Новорічний корпоратив: як облікувати витрати на проведення свята

Новорічний корпоратив: як облікувати витрати на проведення свята

Мабуть, уже стало доброю традицією з наближенням Нового року збирати команду колег на корпоративні новорічні свята. Такий захід не лише допомагає укріпити корпоративний дух працівників, а й позиціює підприємство як таке, що процвітає. До того ж Новий рік — слушний привід привітати партнерів та клієнтів. Як облікувати витрати в таких випадках, зараз і поговоримо.

Людмила СОЛОШЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Проведення корпоративного новорічного свята, звісно, потребує від підприємства певних витрат, які залежать від масштабів, бюджету та тематики запланованого заходу. При цьому, як правило, корпоративні новорічні витрати зазвичай пов'язані з:

— орендою приміщення;

— організацією фуршету;

— організацією культурно-розважальної програми.

Якщо для проведення свята вибрано один із розважальних закладів (кафе, ресторан, нічний клуб, пансіонат тощо), то, як правило, у такому разі вже все організовано: і приміщення, і відповідне меню, уключаючи алкогольні напої, і музичний супровід. У такому разі залишається потурбуватися лише про видання керівником відповідного наказу про проведення новорічного вечора, затвердження кошторису витрат на його підготовку та проведення, оплату послуг та відповідне відображення понесених витрат в обліку підприємства. І тут вже можливі різні варіанти.

Відразу зауважимо, що в загальному випадку — при «розважальному» підході — віднести в податковому обліку витрати на проведення святкового заходу до «податкових» витрат не дозволяє «заборонний» п.п. 139.1.1 ПКУ. Він передбачає, що витрати на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків не включаються до складу витрат як не пов'язані з господарською діяльністю. Отже, у цьому разі зважаючи на відсутність зв'язку витрат на новорічно-святкові заходи з господарською діяльністю підприємство не може відобразити їх у податковому обліку (тобто не може включити їх до «податкових» витрат та показати податковий кредит з ПДВ).

Приклад . Підприємство 27.12.2011 р. проводить новорічний вечір у кафе «Магнолія». Витрати на проведення свята склали 60000 грн. (у тому числі ПДВ — 10000 грн.)

В обліку операції відобразяться так:

Облік витрат на проведення новорічного вечора

Водночас розглянутий варіант не є єдиним, а існують й інші альтернативні підходи до відображення операцій в обліку, що дають можливість не втратити в цьому випадку витрати та податковий кредит з ПДВ.

Якщо в наказі або розпорядженні керівника підприємства мету проведення новорічних заходів буде визначено як рекламну, то витрати можна буде вважати пов'язаними з госпдіяльністю. Адже вдало проведена рекламна презентація підприємства з обов'язковою участю потенційних покупців (клієнтів), демонстрацією зразків продукції, що випускається (продається), напевно може стати запорукою укладення нових угод, розширення ринків збуту, виходу на новий фінансовий рівень та як наслідок — процвітання підприємства. А оскільки існує зв'язок з господарською діяльністю, то в податковому обліку витрати може бути віднесено до складу «податкових» витрат — як витрати на рекламу (тобто як витрати на збут, п.п. «г» п.п. 138.10.3, п.п. 140.1.5 ПКУ), а «вхідний» ПДВ за ними — до податкового кредиту.

Причому зауважимо: після 01.04.2011 р. прибутковий розд. III ПКУ дозволяє відносити витрати на рекламу до складу «податкових» витрат у повному обсязі без будь-яких відсоткових обмежень (тобто сума «податкових» витрат при цьому не лімітується та норми, аналогічної, скажімо, «старому» рекламному п.п. 5.4.4 Закону про податок на прибуток, що обмежував у минулому подібні витрати 2 % торішнього прибутку, у ПКУ немає). Виняток становить хіба що випадок придбання рекламних послуг у нерезидента, коли «податкові» витрати не можуть перевищувати 4 % доходу (виручки) від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) за попередній рік (п.п. 139.1.13 ПКУ; докладніше про це див. також статтю «Відсоткові обмеження в розділі III ПКУ» // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 32).

Документами, що підтверджують рекламний характер новорічного свята, що проводиться, у цьому разі можуть бути:

— список запрошених осіб із числа наявних та потенційних партнерів і клієнтів;

— кошторис витрат на підготовку та проведення заходу;

— первинні документи (накладні, акти тощо), що підтверджують факт придбання ТМЦ (послуг) для проведення заходу;

— накладні на відпуск зі складу ТМЦ, що використовуються для проведення заходу, акти наданих послуг;

— звіт про проведення заходу;

— звіт про виконання кошторису з відображенням у ньому фактичних витрат на проведення заходу.

Приклад. Підприємство 28.12.2011 р. проводить новорічне свято з рекламною метою в ресторані «Фаворит». Витрати на проведення рекламного заходу склали 120000 грн. (у тому числі ПДВ — 20000 грн.).

В обліку операції відобразяться так:

Облік витрат на проведення новорічного свята з рекламною метою

Новорічне свято може бути проведене як загальні збори трудового колективу, семінар (конференція) за темою, пов'язаною з господарською діяльністю підприємства (наприклад, підбиття підсумків роботи за рік, обговорення планів на майбутній рік, розробка стратегії подальшого розвитку тощо). У такому разі для його проведення, наприклад, можна орендувати актовий або концертний зал (або конференц-зал у пансіонаті, санаторії, готелі).

При цьому знадобляться:

— наказ керівника про проведення заходу із зазначенням порядку денного зборів або програми роботи семінару (конференції);

— протокол загальних зборів або звіт про проведення семінару (конференції) з додаванням документів, що містять тези виступів учасників заходу;

— договір оренди приміщення, акт виконаних робіт;

— інші первинні документи, пов'язані з проведенням заходу.

Таке документальне оформлення допоможе підприємству підтвердити зв'язок витрат на проведення офіційного заходу (у тому числі витрат на оренду приміщення) з господарською діяльністю та відобразити їх у податковому обліку у складі «податкових» витрат, а суму «вхідного» ПДВ за ними — уключити до податкового кредиту. При цьому, підтверджуючи господарську спрямованість, витратам важливо надати статус організаційно-корпоративних. Адже підставою для їх відображення в цьому випадку буде п.п. «а» п.п. 138.10.2 ПКУ, що дозволяє, нагадаємо, платнику податків уключати до складу адміністративних «податкових» витрат загальні корпоративні витрати, уключаючи організаційні витрати, витрати на проведення річних та інших зборів органів управління.

Оскільки передноворічна зустріч співробітників у цьому випадку має суто діловий характер, то підприємство не повинне оплачувати послуги музикантів, артистів, Діда Мороза, витрати на прикрашання залу кульками, гірляндами, а також на придбання продуктів харчування та на феєрверк (адже пов'язати такі витрати з господарською діяльністю підприємства та віднести в податковому обліку до складу «податкових» витрат неможливо). Утім, залишати без частування трудовий колектив зовсім не обов'язково — адже ціна орендної плати є договірною, тому з відома орендодавця до неї може бути включено й інші послуги, які не обов'язково розшифровувати в договорі оренди. Це дозволить провести свято цілком гідно.

Приклад. Підприємство 29.12.2011 р. проводить річні збори трудового колективу. Витрати на оренду приміщення становлять 72000 грн. (у тому числі ПДВ — 12000 грн.).

В обліку операції відобразяться так:

Облік витрат на проведення новорічного свята як зборів трудового колективу

Проведення новорічного заходу може бути організовано і профспілковою організацією для членів профспілки за умови наявності в її кошторисі відповідної статті витрат.

У цьому випадку як підтвердні документи краще мати:

— рішення профкому про проведення новорічного вечора для членів профспілки;

— кошторис доходів та витрат;

— накладні на отримання ТМЦ, продуктів харчування від постачальників, акти виконаних робіт (наданих послуг);

— акти про списання ТМЦ, продуктів харчування для проведення новорічного вечора.

Причому, якщо власних коштів для організації новорічного свята у профспілкової організації виявиться недостатньо, то підприємство може поповнити бюджет профспілки, перерахувавши йому для цього відповідну суму фінансової допомоги (добровільні пожертвування).

У такому разі у профспілки як неприбуткової організації (п.п. «є» п. 157.1 ПКУ) сума отриманих грошових коштів не обкладатиметься податком на прибуток (п. 157.9 ПКУ). А підприємство, у свою чергу, згідно з п.п. «б» п.п. 138.10.6 ПКУ зможе віднести кошти, добровільно перераховані профспілковій організації, до складу своїх «податкових» витрат , однак у розмірі, що не перевищує 4 % оподатковуваного прибутку за минулий звітний рік (а якщо в минулому році отримано збиток — то оподатковуваного прибутку позаторішнього року, але не раніше ніж за чотири попередні звітні роки). Зауважимо: про те, що, наприклад, у 2011 році такі витрати може бути включено до складу «податкових» витрат у межах відповідної частини прибутку 2010 року (тобто не більше 4 % показника рядка 11 декларації за 2010 рік), ішлося й у консультації в розділі 110.07.04 Єдиної бази податкових знань.

Приклад. Підприємство надало профспілці фінансову допомогу в розмірі 30000 грн. (що відповідає вимогам з п.п. «б» п.п. 138.10.6 ПКУ — не перевищує 4 % оподатковуваного прибутку минулого року).

В обліку операції відобразяться так:

Новорічне свято за рахунок коштів профспілки

У плані оподаткування профспілковий варіант є, мабуть, для платників податків найоптимальнішим.

ПДФО та ЄСВ. Слід зауважити, що незалежно від способу організації корпоративного новорічного свята об'єкта для утримання ПДФО з працівників при цьому не виникне, оскільки витрати в цьому випадку не персоніфіковано — мають знеособлений характер (консультація в розділі 160.02 Єдиної бази податкових знань). У минулому з цим погоджувалися й контролюючі органи (листи ДПАУ від 29.07.2005 р. № 7129/6/17-3116, від 26.08.2004 р. № 7335/6/17-3116, від 19.04 2007 р. № 3852/6/17-0716; лист Мінфіну від 19.05.2005 р. № 31-17310-01-10/9590), звертаючи також увагу на те, що, наприклад, усереднена вартість корпоративного свята в розрахунку на одну особу в такому разі показником доходу конкретної фізичної особи у вигляді додаткового блага вважатися не може і тому обкладенню ПДФО не підлягає. Також зазначені витрати не обкладаються й ЄСВ, оскільки вони не належать до фонду оплати праці та не є доходами окремо взятих працівників.

Алкогольні напої за рахунок коштів підприємства. У цьому випадку слід мати на увазі, що придбання за рахунок власних коштів алкогольних напоїв для новорічного вечора може загрожувати підприємству певними проблемами, пов'язаними, у першу чергу, з ліцензуванням. Адже, як відомо, контролюючі органи (прирівнюючи операції з безоплатної передачі — «видачі» алкогольних напоїв до їх продажу) починають в цьому разі говорити про здійснення підприємством роздрібної торгівлі алкоголем, яка, у свою чергу, вимагає отримання відповідної «алкогольної» ліцензії (ч. 10 ст. 15 Закону № 481). За безліцензійну ж торгівлю загрожує чималий штраф у розмірі 200 % вартості отриманої партії алкогольних напоїв, але не менше 1700 грн. (ст. 17 Закону № 481). Тому з частуванням алкоголем за рахунок коштів підприємства слід бути обережними. У зв'язку з цим краще або купувати алкогольні напої безпосередньо в розважальному закладі, або вирішувати подібне питання через запрошених працівників.

Доставка працівників на корпоратив. У межах заходу, що проводиться, може бути передбачена доставка працівників до місця проведення вечора спеціально виділеним для цієї мети транспортом (автобусом, мікроавтобусом або легковим автомобілем) — власним чи орендованим.

Що стосується можливості відображення витрат на доставку в податковому обліку, то, як відомо, за загальними правилами, установленими «витратною» ст. 138 ПКУ, до «податкових» витрат потрапляють будь-які витрати платника податків, пов'язані з веденням господарської діяльності. Тому якщо транспортний засіб використовується, наприклад, для доставки працівників до місця роботи і назад, то тут питань не виникає. За наявності відповідного положення в колективному договорі та наказу керівника здійснені транспортні витрати (на оренду транспортного засобу, ПММ, техобслуговування, зарплату водія тощо або перевезення власним автотранспортом) на цілком законних підставах як пов'язані з госпдіяльністю уключаються до «податкових» витрат, а «вхідний» ПДВ згідно з п. 198.3 ПКУ — до податкового кредиту (консультація в розділі 110.07.04 Єдиної бази податкових знань, в якій податківці, зауважимо, не вимагають підтвердження відсутності маршрутів громадського транспорту).

Причому вартість послуг з доставки не вважається для працівників додатковим благом та ПДФО не обкладається (на що в минулому звертала увагу й ДПАУ в листі від 25.11.2004 р. № 23054/7/17-3117).

З доставкою працівників на корпоративне свято ситуація дещо складніша — адже якщо захід має розважальний характер, то витрати на транспортування по суті є витратами, пов'язаними з фінансуванням особистих потреб фізичних осіб. Та відображати в цьому випадку «податкові» витрати не дозволяє, як зазначалося, п.п. 139.1.1 ПКУ. Також оскільки не дотримуються вимоги п. 198.3 ПКУ, не можна розраховувати й на податковий кредит з ПДВ.

Утім, якщо корпоративне свято організоване з рекламною метою або має характер виробничих зборів, семінару чи конференції за темою, пов'язаною з госпдіяльністю підприємства, то у витрат на доставку працівників до місця проведення заходу є шанси потрапити до «податкових» витрат, а «вхідному» ПДВ за ними — до податкового кредиту.

Ще один невід'ємний атрибут зимових свят, що наближаються, який став уже радше жестом ділового етикету, — надсилання партнерам і клієнтам новорічних листівок з вітаннями та запрошень на корпоратив. У цьому випадку виникає запитання: чи можна витрати на придбання та розповсюдження таких листівок, запрошень (уключаючи поштові витрати на розсилку) у податковому обліку віднести до складу витрат, а «вхідний» ПДВ, сплачений при їх придбанні, — до податкового кредиту?

Як відомо, головною умовою відображення витрат у податковому обліку є їх зв'язок з господарською діяльністю (ст. 138 ПКУ). Також господарська спрямованість важлива й для податкового кредиту з ПДВ (п. 198.3 ПКУ).

Що стосується витрат на придбання вітальних листівок, то вони за певних обставин можуть отримати статус «господарських», а витрати, пов'язані з їх придбанням, — потрапити до витрат у податковому обліку.

Вважаємо, що підставою для цього цілком може бути п.п. «а» п.п. 138.10.2 ПКУ, який зараховує в податковому обліку до адміністративних витрат загальні корпоративні витрати, у тому числі організаційні витрати платника податків.

Звісно, у такому разі операції мають бути належним чином оформлені документально — відповідним розпорядчим документом (наказом) керівника підприємства, що підтверджує зв'язок вітальних заходів із господарською діяльністю. У зв'язку з цим у наказі, наприклад, можна вказати:

— усіх одержувачів новорічних листівок, у числі яких краще навести виключно партнерів підприємства, а також потенційних покупців його продукції (товарів, робіт, послуг). Якщо, наприклад, перелічити прізвища всіх одержувачів листівок зважаючи на їх велику кількість неможливо, то можна вказати групу таких одержувачів (наприклад, зазначити, що листівки надсилаються на адресу покупців, які здійснили покупку на суму понад 1000 грн. або давнім партнерам підприємства);

— мету такого заходу (приміром, зміцнення ділових та фінансових зв'язків, залучення до співпраці нових партнерів, створення належного іміджу підприємства тощо);

— відповідального за оформлення та розсилання листівок.

Отже, якщо всі формальності з доведення зв'язку понесених витрат на придбання та розсилання листівок (запрошень) з госпдіяльністю буде дотримано, то підприємство має можливість віднести ці витрати до витрат у податковому обліку, а суми «вхідного» ПДВ — до податкового кредиту.

Додамо, що альтернативним варіантом відображення витрат на вітальні листівки у складі «податкових» витрат у податковому обліку можуть бути положення «збутового» п.п. «г» п.п. 138.10.3 ПКУ, які дозволяють платнику податків уключати до складу витрат на збут витрати на рекламу, дослідження ринку (маркетинг) і передпродажну підготовку товарів (що підтверджує й «рекламний» п.п. 140.1.5 ПКУ).

У такому разі, ураховуючи «рекламний» характер, право на «податкові» витрати за витратами на виготовлення (придбання) та розповсюдження таких рекламних носіїв інформації, як листівки, виникне, якщо буде дотримано певні «рекламні» умови, зокрема:

— нанесені на листівку зображення та інформація повинні всіляко сповіщати партнерів як потенційних покупців про продукцію (товари, послуги), що продається підприємством;

— такі рекламні матеріали одержувач не зможе використовувати ні в господарській, ні в будь-якій іншій діяльності, а їх можна застосувати тільки як джерело інформації;

— такі рекламні поздоровлення не повинні використовуватися з метою продажу.

Оскільки рекламні заходи є пов'язаними з господарською діяльністю, то «вхідний» ПДВ у складі вартості такої рекламної продукції підприємство також матиме право віднести до податкового кредиту.

Щоправда, варто зауважити, що, наприклад, у консультації в журналі «Вісник податкової служби України», 2009, № 30, зазначалося, що витрати, пов'язані з придбанням вітальних листівок, не належать до витрат, пов'язаних зі здійсненням господарської діяльності, а отже, «вхідний» ПДВ за ними до податкового кредиту не включається. Проте з такою позицією податківців ми не можемо погодитися. Адже якщо листівки, виступаючи рекламним матеріалом та будучи при цьому елементом ділового етикету, спрямовані на зміцнення партнерських відносин, а також збереження та примноження кола клієнтів, то зв'язок з господарською діяльністю платника податків цілком очевидний. Тому витрати на їх придбання може бути відображено в податковому обліку (у складі адміністративних витрат або витрат на збут).

При цьому надсилання вітальних листівок (які по суті мають суто інформативний характер) не є постачанням товарів, тому податкові наслідки при такій операції («податкові» доходи та податкові зобов'язання з ПДВ) не виникають. До речі, на те, що розповсюдження рекламних матеріалів з метою поширення інформації за своєю суттю не підпадає під поняття продажу, у минулому звертала увагу і ДПАУ в листі від 03.06.2002 р. № 3428/6/15-1215-26.

Приклад . Для поздоровлення партнерів та клієнтів з новорічними святами оформлено замовлення на виготовлення вітальних листівок з логотипом та торговельною маркою підприємства. Витрати на виготовлення листівок склали 600 грн. (у тому числі ПДВ — 100 грн.). Поштові витрати на розсилання листівок — 24 грн.
(у тому числі ПДВ — 4 грн.).

В обліку операції з виготовлення та розсилання вітальних листівок відобразяться так:

Облік вітальних листівок

Отже, як бачимо, шляхів організації корпоративів та поздоровлень може бути декілька. Залишається обрати для себе найбільш відповідний варіант.