Надання документів під час перевірок
Вимога надати ті чи інші документи — одна з частих вимог податкових органів. Відповіді на запитання, найбільш актуальні на цей момент для платників податків, до яких податковий орган звернувся з подібною вимогою, спробуємо дати в цій статті.
Ніна КОСТЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Якими повноваженнями щодо перевірки документів наділено органи державної податкової служби під час проведення податкових перевірок?
Основні приписи
ПКУ , що надають такі повноваження податковим органам:— при проведенні
виїзних перевірок податкові органи мають право отримувати у платників податків (представників платників податків) копії документів (завірені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності)), які свідчать про порушення вимог податкового законодавства чи іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби; перевіряти при проведенні перевірок у платників податків — фізичних осіб, а також у посадових осіб та інших працівників платників податків — юридичних осіб документи, що посвідчують особу (п.п. 20.1.2 ПКУ, практично дослівно ця норма повторена в п.п. 20.1.7 ПКУ);— при проведенні перевірок
вивчати та перевіряти первинні документи, що використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби (п.п. 20.1.8 ПКУ).Як бачимо, отримати представники податкових органів можуть тільки копії документів, однак при цьому вони мають бути належним чином завірені. Згадка про виїзні перевірки не повинна вводити в оману, оскільки іноді законодавець відхиляється від точного застосування термінів і під виїзними перевірками розуміє не лише документальні, а й фактичні.
Чи мають право працівники податкової інспекції вимагати від платника податків у ході перевірки документи за період, який уже перевірявся та за яким уже було складено акт перевірки чи довідку?
Як і законодавство, що діяло до 01.01.2011 р.,
ПКУ не встановлює обмежень щодо періоду проведення перевірки. Однак, знову ж таки, як і раніше, податкові органи обмежені строком давності в 1095 днів, протягом якого вони можуть самостійно визначити суму грошового зобов’язання, що підлягає сплаті.Крім того, слід
брати до уваги строки зберігання документів , передбачені ПКУ та Переліком № 41. Так, податковий орган може вимагати від платників податків первинні документи, що використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби з урахуванням строків їх зберігання, передбачених ПКУ та Переліком № 41.Так, згідно з
п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менше 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — із передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності*. Таке формулювання викликає запитання: як визначати строки зберігання «неподаткових» документів? На нашу думку, строки зберігання таких документів повинні визначатися відповідно до вимог Переліку № 41. Нагадаємо: згідно з п.п. 2.9 Переліку № 41 обчислення строків зберігання документів провадиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2010 році, починається з 1 січня 2011 року. Після закінчення строків зберігання документів у архівних підрозділах підприємства такі документи передаються до державного архіву (архівний відділ держрайадміністрації, архівний відділ місцевої ради) (п.п. 4.3.3.1 Правил роботи держархівів).* Якщо такі документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення чи судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів.
Знищення або втрата документів раніше встановлених строків може спричинити застосування до платника податків штрафу в розмірі 510 грн., а при повторному протягом року виявленні аналогічного порушення — 1020 грн. (
п.п. 121.1 ПКУ).У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у
п’ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити орган державної податкової служби за місцем обліку в порядку, установленому ПКУ для подання податкової звітності. Після цього платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу державної податкової служби. Однак при цьому ПКУ, як і чинне раніше законодавство, не обумовлює способів відновлення документів, які зобов’язані були б визнавати податкові органи (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 19).У разі неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою (пошкодженням, знищенням) документів строки проведення перевірок переносяться до дати відновлення та подання документів до перевірки в межах передбачених для цього
ПКУ строків. Проте якщо документи так відновлено і не буде, податковий орган виходитиме з їх відсутності, що може спричинити дуже погані для платника податків наслідки у вигляді невизнання витрат, податкового кредиту, самого факту здійснення тих чи інших операцій тощо.Єдина зачіпка для платника податків — норма, яка передбачає: якщо платник податків після закінчення перевірки і до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки подає документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи має бути враховано контролюючим органом при розгляді питання про прийняття рішення. Раніше такої норми не було, що ускладнювало життя платників податків.
Чи можуть податкові органи в ході перевірки вилучити документи платника податків?
Ні, не можуть. Згідно з
п. 85.4 ст. 85 ПКУ забороняється вилучення оригіналів первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів за винятком випадків, передбачених карно-процесуальним законодавством, тобто за наявності порушеної кримінальної чи відкритті оперативно-розшукової справи. При цьому, як передбачено ст. 178 КПК, виїмка оригіналів первинних фінансово-господарських або бухгалтерських документів проводиться тільки за мотивованою постановою судді, що виноситься за клопотанням слідчого, погодженим з прокурором.Вимоги до порядку вилучення документів установлено
ст. 186 КПК, згідно з якою всі документи та предмети, що підлягають вилученню, слідчий повинен пред’явити понятим та іншим присутнім особам та перелічити у протоколі виїмки чи в описі, що додається до нього, із зазначенням назви, кількості, індивідуальних ознак. Копії вилучених документів за клопотанням посадових осіб суб’єкта господарювання мають бути виготовлені слідчим, засвідчені його підписом та завірені печаткою.
Як слід діяти платникові податків, якщо представники податкового органу, які здійснюють перевірку, відмовляються брати до уваги надані ним документи?
Таку ситуацію тепер урегульовано
п. 44.7 ПКУ. Відповідно до нього: якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин узяти до уваги документи, надані платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або подати безпосередньо до контролюючого органу, що призначив проведення перевірки, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків — фізичної особи або посадової особи платника податків — юридичної особи).Протягом трьох робочих днів із дня отримання акта перевірки платник податків має право подати до контролюючого органу, що призначив перевірку, документи, визначені в акті перевірки як відсутні. Якщо платник податків встигає це зробити, проведення перевірки подовжується. Якщо ж перевірку вже завершено, то контролюючий орган має право не приймати рішення за результатами проведеної перевірки та призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків.
