Если деньги с картсчета списаны после того, как работник отчитался по загранкомандировке
По какому курсу отражать расходы по авансовому отчету при загранкомандировке, если работник рассчитался БПК за границей в последний день командировки и на следующий день по возвращении предоставил авансовый отчет, но само списание средств по картсчету согласно выписке банка при этом произошло только через день?
(г. Запорожье)
Рассчитываясь платежными карточками, нужно учитывать такой момент. Как правило, при расчетах с помощью БПК дата осуществления расчетов и дата списания денежных средств с карточного счета предприятия совпадают. Вместе с тем ситуации могут быть и иными. Так, например, возможен случай, когда после проведения расчетов через БПК само списание соответствующей суммы средств с карточного счета происходит несколько позднее (т. е. спустя какой-то промежуток времени, например, через день или несколько дней). Как правило, объясняется это тем, что по банковским особенностям при расчетах с помощью БПК сперва возможно резервирование (блокирование) соответствующих сумм, а потом уже непосредственное их списание с карточного счета. В результате дата проведения операции (получение наличности по БПК или осуществление безналичной оплаты с помощью карточки)
может не совпадать с датой списания средств с карточного счета предприятия. Такая ситуация, например, может возникать в период праздничных (нерабочих) и выходных дней либо в силу иных причин. Как следует из вопроса, именно такой случай и произошел при использовании БПК в командировке за границей.Поскольку особыми нормами законодательства подобная ситуация не урегулирована, считаем, что в данном случае предприятию лучше поступить следующим образом: сначала, получив авансовый отчет от работника, отразить в бухгалтерском учете расходы по такой операции
по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета, а затем, получив выписку банка, отразить списание соответствующей суммы с картсчета, определив при необходимости возникающие курсовые разницы.Что касается налогового учета, то, как известно, в «валютном» случае валовые расходы формируются исходя из балансовой стоимости потраченной инвалюты. Однако поскольку в рассматриваемой ситуации предприятие сможет узнать о ней, только получив выписку банка, считаем, что на момент утверждения авансового отчета предприятию следует показать валовые расходы опять же исходя из курса НБУ на дату утверждения авансового отчета, а в дальнейшем уже на основании выписки банка уточнить их сумму до величины балансовой стоимости израсходованной валюты.
Рассмотрим пример.
Пример.
Пребывая в командировке в Германии (сроком с 23.08.2010 г. по 25.08.2010 г.), работник отдела рекламы в последний день командировки (25.08.2010 г.) оплатил с помощью гривневой БПК (безналичным способом) счет гостиницы за проживание на сумму € 200. Авансовый отчет подан работником по возвращении из командировки и утвержден 26.08.2010 г. Однако согласно выписке банка списание средств с карточного счета по такой операции произошло только на следующий день — 27.08.2010 г. (по коммерческому курсу — 10,6 грн./€).Курс НБУ на:
— 25.08.2010 г. — 10,0290 грн./
€;— 26.08.2010 г. — 9,9517 грн./
€;— 27.08.2010 г. — 10,0148 грн./
€.В учете операции отразятся следующим образом (предположим, на гривневую БПК 20.08.2010 г. было при этом зачислено 10000 грн.
):
Расчеты с помощью БПК в загранкомандировке
(если средства списаны с картсчета
после подачи авансового отчета командированным работником)
| Дата | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Зачисление средств на БПК | ||||||
| 20.08.2010 г. | Перечислены денежные средства (гривни) с текущего валютного счета на карточный счет | 313 | 311 | 10000 | — | — |
| К субсчету 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» (карточному счету) можно открыть отдельный субсчет 3131 для учета заблокированной на карточном счете суммы денежных средств. | ||||||
| ... |
|
|
|
|
|
|
| Предоставление авансового отчета | ||||||
| 26.08.2010 г. | Отражена безналичная оплата работником с помощью БПК счета гостиницы в сумме | 372 | 333 | € 200 1990,34 | — | — |
| На основании утвержденного авансового отчета стоимость услуг гостиницы отнесена в состав расходов на сбыт (по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета) | 93 | 372 | € 200 1990,34 | — | 1990,34* | |
| * В этот момент в налоговом учете на валовые расходы попадает стоимость услуг гостиницы по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета. | ||||||
| Списание средств с картсчета | ||||||
| На основании полученной выписки банка отражены операции по карточному счету: | ||||||
| 25.08.2010 г. | Заблокированы на карточном счете средства в сумме платы за услуги гостиницы (по курсу НБУ на 25.08.2010 г. — 10,0290 грн./€) | 3131 | 313 | € 200 2005,80 | — | — |
| 27.08.2010 г. | Согласно выписке банка списаны с картсчета средства в оплату гостиничных услуг (по курсу НБУ на 27.08.2010 г. — 10,0148 грн./€) (€ 200 х 10,0148 грн./€ = 2002,96 грн.) | 333 | 3131 | € 200 2002,96 | — | — |
| 945 | 3131 | 2,84 | — | — | ||
| Отражена возникшая курсовая разница | 945 | 333 | 12,62 | — | — | |
| Отражена разница между курсом, по которому банк продает валюту предприятию (10,6 грн./€), и курсом | 949 | 313 | 117,04 | — | 129,66* | |
| * Поскольку согласно выписке банка в оплату гостиничных услуг было фактически потрачено | ||||||
Людмила Солошенко, экономист-аналитик
