Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Із БПК — у відрядження за кордон

Редакція ПБО
Податки & бухоблік Вересень, 2010/№ 74
Друк
Стаття

Із БПК — у відрядження за кордон

 

Сьогодні відправити працівника у відрядження з пластиковим гаманцем є вже звичайною справою. Адже це допомагає вирішити не лише чимало питань, а й виявляється зручним як для працівника, так і для самого підприємства (останнє, наприклад, може в такому разі відряджати працівника за кордон, навіть не маючи при цьому валютного рахунка). Про облік таких операцій, а також про те, що слід пам’ятати при відрядженнях з БПК, зараз і поговоримо.

Людмила СОЛОШЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Можливість використання БПК у відрядженні прямо

передбачено абзацом п’ятим розділу «Загальні положення» «відряджувальної» Інструкції № 59 та п. 4 постанови № 663 . Так, згідно з цими документами аванс працівнику, який відряджається, може видаватися готівкою або шляхом перерахування в безготівковій формі на відповідний поточний (картковий) рахунок для використання за допомогою платіжних карток (зауважимо також: після прийняття постанови № 223 карткові рахунки отримали назву — «поточні рахунки, операції за якими можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів», тому далі використовуватимемо термін «картковий рахунок», маючи на увазі такий поточний рахунок).

Таким чином, щоб забезпечити працівника, який відряджається, коштами, достатньо зарахувати гроші на корпоративну платіжну картку, яка дасть можливість її держателю (відрядженому працівнику) здійснювати операції за картковим рахунком юридичної або фізичної особи — підприємця. При цьому карткові рахунки можуть відкриватися в гривнях, інвалюті або декількох валютах. Якщо картрахунок ведеться

у гривнях (гривнєва БПК), підприємство перераховує на платіжну картку кошти у гривнях, тоді як у країні відрядження працівник розраховуватиметься вже в місцевій валюті. Схема розрахунків в іноземній валюті з гривнєвого картрахунка в такому разі виглядає так:

— банк відшкодовує міжнародній платіжній системі валюту, в якій здійснювався розрахунок за картрахунком;

— підприємство розраховується з банком гривнями за валюту, витрачену працівником у відрядженні за кордон.

При цьому в разі забезпечення працівника гривнєвою БПК, розрахунки за якою здійснюватимуться

у валюті , вимоги п. 1.2 р. II Інструкції № 59 про видачу працівнику авансу в інвалюті також дотримуються.

Щоправда, користуючись БПК у закордонному відрядженні, слід мати на увазі, що з неї можна оплачувати не всі витрати. Тут існують свої обмеження, які розглянемо далі.

 

Які операції можна здійснювати з БПК у відрядженні за кордон?

Для відповіді на це запитання звернемося до

гл. 8 Інструкції № 492 (яку викладено після прийняття постанови № 223 у новій редакції), де застерігаються особливості відкриття та використання карткових рахунків.

Так, згідно з оновленим

п. 8.3 Інструкції № 492 кошти БПК можуть витрачатися виключно для:

(а) одержання

готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;

(б) здійснення розрахунків

у безготівковій формі за межами України, пов’язаних з:

— витратами на відрядження;

— витратами представницького характеру;

— оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

Водночас

БПК не можна використовувати для:

— виплати заробітної плати, інших виплат соціального характеру;

— проведення розрахунків за ЗЕД-договорами (контрактами) (тобто використовувати платіжну картку для придбання за кордоном товарів, робіт, послуг у нерезидентів забороняється) (докладніше про це див. також статтю «Відрядження за кордон та придбання ТМЦ для підприємства» // «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 72);

— здійснення іноземних інвестицій в Україну та за кордон.

І ще один «відряджувальний» момент, пов’язаний з використанням БПК. Як відомо, добові — це витрати на харчування та фінансування особистих потреб фізичної особи, які, у свою чергу, можуть бути дуже різними (уключаючи купівлю сигарет, сувенірів тощо). Тому для уникнення непорозумінь краще, щоб працівник суму добових спершу знімав готівкою через банкомат, а потім уже витрачав їх на власний розсуд. Інакше в разі оплати таких витрат за допомогою БПК, наприклад, безготівковим способом напрям використання коштів буде зафіксовано у квитанції платіжного термінала, і такі витрати може бути розцінено як «невідряджувальні», а отже, вони будуть для працівника додатковим благом, отриманим від роботодавця. У крайньому випадку з корпоративної картки можна оплачувати витрати, які відповідають поняттю «добові» (скажімо, витрати на харчування).

 

Авансовий звіт

Як і при звичайних відрядженнях, при відрядженні за кордон з БПК працівник, який повернувся, повинен

відзвітувати про витрачені кошти, подавши Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (так званий авансовий звіт, форму якого затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440). При цьому в авансовому звіті як «видана» відображається тільки використана (списана з картрахунка) сума коштів, а не вся сума, перерахована на БПК для відрядження за кордон.

Згідно з

п.п. 9.10.4 Закону № 889 строки подання авансового звіту за відрядженням з БПК залежать від порядку її використання. Так, авансовий звіт слід подати:

до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження — якщо підзвітна особа під час відрядження з БПК одержувала готівку (п.п. «а»);

не пізніше 10 днів — якщо при використанні БПК у відрядженні розрахунки проводилися в безготівковій формі . За наявності поважних причин роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів — до з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами (п.п. «б»).

У ситуації, коли у відрядженні за кордон за допомогою БПК працівник здійснював як готівкові, так і безготівкові розрахунки, вважаємо, усе ж безпечніше орієнтуватися на перший зі строків та подавати авансовий звіт протягом 3 банківських днів.

До авансового звіту відряджений працівник також додає

документи, що підтверджують витрати, оплачені за допомогою платіжної картки (тобто, крім рахунків готелів за проживання, проїзних квитків та інших підтверджуючих документів, також первинні документи, що підтверджують використання коштів з картрахунка: чеки банкоматів, сліпи, квитанції торговельних терміналів, п. 1.15 р. II Інструкції № 59, п. 2.12 Положення № 637). При цьому залишок невикористаної готівки, отриманий з БПК, працівник повертає до каси підприємства (про це див. також питання на с. 28).

 

Бухгалтерський облік

Відрядження за кордон супроводжують свої валютні особливості. Тому відображати такі операції в обліку потрібно з урахуванням вимог «валютного»

П(С)БО 21.

Як правило, першою подією при відрядженнях за кордон з БПК є здійснення

розрахунків за допомогою платіжних карток (тобто отримання авансу за БПК та його витрачання відрядженим працівником). Нагадаємо, що згідно з п. 6 П(С)БО 21 у разі здійснення авансових платежів в іноземній валюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначається за сумою авансового платежу із застосуванням валютного курсу НБУ на дату сплати авансу (тобто в цьому випадку важливий курс НБУ на дату здійснення платежу). А отже, після повернення працівника із закордонного відрядження витрати на відрядження за затвердженим авансовим звітом відображатимуться за курсом НБУ на дату проведення розрахунків за допомогою БПК у відрядженні за кордон.

Якщо ж витрати у відрядженні вже понесено, але сума витрачених коштів поки що не відома (наприклад, ще не отримано виписку банку), то витрати в бухобліку показують за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту (

п. 5 П(С)БО 21) з наступним закриттям розрахунків (докладніше про це див. питання на с. 29).

 

Податковий облік

Як відомо, у підзвітному випадку

валові витрати в податковому обліку відображають на дату затвердження авансового звіту (тобто після повернення працівника з відрядження та надання ним відповідних підтверджуючих документів). Щодо розміру валових витрат за відрядженнями за кордон, то, на жаль, «відряджувальний» випадок у «валютному» п. 7.3 Закону про податок на прибуток не прописано. На наш погляд, у цій ситуації найлогічніше керуватися загальним правилом формування валових витрат, тобто за аналогією скористатися положеннями п.п. 7.3.2 Закону про податок на прибуток та відображати валові витрати виходячи з балансової вартості витраченої валюти (валюти, витраченої з карткового рахунка). Отже, валові витрати за відрядженням за кордон у податковому обліку буде сформовано на дату затвердження авансового звіту в сумі балансової вартості витраченої іноземної валюти . Нагадаємо, що балансова вартість валюти визначається відповідно до пп. 7.3.1, 7.3.3 і 7.3.4 Закону про податок на прибуток (докладніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2008. № 51; 2009, № 7).

А от якщо працівника відправили у відрядження за кордон з гривнєвою БПК, то до валових витрат потрапить сума гривень, витрачена працівником згідно з випискою банку з гривнєвого картрахунка (звісно, за умови, що понесені витрати пов’язані з господарською діяльністю). Адже великою мірою така сума і буде балансовою вартістю придбаної з гривнєвого картрахунка валюти, необхідної для проведення відрядженим працівником розрахунків за кордоном.

Закордонні добові

. Окремо варто зупинитися на податковому обліку закордонних добових. Тут на тлі існуючого «валютного» п. 7.3 Закону про податок на прибуток свої корективи вносить спеціальний «відряджувальний» п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток, згідно з яким до валових витрат може бути віднесено суми добових у межах норм, установлених КМУ (постановою № 663), за кожний повний день відрядження, уключаючи день від’їзду та приїзду. У свою чергу, сьогодні згідно з п. 1 постанови № 663 граничні норми добових для відряджень за кордон установлено у гривнях (тобто у гривнєвому розмірі) у сумі, еквівалентній 50, 40, 27,5 та 17,5 доларам США за офіційним курсом гривні до долара США, установленого НБУ на день видачі авансу. Тому саме в такому розмірі (тобто за курсом НБУ на дату видачі авансу), на наш погляд, і може бути віднесено суму закордонних добових у гривнях у податковому обліку до валових витрат (отже, у цілях податкового обліку прив’язуватися до балансової вартості витраченої валюти за закордонними добовими не потрібно).

Однак у цьому випадку з’являється інше запитання: який курс НБУ (на яку дату?) для розрахунку добових слід застосовувати, якщо працівник, припустимо, знімав за кордоном суми добових з БПК у різні дні за різними валютними курсами? Ситуацію спробував прояснити Мінфін у

листі від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 // «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 68, де йшлося про відрядження за кордон. З нього можна було зробити висновок, що розрахунок граничної суми добових має здійснюватися за офіційним курсом НБУ до долара США, установленим НБУ на день перерахування відрядженому працівнику авансу в безготівковій формі на картковий рахунок. Отже, додержуючись роз’яснень Мінфіну, добові за відрядженням за кордон потрібно розраховувати, виходячи з курсу НБУ на дату перерахування коштів на картрахунок. Щоправда, при цьому невирішеним залишилося питання: а як бути, якщо працівнику видається корпоративна платіжна картка, на якій, скажімо, уже значиться якийсь «колишній» капітал і окремого перерахування коштів «під відрядження за кордон» при цьому не відбувається? На жаль, у листі Мінфін не дав відповіді на це запитання. На наш погляд, поки в такому разі (для об’єктивності курсу) можна, наприклад, прив’язатися до дати видачі БПК працівнику, який відряджається, або до дати початку відрядження, застосовуючи курс НБУ на цю дату. Ну і, звісно ж, чекаємо відповідних роз’яснень із цього приводу від Мінфіну.

Приклад

. Працівника відділу збуту направлено у відрядження за кордон до Німеччини строком на 5 днів (з 13.08.2010 р. по 17.08.2010 р.). У зв’язку з цим на корпоративну БПК 11.08.2010 р. (курс НБУ — 10,3619 грн./€) було перераховано 1000. Балансова вартість такої валюти для цілей податкового обліку — 10400 грн. (визначена виходячи з комерційного курсу купівлі валюти — 10,40 грн./). Наступного дня корпоративну картку видано працівнику.

Сума добових, що належить працівнику у відрядженні за кордон (за умови, що вартість харчування не включено при цьому до рахунків на оплату готельних послуг), розрахована за курсом НБУ на день зарахування коштів на картковий рахунок (див. лист Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 // «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 68):

7,89 грн./$

_______________

10,3619 грн./

х $50 х 5 днів = 0,76 /$ х $50 х 5 днів = 190.

Після повернення з відрядження за кордон 19.08.2010 р. працівник подав авансовий звіт

про витрачення

890 разом із підтверджуючими документами.

При цьому згідно з випискою банку:

 

Дата

Операція

Сума

Курс НБУ

13.08.2010 р.

Отримано в банкоматі готівкові кошти (добові)
(чек банкомату про зняття готівки додається)

190

10,0913 грн./€

14.08.2010 р.

Із БПК за безготівковим розрахунком придбано авіаквитки (авіаквитки та квитанція платіжного термінала про безготівкову оплату квитків додаються)

300

10,0913 грн./€

17.08.2010 р.

З БПК безготівковим способом оплачено послуги готелю (рахунок готелю та квитанція платіжного термінала про безготівкову оплату готельних послуг додаються)

400

10,1161 грн./€

Разом витрачено з БПК

890

 

В обліку операції відобразяться так:

 

Використання БПК (у валюті) при відрядженні за кордон

№ з/п

Дата

Зміст операції

Бухгалтерський облік

Сума
€/грн.

Податковий облік

дебет

кредит

ВД

ВВ

1

2

3

4

5

6

7

8

Зарахування коштів на БПК

1

11.08.2010 р.

Перераховано гроші з поточного валютного рахунка на картковий рахунок
(курс НБУ — 10,3619 грн./€)

314

312

€1000

10361,90

Видача БПК

2

12.08.2010 р.

Видано БПК працівнику

В аналітичному обліку робиться запис про видачу картки працівнику, а також про суму коштів, доступну для використання за цією карткою

Отримання авансу працівником (витрачання коштів з БПК згідно з випискою банку)

3

На підставі виписки банку відображено такі операції за картковим рахунком

 

 

 

 

 

3.1

13.08.2010 р.

Списано суму, отриману працівником через банкомат готівкою (добові)
(курс НБУ — 10,0913 грн./€)
(€190 х 10,0913 грн./€)

372

314

€190

1917,35

Відображено курсову різницю на дату здійснення операції (отримання працівником коштів в банкоматі)
[€190 х (10,0913 грн./€ - 10,3619 грн./€)]

945

314

51,41

3.2

14.08.2010 р.

Списано суму, перераховану з БПК безготівковим способом в оплату вартості авіаквитків
(курс НБУ — 10,0913 грн./€)
(€300 х 10,0913 грн./€)

372

314

€300

3027,39

Відображено курсову різницю на дату здійснення операції (оплати працівником авіаквитків)
[€300 х (10,0913 грн./€ - 10,3619 грн./€)]

945

314

81,18

3.3

17.08.2010 р.

Списано суму, перераховану з БПК безготівковим способом в оплату послуг готелю
(курс НБУ — 10,1161 грн./€)
(€400 х 10,1161 грн./€)

372

314

€400

4046,44

Відображено курсову різницю на дату здійснення операції (оплати послуг готелю)
[€400 х (10,1161 грн./€ - 10,3619 грн./€)]

945

314

98,32

Подання авансового звіту

4

На підставі затвердженого авансового звіту, поданого працівником, уключено до складу витрат на збут:

 

 

 

 

 

4.1

19.08.2010 р.

— добові

93

372

€190

1917,35

1917,35

4.2

— вартість авіаквитків

93

372

€300

3027,39*

7280,00**

4.3

— послуги готелю

93

372

€400

4046,44*

4.4

Повернено БПК працівником

В аналітичному обліку робиться запис про повернення картки працівником, а також про суму витрачених коштів та тих, що на ній залишилися

* У бухгалтерському обліку в ситуації, коли першою подією є перерахування оплати в інвалюті, з урахуванням вимог п. 6 П(С)БО 21 витрати відображаються за курсом НБУ на дату такої раніше здійсненої оплати.

** У податковому обліку валові витрати за послугами готелю та авіаквитками відображаються виходячи з балансової вартості витраченої на них іноземної валюти (€300 + 400) х 10,40 грн./= 7280,00 грн.

 

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі