Безналичное расходование средств с помощью КПК на непроизводственные нужды
Планировалось, что перечисленные на картсчет денежные средства будут сняты доверенным лицом — держателем КПК в банкомате и возвращены в кассу предприятия для последующего погашения задолженности перед ним за приобретенные ранее на собственные деньги ТМЦ. Вместо этого доверенное лицо, не снимая наличных, приобрело в торговой сети товары для личного потребления (бензин для собственного автомобиля и продукты питания), расплатившись при этом корпоративной карточкой. Следует ли предприятию отражать такие операции с использованием КПК в учете, и если да, то как?
(г. Измаил)
В ответе на предыдущий вопрос указывалось, что существует
возможность направить снятые с КПК денежные средства на погашение старой задолженности перед подотчетным лицом, не нарушая законодательство. Для этого следует такие средства возвратить в кассу предприятия как неиспользованный аванс, после чего их можно сразу же, не сдавая в банк, выдать по расходному ордеру подотчетному лицу, перед которым имеется задолженность, либо использовать на любые другие цели (для выдачи зарплаты, аванса на командировку, хознужды и т. п.).Как следует из вопроса, по такому пути и планировало вначале пойти предприятие, но обстоятельства сложились иначе — доверенное лицо, ошибочно полагая, что деньги на корпоративной карточке в сумме кредиторской задолженности предприятия перед ним уже стали его собственными, самовольно распорядилось ими в личных целях.
Несмотря на то что расходы с корпоративной платежной карточки были произведены в безналичной форме, ее
держатель в момент осуществления безналичного расчета становится подотчетным лицом по отношению к предприятию — собственнику КПК. Следовательно, в установленные законодательством сроки такой работник обязан предоставить авансовый отчет об использовании денежных средств с приложением всех подтверждающих документов (квитанции платежного терминала, чеки РРО, товарные чеки, накладные и т. п.). Подробнее о порядке и сроках предоставления такого отчета см. в статье на с. 4 сегодняшнего номера.Необходимость предоставления авансового отчета связана еще и с тем, что
средства, использованные на цели, не связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, являются излишне израсходованными и подлежат возврату предприятию. Подотчетное лицо должно внести израсходованную сумму в кассу или перечислить на банковский счет предприятия до или при предоставлении указанного отчета.Конкретную сумму таких излишне израсходованных средств как раз и можно заблаговременно, не дожидаясь банковской выписки, определить на основании авансового отчета. Каких-либо особенностей в его заполнении для случая непроизводственного расходования средств подотчетным лицом, на наш взгляд, нет.
В рассматриваемом случае отчет об использовании денежных средств заполняют следующим образом:
— на лицевой стороне в графе «
Всего получено» указывается общая сумма, указанная в квитан-ции(-ях) платежного терминала, полученной(-ых) подотчетным лицом при безналичном расчете с помощью КПК;— в графе «
Израсходовано» проставляется сумма стоимости приобретенных товаров, указанная в чеке РРО или другом платежном (расчетном) документе, предоставленном покупателю предприятием торговли;— в графе «
Остаток» указывается сумма 0 грн. 00 коп., поскольку дополнительного получения наличных с помощью карточки не происходило, что означает равенство полученной (в безналичном виде) и израсходованной (также безналичным способом) сумм, а следовательно, и отсутствие остатка денежных средств у подотчетного лица;— оборотная сторона отчета (таблица, где необходимо указывать реквизиты подтверждающих документов) заполняется в общем порядке на основании расчетных документов, предоставленных продавцом(-ами).
Если по результатам рассмотрения такого отчета руководитель предприятия примет
решение о несоответствии понесенных расходов производственным нуждам, это будет означать, что такой отчет не считается утвержденным. Тогда на лицевой стороне документа в графе «Отчет утвержден в сумме» следует указать «0 грн. 00 коп.». Именно на этом основании (непринятие к зачету понесенных расходов) работник должен будет возвратить предприятию израсходованные средства до окончания того рабочего дня, в котором этот отчет был составлен.Последствия невозврата излишне израсходованных средств в установленные сроки описаны в ответе на предыдущий вопрос.
Игорь Хмелевский, экономист-аналитик
