Иностранные первичные документы
В ходе своей деятельности предприятие может столкнуться с необходимостью легализации иностранных документов, подтверждающих тот или иной факт либо же определенный статус лица. В этой статье мы хотим напомнить общие требования к порядку ее осуществления.
Нина КОСТЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Когда речь заходит об иностранных документах, то тут возможны две ситуации, принципиально влияющие на решение вопроса о необходимости и порядке их легализации:
1) иностранный документ получен от государственного либо специально им уполномоченного органа, имеет официальный статус;
2) иностранный документ получен от контрагента, лица в его частном статусе.
Рассмотрим особенности подтверждения надлежащего статуса каждой из названных групп документов.
Легализация документов официальных органов
Легализация документов, как указывает сама ГНАУ в соответствующем разъяснении, размещенном в Единой базе налоговых знаний, представляет собой процедуру, прохождение которой является
условием придания доказательной силы официальным документам на территории Украины (см. подраздел «110.29.02 оподаткування нерезидентів: усунення подвійного оподаткування»).Среди наиболее распространенных видов подлежащих легализации на территории Украины иностранных документов (см. подробно «Конвенция о легализации документов: первое знакомство» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 9) следует назвать:
1.
Документы, подтверждающие государственную регистрацию предприятия — нерезидента в стране своего местонахождения (выписка из торгового, банковского либо иного аналогичного реестра).2.
Выданную нерезидентом (независимо от того, юридическое это лицо или физическое), который является одним из учредителей хозяйственного общества на территории Украины, доверенность.3.
Справку о статусе резидента в стране своего местонахождения, которую должен предоставить иностранный субъект для применения конвенции об избежании двойного налогообложения.4.
Справку о сумме удержанного за пределами Украины налога и базе его начисления, необходимую гражданину Украины для получения права на уменьшение суммы налогового обязательства.5.
Иностранные документы, необходимые для открытия счетов в украинских банках.Процедура легализации в зависимости от законодательного регулирования может осуществляться в одной из трех наиболее распространенных форм:
1.
Легализация документа дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения автентичности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в соответствующих случаях, автентичности оттиска печати либо штампа, которыми скреплен документ.Данная процедура осуществляется с учетом требований
Инструкции о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины от 04.06.2002 г. № 113.Легализацию осуществляет Департамент консульской службы при МИД Украины либо в Представительства МИД на территории Украины. Легализация документов требует нотариального удостоверения в стране их выдачи, а затем — их официального перевода на украинский язык. За осуществление консульской легализации нужно заплатить консульский сбор в размере 3 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (51 грн.) для физических лиц и 10 не облагаемых налогом минимумов (170 грн.) для юридических лиц (см.
Положение о консульском сборе, утвержденное приказом МИД от 05.01.2011 г. № 3).В настоящее время рассматриваемая процедура применяется при легализации документов, выданных в тех странах, на которые не распространяет свое действие
Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, 1961 г.Следует обратить внимание, что
Инструкцией № 113 предусмотрен ряд требований к документам, которые подаются на консульскую легализацию, в частности:— документы, изложенные на двух и более отдельных листах, должны быть прошиты, а листы пронумерованы и скреплены подписью и печатью;
— не принимаются на легализацию документы, текст которых невозможно прочесть в результате повреждения, а также написанные либо подписанные карандашом или полученные средствами факсимильной связи, документы, в которых употребляется несколько языков одновременно;
— подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть четкими. Удостоверяющая надпись должна быть написана без подчисток, свободные места — прочеркнуты, дописки и другие исправления — оговорены.
2.
Путем удостоверения документа штампом апостиль, если документ составлен на территории государств — участниц Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, 1961 г. Данный международный договор ратифицирован Законом Украины от 10.01.2002 г. № 2933-III и вступил в силу на территории нашего государства с 22.12.2003 г.На данный момент к
Конвенции присоединилось 99 государств, что значительно упрощает осуществление легализации официальных иностранных документов. Для использования в Украине выданных в них документов уже не нужно проходить сложную процедуру легализации, предусмотренную Инструкцией № 113. Достаточно проставления компетентным органом страны, в которой был выдан документ, специальной надписи — апостиля. Ниже приведен его образец.Апостиль может быть проставлен:
1) на документах органов или должностных лиц иностранного государства, в том числе на решениях иностранных судебных органов, иностранных аналогах исполнительных документов;
2) на административных документах,
за исключением прямо связанных с коммерческой деятельностью, к которым в том числе относятся товарно-транспортные накладные, выписки из банка и др.;3) на нотариальных актах;
4) для удостоверения официальных надписей.
В соответствии со
ст. 3 Конвенции единственной формальной процедурой, которая требуется для удостоверения подлинности подписи и полномочий лица, подписавшего документ, а также для удостоверения подлинности печати (штампа) на том или ином официальном документе, является проставление компетентным органом государства, в котором документ был составлен, апостиля. Применительно к документам, выдаваемым в Украине, такими органами являются Министерство науки и образования, Министерство юстиции Украины, а также Министерство иностранных дел Украины. Постановлением Кабинета Министров Украины от 18.01.2003 г. № 61 полномочия по проставлению апостиля между указанными органами распределены следующим образом:Министерство науки и образования Украины проставляет апостиль на официальных документах, касающихся образования и науки (в том числе ученых званий), выдаваемых учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями;
Министерство юстиции Украины — на документах, выдаваемых органами юстиции, прокуратуры и судами, а также документах, выдаваемых нотариусами как частными, так и государственными;
Министерство иностранных дел Украины — на всех остальных официальных документах.
Апостиль проставляется
по требованию лица, подписавшего документ, или по требованию предъявителя на самом документе либо же на отдельном листе, который скрепляется (сшивается) с документом. Апостиль может быть составлен на официальном языке страны нахождения компетентного органа. В то же время некоторые типовые положения апостиля могут быть продублированы и на втором языке. Название апостиля независимо от языка, на котором он составлен, должно быть изложено на французском языке следующим образом: «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».Процедура проставления апостиля на документах, выданных на территории Украины, установлена
Правилами проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденными совместным приказом Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства иностранных дел Украины от 05.12.2003 г. № 237/803/151/5.3. При наличии соответствующих международных договоров о правовой помощи
официальные документы иностранных государств — партнеров принимаются без какого-либо подтверждения (без консульской легализации и без апостиля). Готова юридическую силу таких документов признать и ГНАУ (см. письмо от 26.05.2010 г. № 10233/7/12-0117).
Документы иностранных контрагентов
Следует обратить внимание, что процедура легализации применима только в отношении документов, выдаваемых (издаваемых) уполномоченными органами (должностными лицами) того или иного государства. Если же речь идет о документах, оформляемых частными лицами во взаимоотношениях между собой, то речь о легализации не идет. Такой вывод, в частности, следует из
ст. 13 Закона Украины «О международном частном праве» от 23.06.2005 г. № 2709-IV, согласно которой легализация требуется для признания действительности документов, выданных уполномоченными органами иностранных государств в установленной форме, а не частными лицами и организациями. Подтверждают его и суды (см. п. 7 разъяснения Президиума ВХСУ от 31.05.2002 г. № 04-5/608 с учетом изменений, внесенных рекомендациями от 09.11.2009 г. № 04-06/159). Так, например, в определении ВАСУ от 06.10.2010 г. № К-7099/09* указывается, что утверждения о необходимости легализации либо проставления апостиля на счетах, документах о перемещении товара через границу, договорах, контрактах, таможенных декларациях, инвойсах, международных товарно-транспортных накладных, какой-либо товарно-транспортной документации противоречат требованиям международных документов и действующего украинского законодательства.* См. Единый государственный реестр судебных решений http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/11842272.
Хотя налоговыми органами иногда высказывается другая позиция на этот счет: случается, что они настаивают на переводе на украинский язык и легализации консульскими учреждениями договоров купли-продажи, расчетных документов при безналичных расчетах и др. Однако правовых оснований для этого нет: консульское учреждение откажет в легализации документа, составленного частной организацией. Возможно, поэтому налоговики все чаще отступают от такой позиции, соглашаясь с тем, что
для подтверждения осуществления хозяйственной операции будет достаточно перевода документа, составленного на иностранном языке, на украинский язык по запросу налогового органа (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2010, № 26, с. 27; 2005, № 17 — 18, с. 105; разъяснение в Единой базе налоговых знаний, см. также аналогичный вывод в письме Минфина от 13.06.2007 г. № 31-34000-10/23-3986/4424). Так что сделать нотариально заверенный перевод таких документов все же потребуется. Исключение составляют только те документы, которые составлены одновременно на иностранном и украинском языках.Также при заключении договоров, одной из сторон которых является нерезидент, следует учесть требования
ст. 24 Закона о языках. В соответствии с ней языком соглашений между предприятиями Украины и предприятиями других государств является украинский язык и язык другой стороны договора. Минэкономики это предписание трактует как обязывающее составлять на двух языках — украинском и языке, приемлемом для второй стороны договора (см. письмо Минэкономики от 05.07.2002 г. № 83-20/864). В ряде случаев законодательство устанавливает специальные требования к языку договора. Так, например, в соответствии с п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Украины от 24.03.99 г. № 136, банки имеют право требовать от резидентов перевода на украинский язык договоров с нерезидентами (перевод должен быть заверен нотариально, см. п. 3 разъяснения Нацбанка от 03.04.2008 г. № 13-121/1456-4193), которые составлены на иностранном языке, и других документов, необходимых для осуществления контроля за своевременностью расчетов по экспортным, импортным операциям их клиентов. Исключение сделано только для документов, составленных на русском языке, а также для тех документов, которые изложены на иностранном языке с одновременным изложением на украинском либо русском языке. Кроме того, не переводятся на украинский язык документы, составленные на иностранном языке, при условии, что они отличаются только цифровой информацией и/или данными в отношении конкретных физических лиц (фамилия, имя, отчество, место проживания) либо юридических лиц (наименование, местонахождение) от образца, переведенного с иностранного языка.Так что язык точно не должен становиться на пути к сотрудничеству с иностранными контрагентами.
