Налоговый расчет по форме № 1ДФ: составляем впервые по новой форме
Все новое — это хорошо забытое старое. Справедливость данного выражения как нельзя лучше подтверждает сравнение Порядка № 1020, посвященного заполнению обновленной формы Налогового расчета по форме № 1ДФ, с действовавшим ранее Порядком № 451. Ведь требования этих документов настолько похожи, что те, кто все же не забыл основы заполнения прежней формы № 1ДФ, без труда справятся с обновленной версией этого отчета. Однако, несмотря на это, в преддверии подачи отчета за I квартал 2011 года все же не лишним будет во всех подробностях рассмотреть порядок заполнения нового Налогового расчета по форме № 1ДФ.
Алла СВИРИДЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Как известно, со вступлением в силу
НКУ лица, имеющие статус налоговых агентов, обязаны отчитываться о суммах начисленных и/или выплаченных физическим лицам доходов сразу по двум формам. Основывается этот вывод на требованиях п. 176.2 НКУ, согласно которым налоговые агенты обязаны подавать в органы государственной налоговой службы:—
Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, а также сумм удержанного с них налога (далее — Налоговый расчет по форме № 1ДФ) — за базовый период, равный налоговому кварталу (п.п. «б» п. 176.2 НКУ);—
Налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц — за базовый отчетный период, равный календарному месяцу (п.п. «д» п. 176.2 НКУ).Во исполнение требований
п.п. «д» п. 176.2 НКУ приказом ГНАУ от 31.01.2011 г. № 58 была утверждена форма ежемесячной Налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц. Обо всех перипетиях вокруг утверждения этой формы отчетности, порядка ее заполнения и предоставления мы регулярно информируем наших читателей. В частности, порядок заполнения Налоговой декларации описан в статье «Заполняем Налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 19).Поскольку приближается срок предоставления первой после вступления в силу
НКУ квартальной отчетности по налогу на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), то пришло время подробно рассмотреть основные нюансы составления Налогового расчета по форме № 1ДФ. Но прежде напомним, что новая форма Налогового расчета, а также порядок ее заполнения и предоставления утверждены приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020, который вступил в силу с 1 апреля 2011 года. С этой же даты утратила силу старая форма № 1ДФ, утвержденная приказом ГНАУ от 29.09.2003 г. № 451. Налоговый расчет по новой форме нужно подавать уже за 1 квартал 2011 года.
Кто обязан подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ
Как указано в уже упомянутом
п. 176.2 НКУ, Налоговый расчет по форме № 1ДФ предоставляют лица, имеющие статус налоговых агентов. Конкретизирует это требование п. 1.2 Порядка № 1020, в котором перечислены все лица, которые подпадают под это определение в соответствии с п.п. 14.1.180 НКУ, а следовательно, должны отчитываться по новой форме:—
юридические лица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения);—
самозанятые лица (физические лица — предприниматели и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность*);—
представительства нерезидентов — юридических лиц, которые независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме) начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы физическому лицу и/или обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, выплачиваемых такому лицу.* Независимая профессиональная деятельность
— участие физического лица в научной, литературной, артистической, художественной, образовательной или преподавательской деятельности, деятельность врачей, частных нотариусов, адвокатов, аудиторов, бухгалтеров, оценщиков, инженеров или архитекторов, лица, занятого религиозной (миссионерской) деятельностью, другой подобной деятельностью, при условии, что такое лицо не является работником или физическим лицом — предпринимателем и использует наемный труд не более чем четырех физических лиц.Обратите внимание:
все перечисленные лица подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ независимо от того, выплачивали они или нет доходы плательщикам налога в течение отчетного квартала. Такое требование выдвигают и п.п. «б» п. 176.2 НКУ, и п. 2.2 Порядка № 1020.Здесь кроется первое отличие между требованиями ранее действовавшего
Порядка № 451 и новым Порядком № 1020. Ведь раньше, если налоговый агент в течение отчетного квартала не выплачивал доходы физическим лицам, Налоговый расчет по форме № 1ДФ не подавался. Другими словами, если не было данных для заполнения Налогового расчета, заполнять и подавать форму с прочерками было не нужно. Избавлял налоговых агентов от лишней бумажной работы п. 2.2 Порядка № 451.Сейчас ситуация изменилась: учитывая требования
НКУ и Порядка № 1020, Налоговый расчет по форме № 1ДФ должны сдавать все без исключения налоговые агенты, в том числе потенциальные, т. е. предприниматели и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, которые не ведут деятельность, не имеют наемных работников, а также не осуществляют начисление и выплату доходов другим физическим лицам.Все мы помним ажиотаж, который сложился при подаче месячной Налоговой декларации по НДФЛ за январь и февраль 2011 года в результате наличия подобного требования в
п.п. «д» п. 176.2 НКУ. Естественно, он повторится и при подаче Налогового расчета по форме № 1ДФ.Единственная надежда на то, что в ГНАУ все же учтут опыт приема месячной Налоговой декларации по НДФЛ и до истечения предельных сроков подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ дадут официальное разъяснение, освобождающее от подачи отчетности налогоплательщиков, которые в отчетном периоде не начисляли и не выплачивали доходы физическим лицам. Ведь схожая проблема с месячной декларацией по НДФЛ решилась в пользу налогоплательщиков: ГНАУ
в письме от 25.03.2011 г. № 8235/7/17-0217 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 27) разрешила не подавать декларацию, если налоговый агент не имеет наемных работников и не начисляет/не выплачивает доходы физлицам.
Куда следует подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ
По общему правилу, Налоговый расчет по форме № 1ДФ подается:
—
юридическими лицами — в орган государственной налоговой службы (далее — ГНС) по своему местонахождению;—
физическими лицами — предпринимателями — в орган ГНС по своему налоговому адресу, т. е. по месту своего проживания, по которому предприниматель ставится на учет в качестве плательщика налогов (п. 45.1 НКУ).Отдельные особенности предоставления Налогового расчета по форме № 1ДФ предусмотрены для предприятий, имеющих обособленные подразделения. В этом случае ответ на вопрос, кто и куда должен сдавать отчетность, зависит от объема предоставленных такому обособленному подразделению полномочий. Дело в том, что для целей налогообложения доходов физических лиц обособленные подразделения делятся на
уполномоченные начислять, удерживать и уплачивать в бюджет НДФЛ и на неуполномоченные осуществлять такие действия.Уполномоченные подразделения
подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ относительно физических лиц, которым они начисляют (выплачивают) доход, в орган ГНС по своему местонахождению. При этом в реквизитах Налогового расчета указываются данные о таком уполномоченном подразделении, как о налоговом агенте.За
неуполномоченное обособленное подразделение все обязанности налогового агента выполняет юридическое лицо. Соответственно юридическое лицо подает за такое подразделение Налоговый расчет по форме № 1ДФ в виде отдельной порции в орган ГНС по своему местонахождению. Кроме того, копию отчета предприятие направляет и в орган ГНС по местонахождению своего обособленного подразделения. Причем для этого оно должно стать на учет в органе ГНС по местонахождению каждого неуполномоченного подразделения. В этом случае в реквизитах Налогового расчета указываются данные юридического лица, состоящего на учете в органе ГНС.
Сроки предоставления Налогового расчета по форме № 1ДФ
Как и раньше, Налоговый расчет по форме № 1ДФ предоставляется
отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала (п. 2.1 Порядка № 1020). При этом отдельный налоговый расчет за календарный год не подается.Таким образом, Налоговый расчет по форме № 1ДФ за
1 квартал 2011 года нужно подать не позднее 10 мая 2011 года.Если в дальнейшем
последний день срока предоставления Налогового расчета попадет на выходной или праздничный день, то последним днем срока будет считаться операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем.Налоговые агенты, находящиеся в процессе ликвидации (прекращения деятельности), должны соблюдать требования
п. 1.3 Порядка № 1020, согласно которому подача Налогового расчета за период, в котором проводились процедуры прекращения налогового агента, осуществляется до завершения таких процедур (государственной регистрации прекращения юридического лица, государственной регистрации прекращения предпринимательской деятельности физического лица — предпринимателя). То есть предельный срок для них — дата государственной регистрации прекращения юридического лица или государственной регистрации прекращения предпринимательской деятельности физического лица — предпринимателя.
Особенности составления и предоставления Налогового расчета по форме № 1ДФ
Прежде всего отметим, что общие правила заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ каких-либо кардинальных изменений не претерпели.
По-прежнему налоговый агент составляет Налоговый расчет по форме № 1ДФ
в двух экземплярах, один из которых подается в орган ГНС, а второй — с подписью лица, ответственного за принятие налогового расчета, штампом и проставленным номером порции, — возвращается налоговому агенту и хранится у него.Налоговый расчет подается на неповрежденном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничивается). Записи в отчете делаются машинописным текстом или печатными буквами без помарок, зачеркиваний, исправлений и уточнений, в специально предназначенном для этого поле обязательно указываются порядковые номера страниц отчета.
Если в информационной строке Налогового расчета есть незаполненные поля, в них проставляются прочерки. Подача ксерокопии Налогового расчета по форме № 1ДФ не допускается.По добровольному решению
налогового агента Налоговый расчет может быть подан органу ГНС в электронной форме (п.п. 2.3.2 Порядка № 1020).Обратите внимание:
п.п. 2.3.2 действовавшего ранее Порядка № 451 предусматривал не право, а обязанность налогового агента формировать налоговый расчет в электронном виде при наличии у него компьютерной техники.Заметим, что, по нашему мнению, такая поблажка идет вразрез с требованиями
НКУ. Ведь не стоит забывать о требованиях общей нормы п. 49.4 НКУ, согласно которой крупные и средние налогоплательщики подают налоговые декларации в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи должностных лиц в порядке, установленном законодательством. То есть с 01.01.2011 г. именно электронная форма предоставления отчетности — единственно возможный способ подачи налоговых деклараций для средних и крупных налогоплательщиков.Юридические и физические лица — налоговые агенты, обязаны отражать всю информацию о начисленных и выплаченных физическим лицам доходах, предусмотренную Налоговым расчетом по форме № 1ДФ. При этом следует помнить: в Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражаются как
облагаемые, так и необлагаемые доходы, начисленные (выплаченные) физическим лицам в отчетном квартале.И наконец, последнее, что касается общих правил заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ. Согласно
п. 3.5 Порядка № 1020 денежные показатели, а именно сумма начисленного дохода (графа 3а), сумма выплаченного дохода (графа 3), сумма начисленного НДФЛ (графа 4а) и сумма перечисленного в бюджет НДФЛ (графа 4) отражаются в отчете в национальной валюте (в гривнях с копейками).
Согласование налоговых обязательств
Следующий важный момент, на который следует обратить внимание в рамках этой статьи, — порядок определения даты согласования налоговых обязательств по НДФЛ, от которой, в частности, следует отталкиваться при определении предельного срока уплаты этого налога с начисленных, но не выплаченных доходов.
Согласно
п. 54.2 НКУ согласование денежного обязательства по сумме налоговых обязательств по НДФЛ, подлежащего удержанию и уплате (перечислению) в бюджет в случае начисления/выплаты дохода в пользу плательщика налога — физического лица, производится в момент возникновения налогового обязательства, который определяется по календарной дате, установленной разделом IV НКУ для предельного срока уплаты налога в соответствующий бюджет.Как указано в
п.п. 168.1.4 НКУ, для целей применения п. 54.2 Кодекса под термином «предельный срок уплаты в бюджет налога» понимаются сроки уплаты налога, определенные этим пунктом, а именно:— день выплаты дохода (
п.п. 168.1.2 НКУ);— банковский день, следующий за днем начисления (выплаты, предоставления) дохода (при выплате дохода в неденежной форме или наличностью из кассы,
п.п. 168.1.4 НКУ).Таким образом,
согласование денежного обязательства относительно суммы налоговых обязательств по НДФЛ происходит при выплате дохода или в банковский день, следующий за днем начисления (выплаты, предоставления) дохода в неденежной форме или за днем выплаты дохода из кассы.А когда же происходит согласование налоговых обязательств по начисленным, но не выплаченным доходам?
Прежде всего, напомним: НДФЛ с начисленных, но не выплаченных доходов не согласовывается по ежемесячной Налоговой декларации, что следует из предложенного налоговиками порядка ее заполнения. Ведь при расчете налогового обязательства за отчетный месяц (строка 07), НДФЛ с начисленных, но не выплаченных доходов, в том числе с зарплаты, которая не будет выплачена в установленные сроки (строка 06), не учитывается.
А вот суммы НДФЛ, указанные в
налоговом расчете, считаются согласованными суммами налогового обязательства и в случае неполной или несвоевременной уплаты взыскиваются в бюджет вместе с уплатой штрафов и пени, начисляемых с первого до последнего дня срока подачи налогового расчета, установленного НКУ (п.п. «ґ» п. 176.2 НКУ).Сроки уплаты налогового обязательства, отраженного в налоговой декларации, предусмотрены
абзацем первым п. 57.1 НКУ, согласно которому плательщик налогов обязан самостоятельно уплатить сумму налогового обязательства, указанную в поданной им налоговой декларации, в течение 10 календарных дней, следующих за последним днем соответствующего предельного срока , предусмотренного для подачи налоговой декларации.Из вышесказанного следует, что согласование налоговых обязательств по НДФЛ, удержанному с начисленных, но невыплаченных доходов происходит по Налоговому расчету по форме № 1ДФ. Соответственно, НДФЛ с таких доходов должен быть
уплачен в течение 10 календарный календарных дней, следующих за предельным сроком подачи Налогового расчета.Устные консультации работников налоговых органов подтверждают такую точку зрения.
Ответственность налоговых агентов
За непредоставление или несвоевременное предоставление Налогового расчета по форме № 1ДФ налоговые агенты несут ответственность в соответствии с нормами
НКУ.Так, согласно
п. 119.2 НКУ непредоставление, предоставление с нарушением установленных сроков, предоставление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками отчетности о суммах доходов, начисленных (уплаченных) в пользу плательщика налогов, и суммах удержанного из них налога влекут за собой наложение штрафа в размере 510 грн.Те же действия, совершенные плательщиком налогов, который в течение года уже был привлечен к ответственности за такое нарушение, влекут за собой наложение штрафа
в размере 1020 грн.Как видите, жесткие штрафные санкции за нарушение требований относительно порядка составления и сроков предоставления Налогового расчета по форме № 1ДФ требуют со всей ответственностью подойти к заполнению и подаче этой формы отчетности.
В то же время, на наш взгляд, не стоит забывать о положениях
п. 7 подраздела 10 раздела ХХ НКУ.Напомним, что согласно этой норме
НКУ штрафные санкции за нарушение налогового законодательства за период с 1 января по 30 июня 2011 года применяются в размере не более 1 грн. за каждое нарушение. Поэтому логично прийти к выводу, что штрафные санкции в размере не более 1 грн. распространяются на любые нарушения налогового законодательства, допущенные налогоплательщиками в период с 1 января по 30 июня 2011 года, в том числе и на случаи применения штрафных санкций за непредоставление или предоставление Налогового расчета с нарушением установленных НКУ сроков.К сожалению, сейчас трудно предположить, какую позицию по этому вопросу займут налоговики. Как вы помните, специалисты ГНАУ уже несколько раз меняли свою точку зрения на этот счет. Кратко история рассматриваемого вопроса такова. В своем первом письме, посвященном порядку применения штрафных санкций, налоговики разъяснили, что налоговые органы будут применять штраф в размере 1 грн. за любое нарушение налогового законодательства, совершенное в период с 01.01.2011 г. по 30.06.2011 г. (см.
письмо от 31.12.2010 г. № 29429/7/10-1017/5190). Однако такой либеральной позиции в отношении применяемых к налогоплательщикам штрафных санкций налоговики придерживались недолго. Уже в письме от 03.02.2011 г. 2963/7/10-1017/302 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 17) ГНАУ пересмотрела свою точку зрения и настаивает на том, что штрафная санкция, предусмотренная п. 7 подраздела 10 раздела XX НКУ, применяется за нарушения налогового законодательства исключительно при исчислении налоговых обязательств за период с 01.01.2011 г. по 30.06.2011 г. Этим письмом ГНАУ неоправданно сужала круг тех нарушений, за которые может быть применен штраф в 1 грн., что, по нашему мнению, является неправомерным.Однако и последнее разъяснение налоговиков было отозвано (см.
письмо ГНАУ от 23.03.2011 г. № 8199/7/10-1017/1114) и их официальная позиция на сегодняшний день пока не известна. Уверены, что в скором времени специалисты ГНАУ восполнят этот пробел и с их стороны последуют другие разъяснения. А нам же остается ждать и надеяться, что в этот раз их позиция будет носить уже не столь фискальный характер.Что касается административной ответственности, то за непредоставление или предоставление с нарушением установленных
НКУ сроков подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ, должностным лицам предприятия и гражданам — субъектам предпринимательской деятельности грозит предупреждение либо админштраф, предусмотренный ст. 1634 КоАП. В соответствии с данной статьей КоАП неуведомление или несвоевременное уведомление органа ГНС по установленной форме о доходах граждан влечет за собой предупреждение или наложение штрафа в размере от 2 до 3 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 34 грн. до 51 грн.). Те же действия, совершенные лицом, которое на протяжении года уже привлекалось к административной ответственности за то же нарушение, влекут за собой наложение штрафа на такое лицо в размере от 3 до 5 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 51 грн. до 85 грн.).Итак, мы рассмотрели общий порядок заполнения новой формы Налогового расчета по форме № 1ДФ, а теперь перейдем к описанию порядка отражения в нем доходов в виде заработной платы.
