Предоставление документов в ходе проверок
Требование предоставить те или иные документы — одно из частых требований налоговых органов. Ответы на вопросы, наиболее актуальные на данный момент для налогоплательщиков, к которым налоговый орган обратился с подобным требованием, дадим в этой статье.
Нина КОСТЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Какими полномочиями по проверке документов наделены органы государственной налоговой службы в ходе проведения налоговых проверок?
Основные предписания
НКУ, предоставляющие такие полномочия налоговым органам:— при проведении
выездных проверок налоговые органы имеют право получать у плательщиков налогов (представителей плательщиков налогов) копии документов (заверенные подписью плательщика налогов или его должностного лица и скрепленные печатью (при наличии)), которые свидетельствуют о нарушении требований налогового законодательства или другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы; проверять при проведении проверок у плательщиков налогов — физических лиц, а также у должностных лиц и других работников плательщиков налогов — юридических лиц документы, удостоверяющие личность (п.п. 20.1.2 НКУ, практически дословно эта норма повторена в п.п. 20.1.7 НКУ);— при проведении проверок
изучать и проверять первичные документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете, другие регистры, финансовую, статистическую отчетность, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы (п.п. 20.1.8 НКУ).Как видим, получить представители налоговых органов могут только копии документов, однако при этом они должны быть надлежащим образом заверены. Упоминание о выездных проверках не должно вводить в заблуждение, поскольку законодатель под выездными проверками понимает не только документальные, но и фактические проверки.
Имеют ли право сотрудники налоговой инспекции требовать от налогоплательщика в ходе проверки документы за период, который уже проверялся и по которому уже были составлены акт проверки либо справка?
Как и действовавшее ранее законодательство
НКУ не устанавливает ограничений в отношении периода проведения проверки. Однако опять же, как и раньше, налоговые органы ограничены сроком давности в 1095 дней, в течение которого они могут самостоятельно определить сумму подлежащего уплате денежного обязательства.Кроме того, следует
принимать во внимание сроки хранения документов, предусмотренные НКУ и Перечнем № 41. Так, налоговый орган может требовать от налогоплательщиков первичные документы, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете, другие регистры, финансовую, статистическую отчетность, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы с учетом сроков их хранения, предусмотренных НКУ и Перечнем № 41.Так, согласно
п. 44.3 НКУ плательщики налогов обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности*. Такая формулировка ставит вопрос о том, каким образом определять сроки хранения «неналоговых» документов. По нашему мнению, сроки хранения таких документов должны определяться в соответствии с требованиями Перечня № 41. Напомним, что согласно п.п. 2.9 Перечня № 41 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года. После окончания сроков хранения документов в архивных подразделениях предприятия такие документы передаются в государственный архив (архивный отдел госрайадминистрации, архивный отдел местного совета) (п.п. 4.3.3.1 Правил работы госархивов).* Если такие документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.
Уничтожение либо утрата документов ранее установленных сроков может повлечь применение к налогоплательщику штрафа в размере 510 грн., а при повторном в течение года выявлении аналогичного нарушения — 1020 грн. (
п. 121.1 НКУ).В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в
пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, установленном НКУ для подачи налоговой отчетности. После этого налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган государственной налоговой службы. Однако при этом НКУ , как и ранее действовавшее законодательство, не оговаривает способов восстановления документов, которые обязаны были бы признавать налоговые органы (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 19).При невозможности проведения проверки налогоплательщика в связи с утратой (повреждением, уничтожением) документов, сроки проведения проверок переносятся до даты восстановления и подачи документов к проверке в пределах предусмотренных для этого
НКУ сроков. Однако если документы так восстановлены и не будут, налоговый орган будет исходить из их отсутствия, что может повлечь самые плачевные для налогоплательщика последствия в виде непризнания расходов, налогового кредита, самого факта осуществления тех или иных операций и т. д.Единственная зацепка для налогоплательщика — норма, предусматривающая, что если налогоплательщик после окончания проверки и до принятия решения контролирующим органом по результатам такой проверки подает документы, подтверждающие показатели, отраженные таким плательщиком налогов в налоговой отчетности, не предоставленные во время проверки, такие документы должны быть учтены контролирующим органом при рассмотрении вопроса о принятии решения. Раньше такой нормы не было, что затрудняло жизнь налогоплательщиков.
Могут ли налоговые органы в ходе проверки изъять документы налогоплательщика?
Нет, не могут. Согласно
п. 85.4 ст. 85 НКУ запрещается изъятие оригиналов первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, за исключением случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством, т. е. при наличии возбужденного уголовного либо открытии оперативно-розыскного дела. При этом, как предусмотрено ст. 178 УПК, выемка оригиналов первичных финансово-хозяйственных либо бухгалтерских документов проводится только по мотивированному постановлению судьи, которое выносится по ходатайству следователя, согласованному с прокурором.Требования к порядку изъятия документов установлены
ст. 186 УПК, согласно которой все документы и предметы, подлежащие изъятию, следователь должен предъявить понятым и другим присутствующим лицам, перечислить их в протоколе выемки или в прилагаемом к нему описании с указанием названия, количества, индивидуальных признаков. Копии изъятых документов по ходатайству должностных лиц субъекта хозяйствования должны быть изготовлены следователем, удостоверены его подписью и заверены печатью.
Как следует действовать налогоплательщику, если представители налогового органа, осуществляющие проверку, отказываются принимать во внимание предоставленные им документы?
Такая ситуация теперь урегулирована
п. 44.7 НКУ. В соответствии с ним, если должностное лицо контролирующего органа, осуществляющее проверку, отказывается по каким-либо причинам принять во внимание документы, предоставленные налогоплательщиком во время проведения проверки, налогоплательщик имеет право до окончания проверки направить письмом с уведомлением о вручении и с описью вложенного или подать непосредственно в контролирующий орган, назначивший проведение проверки, копии таких документов (заверенные печатью плательщика налогов (при наличии печати) и подписью плательщика налогов — физического лица либо должностного лица плательщика налогов — юридического лица).В течение трех рабочих дней со дня получения акта проверки налогоплательщик имеет право подать в контролирующий орган, назначивший проверку, документы, определенные в акте проверки как отсутствующие. Если налогоплательщик успевает это сделать, проведение проверки продлевается. Если же проверка уже завершена, то контролирующий орган имеет право не принимать решение по результатам проведенной проверки и назначить внеплановую документальную проверку такого плательщика налогов.
