С БПК — в загранкомандировку
Сегодня отправить работника в командировку с пластиковым кошельком является уже вполне обычным делом. Ведь это не только помогает решить многие вопросы, но и оказывается удобным как для работника, так и для самого предприятия (последнее, например, может в таком случае командировать работника за границу, даже не имея при этом валютного счета). Об учете таких операций, а также о том, что следует помнить при командировках с БПК, сейчас и поговорим.
Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Возможность использования БПК в командировке прямо
предусмотрена абзацем пятым вводного раздела «Общие положения» командировочной Инструкции № 59 и п. 4 постановления № 663. Так, согласно этим документам аванс командируемому работнику может выдаваться наличностью или путем перечисления в безналичной форме на соответствующий текущий (карточный) счет для использования с помощью платежных карточек (заметим также: после постановления № 223 карточные счета получили название — «текущие счета, операции по которым могут осуществляться с использованием специальных платежных средств», поэтому далее будем использовать термин «карточный счет», подразумевая под ним такой текущий счет).Таким образом, для того, чтобы обеспечить командируемого работника средствами, достаточно зачислить деньги на корпоративную платежную карточку, которая даст возможность ее держателю (командированному работнику) осуществлять операции по карточному счету юридического или физического лица — предпринимателя. При этом карточные счета могут открываться в гривне, инвалюте или нескольких валютах. В случае, когда картсчет ведется
в гривнях (гривневая БПК), предприятие перечисляет на платежную карточку средства в гривнях, в то время как в стране командировки работник будет рассчитываться уже в местной валюте. Схема расчетов в иностранной валюте с гривневого картсчета в таком случае выглядит так:— банк возмещает международной платежной системе валюту, в которой производился расчет по картсчету;
— предприятие рассчитывается с банком гривнями за валюту, израсходованную работником в загранкомандировке.
При этом обеспечивая работника гривневой БПК, расчеты по которой будут осуществляться
в валюте, требования п. 1.2 р. II Инструкции № 59 о выдаче работнику аванса в инвалюте также соблюдаются.Правда, пользуясь БПК в загранкомандировке, нужно учитывать, что с нее можно оплачивать не любые расходы. Здесь существуют свои ограничения, которые рассмотрим ниже.
Какие операции можно осуществлять с БПК в загранкомандировке?
Для ответа на этот вопрос обратимся к
главе 8 Инструкции № 492 (изложенной после постановления № 223 в новой редакции), где оговариваются особенности открытия и использования карточных счетов.Так, согласно обновленному
п. 8.3 Инструкции № 492 средства БПК могут расходоваться исключительно в следующих случаях для:(а) получения
наличности за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;(б) осуществления расчетов
в безналичной форме за пределами Украины, связанных с:— расходами на командировки;
— расходами представительского характера;
— оплатой эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.
В то же время
БПК нельзя использовать для:— выплаты заработной платы, других выплат социального характера;
— проведения расчетов по ВЭД-договорам (контрактам) (т. е. использовать платежную карточку для приобретения за границей товаров, работ, услуг у нерезидентов запрещается) (подробнее об этом см. также статью «Командировка за границу и покупка ТМЦ для предприятия» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 72);
— осуществления иностранных инвестиций в Украину и за границу.
И еще один «командировочный» момент, связанный с использованием БПК. Как известно, суточные — это расходы на питание и финансирование личных потребностей физического лица, которые, в свою очередь, могут быть самыми различными (включая покупку сигарет, сувениров и т. п.). Поэтому во избежание недоразумений лучше, чтобы работник сумму суточных сперва снимал наличными через банкомат, а потом уже тратил их на свое усмотрение. Иначе в случае оплаты таких расходов с помощью БПК, к примеру, безналичным способом направление использования средств будет зафиксировано в квитанции платежного терминала, и такие затраты могут быть расценены как «некомандировочные», и стало быть, являться для работника дополнительным благом, полученным от работодателя. В крайнем случае с корпоративной карточки можно оплачивать те расходы, которые соответствуют понятию «суточные» (скажем, расходы на питание).
Авансовый отчет
Как и при обычных командировках, при загранкомандировке с БПК возвратившийся работник должен
отчитаться о потраченных средствах, предоставив Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (так называемый авансовый отчет, форма которого утверждена приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440). При этом в авансовом отчете в качестве «выданной» отражается только использованная (списанная с картсчета) сумма денежных средств, а не вся сумма, перечисленная на БПК для загранкомандировки.Согласно
п.п. 9.10.4 Закона № 889 сроки подачи авансового отчета по командировке с БПК зависят от порядка ее использования. Так, авансовый отчет нужно подать:—
до окончания 3 банковского дня после завершения командировки — если подотчетное лицо во время командировки с БПК получало наличность (п.п. «а»);—
не позднее 10 дней — если при использовании БПК в командировке расчеты проводились в безналичной форме . При наличии уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней — до выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами (п.п. «б»).В ситуации, когда в загранкомандировке с помощью БПК работник осуществлял как наличные, так и безналичные расчеты, полагаем, все же безопаснее ориентироваться на первый из сроков и подавать авансовый отчет в течение 3 банковских дней.
К авансовому отчету командированный работник также прилагает
документы, подтверждающие расходы, оплаченные с помощью платежной карточки (т. е. помимо счетов гостиниц за проживание, проездных билетов и прочих подтверждающих документов, еще и первичные документы, подтверждающие использование средств с картсчета: чеки банкоматов, слипы, квитанции торговых терминалов, п. 1.15 р. II Инструкции № 59, п. 2.12 Положения № 637). При этом остаток неиспользованной наличности, полученный с БПК, работник возвращает в кассу предприятия (об этом см. также вопрос на с. 28).
Бухгалтерский учет
Загранкомандировкам сопутствуют свои валютные особенности. Поэтому отражать такие операции в учете нужно с учетом требований «валютного»
П(С)БУ 21.Как правило, первым событием при загранкомандировках с БПК является осуществление
расчетов с помощью платежных карточек (т. е. получение аванса по БПК и его расходование командированным работником). Напомним, что согласно п. 6 П(С)БУ 21 в случае осуществления авансовых платежей в иностранной валюте стоимость полученных активов (работ, услуг) определяется по сумме авансового платежа с применением валютного курса НБУ на дату уплаты аванса (т. е. в этом случае важен курс НБУ на дату совершения платежа). А значит, по возвращении работника из загранкомандировки командировочные расходы по утвержденному авансовому отчету будут отражаться по курсу НБУ на дату проведения расчетов с помощью БПК в загранкомандировке.Если же расходы в командировке уже понесены, но сумма израсходованных средств пока еще не известна (к примеру, еще не получена выписка банка), то расходы в бухучете показывают по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета (
п. 5 П(С)БУ 21) с последующим закрытием расчетов (подробнее об этом см. вопрос на с. 29).
Налоговый учет
Как известно, в подотчетном случае
валовые расходы в налоговом учете отражают на дату утверждения авансового отчета (т. е. после возвращения работника из командировки и предоставления им соответствующих подтверждающих документов). Что касается размера валовых расходов по командировкам за границу, то, к сожалению, «командировочный» случай «валютным» п. 7.3 Закона о налоге на прибыль не прописан. На наш взгляд, в данной ситуации логичнее всего руководствоваться общим правилом формирования валовых расходов, т. е. по аналогии воспользоваться положениями п.п. 7.3.2 Закона о налоге на прибыль и отражать валовые расходы исходя из балансовой стоимости израсходованной валюты (валюты, потраченной с карточного счета). Таким образом, валовые расходы по загранкомандировкам в налоговом учете будут сформированы на дату утверждения авансового отчета в сумме балансовой стоимости потраченной иностранной валюты . Напомним, что балансовая стоимость валюты определяется в соответствии с пп. 7.3.1, 7.3.3 и 7.3.4 Закона о налоге на прибыль (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 51; 2009, № 7).А вот если работника отправили в загранкомандировку с гривневой БПК, то на валовые расходы попадет сумма гривень, потраченная работником согласно выписке банка с гривневого картсчета (конечно, при условии, что понесенные расходы связаны с хозяйственной деятельностью). Ведь по большому счету, такая сумма и будет представлять собой балансовую стоимость купленной с гривневого картсчета валюты, необходимой для проведения командированным работником расчетов за границей.
Загрансуточные
. Отдельно стоит остановиться на налоговом учете заграничных суточных. Здесь на фоне существующего «валютного» п. 7.3 Закона о налоге на прибыль свои коррективы вносит специальный «командировочный» п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль, согласно которому на валовые расходы могут быть отнесены суммы суточных в пределах норм, установленных КМУ (постановлением № 663) за каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда. В свою очередь, в настоящее время согласно п. 1 постановления № 663 предельные нормы суточных для командировок за границу установлены в гривнях (т. е. в гривневом размере) в сумме, эквивалентной 50, 40, 27,5 и 17,5 долларам США по официальному курсу гривни к доллару США, установленному НБУ на день выдачи аванса. Поэтому именно в таком размере (т. е. по курсу НБУ на дату выдачи аванса), на наш взгляд, и может быть отнесена сумма загрансуточных в гривнях в налоговом учете на валовые расходы (выходит, в целях налогового учета привязываться к балансовой стоимости потраченной валюты по загрансуточным не нужно).Однако в этом случае появляется другой вопрос: какой курс НБУ (на какую дату?) для расчета суточных следует применять, если работник, предположим, снимал за границей суммы суточных с БПК в разные дни, при разных валютных курсах? Ситуацию попытался прояснить Минфин в
письме от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 68, где речь шла о загранкомандировках. Из него можно было сделать вывод, что расчет предельной суммы суточных должен осуществляться по официальному курсу НБУ к доллару США, установленному НБУ на день перечисления командируемому работнику аванса в безналичной форме на карточный счет. Таким образом, следуя разъяснениям Минфина, суточные по загранкомандировке нужно рассчитывать, отталкиваясь при этом от курса НБУ на дату перечисления средств на картсчет. Правда, при этом нерешенным остался вопрос: а как быть, если работнику выдается корпоративная платежная карточка, на которой, скажем, уже числится какой-то «прошлый» капитал и отдельного перечисления средств «под загранкомандировку» при этом не происходит? К сожалению, в письме Минфин не дал ответа на этот вопрос. На наш взгляд, пока в таком случае (для объективности применяемого курса) можно, например, привязаться к дате выдачи БПК командируемому работнику или к дате начала командировки, взяв курс НБУ на эту дату. Ну и конечно же ждем соответствующих разъяснений на этот счет от Минфина.Пример
. Работник отдела сбыта направлен в загранкомандировку в Германию сроком на 5 дней (с 13.08.2010 г. — по 17.08.2010 г.). В связи с этим на корпоративную БПК 11.08.2010 г. (курс НБУ — 10,3619 грн./€) было перечислено €1000. Балансовая стоимость такой валюты для целей налогового учета — 10400 грн. (определена исходя из коммерческого курса покупки валюты — 10,40 грн./€). На следующий день корпоративная карточка выдана работнику.Сумма суточных, причитающаяся работнику в загранкомандировке (при условии, что стоимость питания не включена при этом в счета на оплату гостиничных услуг), рассчитанная по курсу НБУ на день зачисления средств на карточный счет (см. письмо Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 68):
| 7,89 грн./$ | х $ 50 х 5 дней = 0,76 €/$ х $ 50 х 5 дней = €190. |
| 10,3619 грн./ € |
По возвращении из загранкомандировки 19.08.2010 г. работник предоставил авансовый отчет об израсходовании
€890 вместе с подтверждающими документами.При этом согласно выписке банка:
| Дата | Операция | Сумма | Курс НБУ |
| 13.08.2010 г. | получены в банкомате наличные средства (суточные) (чек банкомата о снятии наличных прилагается) | €190 | 10,0913 грн./€ |
| 14.08.2010 г. | с БПК по безналичному расчету приобретены авиабилеты (авиабилеты и квитанция платежного терминала о безналичной оплате билетов прилагаются) | €300 | 10,0913 грн./€ |
| 17.08.2010 г. | с БПК безналичным способом оплачены услуги гостиницы (счет гостиницы и квитанция платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг прилагаются) | €400 | 10,1161 грн./€ |
| Итого потрачено с БПК | €890 | — | |
В учете операции отразятся следующим образом:
Использование БПК (в валюте) при загранкомандировке
| № п/п | Дата | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВД | ВР | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Зачисление средств на БПК | |||||||
| 1 | 11.08.2010 г. | Перечислены деньги с текущего валютного счета на карточный счет | 314 | 312 | €1000 10361,90 | — | — |
| Выдача БПК | |||||||
| 2 | 12.08.2010 г. | Выдана БПК работнику | В аналитическом учете делается запись о выдаче карточки работнику, а также о сумме средств, доступной для использования по этой карточке | ||||
| Получение аванса работником (расходование средств с БПК согласно выписке банка) | |||||||
| 3 | На основании выписки банка отражены следующие операции по карточному счету |
|
|
|
|
| |
| 3.1 | 13.08.2010 г. | Списана сумма, полученная работником через банкомат наличными (суточные) | 372 | 314 | €190 1917,35 | — | — |
| Отражена курсовая разница на дату осуществления операции (получения работником средств в банкомате) | 945 | 314 | 51,41 | — | — | ||
| 3.2 | 14.08.2010 г. | Списана сумма, перечисленная с БПК безналичным способом в оплату стоимости авиабилетов | 372 | 314 | €300 3027,39 | — | — |
| Отражена курсовая разница на дату осуществления операции (оплаты работником авиабилетов) | 945 | 314 | 81,18 | — | — | ||
| 3.3 | 17.08.2010 г. | Списана сумма, перечисленная с БПК безналичным способом в оплату услуг гостиницы | 372 | 314 | €400 4046,44 | — | — |
| Отражена курсовая разница на дату осуществления операции (оплаты услуг гостиницы) | 945 | 314 | 98,32 | — | — | ||
| Предоставление авансового отчета | |||||||
| 4 | На основании утвержденного авансового отчета, предоставленного работником, включены в состав расходов на сбыт: |
|
|
|
|
| |
| 4.1 | 19.08.2010 г. | — суточные | 93 | 372 | €190 1917,35 | — | 1917,35 |
| 4.2 | — стоимость авиабилетов | 93 | 372 | €300 3027,39* | — | 7280,00** | |
| 4.3 | — услуги гостиницы | 93 | 372 | €400 4046,44* | — | ||
| 4.4 | Возращена БПК работником | В аналитическом учете делается запись о возврате карточки работником, а также о сумме потраченных и оставшихся на ней средств | |||||
| *В бухгалтерском учете в ситуации, когда первым событием является перечисление оплаты в инвалюте, с учетом требований п. 6 П(С)БУ 21 расходы отражаются по курсу НБУ на дату такой ранее произведенной оплаты. **В налоговом учете валовые расходы по услугам гостиницы и авиабилетам отражаются исходя из балансовой стоимости потраченной на них иностранной валюты (€300 + €400) х 10,40 грн./€ = 7280,00 грн. | |||||||
