Безготівкове витрачання коштів за допомогою КПК на невиробничі потреби
Планувалося, що перераховані на картрахунок грошові кошти буде знято довіреною особою — держателем КПК у банкоматі та повернено до каси підприємства для подальшого погашення заборгованості перед ним за придбані раніше на власні гроші ТМЦ. Натомість довірена особа, не знімаючи готівки, придбала в торговельній мережі товари для особистого вжитку (бензин для власного автомобіля та продукти харчування), розплатившись при цьому корпоративною карткою. Чи слід підприємству відображати такі операції з використанням КПК в обліку, і якщо так, то яким чином?
(м. Ізмаїл)
У відповіді на попереднє запитання зазначалося, що існує
можливість спрямувати зняті з КПК грошові кошти на погашення старої заборгованості перед підзвітною особою, не порушуючи законодавство. Для цього слід такі кошти повернути до каси підприємства як невикористаний аванс, після чого їх можна одразу ж, не здаючи до банку, видати за видатковим ордером підзвітній особі, перед якою існує заборгованість, або використати на будь-які інші цілі (для видачі зарплати, авансу на відрядження, госппотреби тощо).Як випливає із запитання, саме так і планувало спочатку діяти підприємство, але обставини склалися інакше — довірена особа, помилково вважаючи, що гроші на корпоративній картці в сумі кредиторської заборгованості підприємства перед ним вже стали її власними, самовільно розпорядилася ними в особистих цілях.
Незважаючи на те що витрати з корпоративної платіжної картки було здійснено в безготівковій формі, її
держатель у момент здійснення безготівкового розрахунку стає підзвітною особою щодо підприємства — власника КПК. Отже, у встановлені законодавством строки такий працівник зобов’язаний подати авансовий звіт про використання грошових коштів разом з усіма підтверджуючими документами (квитанції платіжного термінала, чеки РРО, товарні чеки, накладні тощо). Докладніше про порядок і строки подання такого звіту див. у статті на с. 4 сьогоднішнього номера.Необхідність подання авансового звіту пов’язана ще й з тим, що
кошти, використані на цілі, не пов’язані з господарською діяльністю підприємства, є надмірно витраченими і підлягають поверненню підприємству. Підзвітна особа повинна внести витрачену суму до каси або перерахувати на банківський рахунок підприємства до або під час подання зазначеного звіту.Конкретну суму таких надмірно витрачених коштів якраз і можна завчасно, не чекаючи банківської виписки, визначити на підставі авансового звіту. Жодних особливостей у його заповненні для випадку невиробничого витрачання коштів підзвітною особою, на наш погляд, немає.
У цьому випадку звіт про використання грошових коштів заповнюють таким чином:
— на лицьовому боці у графі
«Усього отримано» зазначається загальна сума, зазначена у квитанції(-ях) платіжного термінала, одержаній(-их) підзвітною особою при безготівковому розрахунку за допомогою КПК;— у графі
«Витрачено» проставляється сума вартості придбаних товарів, зазначена в чеку РРО або іншому платіжному (розрахунковому) документі, наданому покупцю підприємством торгівлі;— у графі
«Залишок» зазначається сума 0 грн. 00 коп., оскільки додаткового одержання готівки за допомогою картки не відбувалося, що означає рівність отриманої (у безготівковому вигляді) та витраченої (також безготівковим способом) сум, а отже, і відсутність залишку грошових коштів у підзвітної особи;— зворотний бік звіту (таблиця, де необхідно зазначати реквізити підтверджуючих документів) заповнюється в загальному порядку на підставі розрахункових документів, наданих продавцем(-ями).
Якщо за результатами розгляду такого звіту керівник підприємства прийме
рішення про невідповідність понесених витрат виробничим потребам, це означатиме, що такий звіт не вважається затвердженим. Тоді на лицьовому боці документа у графі «Звіт затверджено в сумі» слід зазначити «0 грн. 00 коп.». Саме на цій підставі (неприйняття до заліку понесених витрат) працівник повинен буде повернути підприємству витрачені кошти до закінчення того робочого дня, в якому цей звіт було складено.Наслідки неповернення надмірно витрачених коштів у встановлені строки описано у відповіді на попереднє запитання.
Ігор Хмелевський, економіст-аналітик
