Бухгалтер без права подписи отчетности
Для небольших предприятий подписание отчетности директором и за себя, и за бухгалтера — обычное дело. Но бывают и несколько нестандартные ситуации. По поводу одной из них был задан следующий вопрос: на предприятие принят бухгалтер, однако всю отчетность и другие документы по-прежнему, как и в период отсутствия его должности на предприятии, подписывает только директор. Рассмотрим, является ли это нарушением и какими могут быть последствия.
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Формы ведения бухгалтерского учета
Как известно, возможные формы организации бухучета перечислены в
ч. 4 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996). Это, в частности:—
введение в штат предприятия должности бухгалтера либо создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;— обращение к услугам специалиста по бухучету, зарегистрированного как предприниматель, осуществляющий предпринимательскую деятельность без создания юридического лица;
— ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией либо аудиторской фирмой;
—
самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником либо руководителем предприятия (в отношении этой формы организации бухучета сделана оговорка: она не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях).Достаточно распространенное на практике мнение о том, что наличие в штате должности «бухгалтер» (а не «
главный бухгалтер») решает проблему и позволяет подписывать отчетность только руководителю, ошибочно. В заблуждение субъектов хозяйствования вводит тот факт, что во многих формах отчетности и в других документах графа, в которой ставит подпись лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета, носит название «Главный бухгалтер». Да и сами налоговые органы, отвечая на вопросы налогоплательщиков в Единой базе налоговых знаний, акцентируют внимание на ситуациях, возникающих при заполнении отчетности, когда штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера. Напомним, что должность главного бухгалтера вводится на предприятии при наличии бухгалтерской службы (для этого достаточно ввести в штат хотя бы еще одного бухгалтера, в отношении которого главный бухгалтер может быть наделен административнораспорядительными полномочиями). Если на предприятии лицо, отвечающее за ведение налогового и бухгалтерского учета, только одно, оно занимает должность бухгалтера (см. письма Минтруда от 26.10.2009 г. № 642/13/84-09; от 30.03.2010 г. № 3200/0/14-10/13, от 13.01.2010 г. № 4/13/116-10, письмо Минфина от 07.04.2010 г. № 31-34000-10-10/7408). При этом его статус для целей законодательного регулирования полностью тождественен статусу главного бухгалтера, отличие заключается лишь в том, что главный бухгалтер имеет в своем подчинении сотрудников, образующих бухгалтерскую службу предприятия (см. также «Главный бухгалтер на предприятии: что он должен делать и знать» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 55, с. 13).Поэтому хотя законодатель прямо на это и не указывает, однако содержание приведенной выше
ч. 4 ст. 8 Закона № 996 подразумевает, что использование предприятием одной из названных форм организации бухучета исключает последний из названных вариантов — самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно руководителем предприятия.В тех случаях, когда ведение бухгалтерского учета возложено на конкретное лицо (то ли это главный бухгалтер, возглавляющий бухгалтерскую службу, то ли бухгалтер или же специалист по бухучету либо аудиторская фирма, с которыми заключены гражданско-правовые договоры на оказание соответствующих услуг), обязанности руководителя сводятся к «созданию необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечению неуклонного выполнения всеми подразделениями, службами и сотрудниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и предоставления к учету первичных документов» (
ст. 8 Закона № 996).
Последствия приема на работу бухгалтера
В рассматриваемой ситуации на предприятии лицо принято на должность бухгалтера. Это означает, что:
1.
Налоговый орган должен быть уведомлен о лице, в обязанности которого входит ведение бухгалтерского (а на его основе — и налогового) учета. Ведение бухгалтерского учета охватывает собой и обязанность подтверждения сведений, отраженных на его основании в налоговой отчетности, путем проставления подписи не только директора, но и лица, ответственного за ведение налогового и бухгалтерского учета. Уведомление происходит путем подачи заявления по форме № 1-ОПП с отметкой «Изменения» (п. 9.3 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом ГНАУ от 22.12.2010 г. № 979). Для подачи формы № 1-ОПП установлен 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщика. Однако при этом Порядок № 979 не конкретизирует, какое именно действие следует считать моментом возникновения изменений в учетных данных налогоплательщика. В нашей ситуации очевидно, что таким моментом будет прием на работу бухгалтера.Неуведомление налогового органа в указанный срок о произошедших изменениях, если данный факт в последующем будет выявлен, может стать основанием для применения штрафа по
п. 117.1 НКУ в размере 510 грн.2. Угрозы того, что налоговый орган не признает отчетность задним числом (после установления факта, что она не была подписана лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета), нет. Не признать налоговики могут только ту отчетность, которая будет подаваться после выяснения того, что на предприятии есть бухгалтер, подписи которого нет на декларации.
3. Если налоговым органом в ходе проверки будут выявлены нарушения порядка ведения налогового учета, то административный штраф по
ст. 1631 Кодекса об административных правонарушениях может быть наложен не только на директора, но и на бухгалтера (несмотря на отсутствие его подписи на тех или иных документах).
Если отчетность подписывает только директор
Если же предприятие все же предпочитает, чтобы отчетность подписывалась только руководителем и ответственность за нее нес только он, то этот вариант тоже возможен, но с учетом определенных нюансов:
1. На предприятии
не должно быть должности главного бухгалтера либо бухгалтера. Специалиста, который фактически будет выполнять функцию ведения бухгалтерского учета и заполнять отчетность, можно назвать, к примеру, «Аналітик з питань фінансово-економічної безпеки», «Консультант», «Фахівець з ефективності підприємництва» либо подобрать какоелибо другое название в Классификаторе профессий. Но имейте в виду следующее. Под любую должность необходимо составить должностную инструкцию. И должностная инструкция соответствующего специалиста (как бы предприятие его не назвало) не может включать в себя обязанность по ведению бухгалтерского и налогового учета (иначе это автоматически будет означать совмещение должностей, в том числе должности бухгалтера, таким сотрудником). Иначе говоря, речь идет о попытке обойти требования законодательства. Но это, в свою очередь, означает, что:— сотрудник в любой момент может отказаться от фактического выполнения функций бухгалтера, поскольку это его трудовыми обязанностями не охватывается;
— такой сотрудник не может быть привлечен к ответственности за неправильное ведение бухгалтерского учета;
— если на предприятие будет наложен штраф в связи с нарушениями, обусловленными неправильным ведением бухгалтерского учета, то взыскать с сотрудника суммы таких санкций в порядке применения материальной ответственности нельзя, как это можно было бы сделать, если бы он занимал должность бухгалтера (см., например,
письмо Минтруда от 15.02.2010 г. № 30/06/186-10 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 27).2. По документам
обязанности по ведению бухгалтерского и налогового учета должны быть возложены на директора (он это может сделать своим же приказом, сославшись на ст. 8 Закона № 996).3.
В заявлении по форме № 1-ОПП должен быть указан только руководитель.Если указанные условия соблюдаются, то при подписании налоговой отчетности и в графе «Руководитель», и в графе «Главный бухгалтер» ставит свою подпись директор. Если предприятие сдает отчетность в электронной форме, то в поле «Главный бухгалтер» указываются фамилия и инициалы руководителя, а электронные цифровые подписи должностных лиц налогоплательщика налагаются в таком порядке: первой — электронная цифровая подпись руководителя, второй — электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом печати налогоплательщика (
п. 7.1 Инструкции по подготовке и предоставлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНАУ от 10.04.2008 г. № 233).
