Іноземні первинні документи
У ході своєї діяльності підприємство може зіткнутися з необхідністю легалізації іноземних документів, які підтверджують той чи інший факт або ж певний статус особи. У цій статті нагадаємо загальні вимоги до порядку її здійснення.
Ніна КОСТЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Коли йдеться про іноземні документи, то тут можливі дві ситуації, що принципово відрізняються у світлі питання про необхідність та порядок їх легалізації:
1) іноземний документ отримано від державного або спеціально ним уповноваженого органу, він має офіційний статус;
2) іноземний документ отримано від контрагента, особи в її приватному статусі.
Розглянемо особливості підтвердження належного статусу кожної з названих груп документів.
Легалізація документів офіційних органів
Легалізація документів, як указує сама ДПАУ у відповідному роз’ясненні, розміщеному в Єдиній базі податкових знань, є процедурою, проходження якої є
умовою надання доказової сили офіційним документам на території України (див. підрозділ «110.29.02 оподаткування нерезидентів: усунення подвійного оподаткування»).Серед найбільш поширених видів іноземних документів, що підлягають легалізації на території України (див. докладно «Конвенція про легалізацію документів: перше знайомство» // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 9) слід назвати:
1.
Документи, що підтверджують державну реєстрацію підприємства — нерезидента в країні свого місцезнаходження (виписка з торговельного, банківського чи іншого аналогічного реєстру).2.
Видану нерезидентом (незалежно від того, це юридична особа чи фізична), який є одним із засновників господарського товариства на території України, довіреність.3.
Довідку про статус резидента в країні свого місцезнаходження, яку повинен надати іноземний суб’єкт для застосування конвенції про уникнення подвійного оподаткування.4.
Довідку про суму утриманого за межами України податку та базу його нарахування, необхідну громадянину України для отримання права на зменшення суми податкового зобов’язання.5.
Іноземні документи, необхідні для відкриття рахунків в українських банках.Процедура легалізації залежно від законодавчого регулювання може здійснюватися в одній із трьох найбільш поширених форм:
1.
Легалізація документа дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути надано, для посвідчення автентичності підпису, статусу, в якому виступала особа, яка підписала документ, та у відповідних випадках автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ.Ця процедура здійснюється з урахуванням вимог
Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 р. № 113.Легалізацію здійснює Департамент консульської служби при МЗС України або Представництво МЗС на території України. Легалізація документів потребує нотаріального посвідчення в країні їх видачі, а потім — їх офіційного перекладу українською мовою. За здійснення консульської легаліза-ції потрібно заплатити консульський збір у розмірі 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (51 грн.) для фізичних осіб і 10 неоподатковуваних мінімумів (170 грн.) для юридичних осіб (див.
Положення про консульський збір, затверджене наказом МЗС від 05.01.2011 р. № 3).Сьогодні процедура, що розглядається, застосовується при легалізації документів, виданих у країнах, на які не поширює свою дію
Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 р.Слід звернути увагу, що
Інструкцією № 113 передбачено низку вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема:— документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою;
— не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також ті, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, документи, в яких вживається декілька мов одночасно;
— підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописування й інші виправлення — застережені.
2.
Шляхом посвідчення документа штампом апостиль, якщо документ складено на території однієї з держав — учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 р. Цей міжнародний договір ратифіковано Законом України від 10.01.2002 р. № 2933-III. Він набрав чинності на території нашої держави з 22.12.2003 р.На сьогодні до
Конвенції приєдналося 99 держав, що значно спрощує здійснення легалізації офіційних іноземних документів. Для використання в Україні виданих у цих країнах документів уже не потрібно проходити складну процедуру легалізації, передбачену Інструкцією № 113. Достатньо проставлення компетентним органом країни, в якій було видано документ, спеціального напису — апостиля. Далі наведено його зразок.Апостиль може бути проставлено:
1) на документах органів або посадових осіб іноземної держави, у тому числі на рішеннях іноземних судових органів, іноземних аналогах виконавчих документів;
2) на адміністративних документах,
за винятком прямо пов’язаних з комерційною діяльністю, до яких у тому числі належать товарно-транспортні накладні, виписки з банку тощо;3) на нотаріальних актах;
4) для посвідчення офіційних написів.
Відповідно до
ст. 3 Конвенції єдиною формальною процедурою, що потрібна для посвідчення достовірності підпису та повноважень особи, яка підписала документ, а також для посвідчення достовірності печатки (штампу) на тому чи іншому офіційному документі ,є проставлення компетентним органом держави, де документ було складено, апостиля. Стосовно документів, які видаються в Україні, такими органами є Міністерство науки і освіти, Міністерство юстиції України, а також Міністерство закордонних справ України. Постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 р. № 61 повноваження з проставлення апостиля між зазначеними органами розподілено так:Міністерство науки і освіти України проставляє апостиль на офіційних документах, що стосуються освіти і науки (у тому числі вчених звань) та видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, організаціями;
Міністерство юстиції України — на документах, що видаються органами юстиції, прокуратури та судами, а також документах, що видаються нотаріусами, як приватними, так і державними;
Міністерство закордонних справ України — на решті офіційних документів.
Апостиль проставляється
на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу пред’явника на самому документі або ж на окремому аркуші, який скріплюється (зшивається) з документом. Апостиль може бути складено офіційною мовою країни знаходження компетентного органу. Водночас деякі типові положення апостиля може бути продубльовано іншою мовою (у тому числі й іноземною). Назву апостиля, незалежно від мови, якою його складено, має бути викладено французькою мовою таким чином: «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».Процедуру проставлення апостиля на документах, виданих на території України, установлено
Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 05.12.2003 р. № 237/803/151/5.3. За наявності відповідних міжнародних договорів про правову допомогу
офіційні документи іноземних держав-партнерів приймаються без будь-якого підтвердження (без консульської легалізації та без апостиля). Готова юридичну силу таких документів визнати і ДПАУ (див. лист від 26.05.2010 р. № 10233/7/12-0117).
Документи іноземних контрагентів
Слід звернути увагу: процедуру легалізації можна застосувати тільки щодо документів, які видаються уповноваженими органами (посадовими особами) тієї чи іншої держави. Стосовно ж документів, що оформляються приватними особами у взаємовідносинах між собою, про легалізацію не йдеться. Такий висновок, зокрема, випливає зі
ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» від 23.06.2005 р. № 2709-IV, згідно з якою легалізація потрібна для визнання дійсності документів, виданих уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, а не приватними особами та організаціями. Підтверджують його і суди (див. п. 7 роз’яснень Президії ВГСУ від 31.05.2002 р. № 04-5/608 з урахуванням змін, унесених рекомендаціями від 09.11.2009 р. № 04-06/159). Так, наприклад, в ухвалі ВАСУ від 06.10.2010 р. № К-7099/09* зазначається, що твердження про необхідність легалізації або проставлення апостиля на рахунках, документах про переміщення товару через кордон, договорах, контрактах, митних деклараціях, інвойсах, міжнародних товарно-транспортних накладних, будь-якій товарно-транспортній документації суперечить вимогам міжнародних документів та чинного українського законодавства.* Див. Єдиний державний реєстр судових рішень http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/11842272.
Хоча податковими органами іноді висловлюється інша позиція з цього приводу: трапляється, що вони наполягають на перекладі українською мовою і легалізації консульськими установами договорів купівлі-продажу, розрахункових документів при безготівкових розрахунках тощо. Однак правових підстав для цього немає: консульська установа відмовить у легалізації документа, складеного приватною організацією. Можливо, тому податківці все частіше відступають від такої позиції, погоджуючись із тим, що
для підтвердження здійснення господарської операції буде достатньо перекладу документа, складеного іноземною мовою, українською на запит податкового органу (див. «Вісник податкової служби України», 2010, № 26, с. 27; 2005, № 17 — 18, с. 105; роз’яснення в Єдиній базі податкових знань, див. також аналогічний висновок в листі Мінфіну від 13.06.2007 р. № 31-34000-10/23-3986/4424). Отже, зробити нотаріально посвідчений переклад таких документів усе ж буде потрібно. Виняток становлять тільки ті документи, які складено одночасно іноземною та українською мовами.Також при укладенні договорів, однією із сторін яких є нерезидент, слід урахувати вимоги
ст. 24 Закону про мови. Відповідно до неї мовою угод між підприємствами України та підприємствами інших держав є українська мова та мова іншої сторони договору. Мінекономіки цей припис трактує як такий, що зобов’язує складати договір двома мовами — українською та мовою, прийнятною для другої сторони договору (див. лист Мінекономіки від 05.07.2002 р. № 83-20/864). У деяких випадках законодавство встановлює спеціальні вимоги до мови договору. Так, наприклад, відповідно до п. 1.11 Інструкції про порядок здійснення контролю за експортними, імпортними операціями, затвердженої постановою Правління Нацбанку України від 24.03.99 р. № 136, банки мають право вимагати від резидентів перекладу українською мовою договорів з нерезидентами (переклад має бути посвідчено нотаріально, див. п. 3 роз’яснення Нацбанку від 03.04.2008 р. № 13-121/1456-4193), які складено іноземною мовою, та інших документів, необхідних для здійснення контролю за своєчасністю розрахунків за експортними, імпортними операціями їх клієнтів. Виняток зроблено тільки для документів, складених російською мовою, а також для документів, які викладено іноземною мовою з одночасним викладом українською чи російською. Крім того, не перекладаються українською мовою документи, складені іноземною мовою, за умови, що вони відрізняються тільки цифровою інформацією та/або даними щодо конкретних фізичних осіб (прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання) або юридичних осіб (найменування, місцезнаходження) від зразка, перекладеного з іноземної мови.Отже, мова точно не повинна перешкоджати співпраці з іноземними контрагентами.
