіжної картки (зняття готівки для оплати витрат на відрядження)

№ з/п	Дата	Зміст господарської операції	Сума,грн.	Бухгалтерський облік		Податковий облік
				Дт	Кт	ВД	ВВ
1	2	3	4	5	6	7	8
1	06.09.2010	Перераховано грошові кошти на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів	1800	313	311	—	— *
* Валові витрати не виникають.
2	06.09.2010	Видано працівнику корпоративну платіжну картку	В аналітичному обліку здійснюється запис про видачу платіжної картки працівнику, а також про суму коштів, доступну для використання за цією карткою
3	13.09.2010	Уключено до витрат на збут витрати на відрядження на підставі затвердженого Звіту	1328	93	372	—	1328
4	13.10.2010	Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості витрат на відрядження	239,20	641/ПДВ	372	—	—
5	13.10.2010	Повернено до каси залишок невикористаних грошових коштів (247,20 грн. + 200 грн. + 120 грн. - 1200 грн. -  500,00 грн.)	132,80	301	372	—	—
6	13.09.2010	Здано до банку суму, повернену працівником	132,80	311	301	—	—
На підставі виписки, отриманої 01.10.2010 р., відображено операції за поточним рахунком, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, за вересень 2010 року:
7	07.09.2010	Відображено списання суми, одержаної працівником готівкою в банкоматі	500	372	313	—	—
8	07.09.2010	Відображено списання комісії банку — 1 %*	5	92	313	—	5
* Розмір відсотків умовний.
9	09.09.2010	Відображено списання грошових коштів з рахунка в оплату готельних послуг за допомогою корпоративної платіжної картки	1200	372	313	—	—

　

Приклад 2.

Підприємство видало працівнику корпоративну картку, перерахувавши на неї 6 вересня 2010 року 600 грн., для придбання робочого інструменту. Працівник 7 вересня 2010 року придбав у торговельній точці необхідні ТМЦ на суму 480 грн. (без ПДВ — 400 грн.; ПДВ 20 % — 80 грн.).

До бухгалтерії підприємства 8 вересня 2010 року подано затверджений керівником Звіт, до якого додано підтверджуючі документи:

— чек РРО;

— квитанція платіжного термінала.

У бухгалтерському та податковому обліку ці операції відображаються такими записами:

 

Таблиця 3

Порядок відображення операцій з придбання товарів (робіт, послуг) з використанням корпоративної платіжної картки

№ з/п	Дата	Зміст господарської операції	Сума,грн.	Бухгалтерський облік		Податковий облік
				Дт	Кт	ВД	ВВ
1	2	3	4	5	6	7	8
1	06.09.2010	Перераховано грошові кошти на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів	600	313	311	—	— *
* Валові витрати не виникають.
2	06.09.2010	Видано працівнику корпоративну платіжну картку	В аналітичному обліку здійснюється запис про видачу платіжної картки працівнику, а також про суму коштів, доступну для використання за цією карткою
3	07.09.2010	Оплачено інструмент за допомогою корпоративної платіжної картки (кошти блоковано)	480	3131	313	—	— *
* Валові витрати не виникають.
4	08.09.2010	Оприбутковано інструмент, придбаний підзвітною особою, на підставі затвердженого Звіту	400	22	372	—	400*
* Вартість інструменту, що надійшов, бере участь у перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток.
5	08.09.2010	Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості придбаного інструменту	80	641/ПДВ	372	—	—
6	08.09.2010	Відображено списання грошових коштів з рахунка в оплату інструменту за допомогою корпоративної платіжної картки, на підставі виписки	480	372	3131	—	—

　

Такий порядок обліку операцій, що здійснюються з використанням корпоративної платіжної картки. Як бачите, він зовсім не складний, а сам спосіб розрахунків карткою дуже зручний. Бажаємо вам успіхів у роботі та лише добрих новин!