Новогодний корпоратив: как учесть расходы на проведение праздника

Новогодний корпоратив: как учесть расходы на проведение праздника

Пожалуй, уже стало доброй традицией с приближением Нового года собирать команду сослуживцев за корпоративными новогодними праздниками. Такое событие не только помогает укрепить корпоративный дух сотрудников, но и позиционирует предприятие как процветающее. К тому же Новый год — прекрасный повод поздравить партнеров и клиентов. О том, как учесть расходы в таких случаях, сейчас и поговорим.

Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Проведение корпоративного новогоднего праздника, конечно же, потребует от предприятия определенных расходов, которые зависят от масштабов, бюджета и тематики планируемого мероприятия. При этом, как правило, корпоративные новогодние расходы обычно связаны с:

— арендой помещения;

— организацией фуршета;

— организацией культурно-развлекательной программы.

Если для проведения праздника выбрано одно из развлекательных заведений (кафе, ресторан, ночной клуб, пансионат и т. п.), то, как правило, в таком случае уже все организовано: и помещение, и соответствующее меню, включая алкогольные напитки, и музыкальное сопровождение. В таком случае остается позаботиться лишь об издании руководителем соответствующего приказа о проведении новогоднего вечера, утверждении сметы расходов на подготовку и его проведение, оплате услуг и соответствующем отражении понесенных расходов в учете предприятия. И здесь уже возможны различные варианты.

Сразу отметим, что в общем случае — при «развлекательном» подходе — отнести в налоговом учете затраты на проведение праздничного мероприятия в «налоговые» расходы не позволяет «запретный» п.п. 139.1.1 НКУ. Он предусматривает, что: не включаются в состав расходов расходы на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков — как не связанные с хозяйственной деятельностью. Поэтому в таком случае ввиду отсутствия связи расходов на новогодне-праздничные мероприятия с хозяйственной деятельностью предприятие не может отразить их в налоговом учете (т. е. не может включить их в «налоговые» расходы и показать налоговый кредит по НДС).

Пример . Предприятие 27.12.2011 г. проводит новогодний вечер в кафе «Магнолия». Расходы на проведение праздника составили 60000 грн. (в том числе НДС — 10000 грн.)

В учете операции отразятся следующим образом:

Учет расходов на проведение новогоднего вечера

Вместе с тем рассмотренный вариант не является единственным, а существуют и иные альтернативные подходы к отражению операций в учете, дающие возможность не потерять расходы и налоговый кредит по НДС в этом случае.

Если в приказе или распоряжении руководителя предприятия цель проведения новогодних мероприятий будет определена как рекламная, то расходы можно будет считать связанными с хоздеятельностью. Ведь удачно проведенная рекламная презентация предприятия с обязательным участием потенциальных покупателей (клиентов), демонстрацией образцов выпускаемой (продаваемой) продукции наверняка может стать гарантией заключения новых соглашений, расширения рынков сбыта, выхода на новый финансовый уровень и как следствие — процветания предприятия. А поскольку существует связь с хозяйственной деятельностью, то в налоговом учете расходы могут быть отнесены в состав «налоговых» расходов — как расходы на рекламу (т. е. как расходы на сбыт, п.п. «г» пп. 138.10.3, 140.1.5 НКУ), а «входной» НДС по ним — в налоговый кредит.

Причем заметим: после 01.04.2011 г. прибыльный раздел III НКУ разрешает относить расходы на рекламу в состав «налоговых» расходов в полном объеме без каких-либо процентных ограничений (т. е. сумма «налоговых» расходов при этом никак не лимитируется и прежней нормы, аналогичной, скажем, старому рекламному п.п. 5.4.4 Закона о налоге на прибыль, ограничивающему в прошлом подобные расходы 2 % прошлогодней прибыли, в НКУ нет). Исключение составляет разве что случай приобретения рекламных услуг у нерезидента, когда «налоговые» расходы не могут превышать 4 % дохода (выручки) от реализации продукции (товаров, работ, услуг) за предыдущий год (п.п. 139.1.13 НКУ; подробнее об этом см. также статью «Процентные ограничения в разделе III НКУ» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 32).

Документами, подтверждающими рекламный характер проводимого новогоднего праздника, в таком случае могут быть:

— список приглашенных лиц из числа настоящих и потенциальных партнеров и клиентов;

— смета расходов на подготовку и проведение мероприятия;

— первичные документы (накладные, акты и т. п.), подтверждающие факт приобретения ТМЦ (услуг) для проведения мероприятия;

— накладные на отпуск со склада ТМЦ, используемых для проведения мероприятия, акты оказанных услуг;

— отчет о проведении мероприятия;

— отчет о выполнении сметы с отражением в нем фактических расходов на проведение мероприятия.

Пример. Предприятие 28.12.2011 г. проводит новогодний праздник в рекламных целях в ресторане «Фаворит». Затраты на проведение рекламного мероприятия составили 120000 грн. (в том числе НДС — 20000 грн.).

В учете операции отразятся следующим образом:

Учет расходов на проведение новогоднего праздника в рекламных целях

Новогодний праздник может быть проведен как общее собрание трудового коллектива, семинар (конференция) по теме, связанной с хозяйственной деятельностью предприятия (к примеру, ввиду подведения итогов работы за год, обсуждения планов на будущий год, разработки стратегий дальнейшего развития и т. п.). В таком случае для его проведения, к примеру, можно арендовать актовый или концертный зал (либо конференц-зал в пансионате, санатории, отеле).

При этом потребуются:

— приказ руководителя о проведении мероприятия с указанием повестки дня собрания или программы работы семинара (конференции);

— протокол общего собрания или отчет о проведении семинара (конференции) с приложением документов, содержащих тезисы выступлений участников мероприятия;

— договор аренды помещения, акт выполненных работ;

— другие первичные документы, связанные с проведением мероприятия.

Такое документальное оформление поможет предприятию подтвердить связь расходов на проведение официального мероприятия (в том числе расходов на аренду помещения) с хозяйственной деятельностью и отразить их в налоговом учете в составе «налоговых» расходов, а сумму «входного» НДС по ним включить в налоговый кредит. При этом, подтверждая хозяйственную направленность, расходам важно придать статус организационно-корпоративных. Ведь основанием для их отражения в данном случае будет служить п.п. «а» п.п. 138.10.2 НКУ, разрешающий, напомним, налогоплательщику включать в состав административных «налоговых» расходов общие корпоративные расходы, включая организационные расходы, расходы на проведение годовых и других собраний органов управления.

Поскольку предновогодняя встреча сотрудников в этом случае носит сугубо деловой характер, то предприятие не должно оплачивать услуги музыкантов, артистов, Деда Мороза, расходы на украшение зала шарами, гирляндами, а также расходы на приобретение продуктов питания для застолья и на фейерверк (ведь связать такие затраты с хозяйственной деятельностью предприятия и отнести в налоговом учете в состав «налоговых» расходов не представляется возможным). Впрочем, оставлять без угощения трудовой коллектив вовсе не обязательно — ведь цена арендной платы является договорной, поэтому с согласия арендодателя в нее могут быть включены и другие услуги, которые не обязательно расшифровывать в договоре аренды. Это позволит провести праздник вполне достойно.

Пример. Предприятие 29.12.2011 г. проводит годовое собрание трудового коллектива. Расходы на аренду помещения составили 72000 грн. (в том числе НДС — 12000 грн.).

В учете операции отразятся следующим образом:

Учет расходов на проведение новогоднего праздника как собрание трудового коллектива

Проведение новогоднего мероприятия может быть организовано и профсоюзной организацией для членов профсоюза при условии наличия в ее смете соответствующей статьи расходов.

В этом случае в качестве подтверждающих документов лучше иметь:

— решение профкома о проведении новогоднего вечера для членов профсоюза;

— смету доходов и расходов;

— накладные на получение ТМЦ, продуктов питания от поставщиков, акты выполненных работ (предоставленных услуг);

— акты о списании ТМЦ, продуктов питания для проведения новогоднего вечера.

Причем если собственных средств для организации новогоднего праздника у профсоюзной организации окажется недостаточно, то предприятие может пополнить бюджет профсоюза, перечислив ему для этого соответствующую сумму финансовой помощи (добровольные пожертвования).

В таком случае у профсоюза как неприбыльной организации (п.п. «є» п. 157.1 НКУ) сумма полученных денежных средств не будет облагаться налогом на прибыль (п. 157.9 НКУ). А предприятие в свою очередь согласно п.п. «б» п.п. 138.10.6 НКУ сможет отнести средства, добровольно перечисленные профсоюзной организации, в состав своих «налоговых» расходов в размере, однако не превышающем 4 % налогооблагаемой прибыли за прошлый отчетный год (а если в прошлому году получен убыток — то налогооблагаемой прибыли позапрошлогоднего года, но не ранее чем за четыре предыдущих отчетных года). Заметим: о том, что, к примеру, в 2011 году такие расходы могут быть включены в состав «налоговых» расходов в рамках соответствующей части прибыли 2010 года (т. е. не более 4 % показателя строки 11 декларации за 2010 год), говорилось и в консультации в разделе 110.07.04 Единой базы налоговых знаний.

Пример. Предприятие оказало профсоюзу финансовую помощь в размере 30000 грн. (что отвечает требованиям из п.п. «б» п.п. 138.10.6 НКУ — не превышает 4 % налогооблагаемой прибыли прошлого года).

В учете операции отразятся следующим образом:

Новогодний праздник за счет средств профсоюза

В плане налогообложения профсоюзный вариант, пожалуй, наиболее подходит налогоплательщикам как самый оптимальный.

НДФЛ и ЕСВ. Нужно заметить, что независимо от способа организации корпоративного новогоднего праздника, объекта для удержания НДФЛ с работников при этом не возникнет, поскольку расходы в данном случае не персонифицированы — имеют обезличенный характер (консультация в разделе 160.02 Единой базы налоговых знаний). В прошлом с этим соглашались и контролирующие органы (письма ГНАУ от 29.07.2005 г. № 7129/6/17-3116 и от 26.08.2004 г. № 7335/6/17-3116, от 19.04 2007 г. № 3852/6/17-0716; письмо Минфина от 19.05.2005 г. № 31-17310-01-10/9590), обращая также внимание на то, что, к примеру, усредненная стоимость корпоративного праздника в расчете на одно лицо в таком случае показателем дохода конкретного физического лица в виде дополнительного блага считаться не может, и потому обложению НДФЛ не подлежит. Также указанные расходы не облагаются и ЕСВ, поскольку они не относятся к фонду оплаты труда и не являются доходами отдельно взятых работников.

Алкогольные напитки за счет средств предприятия. В этом случае следует учитывать, что покупка за счет собственных средств алкогольных напитков для новогоднего вечера может обернуться для предприятия определенными проблемами, связанными в первую очередь с лицензированием. Ведь, как известно, контролирующие органы (приравнивая операции по безвозмездной передаче — «выдаче» алкогольных напитков к их продаже) начинают в таком случае говорить об осуществлении предприятием розничной торговли алкоголем, которая, в свою очередь, требует получения соответствующей «алкогольной» лицензии (ч. 10 ст. 15 Закона № 481). За безлицензионную же торговлю грозит весомый штраф в размере 200 % стоимости полученной партии алкогольных напитков, но не менее 1700 грн. (ст. 17 Закона № 481). Поэтому с угощением алкоголем за счет средств предприятия нужно быть осторожным. В связи с этим лучше либо покупать алкогольные напитки непосредственно в развлекательном заведении, либо решать подобный вопрос через приглашенных работников.

Доставка работников на корпоратив. В рамках проводимого мероприятия может быть предусмотрена доставка работников к месту проведения вечера специально выделенным для этой цели транспортом (автобусом, микроавтобусом или легковым автомобилем) — собственным или арендованным.

Что касается возможности отражения расходов на доставку в налоговом учете, то, как известно, по общим правилам, установленным «расходной» ст. 138 НКУ, в «налоговые» расходы попадают любые затраты налогоплательщика, связанные с ведением хозяйственной деятельности. Поэтому если транспортное средство используется, к примеру, для доставки сотрудников к месту работы и обратно, то здесь вопросов не возникает. При наличии соответствующего положения в коллективном договоре и приказа руководителя осуществленные транспортные затраты (на аренду транспортного средства, ГСМ, техобслуживание, зарплату водителя и т. п. либо перевозку собственным автотранспортом) на вполне законных основаниях, как связанные с хоздеятельностью, включаются в «налоговые» расходы, а «входной» НДС согласно п. 198.3 НКУ — в налоговый кредит (консультация в разделе 110.07.04 Единой базы налоговых знаний, в которой налоговики, заметим, не требуют при этом подтверждения отсутствия маршрутов общественного транспорта).

Причем стоимость услуг по доставке не считается для работников дополнительным благом и НДФЛ не облагается (на что в прошлом обращала внимание и ГНАУ в письме от 25.11.2004 г. № 23054/7/17-3117).

С доставкой работников на корпоративный праздник ситуация выглядит несколько сложнее — ведь если мероприятие носит развлекательный характер, то расходы на транспортировку по сути оказываются расходами, связанными с финансированием личных нужд физических лиц. И отражать в этом случае «налоговые» расходы не разрешает, как отмечалось п.п. 139.1.1 НКУ. Также поскольку не соблюдаются требования п. 198.3 НКУ, нельзя рассчитывать и на налоговый кредит по НДС.

Впрочем, если корпоративный праздник организован в рекламных целях или имеет характер производственного собрания, семинара или конференции по теме, связанной с хоздеятельностью предприятия, то у расходов на доставку работников к месту проведения мероприятия есть шансы попасть в «налоговые» расходы, а «входному» НДС по ним — в налоговый кредит.

Еще один неотъемлемый атрибут приближающихся зимних праздников, ставший уже в большей степени скорее даже жестом делового этикета — направление новогодних открыток с поздравлениями партнерам и клиентам, приглашений на корпоратив. В таком случае возникает вопрос: можно ли расходы на приобретение и распространение таких открыток, приглашений (включая почтовые расходы на рассылку) в налоговом учете отнести в состав расходов, а «входной» НДС, уплаченный при их приобретении, — в налоговый кредит?

Как известно, главным условием отражения расходов в налоговом учете является их связь с хозяйственной деятельностью (ст. 138 НКУ). Также хозяйственная направленность важна и для налогового кредита по НДС (п. 198.3 НКУ).

Что касается расходов на приобретение поздравительных открыток, то они при определенных обстоятельствах могут получить статус «хозяйственных», а расходы, связанные с их приобретением, — попасть в расходы в налоговом учете.

Считаем, что основанием тому вполне может служить п.п. «а» п.п. 138.10.2 НКУ, причисляющий в налоговом учете к административным расходам общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы налогоплательщика.

Конечно, в таком случае операции должны быть надлежащим образом оформлены документально — соответствующим распорядительным документом (приказом) руководителя предприятия, подтверждающим связь поздравительных мероприятий с хозяйственной деятельностью. В связи с этим в приказе, к примеру, можно указать:

— всех получателей новогодних открыток, в числе которых лучше привести исключительно партнеров предприятия, а также потенциальных покупателей его продукции (товаров, работ, услуг). Если, к примеру, перечислить всех получателей открыток пофамильно ввиду их большого числа невозможно, то можно указать группу таких получателей (например, оговорить, что открытки направляются в адрес покупателей, осуществивших покупку на сумму свыше 1000 грн., либо давним верным партнерам предприятия);

— цель такого мероприятия (например, укрепление деловых и финансовых связей, привлечение к сотрудничеству новых партнеров, создание должного имиджа предприятия и т. п.);

— ответственного за оформление и рассылку открыток.

Итак, если все формальности по доказательству связи понесенных затрат на приобретение и рассылку открыток (приглашений) с хоздеятельностью будут соблюдены, то предприятие имеет возможность отнести эти затраты в расходы в налоговом учете, а суммы «входного» НДС — в налоговый кредит.

Добавим, что альтернативным вариантом отражения расходов на поздравления в составе «налоговых» расходов в налоговом учете могут служить положения «сбытового» п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ, разрешающие налогоплательщику включать в состав расходов на сбыт расходы на рекламу, исследование рынка (маркетинг) и предпродажную подготовку товаров (что подтверждает и «рекламный» п.п. 140.1.5 НКУ).

В таком случае, учитывая «рекламный» характер поздравлений, право на «налоговые» расходы по затратам на изготовление (приобретение) и распространение таких рекламных носителей информации, как открытки, возникнет, если будут соблюдены определенные «рекламные» условия, в частности:

— нанесенные на открытку изображение и информация должны всячески оповещать партнеров как потенциальных покупателей о продаваемой предприятием продукции (товарах, услугах);

— такие рекламные материалы получатель не сможет использовать ни в хозяйственной, ни в какой-либо другой деятельности, а их можно применить только в качестве источника информации;

— такие рекламные поздравления не должны использоваться в целях продажи.

Поскольку рекламные мероприятия являются связанными с хозяйственной деятельностью, то «входной» НДС в составе стоимости такой рекламной продукции предприятие также вправе будет отнести в налоговый кредит.

Правда, хотим заметить, что, к примеру, в консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 30, отмечалось, что расходы, связанные с приобретением поздравительных открыток, не относятся к расходам, связанным с осуществлением хозяйственной деятельности, и потому «входной» НДС по ним в налоговый кредит не включается. Однако с такой позицией налоговиков мы не можем согласиться. Ведь если открытки, выступая тем же рекламным материалом и являясь при этом элементом делового этикета, направлены на укрепление партнерских отношений, а также сохранение и преумножение круга клиентов, то связь с хозяйственной деятельностью налогоплательщика вполне очевидна. Поэтому расходы на их приобретение могут быть отражены в налоговом учете (в составе административных расходов или расходов на сбыт).

При этом направление поздравительных открыток (по сути носящих сугубо информативный характер) не является поставкой товаров, поэтому налоговые последствия при такой операции («налоговые» доходы и налоговые обязательства по НДС) не возникают. Кстати, на то, что распространение рекламных материалов с целью распространения информации по своей сути не подпадает под понятие продажи, в прошлом обращала внимание и ГНАУ в письме от 03.06.2002 г. № 3428/6/15-1215-26.

Пример . Для поздравления партнеров и клиентов с новогодними праздниками оформлен заказ на изготовление поздравительных открыток с логотипом и торговой маркой предприятия. Расходы на изготовление открыток составили 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.), почтовые расходы на рассылку открыток — 24 грн. (в том числе НДС — 4 грн.).

В учете операции по изготовлению и рассылке поздравительных открыток отразятся следующим образом:

Учет поздравительных открыток

Итак, как видим, путей организации корпоративов и поздравлений может быть несколько. Остается выбрать для себя наиболее подходящий вариант.