О некоторых вопросах приема и обработки электронной налоговой отчетности
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 30.07.2010 г. № 5187/Н/28-8015
Государственная налоговая администрация Украины рассмотрела <…> обращение <…> относительно некоторых проблемных вопросов применения действующего законодательства, направленное к народному депутату Украины <…>. С учетом <…> просьбы ответ на поднятые проблемы предоставлен в форме «
Вопрос — ответ» (прилагается).
Заместитель Председателя С. Лекарь
Приложение к письму ГНА Украины от 30.07.2010 № 5187/Н/28-8015
Проблемные вопросы приема и обработки электронной налоговой отчетности
1. Должен ли быть бесплатным прием электронной отчетности, является ли обязательным пользование услугами спецоператора для представления такой отчетности? Действительно ли, если плательщик пожелал представить отчетность в электронном виде, то соответствующий орган обязан ее принять, не отсылая плательщика к каким-то там коммерческим спецоператорам?
ГНА Украины является органом исполнительной власти, предоставляющим услуги по приему и обработке электронной налоговой отчетности на
бесплатной основе. Что касается платы за пользование программным обеспечением по ведению бухгалтерского учета, стоимости средств электронной цифровой подписи и регистрации в системах операторов электронной отчетности, то данный вопрос относится к компетенции их собственников и основывается на договорных началах с заказчиками данных услуг.Таким образом, плательщик налогов
добровольно принимает решение о передаче электронной отчетности (при наличии электронно-цифровых подписей и заключенного договора с органами ГНС) непосредственно в ГНА Украины бесплатно или через операторов электронной отчетности. Указанная информация доводится работниками органов ГНС до плательщиков налогов и освещена на официальном сайте ГНА Украины.
комментарий редакции
Совершенно верно: выбор способа передачи электронной отчетности — непосредственно в ГНА Украины бесплатно или через операторов электронной отчетности (естественно, платно) — остается за плательщиком. Не об этом ли мы постоянно твердили в то самое время, когда плательщикам под разными предлогами навязывали услуги «придворного» спецоператора? Все, что нужно для отправки электронной отчетности по электронной почте — заключить с налоговым органом договор о признании электронных документов и приобрести в любом аккредитованном центре сертификаты электронных цифровых подписей (о том, какие именно, см. п. 4 письма). Что же касается программного обеспечения для составления и отправки отчетности, то и здесь плательщик волен выбирать: использовать бесплатную программу, предоставляемую налоговыми органами, или же приобрести коммерческую.
2. Соответствует ли законодательству понуждение представлять отчетность в Государственную налоговую администрацию Украины, а именно в электронном виде (создание определенных препятствий для отчета в привычном «бумажном» виде)?
Налоговая отчетность в электронном виде в органы ГНС представляется по
добровольному решению плательщика налогов, причем существует несколько альтернативных способов представления налоговой отчетности: бумажные носители; бумажные носители с копией на магнитном носителе, почтовые отправления. В соответствии с п.п. 4.4.2 п. 4.4 ст. 4 Закона Украины от 21 декабря 2000 года № 2181-III «О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами», с изменениями и дополнениями (далее — Закон № 2181), налоговая отчетность может быть представлена по добровольному решению плательщика налогов налоговому органу в электронной форме при условии регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.Между тем
с 01.07.2010 согласно Закону Украины от 20 мая 2010 года № 2275-VI «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» плательщики налога на добавленную стоимость представляют в орган государственной налоговой службы на бесплатной основе вместе с декларацией по НДС за соответствующий период копии реестров, полученных и выданных налоговых накладных в электронном виде.
комментарий редакции
Что и требовалось доказать! В публикациях и на семинарах мы постоянно обращали внимание, что п.п. «з» п.п. 4.4.2 Закона № 2181 предоставляет плательщику выбор способа подачи отчетности: на бумаге или в электронном виде. Там сказано, что налоговая отчетность в электронном виде может быть представлена «по добровольному решению плательщика налогов». Причем именно «может быть», а не «должна» быть представлена. Соответственно, праву плательщика подать в том или ином виде отчетность корреспондирует обязанность налогового органа такую отчетность принять. При условии, конечно, что она подана с соблюдением всех установленных для того или иного способа подачи требований.
Однако в отношении копий реестров полученных и выданных налоговых накладных законодатели не оставили выбора. Начиная с отчетности за июнь 2010 г. к декларации по НДС нужно прилагать копии реестров в электронном виде. Подробнее об этом написано в статье «Не було бабі клопоту…», или Как подготовить электронные копии реестров налоговых накладных в программе OPZ» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 53, с. 31).
3. Предприятие заключило договор на представление в Государственную налоговую администрацию Украины отчетности в электронном виде и намеревается направлять декларации через Интернет. При этом возникает вопрос: нужно ли такие же декларации представлять на бумажных бланках?
В соответствии с п.п. 4.4.2 п. 4.4 ст. 4 Закона № 2181 налоговая отчетность может быть представлена по добровольному решению плательщика налогов налоговому органу в электронной форме при условии регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством согласно п. 4 р. II Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНА Украины от 10.04.2008 № 233 (далее — Инструкция № 233), налоговые документы в электронном виде с обязательными реквизитами (в том числе с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) плательщика налогов (его должностных лиц)), представленные в соответствии с данной Инструкцией, согласно законодательству являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться во время судебного или досудебного разрешения споров. Пунктом 5 р. II Инструкции № 233 определено, что в случае представления налогового документа в электронном виде плательщик налогов имеет право не представлять налоговые документы на бумажных носителях. При этом налоговая отчетность в органы налоговой службы в соответствии с п. 4 Методических рекомендаций по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в ОГНС Украины, утвержденных приказом ГНА Украины от 31.12.2008 № 827, представляется (направляется): на бумажных носителях — лично; на бумажных носителях — почтовыми отправлениями; на электронных носителях с приложением распечатанных оригиналов документов налоговой отчетности на бумажных носителях — лично; средствами телекоммуникационной связи с наложением ЭЦП — в центр обработки электронных отчетов, в том числе через оператора. То есть представление в органы государственной налоговой службы налоговой отчетности на электронных носителях (магнитных дисках, флеш-картах, компакт-дисках) лично плательщиком налога осуществляется с приложением распечатанных оригиналов документов налоговой отчетности на бумажных носителях. Представление плательщиком налогов налоговой отчетности
в электронном виде с наложением ЭЦП средствами телекоммуникационной связи осуществляется без приложения распечатанных оригиналов на бумажных носителях.
комментарий редакции
Если плательщик заключил с налоговым органом договор о признании электронных документов и приобрел необходимые сертификаты ЭЦП, он, очевидно, намеревается избавиться от необходимости лично подавать отчетность в налоговую инспекцию. Однако некоторых плательщиков волнует, как они смогут впоследствии доказать своевременность подачи отчета.
Таким осторожным плательщикам сотрудники налоговых органов рекомендуют буквально следующее: «Распространено мнение, что при сдаче отчетности в бумажном виде намного проще доказать своевременность подачи документа. Показал штамп на своем экземпляре отчета — и все. А как быть в случае сдачи отчетности в электронном виде? Прежде всего обязательно распечатайте текст ответа из налоговой инспекции и прикрепите его к предварительно распечатанной бумажной форме отчетности. При посещении налоговой в любой период возьмите с собой бумажные формы отчетности с прикрепленными ответами из ГНИ и отметьте в отделе приема и обработки отчетности для большей уверенности. Сотрудники отдела проставят входящий номер и дату принятия отчетности на электронный адрес ГНИ».
4. Кто должен подписывать отчетность в электронном виде, которая представляется в органы Государственной налоговой администрации Украины?
После подготовки плательщиком налогов налогового документа в электронном виде на него налагаются электронные цифровые подписи (ЭЦП) должностных лиц плательщика налогов в следующем порядке:
первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя (директора), третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов. При отсутствии у плательщика налогов должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц плательщика налогов налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя (директора), второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов. Плательщиком налогов — физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности электронные цифровые подписи налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП плательщика налогов — физического лица, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов (при наличии) (р. III Инструкции № 233).
5. Отличаются ли сроки представления отчетности в электронном виде от сроков представления отчетности в бумажном? Действительно ли такая отчетность принимается с 9.00 до 18.00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (прошу сообщить такие дни и часы)?
Налоговые документы в электронном виде могут быть направлены в органы ГНС средствами телекоммуникационной связи за отчетные периоды в
сроки, определенные законодательством для соответствующих налоговых документов в бумажной форме. При отправлении электронных документов плательщик налогов самостоятельно определяет конечный срок их отправления (учитывая время на своевременную доставку документов в органы ГНС в случае возможного повреждения телекоммуникационной связи или непоступления первой квитанции). Налоговая отчетность в электронном виде, полученная органами ГНС позже предельного срока, считается представленной с нарушением срока. Органы ГНС Украины принимают налоговую отчетность с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (р. III Инструкции № 233).
комментарий редакции
Действительно, до утверждения Инструкции № 233 нередки были спорные ситуации, когда плательщики отправляли файлы отчетности в последний день предельного срока, но уже после окончания рабочего дня (после 18.00). При этом, столкнувшись с попытками налоговых органов оштрафовать их за несвоевременное представление отчетности согласно п.п. 17.1.1 Закона № 2181, успешно отбивались в судах, опираясь на то, что этот Закон устанавливает предельные сроки подачи отчетности в днях, а не в часах, и в случае применения автоматизированных систем нет оснований ограничивать срок рабочими часами персонала налоговых инспекций. Более того, как минимум об одном положительном судебном прецеденте нам стало известно уже после утверждения Инструкции № 233. Однако, зная, как работает сервер Центра обработки электронной отчетности ГНАУ, мы настоятельно не рекомендуем откладывать отправку не то что на вечер, но и вообще на последний день предельного срока. Лучше отправить заранее и в случае неполучения ответных квитанций принять соответствующие меры: то ли отправить повторно, то ли уже отвезти отчет лично, лишь бы на ровном месте не схлопотать штраф «за несвоевременное представление».
6. Чем подтверждается прием отчетности, представленной в электронном виде?
В соответствии с Инструкцией № 233 во время представления отчета в электронной форме плательщик налогов должен получить от органов ГНС
две квитанции: первую — о получении налогового документа в электронном виде, удостоверяющую время представления отчетности, вторую — о приеме налогового документа в электронном виде, удостоверяющую факт приема электронного отчета или его неприема, с указанием причин. Приказом ГНА Украины от 06.04.2009 № 168 «О введении централизованной системы электронной налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины» введена централизованная система электронной налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины, в рамках которой прием и обработка данных электронных налоговых отчетов, в том числе формирование и передача первой и второй квитанций, осуществляются центром обработки электронных отчетов (ЦОЭО). Законом Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте», с изменениями и дополнениями, которым регулируются отношения, возникающие в процессе создания, отправления, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов, определено, что обращение электронных документов может осуществляться через посредника — лицо, которое в установленном законодательством порядке предоставляет услуги по приему, передаче (доставке), хранению, проверке целостности электронных документов. Возможность использования услуг посредника (далее — оператор) в системе представления налоговых документов в электронном виде предусмотрена Методическими рекомендациями по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины, утвержденными приказом ГНА Украины от 31.12.2008 № 827, в соответствии с которыми при представлении электронного отчета через оператора первую квитанцию (удостоверяющую факт и время представления отчета) плательщик налогов получает от него.
7. Какая дата считается датой представления налоговой отчетности, представленной в электронном виде?
Плательщику налогов направляются две квитанции:
первая квитанция является подтверждением плательщику налогов передачи его налоговых документов в электронном виде в орган ГНС средствами телекоммуникационной связи. Данная квитанция направляется органами ГНС на электронный адрес плательщика налогов, с которого была направлена налоговая отчетность. Второй экземпляр первой квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС. Если в адрес плательщика налогов не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается неполученным; вторая квитанция является подтверждением плательщику налогов приема его налоговых документов в базу данных ГНС в электронном виде в текстовом формате, в которой определяются реквизиты принятого налогового документа в электронной форме, соответствие налогового документа в электронной форме формату (стандарту) электронного документа, результаты проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), информация о плательщике налогов, дата и время приема, регистрационный номер, налоговый период, за который представляется отчет, и данные об отправителе квитанции. На данную квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, осуществляется ее шифровка и направление плательщику налогов средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС. Если направленные налоговые документы сформированы ошибочно, то плательщику налогов направляется вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате о неприеме налоговых документов в электронном виде с указанием причин. На данную квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, осуществляется ее шифровка и направление плательщику налогов средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС (р. III Инструкции № 233).
комментарий редакции
Здесь налоговики не дали прямого ответа на поставленный вопрос. На самом же деле датой и временем предоставления налогового документа в электронном виде в органы ГНС являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции, — это четко прописано в п.п. 7.7 раздела III Инструкции № 233. Но в итоге налоговая декларация может считаться поданной в срок, указанный в первой квитанции, лишь при условии, что получена вторая квитанция, подтверждающая прием налоговых документов в базу данных ГНС. Другими словами, дата предоставления налоговой отчетности определяется по первой квитанции при наличии подтверждающей второй квитанции.
8. Каков срок хранения архива файлов, направленных в качестве отчетности, файлов отчетности с наложенными на них ЭЦП плательщика и полученных электронных квитанций с ЭЦП?
В соответствии с п.п. 1.4 п. 1 р. 3 приложения 1 к Инструкции № 233 плательщик налогов обязан вести архив направленных в орган ГНС файлов налоговых документов с наложенными на них ЭЦП плательщика налогов и полученных электронных квитанций с ЭЦП органа ГНС. Хранить электронный архив
в течение срока, предусмотренного законодательством для хранения налоговой отчетности на бумажных носителях.Вопросы установления сроков хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности определяются в соответствии с частью 3, статьями 3.3 и 4 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 под № 576/3016.
комментарий редакции
В отношении сроков хранения налоговой отчетности, хоть в бумажной, хоть в электронной форме, стоит ориентироваться в первую очередь не столько на требования Главного архивного управления при КМУ, сколько на сроки давности по налогам, установленные статьей 15 Закона № 2181. Напомним, что общий срок давности, установленный п. 15.1, составляет 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока предоставления отчетности, а если декларация была подана позже — то за днем ее фактической подачи. Причем в некоторых случаях эти сроки могут быть и больше, но уж никак не меньше. А еще по некоторым видам документации Главархив устанавливает более длительные сроки, например для годовых деклараций по налогу на прибыль — 5 лет. Такой же срок хранения установлен для документов об их проверке (под определение которых вполне могут подпадать и подтверждающие квитанции, по крайней мере вторая).
9. Предприятие заключило договор с аудиторской фирмой на составление всей отчетности и поручило ей сдавать налоговую отчетность предприятия в электронном виде. Кто несет ответственность за своевременность представления и корректность заполнения налоговых документов?
В соответствии со ст. 11 Закона Украины от 25 июня 1991 года № 1251-XII «О системе налогообложения»: «Ответственность за правильность исчисления, своевременность уплаты налогов и сборов (обязательных платежей) и соблюдение законов о налогообложении несут
плательщики налогов и сборов (обязательных платежей) в соответствии с законами Украины». Так, в соответствии с п. 1.1 ст. 1 Закона № 2181 плательщики налогов — юридические лица, их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения, не имеющие статуса юридического лица, а также физические лица, имеющие статус субъектов предпринимательской деятельности или не имеющие такого статуса, на которых согласно законам возложена обязанность удерживать и/или уплачивать налоги и сборы (обязательные платежи), пеню и штрафные санкции. Если же существуют договорные отношения с аудиторской фирмой на составление и представление налоговой отчетности, то аудиторская фирма может нести финансовую ответственность за несвоевременное представление и некорректное заполнение только перед плательщиком налогов согласно их договорным отношениям.
комментарий редакции
По сути, ответ правильный. Как ни крути, а за своевременность подачи и достоверность налоговой отчетности ответственность несет только сам налогоплательщик, кому бы он ни доверил такую обязанность. Другое дело, что аудиторская фирма, не оправдавшая возложенное на нее доверие, несет не финансовую, а гражданско-правовую ответственность, и возмещает убытки, причиненные клиенту недобросовестным исполнением своих обязательств по договору.
Юрий Цыганок
